Tugasan Individu - Pengurusan Risiko Tugasan Individu - Pengurusan Risiko PDF

Preview

Summary

TUGASAN INDIVIDU –PENGURUSAN RISIKO ISI KANDUNGANBIL. PERKARA MUKA SURAT 1. 1 Pengenalan 1 2. 2 Kepimpinan Dalam Sektor Awam 2 Peranan Pemimpin dalam Sektor Awam43. 3 Risiko Dalam Sektor Awam 7 4. 4 Pengurusan Risiko Dalam Sektor Awam 4 Tanggungjawab Pemimpin dalam Pengurusan Risiko di Sektor Awam95...

Description

KOD & NAMA KURSUS TUGASAN INDIVIDU –PENGURUSAN RISIKO

ISI KANDUNGAN BIL. PERKARA 1. 1.0 Pengenalan 2. 2.0 Kepimpinan Dalam Sektor Awam 3. 4.

2.1 Peranan Pemimpin dalam Sektor Awam 3.0 Risiko Dalam Sektor Awam 4.0 Pengurusan Risiko Dalam Sektor Awam

MUKA SURAT 1 4 7 9

4.1 Tanggungjawab Pemimpin dalam Pengurusan Risiko 5. 6.

di Sektor Awam 5.0 Kesimpulan Rujukan

14 15

KOD & NAMA KURSUS TUGASAN INDIVIDU – PENGURUSAN RISIKO

1.0 Pengenalan Di dalam perjalanan sesebuah organisasi, pengurusan risiko merupakan sesuatu yang amat penting bagi memastikan prestasi sentiasa dalam keadaan yang terbaik. Umumnya, risiko menjadi pencetus kepada daya penggerak keputusan strategik, ataupun menjadi punca kepada ketidakpastian dalam pembuatan keputusan, malah boleh menjadi hasil daripada aktivti organisasi itu sendiri. Walaupun setiap organisasi mampu menguruskan risiko yang dihadapi, Piawaian Antarabangsa telah menetapkan beberapa prinsip dan garis panduan bagi memastikan pengurusan risiko yang efektif. Piawaian ini mencadangkan setiap organisasi untuk merangka, melansanakan dan sentiasa memperbaiki rangka supaya dapat diintegrasikan ke dalam proses pengurusan, penstrategian

dan perancangan

keseluruhan organisasi. Secara amnya, pendekatan yang dijelaskan dalam Piawaian Antarabangsa ini memberikan prinsip dan garis panduan untuk menguruskan sesuatu bentuk risiko secara sistematik, telus dan boleh dipercayai serta merangkumi semua ruang dan konteks.

Di Malaysia, standard kebangsaan dan badan pentauliahan diuruskan oleh Jabatan Standard Malaysia (JSM) atau Standards Malaysia (SM) yang berfungsi untuk memperkenalkan dan memupuk piawaian, kepiawaian dan pentauliahan sebagai alat untuk memacu kemajuan negara, meningkatkan kecekapan, menjamin keselamatan dan kesihatan orang awam, melindungi pengguna, memudahkan perdagangan domestik dan antrabangsa, dan memajukan kerjasama antarabangsa berhubung dengan piawai dan kepiawaian. Bagi memastikan organisasi menguruskan risiko dengan efektif, piawaian MS ISO 31000:2010 diperkenalkan dengan prinsip berikut:

i.

Pengurusan risiko mencipta dan melindungi nilai Pengurusan risiko menyumbang kepada pencapaian objektif dan peningkatan yang dapat ditunjukkan prestasi, misalnya, keselamatan dan keselamatan manusia, keselamatan, kepatuhan undang-undang dan peraturan, awam penerimaan, perlindungan alam sekitar, kualiti produk, pengurusan projek, kecekapan dalam operasi, pemerintahan dan reputasi.

ii.

Pengurusan risiko adalah sebahagian daripada proses pengurusan organisasi

1

KOD & NAMA KURSUS TUGASAN INDIVIDU – PENGURUSAN RISIKO

Pengurusan risiko bukanlah aktiviti tersendiri yang terpisah dari aktiviti dan proses utama organisasi. Pengurusan risiko adalah sebahagian daripada tanggungjawab pengurusan dan bahagian tidak terpisahkan dari semua proses organisasi, termasuk perancangan strategik dan semua pengurusan projek dan perubahan proses.

iii.

Pengurusan risiko adalah sebahagian daripada proses membuat keputusan Pengurusan risiko membantu pembuat keputusan membuat pilihan yang tepat, mengutamakan tindakan dan membezakan antara kaedah tindakan alternatif.

iv.

Pengurusan risiko secara jelas menangani ketidakpastian Pengurusan risiko secara terang-terangan mengambil kira ketidakpastian, sifat ketidakpastian itu, dan bagaimana ia boleh berlaku.

v.

Pengurusan risiko adalah sistematik, tersusun dan tepat pada masanya Pendekatan sistematik, tepat pada masanya dan berstruktur untuk pengurusan risiko menyumbang kepada kecekapan dan untuk hasil yang konsisten, setanding dan boleh dipercayai.

vi.

