Reading Assignment 2: EPK\'s, Integrationsansätze, Wareneingang PDF

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PDF Version mit allen Informationen zum Text, welches das Suchen per STRG+F ermöglicht und das lesen des Textes redundant macht. Der Text wurde in der Veranstaltung E-Winf im Wintersemester 2020/21 als 2. Reading Assignment gelesen....

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Reading Assignment 2 Ereignisgesteuerte Prozessketten -

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Verbinden Petri-Netze mit Verknüpfungsoperatoren Sollen Im Vergleich zu Petri-Netzen anschaulicher sein - Soll Informationssystem- sowie Organisationsgestalter bei entsprechenden Fragestellungen helfen Setzt sich aus zwei elementaren Informationsobjekten zusammen: - Ereignisse (Sechsecke) - Funktionen (abgerundete Rechtecke) Es können nur unterschiedliche Informationsobjekte miteinander verbunden werden Es handelt sich um “bipartite Graphen”

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Eine Ereignisgesteuerte Prozesskette (EPK) beschreibt, welche Ereignisse welche Funktionen auslösen sowie welche Ereignisse von welchen Funktionen erzeugt werden.

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Ereignisse: - Passives Komponente der EPK - Keine Entscheidungskompetenz - Repräsentieren ablaufrelevante Umweltzustände - Auf diese wird durch bestimmte Funktionen reagiert - Werden wie folgt unterschieden: - Auslöseereignis - Bereitsstellungsereignis - In der Regel haben die Ereignisse (außer Start- und Endereignisse) auslösende sowie bereitstellenden Charakter. - Stellen Verbindung zur Datensicht her, das sie die Ausprägung von Werten der Objekte repräsentiert.

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Funktionen: - aktive Komponente der EPK - Reagieren auf ein oder mehrere Ereignisse - Funktionen transformieren Input in einen Output

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Durch Aneinanderreihen von Funktionen und Ereignissen lassen sich komplexe Abläufe abbilden. - Stellen zusammengenommen die Abfolge der Funktionen zur Bearbeitung eines betriebswirtschaftlichen Objekt dar.

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Verknüpfungsoperatoren (Konnektoren): - Verknüpfungsoperatoren von Ereignissen und Funktionen werden bei nicht sequentiellen Abläufen Konnektoren verwendet. - Diese erlauben die Abbildung komplexer Bedingungen - Es kann zwischen folgenden Verknüpfungen unterschieden werden: - Ausgangsverknüpfung: - Nimmt innerhalb eines Prozesses eine Aufspaltung in mehrere Teilprozesse vor - Eingangsverknüpfung: - Führt unterschiedliche Teilprozesse zusammen - Es können bei der Modellierung mit Ereignisgesteuerten Prozessketten (in ihrer Grundform) drei Verknüpfungsoperatoren auftreten: - ∧ die Konjunktion (a und b) -> “logisches UND” ⊻ die Disjunktion (XOR) (entweder a oder b, aber nicht beide) -> “exklusives ODER” - ∨ die Adjunktion (a oder b oder (a und b)) -> “inklusives ODER” - Verknüpfungsoperatoren können bei der Modellierung nacheinander folgen. - Man muss beachten, welche Verknüpfungsoperatoren sich an Ereignisse anschließen dürfen (welche zulässig sind) - So ist als Ausgangsverknüpfung nur das logische UND möglich, da ein Ereignis keine Entscheidungskompetenz besitzt, welche der Teilprozessstränge auf das Ergebnis folgt.

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Beispiel: Gartenmöbel

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Die drei Ereignisse: - 6 Gartenmöbel stehen bereit - 6 Tischsets stehen bereit - 1 Gartentisch steht bereit stoßen zusammengenommen (durch den UND Operator) die Funktion “Kommissioniere Verkaufsset”an. “Artikel sind kommissioniert” kennzeichnet die Beendigung der Kommissionierung des Verkaufssets. Der Kreis in der Mitte wird in zwei Teile untergliedert: - Oberer Teil: - Eingangsverknüpfung; beschreibt wie eingehende Ereignisse und Funktionen verknüpft werden - Unterer Teil: - Stellt Ausgangsverknüpfung dar. -

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Dies erlaubt, dass Prozessmodellen unmittelbar entnommen werden kann, ob es sich um einen Eingangs- und Ausgangsoperator handelt.

EPK kann um weitere Symbole ergänzt werden, insb um Symbole für: - das Anwendungssystem

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die zuständige Organisationseinheit Daten, welche für die Durchführung der Funktion erforderlich sind.

