Stage Pv A Leandro Loswijk, 117155 PDF

Preview

Summary

Stage plan van aanpak...

Description

FHR SCHOOL OF BUSINESS

Stage Plan van Aanpak

Naam

: Loswijk

Voornaam

: Leandro

Studentnummer

: 117155

Afstudeerrichting

: Management Accounting

Stageorganisatie

: Jetzza International NV

Opdrachtgever

: FHR School of Business

Titelpagina

Gegevens student Naam

: Loswijk

Voornaam

: Leandro

Studentnummer

: 117155

Hoofdrichting : Finance

Gegevens stageorganisatie Naam stageorganisatie: Jetzza International NV Adres

: Fred Derbystraat 127

Praktijkbegeleider

: Dhr. Earl Alladien

Gegevens instituut Opdrachtgever

: FHR School of Business

Adres

: Burenstraat 23, Paramaribo, Suriname

Telephone

: +597-425101

Websites

: www.fhrinstitute.sr / www.fhrinstitute.org

Stage intake

: oktober 2019

Stagebegeleider

: Dhr.Premchand Vishal

Paramaribo, 9 December 2019

i

Voorwoord Een goed plan is het halve werk. Het plan van aanpak stel ik op voor mijn stageperiode die november 2019 van start ging. Echter behelst het plan het tijdvak van 2 december 2019 tot 13 maart 2020. In opdracht van de FHR School of Business en ten behoeve van mijn stage concipieer ik dit plan van aanpak. Het plan van aanpak geeft een indruk over de stage organisatie en de werkzaamheden die gevoerd zullen worden tijdens mijn stage. De organisatie waar ik stagiaire ben is Jetzza International NV (Jetzza). Het is een handelsonderneming die voornamelijk bouwmaterialen verhandeld. Los van mijn stageperiode ben ik ook werkzaam binnen de organisatie, inmiddels al 4.5 jaar. Hierdoor heb ik een aanvraag kunnen indienen voor stage verkorting.

Ik spreek de hoop uit dat in het plan van aanpak opgenomen stappen met goed gevolg worden doorlopen. Verder wil ik alvast mijn dank betuigen aan Jetzza voor hun medewerking. Zonder hun toezegging voor mijn stageplek was dit plan van aanpak geen feit geworden. Ook bedank ik de stage coördinator voor het op tijd uploaden van de template voor het plan van aanpak. Als laatst wil ik van harte bedanken mijn stagebegeleider voor de begeleiding reeds geboden.

Leandro Loswijk Paramaribo, 9 december 2019

ii

Lijst met tabellen en figuren Tabellen Table 1: SWOT Jetzza.............................................................................................................8 Table 2: Werkzaamheden......................................................................................................12 Table 3: Stage planning.........................................................................................................13

Figuren Figure 1: Logo Jetzza..............................................................................................................6

Inhoudsopgave

Table of Contents iii

FHR SCHOOL OF BUSINESS............................................................................................1 Titelpagina................................................................................................................................ i Voorwoord...............................................................................................................................ii Lijst met tabellen en figuren....................................................................................................iii Inhoudsopgave.......................................................................................................................iv 1.

Inleiding............................................................................................................................5

2.

De stage organisatie........................................................................................................6

3.

De werkplek..................................................................................................................... 9

4.

Begeleiding en praktijkbegeleider...................................................................................11

5.

De werkzaamheden.......................................................................................................12

6.

Verdiepend onderzoek...................................................................................................16

7.

Competentie-ontwikkel plan...........................................................................................20

Literatuurlijst.......................................................................................................................... 23 Bijlage 1 : tentatieve organogram Jetzza...............................................................................24

iv

1.

Inleiding

Jetzza International NV is een begrip aan het worden in Suriname. Menigeen die op een of ander wijze betrokken is met de woningbouw komt in aanraking met de organisatie. De organisatie wordt voor het gemak Jetzza genoemd. Dit kan gezien worden als de handelsnaam van de organisatie. Mijn stage onderwerp binnen het bedrijf is voorraadbeheer. In het plan van aanpak geef ik alvast een uiteenzetting van de stage organisatie, de werkplek en de stage werkzaamheden. De praktijkbegeleider wordt in kaart gebracht en ook de manier en tijdsbestek van de begeleiding wordt in het plan van aanpak behandeld.

In dit document komt aan de orde de tijdplanning van de aantal uren die besteed worden aan de stage. Verder zullen voor deze stage, met dit plan van aanpak, de te leveren producten uitgewerkt worden. De producten zijn: 

Een verdiepend onderzoek, waarin het probleem wordt beschreven, onderzocht en geanalyseerd.



