Pemantauan dan Pengendalian Manajemen PDF

Preview

Summary

PEMANTAUAN DAN PENGENDALIAN OLEH: KELOMPOK XIV DINDA JULIA DARAINI D071181504 AHMAD FAHMI IDRIS D071181506 KEVIN YOSIA F. TODING D071181508 TRIYANA R. TAMBOROLANGI D071181509 FARIDJILHAM NUR D071181510 NUR IDAWATI MAULIDAN D071181511 DEPARTEMEN TEKNIK INDUSTRI FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS HASANUDDIN ...

Description

PEMANTAUAN DAN PENGENDALIAN

OLEH: KELOMPOK XIV DINDA JULIA DARAINI

D071181504

AHMAD FAHMI IDRIS

D071181506

KEVIN YOSIA F. TODING

D071181508

TRIYANA R. TAMBOROLANGI

D071181509

FARIDJILHAM NUR

D071181510

NUR IDAWATI MAULIDAN

D071181511

DEPARTEMEN TEKNIK INDUSTRI FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS HASANUDDIN MAKASSAR 2020

KATA PENGANTAR Segala puji bagi Allah SWT Tuhan semesta alam atas segala karunia nikmatNya sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas ini dengan sebaik-baiknya. yang berjudul “Pemantauan dan Pengendalian” disusun untuk memenuhi salah satu persyaratan mata kuliah Perancangan Organisasi. Tugas ini berisi tentang poin-poin yang penting tentang manajemen mengelola pemantauan dan pengendalian pada sistem kerja dengan maksud menambah wawasan, tujuan dan manfaat, serta kiat-kiat manajemen. Dalam penyusunannya penulis melibatkan berbagai pihak. Oleh karena itu, penulis mengucapkan banyak terima kasih atas segala dukungan yang diberikan untuk menyelesaikan tugas ini. Meski telah disusun secara maksimal oleh penulis, akan tetapi penulis sebagai manusia biasa sangat menyadari bahwa makalah ini sangat banyak kekurangannya dan masih jauh dari kata sempurna. Karenanya penulis sangat mengharapkan kritik dan saran yang membangun dari para pembaca. Demikian yang dapat penulis sampaikan, semoga para pembaca dapat mengambil manfaat dan pelajaran dari tugas ini.

Gowa, 12 Maret 2020

(Penulis)

ii

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ........................................................................................... ii DAFTAR ISI ......................................................................................................... iii BAB I PENDAHULUAN ..................................................................................... 1 A. Latar Belakang ................................................................................................ 1 B. Rumusan Masalah ........................................................................................... 2 C. Tujuan ............................................................................................................. 2 D. Manfaat ........................................................................................................... 2 BAB II PEMBAHASAN ...................................................................................... 3 A. Pengendalian .................................................................................................. 3 B. Proses Pengendalian ....................................................................................... 4 C. Pengendalian Kinerja Organisasi dan Karyawaan .......................................... 5 D. Perangkat Pengukuran Kinerja Organisasi ..................................................... 7 BAB III PENUTUP .............................................................................................. 9 A. Kesimpulan ..................................................................................................... 9 B. Saran ............................................................................................................... 9 DAFTAR PUSTAKA .......................................................................................... 10

iii

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Pengawasan (Controlling) merupakan fungsi manajerial yang keempat setelah perencanaan (planning), pengorganisasian (organization), penggerakan (actuating). Perencanaan adalah proses untuk mengamati dan mengevaluasi secara terus – menerus pelaksanaan kegiatan sesuai dengan rencana kerja yang sudah disusun. Pengawasan adalah fungsi manajemen yang tidak kalah pentingnya dalam suatu organisasi di mana peran dari personal yang sudah memiliki tugas, wewenang, dan menjalankan pelaksanaannya perlu dilakukan agar berjalan sesuai dengan tujuan, visi, dan misi perusahaan. Di dalam manajemen perusahaan yang modern fungsi control ini biasanya dilakukan oleh divisi audit internal. Semua fungsi manajemen yang lain, tidak akan efektif tanpa disertai fungsi pengawasan. Pengawasan merupakan salah satu fungsi dalam manajemen suatu organisasi. Di mana memiliki arti suatu proses mengawasi dan mengevaluasi suatu kegiatan. Suatu organisasi juga memiliki perancangan proses pengawasan, yang berguna untuk merencanakan secara sistematis dan terstruktur agar proses pengawasan berjalan sesuai dengan apa yang dibutuhkan atau direncanakan. Dengan adanya pengawasan, maka organisasi akan terus berjalan dan semakin komplek dari waktu ke waktu, banyaknya orang yang berbuat kesalahan dan guna mengevaluasi atas hasil kegiatan yang telah dilakukan, inilah yang membuat fungsi pengawasan semakin penting dalam setiap organisasi. Tanpa adanya pengawasan yang baik, tentunya akan menghasilkan tujuan yang kurang memuaskan, baik bagi organisasi itu sendiri maupun bagi para pekerjanya. Pengendalian adalah proses pemantauan, penilaian dan pelaporan rencana atas pencapaian tujuan yang telah ditetapkan untuk tindakan korektif guna penyempurnaan lebih lanjut. Beda pengawasan dengan pengendalian adalah pada wewenang dari pengembang kedua istilah tersebut. Pengendalian memiliki wewenang turun tangan yang tidak dimiliki oleh pengawas. Pengawas hanya sebatas memberi saran, sedangkan tindak lanjutnya dilakukan oleh pengendali.