Beispiel 2: Erweiterte EPK

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Rechtecke mit einem Pfeil zur Funktion (Hier von “Artikel” zu “Ordne Artikel Filialen zu”) stellen die Inputdaten dar, die zur Bearbeitung der Funktion benötigt werden. Die Outputdaten werden durch einen von der Funktion ausgehenden Pfeil charakterisiert (Hier von “Ordne Artikel Filiale zu” zu “Ordersatz”) Symbol für die Organisationseinheit bezeichnet die Organisationseinheit, welche für die Funktion verantwortlich ist (Vertrieb). Das Anwendungssystemsymbol (im Beispiel oben “WWS”) ist das Informationssystem, welches die Transformation von Input in Output vornimmt. Im folgenden werden Prozesse auf Basis Ereignisgesteuerter Prozessketten modelliert. Grund dafür: - Anschaulichkeit der EPK’s (gegenüber den der Petrinetzen) deutlich überlegen. Petri-Netze haben bei Systementwicklern eine lange Tradition, jedoch ist ihre Anschaulichkeit für Zwecke der Organisationsgestaltung schlecht. - Petri-Netz Ansätze lassen sich bislang kaum mit anderen beschreibungssichten für es bswp. für die Kopplung von Daten und Funktion gebraucht kombinieren.

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Informationsflussmodelle -

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EPK’s explizieren den Kontrollfluss Informationsflussmodelle sind wie EPK’s als modulübergreifende Verdichtung von Prozessmodellen der Prozesssicht zuzuordnen. Informationsflussbetrachtung: - stellt Informationsflüsse her zwischen unterschiedlichen - Funktionsbereichen oder - Organisationseinheiten Die Kanten zwischen den einzelnen Funktionsbereichen bzw. Organisationseinheiten repräsentieren die Dateninterdependenz.

Funktionsbereich: - Kann Datenquelle wie auch Datensenke sein - Wird durch eine bidirektionale Kante zum Ausdruck gebrachte

Abbildung 2.28

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Das Oben dargestellte Informationsmodell ist ein Ausschnitt aus dem Handels-H-Modell - Visualisiert Beziehung zwischen Einkauf und Lager - Mit bestimmter Tool-Unterstützung (existiert bereits für das Y-CIM-Modell von Scheer) kann man die Art der DV1-Unterstützung der Dateninterdependenzen analysieren und ggf. Schwachstellen ermitteln. - Ausschnitt auf Bildschirmmaske beschreibt, wie eine informationstechnische Unterstützung gestaltet werden kann.

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Informationsflussmodelle sind für die Informationssystemgestaltung vor allem dann relevant, wenn nicht das gesamte Handelsinformationssystem (das komplette “H”, inkl. “Fuß” und “Dach”, Vgl. Abb. 2.28) als integrierte Lösung besteht. Sie zeigen die relevanten Daten, welche über die Realisierungsformen der Datenintegration oder Funktionsintegration durch Triggern zwischen den einzelnen Bereich fließen sollen. Aus der Organisationssicht: - Informationsflussmodelle haben unabhängig von der DV-Realisierung des Handelsinformationssystems Gültigkeit

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Mit zunehmendem Einsatz von sog. Workflowmanagementsystemen wird die Notwendigkeit von Informationsflussmodellen verdeutlicht. - Grund: Informationsflussmodelle schaffen Ansatzpunkte für die Unterstützung der Kontrollflüsse zwischen den Funktionsbereichen. - Außerdem: Informationsflussmodelle bieten sich zur Analyse unterschiedlicher Einführungsstrategien an, da diese die Schnittstelle zwischen den Informationssystemen aufzeigen.

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DV-Konzept: - Verbindet Ergebnisse der DV-Konzepte der Organisations- und der Funktionssicht. - Zuordnung von Modulen und Rechnerknoten. - Bei Verknüpfung von Daten und Funktionen werden die Relationen dieser als Ergebnis des DV-Konzepts der Datensicht mit den Modulen der Funktionssicht verbunden. - Bei der Verbindung von Daten- und Organisationssicht steht Zugriffsberechtigung im Vordergrund. - die Umsetzung des integrativen Zusammenspiels von Daten, Funktionen und Organisationen kann durch die Trigger- und Aktionssteuerung erfolgen. - Diese beschreiben den ereignisgesteuerten Anstoß von Funktionen. - In der Implementierung werden die Zugriffsstrukturen der Programme auf Daten und deren Speicherorte festgelegt.