Pengurusan risiko terbaik adalah berdasarkan maklumat sedia ada Input untuk proses mengurus risiko berdasarkan sumber maklumat seperti data sejarah, pengalaman, maklum balas pihak berkepentingan, pemerhatian, ramalan dan pertimbangan pakar. Walau bagaimanapun, keputusan pembuat harus memberitahu diri mereka sendiri, dan harus mengambil kira, sebarang batasan data atau pemodelan yang digunakan atau kemungkinan perbezaan antara ahli.

vii.

Pengurusan risiko perlulah bersesuaian Pengurusan risiko diselaraskan dengan konteks luaran dan dalaman organisasi dan profil risiko.

viii.

Pengurusan risiko mengambil kira faktor kemanusiaan dan budaya Pengurusan risiko menyedari kemampuan, persepsi dan niat orang luar dan dalaman yang dapat memudahkan atau menghalang pencapaian objektif organisasi.

2

KOD & NAMA KURSUS TUGASAN INDIVIDU – PENGURUSAN RISIKO

ix.

Pengurusan risiko bersifat telus dan inklusif Penglibatan pihak berkepentingan yang tepat dan tepat pada masanya dan, khususnya, pemPengurusan risiko sentiasa merasakan dan bertindak balas terhadap perubahan. Semasa kejadian luaran dan dalaman berlaku, perubahan konteks dan pengetahuan, pemantauan dan tinjauan risiko berlaku, risiko baru muncul, beberapa berubah, dan yang lain hilang.buat keputusan di semua peringkat organisasi, memastikan bahawa pengurusan risiko tetap relevan dan terkini. Penglibatan juga memungkinkan pihak berkepentingan untuk diwakili dengan betul dan agar pandangan mereka diambil kira dalam menentukan risiko kriteria.

x.

Pengurusan risiko bersifat dinamik, berulang dan responsif terhadap perubahan Pengurusan risiko sentiasa merasakan dan bertindak balas terhadap perubahan. Semasa kejadian luaran dan dalaman berlaku, perubahan konteks dan pengetahuan, pemantauan dan tinjauan risiko berlaku, risiko baru muncul, beberapa berubah, dan yang lain hilang.

xi.

Pengurusan risiko memudahkan peningkatan organisasi secara berterusan Organisasi harus mengembangkan dan melaksanakan strategi untuk meningkatkan kematangan pengurusan risiko mereka di samping semua aspek lain dalam organisasi mereka.

Kejayaan pengurusan risiko akan bergantung pada keberkesanan penyediaan kerangka pengurusan asas dan susunan yang akan membenamkannya ke seluruh organisasi di semua peringkat. Rangka kerja memastikan bahawa maklumat mengenai risiko yang berasal dari proses pengurusan risiko dilaporkan dengan tepat dan dijadikan asas untuk membuat keputusan membuat dan akauntabiliti di semua peringkat organisasi yang berkaitan.

3

KOD & NAMA KURSUS TUGASAN INDIVIDU – PENGURUSAN RISIKO

2.0 Kepimpinan dalam Sektor Awam Dalam sesebuah pentadbiran negara yang membangun, kemajuan akan memastikan kejayaan dalam memacu kecemerlangan dalam aspek pentadbiran dan tadbir urus. Pembangunan modal insan yang mantap sangat penting dalam memastikan kejayaan dalam menghasilkan pemimpin yang berkredibiliti. Ini merupakan satu cabaran untuk memastikan pembangunan negara berjalan dengan lancar kerana ia bergantung kepada kualiti kepimpinan yang berteraskan ilmu pengetahuan yang luas dan berpengalaman.

Dalam sesebuah jabatan, kepimpinan yang efektif merupakan lambang kejayaan jabatan tersebut. Kejayaan atau kegagalan sesebuah organisasi bergantung kepada tingkah laku kepimpinan yang wujud dalam organisasi tersebut.Tinglah laku dan kepimpinan yang sesuai bakal membentuk budaya kerja yang mantap dan sesuai dengan kehendak organisasi. Menurut Werner (2007), pemimpin-pemimpin organisasi perlu menentukan jenis budaya yang bakal mencerminkan visi dan nilai organisasi, mengenalpasti tingkah laku

yang

sesuai

untuk

membentuk

budaya

dan

seterusnya

merangka

dan

mengaplikasikan strategi yang sesuai untuk memupuk tingkah laku dalam organisasi.

Bagi memberikan kesan yang positif dalam organisasi awam, mempunyai sifat dan gaya kepimpinan yang berkesan adalah sangat penting untuk seorang pemimpin. Hal ini kerana adalah mustahil sesebuah organisasi awam tersebut dapat ditadbir degan baik tanpa sifat dan gaya yang kepimpinan yang berkoordinasi. Kepimpinan bolehlah didefinisikan sebagai keupayaan (kebolehan, pencapaian dan sebagainya) sebagai pemimpin, daya (tindak-tanduk, kecekapan dan sebagainya) seseorang pemimpin: dalam pentadbirannya (Hajah Noresah Bt Baharom & Co., 2010). Kepimpinan juga boleh ditakrifkan sebagai proses mempengaruhi dan mengarah aktiviti-aktiviti yang berkaitan dengan tugas subordinatnya (Mokhtar, 2008).

