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En este trabajo se mostrará el desarrollo de una base de datos para suplir las necesidades organizacionales y de gestión de la empresa WG S.A, que está enfocada a diversos tipos de industrias tales como talleres de herramientas o productos para el mantenimiento de vehículos....

Description

UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE PANAMÁ FACULTAD DE INGENIERÍA DE SISTEMAS COMPUTACIONALES

LICENCIATURA EN INGENIERÍA DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN SISTEMA DE BASE DE DATOS I

PROYECTO SEMESTRAL

Prof. Víctor A. Fuentes T.

Integrantes: Campos, Eduardo 8-944-1268 Iglesias, Sarah 8-930-1658 Vásquez, Lourdes 8-938-691 Zamorano, Yaneth 8-926-2466 Grupo: 1IF-131

29 de Julio de 2019

INTRODUCCIÓN

En este trabajo se mostrará el desarrollo de una base de datos para suplir las necesidades organizacionales y de gestión de la empresa WG S.A, que está enfocada a diversos tipos de industrias tales como talleres de herramientas o productos para el mantenimiento de vehículos. Aqui seran expuestos los aspectos de la organización relevantes para la esquematización de la base de datos, así como los procesos que se realizan y los departamentos y personas que tienen la necesidad de interactuar con la información y sus maneras de interactuar con ella. Se presentarán aspectos como el proceso de recolección de la información necesaria para crear el sistema y la selección del sistema de gestión de base de datos a utilizar asi como tambien se mostraran otras posibles opciones y se expondrán las consideraciones detrás de la elección del sistema de gestión , los pasos que se llevaron a cabo para crear la base de datos, desde el aspecto de la diagramación hasta la programación en sí misma junto a códigos e imágenes que ilustran de manera más clara los procesos. También mostraremos el funcionamiento de la base de datos y la aplicación de la misma a través varias consultas.

ÍNDICE INTRODUCCIÓN

2

Planificación de la Base de Datos

4

Información general de la empresa

4

b. Objetivos de la empresa, definir necesidades de los sistemas de información

6

c. Evaluar sistemas de información actuales para determinar fortalezas y debilidades existentes

6

Fortalezas del sistema actual

6

Debilidades del sistema actual

7

c. Definir que oportunidades brindaría el sistema propuesto vs lo que tiene actualmente la organización

8

Sistemas actuales de la organización

8

Oportunidades del Negocio

9

2. Definición del Sistema:

10

Objetivos del proyecto de Base de datos

10

b. Límites de la aplicación propuesta de BD

10

c. Definir todos los usuarios de la base de datos y las funciones de estos. 10 d. Identificar para cada usuario, que dato requiere y para que lo necesita. 11 e. Definir las transacciones y/o consultas que realizarán los diversos usuarios del nuevo sistema de base de datos.

12

3. Recopilación y Análisis de Requisitos. Incluir qué técnica utilizó para la recopilación de datos. (Revisión de documentos, entrevistas, encuestas, cuestionarios, otros. Capítulo 10)

12

4. Diseño conceptual de la Base de datos (modelo Entidad-Relación).

13

6. Presentar una propuesta con detalles de por lo menos tres sistemas gestores de bases de datos, que pueden servir eficientemente para implementar el sistema propuesto. Presente características, ventajas y desventajas de éstos. Indique cuál seleccionaría. MySQL Algunas características de MySQL son: Oracle

14 14 15 16

PostGreSQL

17

Ventajas:

17

Sistema gestor seleccionado :

18

7. Usando un Gestor de Base de Datos, cree su base de datos y las tablas que la componen.

18

Muestre las instrucciones con las cuales creó la base de datos y cada una de las tablas.

18

8. Muestra el diagrama de la base de datos generado por el manejador de sus tablas creadas.

21

9. Inserte por lo menos 15 tuplas de datos, a cada una de sus tablas. Muestre las instrucciones con las que realizó la inserción.

