Taller N°7 No conformidades - Norma ISO 9001 Marlin Stefany Caicedo Manyoma PDF

Preview

Summary

Trabajo de calidad ...

Description

UNIVERSIDAD DEL CAUCA FACULTAD DE CIENCIAS AGRARIAS PROGRAMA DE INGENIERÍA AGROINDUSTRIAL ASIGNATURA: GESTIÓN DE LA CALIDAD ESTUDIANTE: Marlín Stefany Caicedo Manyoma TALLER Nº 7 NORMA ISO 9001:2015 IDENTIFICACIÓN Y REPORTES DE NO CONFORMIDADES Una vez analizada y entendida la norma ISO 9001:2015 es importante entrenar el criterio para determinar cuando se incumple o no, uno o más de sus numerales. A continuación se presentan varios ejercicios para agudizar la toma de decisiones al respecto. OBJETIVO: El objetivo que se persigue con este taller es que quien lo desarrolle adquiera habilidades en auditoría de la norma ISO 9001:2015. METODOLOGÍA: - Lea la norma ISO 9001:2015 y analice detenidamente cada uno de sus numerales. - Desarrolle su contenido, teniendo en cuenta lo analizado y consultando al mismo tiempo, la norma ISO 9001:2015. - Este taller se puede trabajar individualmente o en grupo. CONTENIDO: 1. Lea el siguiente párrafo y clasifique, marcando con una equis (X), en la respectiva casilla frente a cada una de las declaraciones que aparecen en el cuadro, como un “hecho” o una “inferencia” según su criterio. Use las siguientes definiciones: HECHO: declaración fácilmente verificable revisando su fuente. Un hecho es un dato dado, probado y que tiene un valor de verdad asociado INFERENCIA: declaración sobre lo desconocido basada en lo que se conoce. “Jones, quien negocia en la compañía XYZ, tenía programada una reunión a las 10 en punto de la mañana en la oficina del señor Smith para discutir los términos de un pedido grande. En el camino hacia esa oficina Jones se resbaló en el piso recién encerado, lo que resultó en una pierna bastante golpeada. En el momento en que Smith fue notificado sobre el accidente, Jones se encontraba camino del hospital para unas radiografías. Smith llamó al hospital para informarse, pero parecía que nadie allí sabía nada acerca de Jones. Es posible que Smith haya llamado al hospital equivocado”. DECLARACIÓN 1. El señor Jones es un comprador. 2. Se suponía que el señor Jones se encontraría con el señor Smith. 3. Jones tenía programada una reunión a las 10 en punto. 4. El accidente ocurrió en la compañía XYZ. 5. Jones fue llevado al hospital para radiografías. 6. En el hospital al que llamó el señor Smith nadie tenía conocimiento sobre Jones. 7. Smith había llamado al hospital equivocado.

HECHO

INFERENCIA X

X X X X X X

Documento preparado por: Juan Fernando Vergara E. M.Sc. Docente asignatura Gestión de la Calidad.

UNIVERSIDAD DEL CAUCA FACULTAD DE CIENCIAS AGRARIAS PROGRAMA DE INGENIERÍA AGROINDUSTRIAL 2. Analice los casos que se mencionan a continuación estableciendo si existe o no una “No conformidad”. En el caso que considere que exista una no conformidad, relacione el numeral de la norma que se estaría incumpliendo. 2.1 No se encontró el procedimiento de Revisión por la Dirección, sin embargo el Gerente nos mostró el acta de la reunión del comité gerencial en el que se revisó el sistema de calidad. No conformidad:

Si: _____

No: __X___

Numeral: _________

2.2 En la bodega de almacenamiento se encontraron varios huacales destruidos y varios productos rotos, el responsable de dicha bodega dice que un operario nuevo fue el que causó el daño debido a que fue necesario ponerlo a trabajar porque el titular del cargo renunció. No conformidad: Si: __X__

No: _____

Numeral: __7.1.2 / 7.2 b, c / 8.5.4______

2.3 Al revisar los registros de auditorías internas, se encontró que el área de entrenamiento no ha sido auditada; el auditor líder (responsable del proceso) dice que no es necesario porque este departamento fue excluido del sistema porque no incide en la calidad de la empresa. No conformidad:

