Tarea 1. Administración del tiempo PDF

Title Tarea 1. Administración del tiempo
Author Lorena HM
Course derecho mercantil
Institution Universidad Tecnológica Fidel Velázquez
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ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO CONCEPTOS BÁSICOS

ALUMNA HERNANDEZ MARTINEZ LORENA ESTEFANIA MATRICULA 18301028 GRUPO 705 EJECUTIVA

LIC. FERNANDO ISAIAS AGUILAR MARIN

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Índice Conceptos sobre la administración del tiempo -------------------------------------------------------2 Administración del tiempo ------------------------------------------------------------------------------------2 Eficiencia y efectividad-----------------------------------------------------------------------------------------3 Urgente e importante--------------------------------------------------------------------------------------------4 Mitos y enemigos del tiempo --------------------------------------------------------------------------------5 Planeación del tiempo y sus herramientas ------------------------------------------------------------6 Agenda Ejecutiva. ---------------------------------------------------------------------------------------------6 Matriz de administración del tiempo.-----------------------------------------------------------------7 Ejemplos -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------9 Conclusión-------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 10 Bibliografía-------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 11 Tabla de ilustraciones --------------------------------------------------------------------------------------------- 11

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Administración del tiempo ADMINISTRACIÓN

TIEMPO

Proceso social que lleva consigo la responsabilidad de planear y regular en forma eficiente las operaciones de una empresa para lograr un propósito dado. (Universidad ING, 2007)

En resumidas palabras se puede definir el tiempo como un proceso continuo en el cual suceden eventos que vienen del pasado, pasan por un presente y van hacia el futuro. (Administración del tiempo , 2021)

Conceptos sobre la administración del tiempo Administración del tiempo La administración del tiempo se refiere a analizar el uso que le damos a este recurso de forma regular, para así comprender la forma más adecuada de usarlo en forma efectiva. El saber administrar el tiempo, es saber aprovechar al máximo las 24 horas con las que se cuentan en el día y saber organizarlo de manera eficaz y con las mejores herramientas. El reto es realizar la mayor cantidad de tareas en cierto periodo, es decir, no significa enfocarnos en una sola tarea. (Hayashida, 2017). La administración del tiempo, es muy importante para realizar las tareas que se tengan que hacer sin necesidad de prisas ni presiones, ya que con la correcta gestión del tiempo se logra eficiencia, eficacia y la realización de las tareas en el tiempo adecuado, pero para eso se necesitan modificar ciertos aspectos en la personalidad, adoptar algunos otros e implementar algunos métodos que llevarán a una mejor manera de administrar el tiempo. (11Superonce11 , 2021) La administración del tiempo consiste en ordenar y sistematizar los periodos de dedicación de las actividades cotidianas que se realizan frecuentemente.

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Eficiencia y efectividad Se puede definir efectividad como la capacidad de lograr un efecto deseado, anhelado o esperado. Es otras palabras el nivel de consecución de metas y objetivos. La efectividad hace referencia a nuestra capacidad para lograr lo que nos proponemos. En administración del tiempo es la relación entre los recursos utilizados en un proyecto y los logros

LOGROS

conseguidos con el mismo. Se entiende que la eficiencia se da cuando se utilizan menos recursos para lograr un mismo objetivo. O al contrario, cuando se logran más objetivos con los mismos o menos recursos. En otras palabras la eficiencia consiste en hacer las cosas bien. (GESTIÓN EFICAZ DEL TIEMPO: PRIMERO LO

RECURSOS

PRIMERO. , 2021) Ilustración 1. La eficiencia consiste en utilizar menos recursos para lograr el mismo objetivo.

La efectividad difiere de la eficiencia en el sentido que la eficiencia hace referencia en la mejor utilización de los recursos, en tanto que la efectividad hace referencia en la capacidad para alcanzar un objetivo, aunque en el proceso no se haya hecho el mejor uso de los recursos.

EFICIECIA

EFECTIVIDAD

Ilustración 2. Relación eficiencia y efectividad.

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PRODUCTIVIDAD

Urgente e importante Lo Urgente está dado por las tareas y actividades que exigen de nosotros una atención inmediata. Podemos definir a la atención de lo Urgente como toda tarea o actividad en la que ejercitamos nuestra capacidad de respuesta actual a los desafíos que se nos presentan. Esta capacidad se expresa a través de la producción de resultados cotidianos de una organización. •Muy urgente: Debe hacerse ahora. •Urgente: Debería hacerse ahora. •No urgente: puede hacerse después. •Tiempo no es un factor. Definimos como importante las actividades que se ocupan de atender lo que da le da sentido a la existencia a largo plazo a una organización: Lo que constituye la razón de ser o Misión. Al igual de lo que pasaría en nuestro plano personal, la definición de lo que resulta Importante para una organización, es lo que nos permite trascender nuestra realidad actual proyectándonos hacia el futuro. La atención de lo Importante es toda actividad que se ocupa de desarrollar nuestra capacidad de respuesta futura a los desafíos del entorno. (Fernández). •Muy importante: Debe hacerse. •Importante: Debería hacerse. •No tan importante: Puede ser útil, pero no es necesario. •Sin importancia: No se logra nada con ello.