23

CONCLUSIÓN

34

ANEXOS

35

BIBLIOGRAFÍA

36

1. Planificación de la Base de Datos a. Información general de la empresa WG S.A, se enfoca a clientes de todo tipo desde talleres de herramientas o productos para el mantenimiento de vehículos, hasta industrias grandes que necesiten que sus equipos de trabajo reciben mantenimiento adecuado. De los empleados dentro de la empresa es necesario registrarse el ID_Empleado, Nombre, Cédula,edad,sueldo,dirección,correo electrónico y teléfono asignado,para poder laborar en la compañía. Cada colaborador realiza diversas labores en la

compañía, el vendedor, es el

encargado de visitar a cada cliente de una

determinada zona que se le es asignada para que realice su ruta de trabajo, además, los vendedores se encuentran en una división diferente (Auto, encargados de vender a talleres o concesionarias de autos; Cargo, visitan clientes que

presentan

equipos

pesados

como

los

tractores,mulas,camiones,etc.;

Industrias, pasan a las fábricas de las grandes industrias para brindar productos que den mantenimiento los equipos de la misma; Náutica, van a los puertos de los barcos encargados de transportar diversos productos o de personas y Construccion, visitan los diversos proyectos de construcción para brindar diversos accesorios necesarios para el mantenimiento de equipos o accesorios de protección para el personal de trabajo) , presentan los diversos producto que la empresa ofrece y sus usos. El directivo de facturación es el encargado de realizar las facturaciones en el departamento de facturación de las diversas órdenes de compras realizadas, sabiendo que cada orden cuenta con un No Compra,cantidad comprada,fecha realizada y el total de compra que se calcula en el sistema.Una o muchas ordenes de compras es facturada por el directivo de facturación por día. Cada cliente es registrado en el sistema de la empresa con el ID del mismo, nombre, dirección, teléfono, correo electrónico. Luego de que se registra, se le es asignado a un vendedor, cada uno tiene más de un cliente por visitar. El vendedor sale a la calle a trabajar, para ello utiliza un auto rotulado que la empresa les brinda para realizar sus visitas diarias, el auto contiene la marca, modelo,placa y color. Cuando llega donde un cliente, lleva el catálogo o las muestras de diversos productos, necesarias para llamar la atención del cliente. Cada producto presentado cuenta con el nombre, código, tipo y precio, información necesaria para que el vendedor se informe del inventario de la empresa. Aparte de la información dentro del catálogo de productos, el departamento de bodega, almacena dentro de un cuadro de Excel, las cantidades del mismo, para mantener actualizado al vendedor sobre los productos que se encuentran disponibles para la venta, ya que un cliente puede comprar uno o varios productos, acorde a su demanda, este se verifica para ver si se solicita más a la fábrica o se reduce los niveles de producción.

Si finalmente se llega a un acuerdo comercial con el cliente, se procede a gestionar una orden de compra con el mismo. Se pasa al departamento de cobro para verificar que el cliente no tenga saldos pendientes, al ser aprobado por el departamento de cobro, pasa al departamento de facturación, donde se ingresa al sistema de factura de la compra. El departamento de facturación espera a que los encargados el departamento de Bodega verifique si todo el artículo del pedido esté físicamente en Bodega, para poderle darle una aprobación de que la mercancía esté físicamente, para que se proceda proceda a realizar las facturas debidas y poder enviarlas al cliente. Ya por último se asigna ruta de entregas para enviar el producto solicitado al cliente. Todos estos procesos son administrados por el director de ventas, que verifica los procesos tanto internos como externos de la empresa, el director escoge a algunos vendedores que sean capaces de dirigir a otros vendedores de la empresa.

b. Objetivos de la empresa, definir necesidades de los sistemas de información El equipo de ventas de la empresa WG S.A, empresa encargada de la venta de accesorios, herramientas y diferentes productos para dar mantenimiento vehicular e industrial, necesita las herramientas adecuadas para ejecutar su trabajo. Esta empresa no puede esperar resultados satisfactorios de un equipo de profesionales sin proporcionarles los recursos suficientes para hacerlo. Por este motivo se desea emplear una aplicación que movilice las ventas, informe a los vendedores de forma actualizada los productos que la empresa ofrece y que agilice él envió de las facturaciones y cotizaciones una vez que el cliente esté interesado por el producto. También, que muestre el inventario de todo el producto del almacén de la empresa y saber si queda disponible suficientes productos o no, de esta manera, se hacen los envíos necesarios al almacén de la empresa para abastecer. Mantener una mejor organización del vendedor a la hora de visitar sus clientes, ya que programará visitas semanales a todos los diferentes clientes, para que ninguno se quede sin visitar más de un mes. Registrar a los clientes para

obtener información de ellos cuando se requiera y permite ver cuáles fueron sus últimas compras del cliente que está visitando el visitando al vendedor. Todas estas funciones desde un dispositivo móvil. La aplicación ayudaría a mejorar el servicio a los clientes, apoya la toma de decisiones de los vendedores, agiliza los procesos de venta y retroalimenta a la empresa. Dentro de esta empresa, todos los integrantes deberían tener interacción entre sí para informar si hay algún percance o falta de algún producto, para que el vendedor notifique antemano al cliente los productos que hay en ese instante en la empresa y que no se vea en la necesidad de a último momento a cancelar el pedido, esto a menudo causa disgustos por parte de los clientes de la compañía, que lleva al cambio del proveedor y que sean ganados por la competencia.

c.