Si: __X___

No: _____

Numeral: ____7.2 / 9.2.1_________

2.4 El procedimiento de documentos define que todos los documentos correspondientes a un contrato, deben identificarse con un sello que indique el número del contrato; al revisar varios documentos del contrato 189 del cliente, no se encontró este sello; el dueño del proceso menciona que este sello no es necesario porque la documentación del cliente viene con su logotipo y es inconfundible. No conformidad:

Si: ___X__

No: _____

Numeral: _7.5.3.2 / 7.5.2______

2.5 Para la evaluación de las hojas de vida en una organización todo cargo tiene una competencia laboral que está definida por un perfil. En ese perfil se detalla claramente el nivel educativo, la experiencia requerida para el cargo, las habilidades y el nivel de formación necesario. El auditor revisa las carpetas de los operarios y encuentra uno que no cumple con los requisitos definidos de educación. El director de recursos humanos dice que la persona está avalada por experiencia, tiene 20 años en el cargo y que por ello no se ha realizado una formación ni se va a programar entrenamiento para esa persona en los siguientes meses. “El sabe lo que tiene que hacer” menciona el director. El auditor no encuentra ningún documento de la empresa en el que se definan criterios para avalar la experiencia como parte de la educación. No conformidad:

Si: ___X__

No: _____

Numeral: _____7.2.b y d_________

Documento preparado por: Juan Fernando Vergara E. M.Sc. Docente asignatura Gestión de la Calidad.

UNIVERSIDAD DEL CAUCA FACULTAD DE CIENCIAS AGRARIAS PROGRAMA DE INGENIERÍA AGROINDUSTRIAL 3. Las siguientes son descripciones de incidentes observados por un auditor durante el desarrollo de una auditoría externa. Luego de leer las descripciones de todos los incidentes Ud. debe determinar cuáles situaciones requieren un reporte de no conformidad. Se requiere adicionalmente que examine cuidadosamente los incidentes y aplique una de las siguientes opciones: a. Si Ud. cree que existe suficiente evidencia objetiva de una no conformidad, entonces diligencie un reporte de no conformidad en el formato anexo y clasifíquela como “mayor” o “menor”. En el reporte de no conformidad, Ud. debe describir el hallazgo y seguido a lo anterior, especificar el numeral de la norma que se está incumpliendo. No conformidad mayor: es el incumplimiento de un requisito que constituye una falla total del Sistema de Gestión para su cumplimiento con respecto a un referencial o norma de certificación o la reducción de la capacidad del Sistema de Gestión para cumplir requisitos especificados. Un número de no conformidades menores contra un requisito, puede representar una falla total del sistema y por tanto ser consideradas como una no conformidad mayor. No conformidad menor: es el incumplimiento de un requisito, cuyo resultado de su revisión indica que su impacto no afecta la capacidad de la organización para cumplir con los requisitos especificados de la norma de certificación. b. Si Ud. cree que no hay suficiente evidencia objetiva de una no conformidad, entonces debe indicar sus razones en el espacio inferior del reporte. Ud. también debe indicar qué debe hacer el auditor a continuación, por ejemplo, identificar lo que se debe verificar antes de determinar la existencia de una no conformidad. INCIDENTES: 3.1 El auditor ha entrevistado a diez funcionarios de diferentes departamentos sobre la influencia de su labor en la eficacia del sistema de gestión de la calidad. Siete de los diez entrevistados han recitado textualmente la Política y Objetivos de Calidad pero sin dar explicación sobre lo solicitado por el auditor. El auditor aclara la intención de su pregunta pero los entrevistados no explican como su trabajo se relaciona con el sistema de gestión de calidad de la empresa. 3.2 ABC Ltda. es un fabricante de productos electrónicos. Durante una auditoría en el área de producción, el auditor está observando el sellado de la línea de producción Número 1, el cual se encuentra en operación normal. El termómetro muestra 270 grados Celsius. El instrumento tiene rótulo de calibración válido. El auditor pide ver la Especificación de Proceso para esta etapa. El operario le muestra la versión actual de la Especificación PSC02 que estipula: Temperatura: 250 ± 5 grados Celsius.

Documento preparado por: Juan Fernando Vergara E. M.Sc. Docente asignatura Gestión de la Calidad.