1

B. Rumusan Masalah 1. Bagaimana sifat dan pentingnya pengendalian? 2. Bagaimana langkah-langkah proses pengendalian? 3. Bagaimana kinerja organisasi dan karyawan dapat diukur? 4. Bagaimana perangkat yang digunakan dalam pengukuran kinerja perusahaan? C. Tujuan 1. Untuk mengetahui sifat dan pentingnya pengendalian. 2. Untuk mengetahui langkah-langkah proses pengendalian. 3. Untuk mengetahui pengukuran kinerja organisasi dan karyawan. 4. Untuk mengetahui perangkat yang digunakan dalam pengukuran kinerja perusahaan. D. Manfaat Menambah wawasan, kemampuan berpikir, serta menerapkan pengendalian dan pemantauan pada dunia organisasi.

2

BAB II PEMBAHASAN A.

Pengendalian Pengendalian adalah proses memantau (monitoring), membandingkan (comparing), dan mengoreksi (correcting) kinerja. Semua manajer harus tetap mengendalikan, bahkan jika mereka mengira bahwa unitnya telah berjalan sesuai rencana, manajer tidak akan benar-benar mengetahui kinerja unitnya kecuali

dengan

mengevaluasi

kegiatan

yang

telah

dilakukan

dan

membandingkan kinerja sebenarnya dengan standar yang diharapkan. Perencanaan dapat dilakukan, struktur organisasi dapat dibuat untuk memfasilitasi pencapaian tujuan yang efisien, dan karyawan dapat dimotivasi melalui kepemimpinan yang efektif. Pengendalian itu penting, karena pengendalian mambantu manajer mengetahui apakah tujuan tercapai atau tidak. Nilai dari fungsi pengendalian dapat dilihat dari tiga bagian spesifik: perencanaan, pemberdayaan karyawan, dan perlindungan lingkungan kerja. Manajer yang efektif selalu menindaklanjuti untuk memastikan bahwa apa yang harus dilakukan oleh karyawan telah dilaksanakan dan tujuan telah tercapai. Alasan pentingnya pengendalian adalah pemberdayaan karyawan. Banyak manajer yang enggan untuk memberdayakan karyawan karena takut jika terjadi sesuatu yang salah, manajer yang harus bertanggung jawab. Tetapi, sistem pengendalian yang efektif dapat memberikan informasi dan umpan balik atas kinerja dan meminimalkan masalah. Pengendalian manajer juga untuk melindungi perusahaan dan asetnya. Lingkungan saat ini meningkatkan ancaman bencana alam, skandal keuangan, kekerasan di tempat kerja, gangguan pada rantai pasokan global. Manajer harus melindungi aset perusahaan jika hal yang tidak diinginkan terjadi.