Evaluar sistemas de información actuales para determinar

fortalezas y debilidades existentes Fortalezas del sistema actual La empresa hace uso de diversas herramientas que se utilizan generalmente en muchas empresas, tales como correo electrónico, office,whatsapp, etc. Cada una de las señaladas brinda una buena

comunicación actualmente dentro de la

empresa, su uso es aceptados por todos, a pesar de que en ciertas ocasiones ha presentado fallas, como correos extraviados, cuadros incompletos en Microsoft Excel, mensajes no llegados a su destinos, entre otras. A continuación se mencionan diversos usos de esos sistemas de información: Microsoft Excel: Se hace uso de esta herramienta para guardar la información de los clientes,vendedores, compras realizadas , realizar planillas, entre otros datos importantes. Es utiliza con más frecuencia para que el bodeguero realiza los cuadros correspondientes de los productos dentro de la empresa, se envía por correo electrónico cada quince días con las cantidades actualizadas a los diversos departamentos. Dentro de esos cuadros se encuentran las cantidades del producto, el nombre,tipo,código y precio del mismo. El envió del cuadro puede ser

solicitado por el vendedor cuántas veces lo requiera y con las cantidades lo más específicamente acertadas. Whatsapp: Se usa como herramienta alternativa del correo, esta aplicación es utilizada para el envío de una manera más rápida imágenes o fotos, tales como los datos que se reportan en la libreta de pedidos. Se utiliza para que el vendedor no necesite ir frecuentemente a la oficina a presentar los pedidos realizados en el día, ya que era un atraso para ellos tener que desplazarse del lugar donde realizaron la venta hasta la oficin,. Además su uso para mantener comunicación con los clientes y los directivos de la compañía. Debilidades del sistema actual A pesar de las diversas herramientas que se utilizan en la empresa,en muchas ocasiones hay fallos que no deberían presentarse periódicamente, ya que esto puede llegar a ser causante de pérdida de ingresos y el crecimiento competitivo en el negocio. Algunos de los problemas más frecuentes se encuentra: ● Ventas perdidas por la falta de algún producto interesado por el cliente, ya que ha habido fallos en los datos encontrados en los cuadros de Excel. ●

Las hojas en la libreta de pedidos a mano, puede llevar a problemas como pérdida de la hoja en la que se escribió el pedido, uso excesivo del papel, traspapeleo de los pedidos o que los del departamento de facturación no comprenda la letra de alguno de los vendedores.

● Se atrasa el trabajo para el vendedor, departamento de cobros, facturación y al de Bodega al momento de el traslado de datos de un departamento al otro. ● Al no poder registrar las ventas, no se sabe si el vendedor cumple con la planificación del mes, esto puede llevar a decaer las ventas.

● Muchas veces los vendedores falsifican los pedidos y esto hace que no haya una atmósfera de desconfianza, tanto dentro de la empresa como a los mismos clientes, porque la empresa envía un estado de cuenta de una mercancía que el cliente nunca solicitó. Y eso puede llevar que el cliente rompa relaciones comerciales con la empresa. ● No contar con una herramienta que presente un informe actualizado del inventario de la empresa para los vendedores, si hay que enviar un correo al departamento de bodega para que estos a su vez actualicen los cuadros de Excel y verificar si físicamente hay el producto que el cliente solicitaba, esto causa una gran contratiempo, ya que muchas veces al vendedor le toca esperar que se desocupe el de bodega al atender a otro vendedor, presentando un atraso tanto para al vendedor como el de bodega. ● La facturación se realiza de forma manual, se hace el pedido en una libreta, se toma una foto y se manda la foto al departamento de cobro para que este lo mande a facturación, este proceso es poco productivo para la empresa, aparte de que es un proceso extenso y, no se les saca provecho a sus tecnologías móviles. ● Los vendedores salen a trabajar y no hay nada que certifique que realizó su día completo de trabajo, muchas veces falsifican visitas y pedidos de los clientes. ● El administrador de la empresa se le hace más difícil la recolección de datos de los diversos departamentos, ya que por la cantidad inmensa de archivos , se debe organizar uno por otro hasta llegar a un orden deseado para posteriormente gestionarlos,