UNIVERSIDAD DEL CAUCA FACULTAD DE CIENCIAS AGRARIAS PROGRAMA DE INGENIERÍA AGROINDUSTRIAL El auditor pregunta al operario la frecuencia con que se lee la temperatura. El operario le explica que esto se hace normalmente cada 5 minutos y se registra en el cuadro de proceso. El auditor verifica los cuadros correspondientes a los últimos días que esto se hace normalmente y nota que las lecturas de los parámetros no han sido registradas desde el último cambio de turno que se realizó una hora antes (12 lecturas). El operario le explica que él estaba ocupado limpiando un equipo de la sala contigua y no había tenido tiempo de tomar las lecturas. Previamente el auditor había revisado el procedimiento PP16 que de hecho requiere la verificación y registro de la temperatura del proceso cada 5 minutos. Investigaciones adicionales mostraron que todo el lote producido en ese cambio de turno no cumplió con los requisitos de calidad. 3.3 De ocho procedimientos impresos y disponibles en los lugares de trabajo, el auditor observa que la versión de éstos es anterior a la indicada por el Sistema de Administración de Documentos. Los responsables de ejecutar los procedimientos indican que no se les ha informado sobre el cambio de versión. El auditor verifica con el responsable de la documentación que las versiones vigentes son las indicadas en el sistema de administración de documentos. Al estudiar el procedimiento de Control de Documentos PC001, observa que no se indica como se manejan los cambios y el retiro de obsoletos. 3.4 En la sala de operaciones el auditor observó dos medidores de tensión sobre una mesa que se halla en un rincón. El tensiómetro de serie Nº1624 tiene un rótulo pegado que indica la fecha para calibración, la cual era hace cuatro meses. El otro de serie Nº1636 no tiene ningún rótulo de calibración pegado. 3.5 Durante la auditoría a la alta dirección para una certificación, el auditor solicitó las actas del proceso de revisión. Éstas no contenían en su análisis la retroalimentación de los clientes y usuarios. El director responde que no se ha incluido porque el resultado de las encuestas no ha llegado a su oficina ya que lo contrataron con un tercero que no ha terminado el proceso. 3.6 En el departamento de planeación el auditor revisó la lista documentada de cinco objetivos de calidad para ese departamento. El auditor preguntó si la planificación de los objetivos fue documentada. El director de planeación respondió que este documento no fue preparado, porque él creyó que esto suprimiría la creatividad. 3.7 En la oficina del representante de la dirección, el auditor revisa los reportes de auditoría interna y nota lo siguiente: El reporte 03 muestra dos acciones correctivas pendientes (vencidas desde hace diez meses). El reporte 05 muestra una acción correctiva pendiente (vencida hace seis meses). El reporte 07 muestra una acción correctiva pendiente (vencida hace cuatro meses). No hay evidencia de una acción de seguimiento por parte de los auditores. REDACCIÓN DE UN REPORTE DE NO CONFORMIDAD La redacción de un reporte de una no conformidad debe de contener: 1. El lugar, el hallazgo y/o la situación que evidencia el incumplimiento de alguna cláusula o numeral de la norma 2. El numeral de la norma ISO 9001:2015 que está incumpliendo Documento preparado por: Juan Fernando Vergara E. M.Sc. Docente asignatura Gestión de la Calidad.