Datenverarbeitung

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2.4 Die Integrationsansätze -

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Integration beschreibt eines der bedeutendsten Ziele bei der Gestaltung von Informationssystemen dar. - Grund: Integration der Anwendungssysteme ist u.a die notwendige Voraussetzung für redundanzfreie sowie konsistente Informationssysteme. Bei den Integrationsformen können verschiedene Kriterien zur Differenzierung herangezogen werden: - Gegenstand der Integration - Reichweite der Integration - Richtung der Integration Im folgenden werden als Gegenstände der Integration folgende betrachtet: - Daten- Datenstruktur- Prozessstruktur- Modul- Funktions- Prozess(integration)

2.4.1 Datenintegration -

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Beschreibt gemeinsame Nutzung von Daten durch unterschiedliche Bereiche - Beispiel: - Die Bereiche: Einkauf, Disposition, Wareneingang, Rechnungsprüfung, Marketing, Verkauf, Warenausgang sowie Fakturierung benötigen alle den Artikelstammsatz. Handelt es sich um eine Datenintegration, so können die in einem Bereich entstehenden Daten direkt und unmittelbar in einem anderen Bereich genutzt werden. Dies führt zu folgenden Vorteilen: - Der Aufwand der Datenerfassung wird erheblich minimiert (da es keine Mehrfacherfassung mehr gibt) - Inkonsistenzen können weitgehend vermieden werden - Geschwindigkeit der Bearbeitung nimmt zu.

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Datenstrukturintegration -

Subsumiert zwei Integrationsausprägungen: (1) Nutzung eines Datensatzaufbaus für unterschiedliche Inhalte: - Stammsätze für Lieferanten Kunden und Regulierer unterscheiden sich nur wenig. - Hier kann die Struktur eines Stammsatzes für die unterschiedlichen Inhalte verwendet werden. - Auch die Struktur einer Artikelstückliste: - Nummer des übergeordneten Teils - Nummer des untergeordneten Teils - Koeffizient, mit dem das untergeordnete Teil in das übergeordnete Teil eingeht - Gültigkeitsdauer (2) Zusammenwirken mehrerer Datensätze - Beispiel: Regulierer: - Regulierer werden in einer Regulierergruppe zusammengefasst. - In einer Regulierergruppenstruktur wird angegeben, wie sich ein Regulierer einer übergeordneten Regulierergruppe (z.B. internationale Kontore) zusammensetzt. - Der Offene Posten eines Regulierers ergibt sich als Beziehungstyp zwischen Regulierer und Konto - Gleiche Struktur lässt sich bei Lieferanten und Kunden feststellen - Dadurch: Unabhängig vom konkreten Inhalt (Kunde, Lieferant, Regulierer) -> Gleiche Datenstrukturen - Das Datenmodell bildet die Voraussetzung, analoge Datenstrukturen zu erkennen und damit die Datenstrukturintegration zu realisieren.

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Analyse der Attribute macht die Datenstrukturintegration im Sinne der Identität des Datensatzaufbaus deutlich: - die Analyse der Verbindungen zwischen Entitytypen und Relationshiptypen gibt Hinweise auf die Datenstrukturintegration im Sinne des Zusammenwirken mehrer Datensätze (Vgl. Abbildung 2.29 (nächste Seite)) Die Strukturbausteine im Rahmen der SAP-SERM-Modellierung stellen Beispiele für die Umsetzung der Datenstrukturintegration im Datenmodell dar.

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Abbildung 2.29

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5.1.3 Wareneingang 5.1.3.1 Funktionsmodell -

Der Funktionsumfang des Wareneingangs umfasst folgendes: - Warenannahme - Warenkontrolle - Lieferantenrückgaben - physische Einlagerung der Ware - Wareneingangserfassung - Lieferscheinbewertung

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Die mögliche informationstechnische Unterstützung des Funktionsbereiches “Wareneingang” ist insb. von der Handelsstufe abhängig: - rein logistische Abwicklung ohne informationstechnische Unterstützung (oft kleine Filialen) - dezentrale Dispositionen und Wareneingangserfassung mit informationstechnischer Unterstützung (große Filialen / Großhandel) In Zukunft: - Auch kleine Unternehmen werden die technische Unterstützung (wie bereits bei großen Unternehmen) nutzen. Daher werden im folgenden nur Informationsmodelle mit einer hohen Informationsdurchdringung beschrieben. Im Großhandel ist eine informationsgestützte Wareneingangsabwicklung unverzichtbar. - Voraussetzung für effiziente Ablaufgestaltung.

