PENGUKURAN DAN PENYEDERHANAAN ARUS KERJA DI KANTOR PDF

Preview

Summary

OFFICE MANAGEMENT JOURNAL “MEASUREMENT AND SIMPLIFICATION OF WORK FLOW IN OFFICES” JURNAL MANAJEMEN KANTOR ”PENGUKURAN DAN PENYEDERHANAAN ARUS KERJA DI KANTOR” Untuk memenuhi Ujian Akhir Semester mata kuliah Manajemen Kantor yang dibimbing oleh dosen Dr. Drs. Chaniago, M.Si. By : INEKE APRILLIA LEST...

Description

OFFICE MANAGEMENT JOURNAL “MEASUREMENT AND SIMPLIFICATION OF WORK FLOW IN OFFICES” JURNAL MANAJEMEN KANTOR ”PENGUKURAN DAN PENYEDERHANAAN ARUS KERJA DI KANTOR” Untuk memenuhi Ujian Akhir Semester mata kuliah Manajemen Kantor yang dibimbing oleh dosen Dr. Drs. Chaniago, M.Si.

By : INEKE APRILLIA LESTARI NIM. 185211012 KELAS 2A D3 ADMINISTRASI BISNIS

PROGRAM STUDI D3 ADMINISTRASI BISNIS JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA POLITEKNIK NEGERI BANDUNG 2019/2020

ABSTRACT Human resources are essentially one of the capital and holds the most important role in achieving the company's goals. Therefore, companies really need to be able to manage their human resources as well as possible. This is one of the keys to success for a company in realizing a balance between the needs of employees with the demands and capabilities of the company, so that the balance can develop productively and naturally (Mangkunegara, 2009, p. 1). Every job must produce maximum and expected results from a company. Therefore, for an employee's work to be more effective, it must be seen how much work is achieved by using measurements. One of them is measurement. Measurement techniques are time analysis, taking control and setting standards and doing job analysis. Work measurement techniques are applications that are planned to regulate the time needed by a worker to complete work at a predetermined level. To implement work procedures and new work systems is easier, better and more practical, for the purpose of achieving work accuracy and efficiency. Job measurement basically aims to find ways of working that are easier, faster, more efficient, and avoid waste of time, energy, and also avoid mistakes. Finally, the process of simplifying the work that must be done rationally, to implement work procedures and new work systems that are easier, better, practical, precise, and efficient to achieve the goals. Steps to simplify work, including the selection of work activities, data collection and recording, analysis of labor actions, proposals, and alternative alternative testing methods, application and evaluation of new work methods. Keywords: office, productivity, human resources, measurement, performance, efficient, time, simplification.

ABSTRAK Sumber daya manusia pada hakekatnya merupakan salah satu modal dan memegang suatu peran yang paling penting dalam mendapati tujuan perusahaan. Oleh karena itu, perusahaan sangat perlu untuk dapat mengelola sumber daya manusia yang dimilikinya dengan sebaik mungkin. Hal demikian merupakan salah satu kunci sukses bagi suatu perusahaan dalam mewujudkan keseimbangan antara kebutuhan karyawan dengan tuntutan dan kemampuan perusahaan, agar keseimbangan dapat berkembang secara produktif dan wajar (Mangkunegara, 2009, p. 1). Setiap pekerjaan harus membuahkan hasil yang maksimal dan diharapkan dari suatu perusahaan. Oleh karena itu, agar pekerjaan seorang karyawan lebih efektif, harus dilihat seberapa banyak pekerjaan yang dicapai dengan menggunakan pengukuran. Teknik pengukuran adalah analisis waktu, memegang kendali, menetapkan standar dan melakukan analisis pekerjaan. Teknik pengukuran kerja adalah aplikasi yang direncanakan untuk mengatur waktu yang dibutuhkan oleh seorang pekerja untuk menyelesaikan pekerjaan pada tingkat yang sudah ditentukan. Untuk menerapkan prosedur kerja dan sistem kerja baru yang lebih mudah, lebih baik dan lebih praktis, untuk tujuan mencapai akurasi dan efesiensi kerja. Pekerjaan pengukuran pada dasarnya bertujuan untuk menemukan cara kerja yang lebih mudah, lebih cepat, lebih efesien, dan menghindari pemborosan waktu, energi, dan juga menghindari kesalahan. Terakhir adalah proses penyederhanaan pekerjaan yang harus dilakukan secara rasional, untuk menerapkan prosedur kerja dan sistem kerja baru yang lebih mudah, baik, praktis, tepat, dan efesien untuk mencapai tujuan. Langkah-langkah penyederhanaan pekerjaan, antara lain pemilihan kegiatan kerja, pengumpulaln dan pencatatan data, analisis tindakan ketenagakerjaan, proposal, metode pengujian alternatif yang lebih baik, aplikasikan, dan evaluasi metode kerja baru. Kata Kunci : kantor, produktivitas, sumber daya manusia, pengukuran, kinerja, efisien, waktu, penyederhanaan.