Een competentie-ontwikkelplan, waarin 7 leerdoelen gekoppeld aan 7 competenties worden beschreven en bewezen.



Een stageverslag, waarin de verschillende aspecten van de stage worden beschreven.

Het plan van aanpak is de basis van mijn stage. Het uitstippelen van de planning, het in kaart brengen van de werkzaamheden, het in grote lijnen beschrijven van het onderzoek en de beschikbare competenties bewijzen kunnen gezien worden als de kritische succesfactoren. Ik heb 2 jaar theoretische kennis opgedaan en mag nu een plan uitschrijven voor het toepassen in de praktijk.

5

2.

De stage organisatie

Jetzza opende haar deuren op 11 augustus 1995 als te zijn een handelszaak in bouwmaterialen. Sinds toen is Jetzza uitgegroeid tot een speciaalzaak in constructie en installatiematerialen van hoogwaardig kwaliteit.

Naam organisatie: Jetzza International NV Adres: Fred Derbystraat 127, Paramaribo – Suriname Telefoon: +597-425231 Email adres: [email protected] (management) Contactpersoon: John Alladien (Algemeen Directeur) Website: www.jetzza.com

Figure 1: Logo Jetzza

Externe organisatie

Bedrijfstak: Handel. Sector: Tertiaire sector, commerciële dienstverlening. Kernactiviteiten: Het importeren/inkopen, opslaan en verkopen van handelswaar met winst als oogmerk. De goederen worden betrokken uit het buitenland bij een public warehouse of de producent. Lokaal worden deze goederen gedistribueerd onder wederverkopers en verkocht op basis van business-2-consumer en business-2-business concepten. Het 6

assortiment van Jetzza bestaat uit ongeveer 5000 items. Kwaliteit en klantgerichtheid staan bovenop. De warenvoorraad bestaat onder andere uit elektra, waterleiding-, gas-, plaat- en isolatiemateriaal. De laatste jaren is het assortiment uitgebreid met tegels, tegeltoebehoren, systeemplafond, meubel-accessoires en laminaat vloeren. Strategie: Jetzza heeft veel producten in haar assortiment, hierdoor hanteert Jetzza per segment/productgroep een bepaalde strategie. Voor een aanzienlijk deel is Jetzza marktleider. Ze heeft een groot marktaandeel en bepaald de trend ten aanzien van materiaal en prijzen. Ook heeft Jetzza producten die zij middels de strategie van de uitdagers probeert te verhandelen. Het bedrijf zoekt naar innovatieve producten als substituut en richt zich op de behoefte en wensen van de klant. Een ander strategie die Jetzza hanteert is die van de nichespeler. Jetzza importeert voor specifieke groepen/klanten specialistisch materiaal. Deze dienst biedt ze aan middels de zogeheten “special order” optie. Werkgebied: Internationaal en nationaal.

Interne organisatie

De missie en de visie van Jetzza worden gereviseerd. De bedoeling is dat de organisatie het komend jaar (2020) zich gaat richten op het formuleren van een missie en visie die past bij de hedendaagse identiteit, doelstellingen en toekomstbeeld van Jetzza. In dat kader kan ik geen missie en visie plaatsen, ook de oude niet, omdat de organisatie zich niet meer identificeert met de oude.

Kenmerken interne organisatie Jetzza is een middelgrote organisatie met een huidig personeelsbestand van 27 personen. Het bedrijf maakt momenteel een transitie door. Het is haar voornemen om te herstructureren. De organisatie heeft slechts 1 vestiging, dus geen filialen. De organisatie heeft wel meerdere locaties voor het opslaan van de voorraden. Het bedrijf is redelijk geautomatiseerd en heeft de processen in grote lijnen beschreven.

Structuur en cultuur De voorheen omschreven situatie van herstructurering is bij de structuur ook aan de orde. Net zoals bij de missie en visie voldoet het huidig organogram niet. Op verzoek van mij heeft de HRM van Jetzza (Mvr. Radha Chin) een organogram geschetst dat de huidige situatie in grote lijnen weergeeft (bijlage 1: tentatieve organogram Jetzza). Jetzza heeft verder een cultuur waarbij medewerkers vrij over de vloer kunnen bij de directie. Communicatie tussen medewerkers, afdelingen en met de directie worden bemoedigd. Jetzza is een hechte organisatie met familiare waarden en normen, dus heeft een familiecultuur[ CITATION Nie17 \l 1033 ]. Weliswaar mag ik zeggen dat als ik de beoogde doelen bekijk van Jetzza zij 7

een transitie gaat doormaken naar een organisatie met een marktcultuur[ CITATION Nie17 \l 1033 ]. Meer richten op externe positionering met beheersbaarheid van de interne omgeving.