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Wareneingangsplanung -

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Erste Maßnahme zur besseren Planung des Wareneingangs: Lieferantenavisen - beschreibt Mitteilung des Lieferanten über Liefertermin sowie Liefermenge - Im falle elektronischer Kommunikation: - Beachtung von Standard EDIFACT als Liefermeldung (DESADV) - Wird als elektronischer Lieferschein bezeichnet. - Somit stellen Lieferantenavisen aktuellere Daten als Bestellung bereit - Führt zu höherer Planungssicherheit Planung des erwarteten Wareneingangsvolumens - Regelfall: Disponenten bestellen tagesgenau - Somit: Wareneingang muss sich nur um die Verteilung der ankommenden Lieferung auf die diversen Wareneingangsressourcen fokussieren. Aufgrund der gegebenen Struktur der Wareneingangsplätze (Analog zu Maschinenbelegungsplanung) lässt sich die Struktur als Rampenbelegungsplanung bezeichnen. - Dabei sind Ziele aus der Fertigungssteuerung übertragbar: - Durchlaufzeitminimierung - Durchlaufzeit: Differenz zwischen Anlieferungs- und Einlagerungszeitpunkt. - Bei besonderen Geschäftsvorfällen (z.B. Sonderbestellungen) hat dieses Ziel eine besonders hohe Priorität. - Daher: Differenzierung der Wareneingänge nach Bestellung bei Rampenbelegungsplanung von nöten! - Bestandsminimierung - Auslastungsmaximierung - Maximierung der Termintreue

Abbildung 5.31

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Abbildung 5.31 zeigt eine Möglichkeit der Visualisierung der Kapazitätsbeanspruchung der Ressourcen (hier: Rampen): - Oben: Kapazitätsauslastung im Zeitablauf bei der Vorgehensweise: First Come First Serve - Diese ist im Handelsunternehmen der Regelfall. - Unten: Durch Zielgerichtete Planung der LKW-Rampen lassen sich besser ausgelastete Rampen erzielen Konfliktverhältnis unterschiedlicher Zielgrößen: “Dilemma der Ablaufplanung”: - Bswp: Gleichmäßige und hohe Auslastung vs. Minimierung der Durchlaufzeit - Die Rampen in 5.31 unten sind zwar gleichmäßig ausgelastet, jedoch ist die Durchlaufzeit der 3. Rampe höher als im obigen Part der Abbildung.

Warenannahme -

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Erste Stufe des operativen Wareneingangs. Determiniert Art und Weise der Warenannahme durch Bestellung Ist eine Bestellung im System vorhanden, wird durch vergleichen von Bestellung sowie Lieferschein festgestellt, ob die Ware anzunehmen ist. - Fehlt eine systemseitige Bestellung, so sind die entsprechenden Disponenten2 zu benachrichtigen. Der Zunehmende Einsatz von Informationstechnik (z.B. MDE-Geräte oder RFID) ermöglicht eine wirtschaftliche Abwicklung der dezentrale Wareneingänge. - Dadurch wird eine Bestellung ohne Systemunterstützung obsolet, da diese viele Nachteile mit sich zieht. - Besonders: Rechnungsprüfung bedingt Nacharbeit; Mit systemseitiger Bestellunterstützung nicht der Fall - Bei EDI-unterstützten Lieferungen entfällt dieser Vergleich von Bestellung und Lieferschein, da dies das System aufgrund des Lieferavis (DESADV) bereits vorgenommen hat.

Warenkontrolle -

Einzelne Lieferscheinpositionen werden einer qualitativen sowie quantitativen Prüfung unterzogen: - Qualitativ: - Zustand der Ware (Verpackung, Etikettierung, Bruch) - Quantitativ: - Abgleich der gelieferten mit der im Lieferschein notierten Menge. - Bei EDI-unterstützten Lieferungen können Waren per EAN-Strichcode gescannt und abgeglichen werden.