3

•sasaran •tujuan •strategi •rencana

•struktur

Perencanaan

Pengorganisasian

Pengendalian

Memimpin

•standar •pengukuran •perbandingan tindakan

•motivasi •kepemimpinan •komunikasi •perilaku individu

B. Proses Pengendalian Proses pengendalian adalah proses tiga tahap, yaitu mengukur kinerja aktual, membandingkan kinerja aktual dengan standar, dan mengambil tindakan manajerial untuk memperbaiki penyimpangan atau untuk mengetahui ketidaksamaan dengan standar. Proses pengendalian mengomunikasikan tujuan-tujuan spesifik yang dibuat selama perencanaan. a. Langkah 1: mengukur kinerja aktual Untuk menentukan apakah kinerja aktual itu, pertama-tama seorang manajer harus mendapat informasi tentang hal ini. Empat pendekatan yang digunakan manajer dalam mengukur dan melaporkan kinerja aktual adalah observasi, laporan statistik. Langkah 2: membandingkan kinerja aktual dengan standarnya Langkah membandingkan variansi antara kinerja aktual dan standar, meski variasi kinerja dapat dilihat dan dibaca. Produk Sayuran Tanaman abadi Umbi bunga

Standar 1075 630 540

Aktual 913 634 672

4

Lebih (Kurang) (162) 4 132

Langkah 3: Mengambil tindakan manajerial. Manajer dapat memilih dari tiga kemungkinan tindakan: tidak melakukan apa-apa, memperbaiki kinerja aktual. a. Memperbaiki kinerja aktual Seorang manajer dapat mengambil aksi yang berbeda, manajer dapat memperbaikinya dengan menerapkan program pelatihan. Satu keputusan yang harus diambil oleh manajer adalah dengan mengambil tindakan perbaikan segera, yaitu mengoreksi suatu masalah agar kembali kepada yang telah ditentukan sebelumnya. b. Merevisi standar Dalam hal ini, standar bukan kinerja yang perlu diperbaiki. Jika kinerja konsisten melebihi tujuan, maka manajer harus melihat apakah tujuan terlalu mudah apakah tujuan terlalu mudah dan perlu ditingkatkan. Sebalikny manajer harus berhati-hati untuk merevisi standar menjadi lebih rendah. Merangkum keputusan yang dibuat manajer dalam pengendalian. Standar adalah tujuan yang dikembangkan selama proses perencanaan. Tujuan ini memberikan dasar bagi proses pengendalian, yaitu melibatkan pengukuran kerja aktual dan membandingkannya dengan standar. Bergantung dari hasilnya, keputusan manajer adalah untuk tidak melakukan apa-apa, memperbaiki kinerja atau merevisi standar. C. Pengendalian Kinerja Organisasi dan Karyawaan Efisiensi biaya, lamanya pelanggan menunuggu, kepuasan pelanggan terhadap pelayanan yang diberikan merupakan sedikit indikator penting kinerja yang diukur oleh eksekutif di industri jasa call-center yang sangat kompetitif. Untuk membuat keputusan yang baik, manajer di industri ini menginginkan dan memerlukan jenis informasi ini sehingga mereka dapat mengatur kinerja organisasi. Kinerja adalah hasil akhir dari sebuh aktivitas. Entah aktivitas tersebut adalah berjam-jam latihan intensif sebelum konser atau balap atau

5

melaksanakan kewajiban kerja seefisien dan seefektif mungkin, kinerja adalah apa yang dihasilkan dari aktivitas tersebut. Manajer berurusan dengan kinerja organisasi, hasil akumulatif dari semua aktivitas kerja dalam perusahaan. Konsep ini bersifat multisegi, tetapi manajer harus memahami faktor-faktor penyumbang kinerja organisasi. Bagaimana pun, manajer tidak bermaksud untuk mencapai kinerja yang setengah-setengah. Manajer ingin organisasi, unit kerja, atau kelompok kerja untuk mencapai kinerja yang tinggi. Manajer harus mengetahui pengukuran yang mana yang akan memberikan informasi yang dibutuhkan bagi kinerja organisasi. Pengukuran yang umum digunakan adalah sebagai berikut: 1.

Produktivitas organisasi Organisasi dan masing-masing unit kerja ingin menjadi produktif. Dengan memproduksi barang dan jasa sebanyak mungkin dan menggunakan input tertentu. Output diukut dengan pendapatan yang diterima perusahaan dan input diuukur dengan menghitung biaya perolehan dan biaya pengubah sumber daya.

2.

Efektivitas organisasi Pengukuran kesesuaian tujuan organisasi dan seberapa baik tujuan bisa tercapai. Efektivitas adalah hasil akhir bagi manajer dan yang mengarahkan keputusan manajer dalam mendesain strategi dan aktivitas kerja, juga dalam mengkoordinasi kerja para karyawan.

3.