PENDAHULUAN Latar Belakang Pengukuran kerja dan penyederhanaan kerja sangat dibutuhkan. Pengukuran kerja adalah penerapan teknik yang dirancang untuk menetapkan waktu bagi pekerja rata-rata untuk melakukan tugas manufaktur tertentu pada tingkat kinerja yang ditentukan. Penyederhanaan pekerjaan berkenaan dengan lamanya waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas kerja yang ditugaskan untuk pekerjaan tertentu. Ada tujuan, teknik, dan penggunaan pengukuran kerja dan penyederhanaan kerja. Penyederhanaan kerja bertujuan mencari cara kerja yang lebih mudah, praktis, efisien dan menghindari pemborosan. Bagaimana penyederhanaan pekerjaan meliputi: pengumpulan data, analisis, metode yang ditentukan, diimplementasikan dan dievaluasi. Dari penelitian menerangkan bahwa, “Perancangan kerja merupakan suatu disiplin ilmu yang dirancang untuk memberikan pengetahuan mengenai prosedur dan prinsip yang harus dilaksanakan dalam upaya memahami hal hal yang berkaitan dengan efektivitas dan efisiensi” (Sritomo, 2006 : 103). Sebelum melaksanakan pengukuran kerja perlu dipikirkan terlebih dahulu mengenai prinsip penyederhanaan kerja yang mana merupakan landasan yang penting dalam melakukan analisis desain kerja. Mencari cara kerja yang efektif, efisien, lebih mudah, lebih cepat, menghindari pemborosan – pemborosan adalah tujuan yang ingin dicapai dari penyederhanaan kerja. Efisiensi kantor sangat vital dan perlu dilakukan oleh seorang pimpinan untuk mengatur kantor yang diurusnya. Pimpinan pertama kali harus memahami dan mengkaji tentang asas dalam efisiensi kantor yaitu asas perencanaan pekerjaan kantor agar semua kegiatan terencana dengan baik dan meminimalisir kesalahan, penghematan terhadap segala aspek di kantor baik benda maupun manusianya sehingga bisa mengurangi pemborosan, penyederhanaan terhadap arus kerja dan sistem yang ada di kantor agar lebih mudah dikerjakan dan terselesaikan dengan baik, penghapusan terhadap hal yang sudah tidak memiliki nilai guna atau yang mengalami penyusutan baik benda maupun SDM, dan penggabungan sistem di dalam kantor untuk yang memiliki jenis yang sama, yang dimana semuanya paling utama harus disesuaikan dengan keadaan kantor. Setelah itu pimpinan bisa mengorek potensi efisiensi dalam diri pegawainya dengan memahami dan mengkaji sumber efisiensi di dalam kantor yang dipimpinnya, yaitu kesadaran setiap pegawainya akan efisiensi kerja harus dibuka dengan melakukannya secara berkala agar kesadaran itu terus tumbuh, keahlian setiap pegawai lebih dimatangkan lagi agar dalam bekerja pegawai dapat mengerjakan tugas lebih efisien hal itu bisa dilakukan dengan pelatihan, disiplin pegawai yang akan terus diterapkan di dalam kantor dengan memberikan aturan