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Disponent = kaufmännischer Angestellter, der mit besonderen Vollmachten ausgestattet ist und einen größeren Unternehmensbereich leitet

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XXXXXXXXXXX , 05.01.2021 Ebenso können waren mit einem RFID-Chip ausgestattet sein, was erlaubt diese mit einem Erfassungs- / Lesegerät Drahtlose zu erfassen. Wareneingangskontrolle ist teils optional: - Bei Umlagerungen zwischen Organisationseinheiten innerhalb eines Handelskonzern wird auf diesen Schritt oft verzichtet. - Dabei ist sicherzustellen, dass die Buchung der Mengenabgänge der abgebenden Organisationseinheit zugleich einen Zugang bei der empfangenden Organisation auslöst. - Zudem ist der Ansatz unterschiedlicher Werte zwischen empfangenen und lieferndem Betrieb zu ermöglichen - Dies unterstützt eine Profit Centerorientiere Unternehmensführung - In der Finanzbuchhaltung müssen diese Vorfälle als konzernintern Vorgänge charakterisiert werden. - Dies Unterstützt eine systemseitige Zwischenerfolgseliminierung im Konzernabschluss - Der Druck von WE-Etiketten im Zentrallager bzw. die Übermittlung von Transportaufträgen an die Staplerfahrer stößt die Einlagerung der Ware auf die Lagerplätze an. - Dabei ist eine Harmonisierung der anzuliefernden mengeneinheiten mit den (aus Lagersicht) optimalen Wareneinlagerunseinheiten anzustreben - Ziel: Einlagerung ohne Umverpackungsvorgänge - Nach dem “Total Quality Management” folgend sollte es Ziel eines Handelsunternehmen sein, auf Warenkontrollen weitgehend zu verzichten. - Grund: Dies spart den Kontrollaufwand ein und erlaubt einen schnelleren Einlagerungsprozess. Damit ist die Ware schneller verfügbar. - Dies setzt genau Qualitätsabsprachen mit dem Lieferanten voraus. -

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Lieferantenrückgaben - Es sind folgende Lieferantenrückgaben zu unterscheiden: (1) Retouren an den Lieferanten - Liegen Retouren vor, so sollte dies das System einem Wareneingangs-Mitarbeiter bei Aufruf der Bestellung mitteilen. - Dies erlaubt bei Entgegennahme der Ware zugleich die Retourenabwicklung. (2) wiederverwendbare Verpackung an den Lieferanten zurückgeben - Beschreibt Mehrweg-Transportverpackungen (MTV) sowie Leergut - MTV und Leergut weisen erhebliche Analogien auf. - z.B. im Wareneingang oder bei der Auslieferung an den Kunden - MTV und Leergut können ohne wesentliche Veränderungen für denselben Primärzweck wiederverwendet werden. - Beides wird an den Lieferanten zurückgegeben, um wieder für den intendierten Zweck genutzt werden zu können. - Diese Abwicklung ist ein immer noch unzureichend gelöstes Problem.

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i.d.R. erfolgt die Rückgabe dieser im Anschluss an den Wareneingang. Aus diesem grund wird mit der Bestellung an einen Lieferanten entweder zugleich eine “negative Bestellung” erzeugt (i.d.R. bei Leergut) oder es werden bei der Wareneingangserfassung die MTVoder Leergutartikel-Mengen der Retoure angegeben. Vorteil negativer Bestellungen: - Dem System ist bekannt, dass Leergut zurückgegeben werden soll. - Dieser Vorgang kann wie übliche Bestellungen dargestellt werden. - Dabei ist die Menge i.d.R. -1, da die genaue Leergut und MTV-Menge meist nicht festgestellt werden kann. Bei der MTV-Abwicklung können vier Verfahren unterschieden werden, die Art der MTV-Abwicklung mit einem Lieferanten wird im Lieferantenstammsatz hinterlegt: (1) MTV-Abwicklung rein organisatorisch: die vom Lieferanten gelieferten MTV werden “Zug um Zug” an diesen zurückgegeben. Eine EDV-technische Unterstützung der MTV-Abwicklung ist nicht erforderlich. (2) MTV-Abwicklung durch eigenen Dienstleister: In diesem Fall werden die MTVs an einen dritten Dienstleister zurückgegeben und bei diesem (und nicht beim Lieferanten) bestandsgeführt (Pool-System). Handhabt der Lieferant die Bestandsführung, so liegt die 3. Form der MTV-Abwicklung vor: (3) MTV-Bestandskontoführung: Unterschied zu (2) aus sicht des Handelsunternehmen: bei Pool-System Entkopplung der Prozesse des Wareneingangs von dem der MTV-Rückgaben. Im Kontofall ist es i.d.R. so, dass der Lieferant die MTV im Anschluss an den Wareneingang wieder mitnimmt. Zudem ist beim Pool-System die Verwaltung eines weiteren Geschäftspartners erforderlich. (4) Kauf und Verkauf von MTVs: Anstatt MTV’s zu “leihen” und zurückzugeben kauft und verkauft das Handelsunterne...