SWOT Jetzza Table 1: SWOT Jetzza

Sterktes  Grote mate van automatisering 

Zwaktes  Capaciteitsprobleem qua menselijk

Uitgebreid assortiment

kapitaal en fysieke infrastructuur

Kansen  Uitbreiding online betaalsystemen in Suriname 

Kans

op

 Herstructurering noodzakelijk Bedreigingen  Nieuwe toetreders op de markt 

specialisatie

in

Valuta risico/tekort

een

nichemarkt

Uit de SWOT van Jetzza is te zien wat op dit moment hun interne en externe omgeving te bieden heeft.

8

3.

De werkplek

Ik neem plaats op de afdeling Buying & Sales. Ik ben werkzaam bij de organisatie als Business Controller en neem waar in mijn oude functie als Assistent-Manager Buying & Sales. Vanwege logistieke- en capaciteitsredenen neem ik nog plaats op deze afdeling. Door de dag heen kom ik ook terecht op de overige afdelingen, indien mijn werkzaamheden dat behoeven. Vanwege de automatisering kan ik vanuit deze afdeling, Buying & Sales, al mijn werkzaamheden doen en tegelijkertijd mijn stage lopen. De afdeling is ook de grootste en telt 7 medewerkers. De afdeling is in het midden van de showroom van de handelszaak. Elke medewerker op de afdeling heeft een computer en een bureau. Alle afdelingen beschikken over internet en de meeste afdelingen zijn geautomatiseerd. De afdeling waarop ik zit heeft toegang tot bepaalde applicaties en programma’s. Een deel van de programma’s zijn “cloud based’, dus niet op de fysieke server. Op mijn computer heb ik toegang tot meer programma’s dan de overige computers, dit vanwege de autorisatie die ik in mijn functie geniet.

Werkzaamheden en taken Business Controller In deze functie ben ik belast met het controleren en analyseren van rapporten. De nodige rapporten die voortvloeien uit de bedrijfsvoering zoals; maandprognoses, kostprijsberekeningen en verkooprapporten moet ik gebruiken voor besluitvorming. De prestatie indicatoren dien ik op te stellen en in de gaten te houden. Ook heb ik in deze functie een adviserende rol ten aanzien van verbeteringen en investeringen.

Werkzaamheden en taken Buying & Sales Het controleren en plaatsen van inkooporders. De offerten die voortvloeien uit de inkoopaanvragen controleren en rapportage opsturen naar de directie. Verder moeten de medewerkers op deze afdeling klanten ontvangen in de showroom en helpen met hun koopbeslissingen. De medewerker heeft een adviserende rol, waarin hij de klant informeert over producten. Het uiteindelijk converteren van prospectieve verkopen tot werkelijke verkopen is ook een taak. Verder houdt de medewerker de verkoopcijfers in de gaten en adviseert de leiding over beslissingen ten aanzien van het assortiment. Deze afdeling is ook belast met de communicatie ten aanzien potentiële- en bestaande klanten, zowel via de telefoon als via de mail.

9

De afdeling waar ik zit gedurende mijn werkzaamheden en tijdens mijn stage heeft een centrale plek binnen de organisatie. Gezien de organisatie in de handel zit behoren het inkopen en verkopen tot de kernactiviteiten van de organisatie.

De werktijden van de afdeling zijn hetzelfde als die van de gehele organisatie: 

Maandag tot vrijdag van 8.00 – 16.30u.



Zaterdag van 8.00 – 13.00u.

10

4.

Begeleiding en praktijkbegeleider

Het tijdbestek voor begeleiding. Vanwege het feit dat ik de verkorte stage doe, dus bewezen is dat ik bepaalde competenties al heb, zal de begeleiding minimaal zijn. De tijdsbesteding voor begeleiding wordt dus gesteld op 1 uur per week. De dag in de week waarop de begeleiding zal plaatvinden wordt bepaald aan de hand van werkdrukte en behoefte. Verder zullen tussentijdse producties opgestuurd worden naar de praktijkbegeleider ter verkrijging van feedback.

De praktijkbegeleider Naam: Earl Alladien Functie: Commercieel Directeur Opleidingsniveau: Universitaire Ervaring stagebegeleiding: 1 student. De FHR student Jason Tjon.

Deze praktijkbegeleider is de meest geschikte binnen het bedrijf, dit vanwege mijn stage onderwerp. Ik onderzoek het voorraadbeheersysteem bij Jetzza. De praktijkbegeleider werkt ongeveer 20 jaar al bij Jetzza en is de ontwerper van het huidig voorraadbeheersysteem.