Peringkat industri dan perusahaan Mempelajari peringkat merupakan cara yang umum bagi manejer. Terdapat beberapa tingkatan klasifikasi peringkat yang biasanya diurutkan pada website, majalah, atau TV. Pengendalian kinerja karyawan juga dapat dilakukan dengan tindakan

pendisiplinan atau tindakan yang dilakukan manajer untuk menegakkan standar kerja dan regulasi perusahaan. Manajer perlu memberikan umpan balik pada karyawan agar karyawan mengetahui posisinya dalam hal kinerja sehingga kedua belah pihak merasa didengar, dipahami, dan dihargai. Beberapa jenis-jenis masalah disiplin dan contohnya: 6

Kehadiran Perlakuan tempat kerja

• Ketidakhadiran • Keterlambatan • penyalahgunaan izin sakit

• ketidakpatuhan • tidak menggunakan perangkat keamanaan

Ketidakjujuran

• mencuri • berbohong kepada atasan • memalsukan informasi lamaran kerja

Aktivtias diluar tempat kerja

• tindakan kriminal • bekerja untuk pesaing

D. Perangkat Pengukuran Kinerja Organisasi Manajer dapat menerapkan pengendalian sebelum aktivitas terjadi, selama aktivitas berlangsung, dan setelah aktivitas diselesaikan. Jenis pertama disebut pengendalian feedforward; kedua, concurrent; dan terakhir, feedback. 1. Pengendalian feedforward Pengendalian yang dilakukan sebelum aktivitas kerja dilakukan. Kunci dari pengendalian ini adalah mengambil tindakan manajerial sebelum terjadi masalah. Dengan begitu, masalah dapat dicegah dan bukan memperbaiki setelah timbul kerusakan, (misalnya kualitas produk yang buruk, kehilangan pelanggan, kehilangan pendapatan, dan sebagainya). Namun, pengendalian ini membutuhkan informasi tepat dan akurat, yang tidak selalu dapat diperoleh dengan mudah. Sehingga manajer perlu untuk menggunakan pengendalian yang lain. 2. Pengendalian concurrent Pengendalian ini dilakukan selama aktivitas pekerjaan belangsung. Bentuk yang paling dikenal dari pengendalian ini adalah supervisi langsung atau management by walking around. Yaitu keberadaan manajer di daerah kerja, berinteraksi langsung pada karyawan ketika sedang melakukan pekerjaan. Pengendalian ini membantu memperbaiki kesalahan sebelum kesalahan itu memakan banyak biaya. 3. Pengendalian feedback Jenis pengendalian ini bergantung pada feedback. Pada pengendalian ini dilakukan setelah aktivitas dilakukan. Pengendalian ini memiliki dua

7

keunggulan. Pertama, umpan balik memeberikan informasi yang berarti bagi manajer mengenai keefektifan usaha perencanaan yang mereka lakukan. Umpan balik yang menunjukkan sedikit perbedaan antara kinerja standar dan aktual menunjukkan bahwa secara umum perencanaan telah sesuai target. Jika deviasi bersifat signifikan, manajer dapat menggunakan informasi tersebut untuk membuat rencana baru. Kedua, umpan balik dapat meningkatkan motivasi. Orang-orang yang ingin mengetahui bagaimana kerja mereka, dan umpan balik memberikan informasi tersebut.

Input

Proses

Output

Pengendalian feedforward

Pengendalian Concurrent

Pengendalian feedback

Mengantisipasi masalah

Mengoreksi masalah jika terjadi

8

Mengoreksi masalah setelah terjadi

BAB III PENUTUP A. Kesimpulan Dari hasil pembahasan dapat disimpulkan bahwa pengendalian itu sangatlah penting dalam suatu organisasi. Mengingat tujuan dari organisasi tersebut sehingga sesuatu yang menyimpang dari standar yang ditetapkan perlu untuk diperbaiki dengan menggunakan perangkat-perangkat pengendalian sesuai dengan ukuran masing-masing dari suatu masalah. B. Saran Sebaiknya dengan mengetahui pentingnya pemantauan dan pengendalian. Perlu untuk menerapkan konsep ini dalam kehidupan berorganisasi yang dapat menuntun organisasi sesuai jalan tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.

9

DAFTAR PUSTAKA Robbins, S. P., & Coulter, M. (2018). Manajemen (13 ed., Vol. 2). (D. B. Bob Sabran, Penerj.) Jakarta: Erlangga.

10...