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Mitos y enemigos del tiempo

ACTIVIDAD

Desiciones demoradas

Eficiencia VS. Eficacia

Trabajo duroo

Omnipoten cia y Omnipresen cia

Demasiado trabajoo

•Las personas más activas logran más. (Actividad vs. Resultados).

•Las desiciones demoradas son las mejores.

•El más eficiente es el más eficas.

•El que más trabaja´más logra.

•Solo hay que hacer lo correcto.

•La mayoria de los trabajadres justifican Falta de tiempo por exceso de trabajo.

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Planeación del tiempo y sus herramientas Agenda Ejecutiva.

Es un documento de planeación y programación de actividades basadas en la administración

del

tiempo.

Denota

principalmente

las

“acciones

a

ser

acometidas”. Es también un registro de prioridades enfocadas, por lo general, hacia la realización de objetivos, tareas, juntas. La agenda ejecutiva muchas veces tiene como complemento tablas o matrices de tiempo basadas en el establecimiento de prioridades en función de importancia o urgencia de un determinado hecho. La organización de ideas y conceptos es algunas veces parte de una agenda ejecutiva. Desde el punto de vista como medio de reuniones de negocios, la agenda se puede conocer también como ‘’’las órdenes del día’’’. La agenda se distribuye generalmente a los participantes de una reunión antes de la reunión, de modo que los asistentes estén enterados de los temas que se discutirán y puedan prepararse consecuentemente para la reunión. Generalmente la agenda tiene como encabezado la fecha, la hora y el lugar de la reunión, le sigue una serie de puntos que delinean la orden de la reunión Típicamente, los puntos en una agenda pueden ser: ·

Bienvenida y apertura de la agenda.

·

Comentarios a los puntos de la agenda.

·

Revisión y aprobación de los puntos de minuta de la reunión anterior.

·

Discusión de los asuntos pendientes de la reunión anteriores.

·

Lista de los puntos específicos a ser tratados en la reunión. Esta parte es

el cuerpo principal de la reunión y por lo cual tiene el contenido más significativo. ·

Otros puntos que permite a los asistentes expresar sus áreas de atención

·

Arreglos y anuncios para la próxima reunión.

·

La agenda es un me dio por el cual una persona la ocupa para

anotar reuniones, fechas, transacciones, apuntes, datos de reunión anterior, entrega de documentos de trabajo, etc.

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Matriz de administración del tiempo. Los dos ejes que definen una actividad son la urgencia y la importancia. Imaginemos que podemos ocupar nuestro Tiempo de cuatro maneras diferentes: cada una de ellas ocupando un cuadrante, dependiendo de su urgencia e importancia. En el cuadrante I están las cosas importantes y a la vez urgentes, que normalmente ocasionan crisis y presiones y fatigan a las personas. En el cuadrante II están las cosas importantes pero no urgentes, que tienen que ver con los resultados y que contribuyen a la misión, los valores y las metas a las que hemos dado la más alta prioridad. Estas cosas requieren de mayor iniciativa y proactividad, por lo que normalmente preferimos reaccionar a las cosas urgentes. El cuadrante III es el de las cosas urgentes pero no importantes, que requieren de atención inmediata (como contestar el teléfono cuando suena) y que normalmente están presentes y son visibles. El único alivio que las personas agobiadas del cuadrante I encuentran, es escapar hacia las cosas que no son ni urgentes ni importantes, que están en el cuadrante IV. (Universidad ING, 2007)

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URGENTE

NO URGENTE

IMPORTANTE

I ACTIVIDADES

II ACTIVIDADES



Crisis Pedidos de última Hora



Prevención



Problemas apremiantes



Construir relaciones



Proyectos cuyas fechas



Reconocer nuevas oportunidades

vencen 

Carreras



Planificación



Estrés



Recreación

III ACTIVIDADES Algunas actividades



Pláticas exageradas

populares



Televisión



Favores personales



Pérdidas de tiempo



Cambios improvisos de



Actividades agradables y



NO IMPORTANTE

IV ACTIVIDADES

planes

seductoras Comidas muy



Pláticas Algunas reuniones

largas Juegos en exceso



Correo publicitario



Llamadas telefónicas



Ilustración 3. Matriz de administración del tiempo.