sehingga pekerjaan pegawai lebih tertata dengan efisien. Penerapan terhadap efisiensi di dalam kantor yang harus sesuai dengan unsur yang ada di kantor yaitu, efisiensi pikiran dengan berupaya mencapai cara yang termudah, efisiensi tenaga denga upaya untuk mencapai cara yang paling ringan, efisiensi waktu dengan upaya menggunakan waktu sesingkat mungkin, efisiensi ruang untuk mencapai jarak yang terdekat dalam tata letak, dan efisiensi benda untuk mencapai cara yang termurah sehingga bisa menghemat anggaran. Semua perihal baik asas, sumber maupun penerapan efisiensi dalam kantor tersebut secara simultan berperan kuat dalam kemajuan sebuah kantor.

Tujuan Penelitian Tujuan penelitian dan pengukuran kerja menurut Gie (2000) :

1. Menyelidiki untuk kemudian mengurangi, meniadakan waktu yang tidak efektif. 2. Menentukan cara mengukur waktu yang diperlukan untuk melaksanakan serangkaian kegiatan sehingga waktu yang tidak efektif dapat dipisahkan dari waktu yang efektif. 3. Menetapkan waktu standard pelaksanaan kerja. Menurut Chaniago (2013) : 1. Menilai seberapa baik output nyata yang dihasilkan oleh pegawai dibandingkan dengan output yang diharapkan/standar kerja. Standar kerja digunakan untuk menunjukan output yang diharapkan atau tingkatan produksi. 2. Membantu perencanaan dan penjadwalan kerja. Dengan menggunakan standar kerja manajer dan supervisor kantor mampu untuk menentukan jumlah yang realistis mengenai waktu penyelesaian tugas atau pekerjaan. 3. Menentukan dan memberikan informasi berapa jumlah pegawai yang akan dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah aktivitas dalam jangka waktu tertentu. Pengukuran kerja menyediakan dasar penentuan apakah pegawai tambahan diperlukan untuk penyelesaikan aktivitas dengan tepat waktu. 4. Menentukan metode dan proses efisiensi kerja. Jika pegawai secara konsisten berproduksi kurang dari yang diharapkan maka perlu dicarikan metode dan proses efisiensi yang lain. 5. Membantu menentukan biaya operasional kantor. Biaya per unit dihitung dengan membagi total biaya dengan jumlah unit uang diproduksi. Biaya output unit digunakan dalam dua cara: untuk memfasilitasi perbandingan sebuah data unjuk kerja organisasi dengan data organisasi lainnya yang dapat diperbandingkan dan untuk membantu proses penyiapan anggaran.

6. Membantu dalam menentukan beban kerja yang sesuai untuk pegawai. Dengan menggunakn standar dalam menentukan beban kerja, hak masingmasing pegawai dalam menugaskan pekerjaan dapat dipastikan. 7. Membantu meningkatkan moral dan motivasi pegawai untuk lebih berprestasi. Masing-masing pegawai tanpa disadari akan terdorong untuk lebih melakukan efisiensi dan lebih berprestasi dalam mengerjakan tugasnya masing-masing. 8. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa tujuan utama dari penyederhanaan dan pengukuran kerja adalah untuk mencapai atau meningkatkan produktivitas, dengan cara tanpa menambah investasi yang berarti atau dengan sarana tetap atau seperti yang sudah ada.