11

5.

De werkzaamheden

De werkzaamheden die ik dagelijks zal verrichten tijdens mijn stageperiode zijn dezelfde die ik tijdens mijn normale werkperiode verricht. Ik heb geen speciale werkzaamheden ingecalculeerd, opdat de stage met beter gevolg wordt afgerond. De werkzaamheden die ik elke dag verricht heb ik in hoofdstuk 3 besproken. Ik heb tussen mijn werkzaamheden tijd ingepland wanneer ik alleen bezig ben met mijn stage.

De werkzaamheden die bijdragen aan mijn stage en affiniteit hebben met mijn studierichting heb ik hieronder ingedeeld:

Table 2: Werkzaamheden

Werkzaamheden Controle en aanpassingen

Soort Voorbereidend

Zelfstandigheid Heel

doorvoeren bij inkooporders Inkoopen

Uitvoerend

Heel

Uitvoerend

Heel

inkooporders controleren Zorgen voor de naleving van

Ondersteunend

Heel

het kortingenbeleid Adviseren ten aanzien van

Beleidsbepalend

Matig

budgetten en kostenplaatjes Adviseren ten aanzien van

Beleidsbepalend

Matig

verkoopprognoses analyseren Kostprijsberekeningen

van

nieuwe

business

mogelijkheden Het observeren

van

de

ondersteunend

Heel

stroom van processen Het adviseren van

de

Ondersteunend

Matig

sales promotion kansen Mede strategieën bedenken

Beleidsbepalend,

Heel

en uiteenzetten

ondersteunend en uitvoerend

marketing ten aanzien van

Verantwoordelijkheden en bevoegdheden Ik heb tijdens mijn werkzaamheden de verschillende verantwoordelijkheden: 1. Controle verantwoordlijkheden 12

2. Leidinggevende verantwoordelijkheden 3. Rapportage verantwoordelijkheden 4. Analyse verantwoordelijkheden 5. Adviserende verantwoordelijkheden Verder ben ik bevoegd om zelfstandig beslissingen te nemen op tactisch niveau: 1. Het beheren van uitvoeringsprocessen 2. Het berekenen en bepalen van verkoopprijzen en winstmarges 3. Contact op te nemen met bestaande en nieuwe leveranciers 4. Het bepalen van bestel momenten en voorraadniveaus 5. Het geven van opdrachten aan collega’s en waarderen van de medewerkers op basis van hun prestatie

Kijken buiten de afdeling Vanwege mijn plaats in de organisatie en de werkzaamheden en taken daaraan gekoppeld is het mogelijk om vaker buiten de afdeling mijn bijdrage te leveren. Als Business Controller behoor ik tot het strategisch management, dus krijg ik informatie over de hele organisatie. Voor mijn stage zal ik in contact moeten treden met de financiële afdeling. Ook zal ik de logistieke processen moet nagaan op de desbetreffende afdelingen. Door mijn rol in de organisatie zullen deze activiteiten veel gemakkelijker gebeuren.

Planning Totaaloverzicht van de stage waarin het verdiepend onderzoek en competentie-ontwikkelplan (COP) afgewikkeld worden: Table 3: Stage planning

Week 1

periode 2-9 dec ‘19

Uren

Activiteiten 20 Plan van

Deadline 9 dec ‘19

Resultaat Plan van aanpak

16 dec ‘19

Interview

aanpak 2

9-16 dec ‘19

opstellen 20 Interview vragen opstellen

en

codeboek en

codeboek 3

16-23 dec ‘19

maken 20 Interviewen en

4

23-30 dec ‘19

transcriberen 20 Data invoeren in SPSS

23 dec ‘19

Getranscribeerd

30 dec ‘19

e interviews Data view

en

Variabel view in SPSS 13

5

6-13 jan ‘20

20 Werken

aan

13 jan ‘19

Hoofdstuk 1 en 2

hoofdstuk 1 en

verdiepend

2

onderzoek

van

het

verdiepend 6

13-20 jan ‘20

onderzoek 20 Werken aan hoofdstuk

7

20-27 jan ‘20

3-10 feb ‘20

10-17 feb ‘20

onderzoek

onderzoek en

concept COP

COP 20 Werken

aan

27 jan ‘20

11

9-13 mar ‘20

Hoofdstuk

4

verdiepend

onderzoek

onderzoek en

tweede concept

COP 20 Werken

aan

10 feb ‘20

5

COP Hoofdstuk

verdiepend

onderzoek

onderzoek en

derde

COP 20 Screenen

en

5

verdiepend

17 feb ‘20

en

concept

COP Concept<...