UNIVERSIDAD DEL CAUCA FACULTAD DE CIENCIAS AGRARIAS PROGRAMA DE INGENIERÍA AGROINDUSTRIAL

Ejemplo de redacción de un reporte de no conformidad: Incidente 3.1 - Categoría: No conformidad mayor Siete de diez funcionarios de diferentes departamentos que fueron entrevistados, no pudieron explicar como su trabajo contribuye a la eficacia del sistema de gestión de la calidad de la empresa. Lo anterior incumple el literal c. de la cláusula número 7.3 de la norma NTC ISO 9001:2015. REPORTE DE NO CONFORMIDAD Incidente nº: 3.2 Compañía auditada: ABC Ltda Nota nº: 1 Área bajo revisión: Producción ISO 9001:2015 cláusula nº: segundo párrafo del numeral 7.1.5.2 y el 7.1.2 Categoría: mayor ( X ) menor ( ) La máquina de sellado se encuentra operando de manera normal con una temperatura de 270°C, cuando en las Especificaciones de Procesos PSC02 estipula que la temperatura debe ser 250 ± 5 grados Celsius, esto incumple el segundo párrafo del numeral 7.1.5.2 de la ISO 9001 del 2015. Así mismo, se evidencia que la temperatura debe verificarse y registrarse cada 5 minutos estipulado en el procedimiento PP16, y esta no ha sido registrada desde hace una hora, incumpliendo así con el numeral 7.1.2 de la ISO 9001 del 2015. Auditor: Marlín Stefany Caicedo REPORTE DE NO CONFORMIDAD Incidente nº: 3.3 Compañía auditada: Nota nº: 2 Área bajo revisión: Gestión de documentos ISO 9001:2015 cláusula nº: 7.5.3.2 Literal c Categoría: mayor ( ) menor ( X ) Se identifica que al estudiar el procedimiento de Control de Documentos PC001, no hay un control de cambios o de versión y retiro obsoleto de los documentos, lo cual indica claramente un incumplimiento del numeral 7.5.3.2 del literal c. Auditor: Marlín Stefany Caicedo REPORTE DE NO CONFORMIDAD Compañía auditada: Área bajo revisión: Sala de operación Categoría: mayor ( X ) menor (

Incidente nº: 3.4 Nota nº: 3 ISO 9001:2015 cláusula nº: )

Se identifica que hay dos medidores de tensión, uno no cuenta con calibración actualizada y el otro no se le ha hecho calibración, es decir los equipos no muestran identificación de su estado de verificación y/o calibración. Indica un cumplimiento en 7.1.5.2 literal a y b de la ISO de 9001 del 2015. Auditor: Marlín Stefany Caicedo

Documento preparado por: Juan Fernando Vergara E. M.Sc. Docente asignatura Gestión de la Calidad.

UNIVERSIDAD DEL CAUCA FACULTAD DE CIENCIAS AGRARIAS PROGRAMA DE INGENIERÍA AGROINDUSTRIAL REPORTE DE NO CONFORMIDAD Incidente nº: 3.5 Compañía auditada: Nota nº: 4 Área bajo revisión: ISO 9001:2015 cláusula nº: c 1 de la cláusula 9.3.2 ; el segundo párrafo de 8.4.1 Categoría: mayor ( ) menor ( X ) Las actas del proceso de revisión no contienen análisis de retroalimentación de los clientes y usuarios, puesto que no han llegado los resultados de la encuesta que fue contratada por terceros. Esto es un incumplimiento del literal c 1 de la cláusula 9.3.2 y 8.4.1 segundo párrafo de la ISO 9001 del 2015. Auditor: Marlín Stefany Caicedo REPORTE DE NO CONFORMIDAD Incidente nº: 3.6 Compañía auditada: Nota nº: 5 Área bajo revisión: ISO 9001:2015 cláusula nº: 6.2.2 Categoría: mayor ( ) menor ( ) No hay suficiente evidencia para establecer una no conformidad, ya que en el numeral 6.2.2 de la ISO 9001 2015, no establece que se deba documentar la planeación de los objetivos, el auditor debe revisar esta normativa para verificar que no hay una no conformidad. Auditor: Marlín Stefany Caicedo REPORTE DE NO CONFORMIDAD Incidente nº: 3.7 Compañía auditada: Nota nº: 6 Área bajo revisión: Auditoría interna/ acciones correctivas ISO 9001:2015 cláusula nº el literal e de la cláusula número 9.2.2 y literales a.1, c, d de la cláusula número 10.2.1 Categoría: mayor ( x ) menor ( ) Se evidencia en el reporte de auditoria interna, acciones correctivas pendientes sin evidencia de una acción de seguimiento. Lo anterior incumple el literal e de la cláusula número 9.2.2 y los literales a.1, c, d de la cláusula número 10.2.1 de la norma NTC ISO 9001:2015. Se clasifica como una no conformidad mayor porque ya es una reiterativo. Auditor: Marlín Stefany Caicedo

Documento preparado por: Juan Fernando Vergara E. M.Sc. Docente asignatura Gestión de la Calidad....