TINJAUAN PUSTAKA Pengertian Pengukuran dan Penyederhanaan Arus Kerja Pengertian Pengukuran

Kallaus dan Kelling (2013) mengemukakan bahwa pengukuran kerja adalah alat kontrol keuangan yang digunakan untuk menentukan kesempurnaan dan efektivitas pekerjaan. Pengukuran kerja dapat dilakukan pada tingkat unit atau organisasi secara keseluruhan. Dari sudut pandang bawahan dan pimpinan pengukuran kerja digunakan untuk membantu dalam menentukan hal yang mendasar dalam pekerjaan sehari-hari. Pimpinan membutuhkan bukti bahwa para pegawai bekerja dalam tingkat yang dapat diterima dan pegawai membutuhkan jaminan bahwa mereka akan diberi kompensasi yang sesuai dengan hasil kerjanya. Sementara menururt Gie (2000) pengukuran kerja adalah penerapan teknik yang direncanakan untuk menetapkan waktu yang diperlakukan oleh seorang pekerja guna menyelesaikan suatu pekerjaan pada tingkat prestasi yang telah ditentukan. Informasi dikumpulkan melalui pengukuran kinerja yang bisa digunakan dalam mengendalikan standar kerja, dimana sejumlah output diharapkan dalam jangka waktu tertentu informasi-informasi tersebut memungkinkan organisasi untuk membandingkan produktivitas pegawai yang sebenarnya dengan produktivitas yang diharapkan. Pengertian Penyederhanaan

Menurut Drs. Melayu Hasib (2015) dalam bukunya yang berjudul “Manajemen Sumber Daya Manusia” : “Penyederhanaan pekerjaan adalah penggunaan logika untuk mencari penggunaan yang paling ekonomis dari usaha manusia, materi, mesin-mesin, waktu dan ruangan agar cara-cara yang paling baik serta paling mudah dalam mengerjakan pekerjaan dapat digunakan”. Prinsip penyederhanaan ialah untuk mengurangi pemborosan-pemborosan yang dihasilkan karena ketidaksederhanaan suatu pekerjaan tersebut sehingga membantu pegawai untuk melakukan suatu pekerjaan lebih mudah dan cepat serta mencapai tujuan bersama. Dengan jalan demikianlah pelaksanaan menjadi lebih baik dan dapat tercapainya tujuan perusahaan/organisasi maupun pribadi karyawan. Penyederhanaan kerja ini terjadi karena spesialisasi yang lebih terperinci/detail diterapkan dalam perusahaan tersebut. Dengan begitu pekerjaan dapat disederhanakan. Penyebab pemborosan

Pemborosan terjadi, karena : 1. Prosedur yang terlaluterbelit-belit. 2. Sistem duplikasi yang kurang efisien. 3. Sistem kerja yang kurang rapi atau kabur.

Produktivitas yang tidak tepat yang rendah pada aspek-aspek tertentu daripada suatu sistem yang terakhir ialah kurang adanya hubungan kemanusiaan (human relation) yang baik dalam perusahaan tersebut. Tujuan dari Pengukuran dan Penyederhanaan Arus Kerja

Mencari cara kerja yang terbaik (mudah, cepat, efisien, efektif, dan dapat menghindari pemborosan material, waktu, tenaga, dll). Asas Pengukuran dan Penyederhanaan Arus Kerja

Menyederhanakan berarti membuat suatu sistem yang rumit atau pekerjaan sukar menjadi lebih mudah atau ringan. Pelaksanaan asas ini sebagai berikut : a. Pedoman tentang tata cara. Tata cara dari suatu kerja perkantoran hendaknya memiliki cara yang benar-benar menghemat sumber-sumber kerja yaitu cara-cara yang termurah. b. Pedomantentangperlengkapantata usaha. c. Segenapperlengkapandari material sampai mesin dan perabot kantor sejauh mungkin hendaknya diusahakan standardisasi untuk memudahkan pengadaan. d. Pedomantentangpengorganisasiantata usaha. Berbagai kerja perkantoran yang bersifat umum sebaiknya dipersatukan dan dipusatkan pada suatu bagian tata usaha yang melayani semua operatif.Misalnya pekerjaan penyambungan telepon. Langkah-langkah Penyederhanaan Kerja