c. Definir que oportunidades brindaría el sistema propuesto vs lo que tiene actualmente la organización Sistemas actuales de la organización El proceso de compras, se componen de varios pasos y herramientas utilizadas: ● El vendedor una vez realizada la venta, utiliza la libreta de pedidos, en el apuntan todos los datos del pedido (como el costo, número según el inventario, cantidad solicitada, etc.). ● Luego se escanea o toma fotografía con el teléfono móvil, para posteriormente enviárselas por correo al departamento de cobros, utilizan el correo electrónico o el WhatsApp para él envió de cotizaciones o pedidos. Este a su vez verifica el historial del cliente para verificar si está al día con sus cuentas en los grandes archivos de la empresa, en caso de que tenga cuentas atrasadas, se procede a comunicar al vendedor que el pedido ha sido cancelado por cuentas atrasadas ● Si se llega a aprobar se envía un correo de aprobación al departamento de facturación, este procede a facturar la compra del producto, se envía por correo el saldo pendiente al respectivo cliente del vendedor. ● Finalmente, se le comunica a bodega los productos que se le debe enviar al cliente, y este proceda a realizar el envío. El equipo de Bodega debe presentar un cuadro en Microsoft Excel de cada producto disponible para la venta y enviarlos a los vendedores para que estén informados de lo que puedan vender, este proceso es riesgoso, ya que durante el día se hace un sin números de pedidos y la cantidad de productos se reducen, los vendedores no están informados de estos cambios y trataran de vender productos no disponibles sin estar al tanto de su ausencia o su insuficiencia para vender.

Oportunidades del Negocio El sistema propuesto, busca agilizar de la mejor forma posible el flujo de información en la empresa, que cada departamento pueda sincronizar sus tareas correspondientes y que los datos se encuentren actualizados para que todos realicen sus labores de la mejor manera posible. Algunas oportunidades de Negocio que ofrecería serían: ● En el área de compra y venta permitirá al vendedor presentar el catálogo con sus productos para llamar la atención del cliente y este se motive a comprar. ● Contiene información de cada producto, para que el vendedor se prepare mejor antes de una visita. ● Contener la información del cliente o colaboradores de la empresa para llevar una mejor gestión de estos por parte del administrador. ● Se informa las ventas realizadas de cada vendedor y que el administrador verifique si cumple con su objetivo de venta cada mes. ● Al registrarse las ventas, se mantiene un mejor monitoreo de todos los vendedores, para verificar a qué clientes visitan. ● Permite al vendedor, tener una mejor programación de sus visitas para una mayor eficacia en su trabajo. ● Los vendedores pueden obtener continuamente información de sus clientes. ● Permite obtener información del inventario de la empresa, para que estén suficientemente abastecidos y evitar quedar sin un producto que el cliente pida, ya que sería una venta perdida. ● La aplicación presenta un hipervínculo con el correo electrónico, ya que es uno de los medios de comunicación más usados a nivel empresarial. Permitirá a los vendedores enviar cotizaciones, pedidos o comunicados mediante la red de comunicación electrónica, para una mayor aprobación del pedido.

● Comparte información de forma instantánea a los diversos departamentos, como los de facturación, cobros y bodega; eso permitirá realizar una facturación más rápida desde que el vendedor envía la orden de compra.

2. Definición del Sistema: a. Objetivos del proyecto de Base de datos La base de datos tiene como objetivo agrupar los datos más importantes y relevantes que permiten el funcionamiento de los procesos de la empresa en un único lugar. Los objetivos puntuales son los siguientes: ●

Mantener un contacto constante y personal con el cliente, aportando calidad al servicio y pudiendo ofrecerle el producto o servicio que necesita en todo momento.

●

Almacenar la información de los productos para mantener un seguimiento y orden del inventario

●

Poder informar al cliente sobre nuevos productos, teniendo en cuenta sus hábitos de compra, sus preferencias e intentando satisfacer sus necesidades constantemente.

●

Guardar la información de los empleados encargados de realizar las ventas

●

Generar nuevas estrategias empresariales.

●

Ofrecer confianza y seguridad al cliente en la empresa, ya que se conoce al cliente y se le ofrece lo que necesita en el momento oportuno.

●

Mantener un control y seguimiento de los bienes de la empresa que son empleados para realizar el proceso de venta

b. Límites de la aplicación propuesta de BD La base de datos requerida se limita al ámbito de ventas y lo concerniente a ellas, tales como son el personal y entidades que toman parte de los procesos.

c. Definir todos los usuarios de la base de datos y las funciones de estos. Administrador

Descripción

Director de Ventas

Responsabilidades

Llevará un informe completo de la producción de la empresa; ajustar precios de algún producto; a su vez realizar modificaciones del inventario, ya sea para añadir un pro...