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Algunas llamadas telefónicas

Ejemplos Durante mi estancia en QST Professional perspectives S, DE R.L. DE C.V. aplicamos métodos para agilizar los procesos, entre ellos se utilizó la planificación de tareas en la que se analizaron los tiempos que se implementarían en cada una de las actividades a realizar durante los cuatro meses de estadía con el fin de adaptarse al estilo, necesidades y métodos particulares de la empresa y estudiantes. Al tener las tareas divididas, las decisiones eran más fáciles de tomar, las horas de trabajo eran respetadas, la cantidad de trabajo era equivalente al trabajo a realizar. En este periodo trabajé de manera virtual por lo que hice gran uso de herramientas tecnológicas, por ejemplo la paquetería office, que por medio de la aplicación TEAMS logramos hacer presentaciones profesionales, y llegando a un segmento de mercado especifico, pudiendo así utilizar al máximo los recursos que en este caso fueron tecnológicos.

Ilustración 4. Planeación de estadía.

Durante la estadía se realizaron reuniones virtuales por medio de minutas se comentaban los puntos a tratar, para poder así aprovechar todo el tiempo de reunión. Por otro lado se estimaron tareas externas al área correspondiente. Cuyas actividades fueron elaboradas en los momentos libre.

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Conclusión El tiempo es uno de los recursos más apreciados, por lo que diagnosticar como se utiliza es de suma importancia. Saber utilizar y gestionar el tiempo de forma eficaz se convierte hoy en día en una de las principales habilidades de gestión. Si no lo tienes, es necesario buscar estrategias para aprender a gestionar el tiempo de forma eficiente. El tiempo, al ser escaso, debe gestionarse adecuadamente. Dentro de las organizaciones, existen sistemas como el la matriz de administración del tiempo u otros modelos de gestión para cumplir con sus horarios. El uso del tiempo se clasifica en dos categorías; lo importante y lo urgente. Por eso es recomendable decidir qué actividad vas a realizar durante el día para poder dar el uso necesario al mismo tiempo. De esta forma, no se descuidan los objetivos propuestos por los altos mandos. Para aprovechar este tiempo de forma más eficaz, Medidas, tienden a aprovecharlo al máximo, y todas tienen como objetivo controlar Los empleados son los mismos en lugar de avanzar hacia el control institucional. Administrar el tiempo está relacionado con administrarnos nosotros mismos, de tal manera que podamos optimizar el tiempo que tenemos. Significa conducir nuestros asuntos dentro del tiempo disponible para que podamos lograr resultados más eficaces. Debe tenerse en cuenta que la eficacia es más importante que la eficiencia. La meta debe ser el logro de objetivos, no simplemente estar ocupado. Muy a menudo, trabajar con rapidez produce problemas. Trabajando bajo presión se cometen más errores, hay menos tiempo para pensar, planificar y reflexionar antes de tomar decisiones para solucionar problemas. Como resultado, los días comienzan a parecer frenéticos.

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Bibliografía 11Superonce11 . (10 de Enero de 2021). Obtenido de https://sites.google.com/site/11superonce11/herramientas-juegos-contacto Administración del tiempo . (2021). Obtenido de https://sites.google.com/site/jmmsmacm/home/unidad-i Fernández, R. S. (s.f.). emagister. Obtenido de Administración del tiempo. : https://www.emagister.com/shared/es/cgratis_uploads_courses/5/5/3/52419.pdf GESTIÓN EFICAZ DEL TIEMPO: PRIMERO LO PRIMERO. . (17 de Enero de 2021). Obtenido de andaluciaemprende: https://www.andaluciaemprende.es/wpcontent/uploads/2019/03/Gestion-del-tiempo_lo-primero-es-loprimero.pdf?fbclid=IwAR0gcGZb9Dsz6rP8hxDw9Pl_8dhkRkpXZ8gfSK6M3kqyIEpNJeinz1kY50 Hayashida, K. (1 de Junio de 2017). venturessoft. Obtenido de ARTÍCULO: IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN DE TIEMPOS: http://www.venturessoft.com.mx/articulo-importanciade-la-administracion-de-tiempos/ Universidad ING. (2007). Administración del tiempo . México D.F.: Seguros ING S.A. de C.V.

Tabla de ilustraciones Ilustración 1. La eficiencia consiste en utilizar menos recursos para lograr el mismo objetivo. --------------------- 3 Ilustración 2. Relación eficiencia y efectividad. ---------------------------------------------------------------------------------- 3 Ilustración 3. Matriz de administración del tiempo. ---------------------------------------------------------------------------- 8

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