Chaniago (2013) menjelaskan mengenai langkah-langkah penyederhanaan kerja, sebagai berikut : 1. Memilih kegiatan kerja : yaitu kegiatan yang tidak efisien atau kegiatan yang penyelesaiannya lambat dan ingin diperbaiki. 2. Pengumpulan dan pencatatan data/ fakta yang berkaitan dengan metode kerja yang selama ini dilaksanakan : mencari permasalahan atau informasi yang berkaitan dengan urutan kegiatan, gerakan-gerakan kerja, layout, dll. 3. Analisa terhadap langkah-langkah kerja. Langkah-langkah yang tidak efisien dicari sebab-sebabnya. 4. Usulan alternative metode kerja yang lebih baik. Diusulkan manajemen kerja yang dianggap efisien dan efektif, sebelum usulan diputuskan, terlebih dahulu diuji coba. 5. Aplikasi metode kerja baru. Mengaplikasikan alternatif manajemen kantor yang lebih baik untuk menggantikan metode yang lama. 6. Evaluasi metode kerja baru. Setelah metode kerja yang baru diaplikasikan, langkah terakhir yang harus dilakukan yaitu mengevaluasi metode kerja baru yang telah dijalankan di perusahaan/organisasi.

Chaniago (2013) menjelaskan mengenai pembagian volume kerja dan pengendalian volume kerja, sebagai berikut : Pembagian Volume Kerja

a. Pola Serial : pembagian pekerjaan seperti estafet. b. Pola Paralel : pembagian pekerjaan yang dikerjakan masing-masing pegawai. c. Pola Gabungan : pembagian pekerjaan yang dilakukan oleh semua pegawai berdasarkan koordinasi.

Pengendalian Volume Pekerjaan Volume kerja pegawai kantor pada hakekatnya dipengaruhi oleh hal-hal yang berasal dari luar kantor, biasanya bersumber dari konsumen. Beberapa metode pengendalian volume pekerjaan : 1. Mobile Units (Unit-unit bergerak) Perusahaan membentuk orang-orang yang sewaktu-waktu dapat membantu unit lainnya bila unit lain tersebut dalam periode tertentu memiliki beban kerja yang tinggi. Kumpulan orang-orang tersebut dibentuk menjadi satu tim yang dapat bergerak (dipindah-pindah) untuk membantu unit lain bila diperlukan. 2. Sentralisasi Kegiatan Kantor Kegiatan kantor disentralisasi dengan cara adanya unit pengetikan,unit penggandaan, unit filing dan seterusnya. Sentralisasi ini akan menciptakan spesialisasi pegawai, efek dari spesialisasi timbulnya kecakapan dan kecepatan pegawai bekerja. 3. Cyling (penebaran menurut waktu) Pekerjaan kantor disebar sesuai waktu, baik jam maupun hari. Sebagai contoh: Konsumen yang berdomisili di wilayah A diberi kesempatan untuk melakukan pembayaran dari tanggal 1 – 5. Sementara konsumen yang berdomisili diwilayah B kesempatan melakukan pembayaran dari tanggal 6 – 10.Begitu seterusnya sesuai penanggalan dalam satu bulan. 4. Back log Sistem ini membagi kerja kedalam kriteria: urgent (penting), segera, dan biasa. Sebagai alat bantu dibuat daftar kerja yang harus diselesaikan lengkap dengan kriterianya pada sebuah papan tulis atau kertas. Pekerjaan yang urgent merupakan prioritas utama diselesaikan, berikutnya pekerjaan yang bersifat “segera” dan “biasa”.Demikian seterusnya sehingga puncak-puncak kerja yang penting dapat ditangani lebih awal.

5. Lembur Lembur adalah meminta pegawai untuk mengerjakan pekerjaan di luar jam normal. 6. Partimer Cara ini cukup flelxible, tetapi menambah biaya perusahaan untuk membayar tenaga kerja yang didatangkan dari luar perusahaan. 7. Scheduling Adalah menjadwal kegiatan pekerjaan tentang penentuan waktu urutan pekerjaan, kapan dimulai dan kapan berakhir.

