Self Starter Gids Samenwerken in Office 365 PDF

Preview

Summary

Handleiding om bestanden te delen en samen te werken in Office 365....

Description

Self Starter Gids Samenwerken in Office 365 U kan op twee manieren samenwerken met Office 365: 1. Ofwel online in je browser. a. (Ga naar stap 2a: ‘Samenwerken in Word (online)’ ) . 2. Ofwel op uw PC via het programma bv.: Word (uw vertrouwde omgeving). a. (Ga naar stap 1: ‘Word klaarmaken om samen te werken’ ) . Wilt u zelf een document delen? Ga dan naar het stukje ‘Een eigen document met andere bewerken’.

Nog even dit: Je kan dit toepassen op zowel Word, PowerPoint als Excel. De handelingen in PowerPoint, Excel en Word zijn dan ook gelijk.

Werken in een met jou gedeeld document 1) Word klaarmaken om samen te werken: Tip! Via uw school of bedrijf krijgt u vaak gratis Office 365. Vraag dit zeker even na bij de ICT-dienst. U kunt het Office-pakket downloaden door uw school- of bedrijfs outlook o  nline te openen en linksboven op de vierkantjes te klikken. > vervolgens klik u op ‘Office 365’ > ‘Installeer Office. ● ● ●

Open Word. Klik linksonder op ‘account’ of ga naar bestand en klik vervolgens linksonder op ‘Account’. Log u in op een account: uw persoonlijk, school- of werkaccount. ○ Let op! U moet wel beschikken over een Microsoft Account! Nog geen account? Vraag het na aan uw ICT-dienst of maak er zelf een aan: https://signup.live.com/signup

2) Samenwerken in de browser of via het programma U kunt via twee manieren samenwerken in Word. Optie 1: online via de browser. [2a] Optie 2: via het programma bv.: Word (uw vertrouwde omgeving). [2b] 2a) Samenwerken in Word (online): ● ● ● ●

Open de gekregen link (via uw e-mail). Het document is nu geopend. Klik vervolgens op ‘bewerken in browser’. U bent nu klaar om het document via uw webbrowser te bewerken.

2b) Samenwerken in Word (in het programma): ●

Er zijn nu twee manieren: ○ 1} Via  link in mail: ■ Open de gekregen link (via e-mail). ■ Het document is nu geopend. ■ Log u in op een account: uw persoonlijk, school- of werkaccount van stap 1. ■ Klik vervolgens op ‘bewerken in Word’. ● Bevestig eventueel dat u het document in Word wil openen door op ‘ok’ te klikken. ■ U bent nu klaar om het document in uw vertrouwd programma te bewerken. ○ 2} Via  Word: ■ Open Word ■ U krijgt een scherm met uw recente bestanden. ■ Zorg dat u bent aangemeld. ● Zo niet, keer terug naar stap 1 alvorens verder te gaan. ■ Klik op ‘gedeeld met mij’ ● U kan ook op ‘openen’ klikken en vervolgens op ‘gedeeld met mij’. ■ Kies het bestand dat u wenst te bewerken. ■ U bent nu klaar om Word via uw vertrouwd programma te bewerken.

Let op! Wanneer u een bestand tegelijk bewerkt kan het zijn dat u niet het gehele document kan bewerken: hieronder een voorbeeld:

Een eigen document met andere bewerken Let op! Wanneer u een eigen een bestand wilt delen en bewerken bijvoorbeeld via Word dient u te werken met OneDrive van Microsoft. Een standaard account heeft een oplagruimte van 5 GB. Echter kan het zijn dat uw bedrijf een grotere capaciteit beschikt. Het is dus belangrijk dat u via het juiste account inlogt zodat u ook nog op lange termijn over voldoende cloudopslag beschikt. (Dit kan echter altijd worden uitgebreid mits betaling). Bij twijfel kan u altijd terecht bij uw ICT-dienst. Echter blijven de stappen gelijk. 1) Word klaarmaken om samen te werken: Tip! Via uw school of bedrijf krijgt u vaak gratis Office 365. Vraag dit zeker even na bij de ICT-dienst. U kunt het Office-pakket downloaden door uw school- of bedrijfs outlook o  nline te openen en linksboven op de vierkantjes te klikken. > vervolgens klik u op ‘Office 365’ > ‘Installeer Office. ● ● ●

Open Word. Klik linksonder op ‘account’ of ga naar bestand en klik vervolgens linksonder op ‘Account’. Log u in op een account: uw persoonlijk, school- of werkaccount. ○ Let op! U moet wel beschikken over een Microsoft Account! Nog geen account? Vraag het na aan uw ICT-dienst of maak er zelf een aan: https://signup.live.com/signup

2) Bestanden delen: U kunt via twee manieren samenwerken in Word. Optie 1: via OneDrive in de browser [2a] Optie 2: via het programma bv.: Word (uw vertrouwde omgeving). [2b] Bij beide opties kan u kiezen of u de bestanden via een link wilt delen of via e-mail. U kan beide ook naast elkaar gebruiken (dus zowel via link als een e-mail delen). Een link kan u overal plaatsen bijvoorbeeld een Facebookgroep, een bericht, een mail, een website, …. U geeft dus iedereen die aan de link kan ook toegang tot het bestand (alleen lezen of bewerken). Met een e-mail geeft u toegang tot specifieke personen die via een aparte link die ze ontvangen die e-mail ontvangen. Deze geeft de personen toegang tot het bestand (lezen of bewerken).

2a) Bestanden delen via de browser: ● Meld u aan op Onedrive. ○ Log u in op een account: uw persoonlijk, school- of werkaccount van stap 1. ● Upload het door u gekozen bestand op de door u gekozen plaats (bv.: een map). ● Open vervolgens uw geüploade bestand. ● Klik vervolgens op ‘delen’. Nu zijn er 2 opties: ○ 1} Via  E-mail delen: ■ Geef een e-mailaddres op en druk op enter. Hierna kan u nog een adres ingeven. ■ Eventueel kan u een notitie toevoegen in het tweede vak. ■ Door op ‘ontvangers kunnen bewerken’ te drukken kan u extra opties toevoegen. ● Klik op ‘ontvangers kunnen bewerken’. ○ Als uw wilt dat de ontvangers enkel het document kunnen lezen, maar niet beweken kiest u de andere optie. ○ Bij de andere optie kan u kiezen of de ontvangers zich moeten aanmelden met een Microsoft-account of niet. ■ Het gebruiksvriendelijkste is deze optie op standaard zonder Microsoft-account te laten. ■ U kunt uw instellingen aanpassen door op de gegvens onder ‘Gedeeld met’ te klikken. ● De peronen die via e-mail hebt toegevoegd vindt u hier ook terug. ○ U kunt peronen de toegang weigeren of beperkte toegang geven (bv.: alleen weergeven) ■ U bent nu klaar. ○ 2} Via  een link delen: ■ Klik op ‘krijg een link’ ■ Nu zijn er weer twee opties: ● 1| Bewerkingslink:  ○ Kopieer de link en post deze waar u wenst (BV.: een Facebookgroep, bericht, mail, website, …)

○

■

■

LET OP! Iedereen met wie u deze link deelt kan het document bewerken! ● 2| Weergavelink:  ○ Klik op ‘genereer nieuwe link’ ■ Kopieer de link en post deze waar u wenst (BV.: een Facebookgroep, een bericht, een mail, een website, …) ■ LET OP! Iedereen met wie u deze link deelt kan het document weergeven, niet bewerken! U kunt uw instellingen aanpassen door op de gegvens onder ‘Gedeeld met’ te klikken. ● U kunt de links hier ook verwijderen. ● De peronen die via e-mail hebt toegevoegd vindt u hier ook terug. ○ (Hier meer over bij: ‘1} Via E-mail delen’) U bent nu klaar.

2b) Bestanden delen via het prgramma: ● Zorg dat u bent aangemeld in uw programma. ● Kies het bestand dat u wilt delen. ○ Open dit bestand. ● Klik rechtsboven op ‘delen’. ○ U krijgt een pop-up scherm ● Klik op ‘Onedrive’. ● Nu zijn er 2 opties in de band links: ○ 1} Via  E-mail delen: ( Blauwe pijl) ■ Voer een e-mail in en druk op enter. ● U kan nu eventeel nog een e-mail toevoegen. ● Kies of deze persoon het document mag bewerken of enkel bekijken. ● Eventueel kan u een notitie toevoegen in het tweede vak. ■ Druk vervolgens op delen. U bent nu klaar. ○ 2} Via  een link delen: ( Gele pijl) ● Kies onderaan ‘Koppeling voor delen ophalen’. ● Nu zijn er weer twee opties: ○ 1| Bewerkingslink:  ■ Druk op ‘Bewerkingskoppeling maken’

■

○

Kopieer de link en post deze waar u wenst (BV.: een Facebookgroep, bericht, mail, website, …) ● LET OP! Iedereen met wie u deze link deelt kan het document bewerken! 2| Weergavelink:  ■ Klik op ‘Koppeling voor alleen weergeven maken’ ● Kopieer de link en post deze waar u wenst (BV.: een Facebookgroep, een bericht, een mail, een website, …) ○ LET OP! Iedereen met wie u deze link deelt kan het document weergeven, niet bewerken! ■ U bent nu klaar....