METODOLOGI Menurut Herry Widyastono dalam Jurnal Pendidikan dan Kebudayaan yang berjudul Metodologi Penelitian Ilmiah dan Alamiah, metodologi penelitian dapat dibedakan menjadi metodologi penelitian kualitatif (penelitian alamiah) dan metodologi penelitian kuantitatif (penelitian ilmiah). Dalam jurnal ini saya menggunakan metodologi penelitian kualitatif (penelitian alamiah). Inti masalah pengukuran dan penyederhanaan arus kerja di kantor lebih sesuai diteliti dengan menggunakan penelitian alamiah. Penelitian alamiah lebih menekankan pada pengukuran proses sedangkan penelitian ilmiah lebih menekankan pada pengukuran produk. Sehingga dalam kasus yang saya angkat di jurnal ini, saya menggunakan metodologi penelitian alamiah.

PEMBAHASAN Karakteristik Aktivitas kantor Yang Dapat Diukur Menurut Chaniago (2013), pengukuran aktivitas kantor memerlukan tugas tersendiri, yaitu bersifat terukur dan logik. Tugas-tugas kantor yang spesifik, yang tidak dapat diukur, karena ia tidak bisa dibandingkan dengan tugas lainnya. Untuk memastikan hasil ukur yang akurat, tugas kantor harus konsisten dari satu pengukuran ke pengukuran lainnya karena fluktuasi pengukuran, dapat menghancurkan validitas hasil pengukuran. Pengukuran pekerjaan kantor yang volumenya rendah tetapi membutuhkan biaya besar sebaiknya dihindarkan. Aktivitas yang memerlukan pertimbangan khusus dan pembuatan keputusan sama sekali tidak dapat diukur. Waktu yang dihabiskan dalam menunjukan tugas bervariasi, oleh karena itu hasil pengukuran mungkin tidak cukup layak untuk mengembangkan standar yang akurat. Walaupun tugas kantor meliputi kreatifitas yang dapat dipertimbangkan dan sulit diukur, beberapa metode perlu diperkirakan untuk digunakan dalam mengembangkan standar untuk pekerjaan non-rutin seperti mengonsep dan mengedit dokumen.

Cara Mengadakan Penelitian dan Pengukuran Kerja 1. Memilih pekerjaan yang akan diteliti. 2. Mencatat semua keterangan yang berhubungan dengan keadaan lingkungan pekerjaan yang dilakukan, metode serta unsur didalamnya. 3. Memeriksa dengan seksama keterangan yang telah dicatat serta rinciannya untuk memastikan metode serta gerak yang paling efektif digunakan serta unsur yang tidak produktif dapat dipisahkan dari yang produktif. 4. Mengukur jumlah pekerja yang terlibat di masing-masing unsur menggunakan teknik pengukuran kerja yang sesuai. 5. Menyusun standar untuk operasi meliputi kelonggaran untuk melepaskan lelah, keperluan pribadi dll. 6. Merumuskan secara tepat rangkaian kegiatan dan metode operasi yang telah ditetapkan sebagai standar untuk kegiatan dan metode kerja yang telah dirinci.

Tahap Perencanaan Pengukuran Kerja Chaniago (2013) menjelaskan mengenai langkah yang harus dilakukan agar pengukuran kerja berjalan sesuai dengan apa yang kita inginkan, yaitu : 1. Membuat rencana persiapan. Tujuan dari program pengukuran kerja harus dapat diuraikan dan fokus. Jika diperlukan mintalah bantuan dari konsultan. 2. Menyewa pegawai. Tentukan pegawai yang bertugas dan bertanggung jawab pada program.

3. Menumbuhkan penerimaan dan dukungan terhadap program. Individu yang terlibat harus digunakan secara ekstensif dalam memperoleh penerimaan dan dukungan. 4. Mengumpulkan data penting. Jika teknik pengukuran kerja yang dipilih memiliki syarat harus mengumpulkan data dari unit kerja yang berbeda, tanggung jawab tiap individu terhadap pengumpul...