Dalam sektor awam, sifat dan gaya kepimpinan adalah sangat penting dan ini boleh dilihat dengan kejayaan yang telah dibawa oleh pemimpin terdahulu dan sedia ada. Antaranya sifat berorientasikan misi dan visi, mempunyai daya keyakinan yang tinggi, berani melakukan perkara yang luar biasa, mencipta dan membawa perubahan, berintegriti dan bermoral serta lebih realistik. Hal ini turut disokong oleh Mantan Perdana Menteri, Tun Abdullah Haji Ahmad Badawi yang mengatakan kepimpinan yang berwibawa dapat memberi inspirasi dan dorongan yang baik kepada kakitangan dan dapat menggembleng 4

KOD & NAMA KURSUS TUGASAN INDIVIDU – PENGURUSAN RISIKO

seluruh tenaga pertubuhan untuk bergerak pantas ke arah matlamat yang telah ditetapkan (INTAN, 2007).

Setiap pemimpin mempunyai gaya yang tersendiri dalam mentadbir ataupun mengurus organisasi mereka. Gaya kepimpinan akan mencerminkan corak pentadbiran yang mereka gunakan. Justeru itu, gaya seseorang pemimpin biasanya akan dinilai apabila mereka berjaya mencapai visi dan misi mereka. Seterusnya mereka akan dibandingkan dengan gaya pemimpin yang kurang berjaya dalam mentadbir organisasi mereka. Gaya juga memainkan peranan penting untuk menjadi “role model” dalam organisasi yang dipimpin. Hal ini kerana, apabila identiti dan perbuatan pemimpin konsisten, beliau akan mendapat hasil yang konsisten (John C. Maxwell, 2011).

Gaya kepimpinan merupakan suatu proses yang mempengaruhi pekerja untuk melakukan sesuatu tugasan bersama-sama bagi mencapai matlamat organisasi di samping mempraktikkan gaya yang bersesuaian dengan pekerja agar dapat mempengaruhi komitmen pekerja terhadap organisasi (Mareena Mohamad, 2011).

Lima gaya kepimpinan yang telah dikenal pasti adalah seperti yang berikut: i)

Gaya Kepimpinan Karismatik

ii)

Gaya Kepimpinan Situasi

iii)

Gaya Kepimpinan Transaksi

iv)

Gaya Kepimpinan Transformasi

v)

Gaya Kepimpinan Partisipatif

2.1 Peranan Pemimpin dalam Sektor Awam Kepimpinan yang efektif melambangkan kejayaan dalam sesebuah jabatan. Kejayaan atau kegagalan sesuatu matlamat adalah bergantung kepada pemimpin tersebut. Kepimpinan yang berkesan memberikan impak yang positif terhadap prestasi dan kejayaan organisasi.

Pemimpin yang ingin berjaya dan berkesan dalam kepimpinannya hendaklah memiliki ciri-ciri transformasi seperti boleh menjadi idola (mendapat kepercayaan, penghormatan dan berkeyakinan), memperlihatkan tingkah laku yang utuh (kebolehan menerangkan keperluan masa hadapan dan merancang untuk 5

KOD & NAMA KURSUS TUGASAN INDIVIDU – PENGURUSAN RISIKO

mencapainya), mencetuskan ransangan keintelektualan (inovasi dan kreativiti yang berterusan) dan mengurus anggota perkhidmatan awam bagi memberi semangat kepada anggota untuk menjana potensi sebenar mereka.

Pemimpin perlu bijak menyusun atur langkah mereka dan bertindak tegas terhadap orang bahawahannya jika terjadi salah laku dan melanggar peraturanperaturan perkhidmatan awam yang telah ditetapkan. Perkara ini penting bagi memastikan kakitangan bawahan mencontohi tauladan yang baik dari pihak atasannya.

6

KOD & NAMA KURSUS TUGASAN INDIVIDU – PENGURUSAN RISIKO

3.0 Risiko dalam Sektor Awam Pengurusan risiko adalah penting bagi organisasi kerana tanpanya, organisasi tidak akan dapat memainkan peranan sebenar kewujudannya (Careersin Audit.com, 2013). Di sektor swasta dan publik, keperluan untuk pengurusan risiko yang baik kerana perancangan dan pelaksanaan prosedur pengurusan risiko semakin meningkat. Menurut Cassidy (2020), pengurusan risiko adalah jangkaan ketidakpastian yang dipacu oleh perkembangan pesat sains dan teknologi. Walaupun sains dan teknologi sangat penting untuk pembangunan global, sains dan teknologi juga mempunyai kesan negatif terhadap pembangunan negara, yang boleh membawa kepada pelbagai risiko terhadap alam sekitar atau masyarakat. Oleh itu, masalah ini harus ditangani dengan serius agar risikonya dapat ditangani dalam situasi yang berbeza.

Menyedari kepentingannya, setiap badan sektor awam, harus mempunyai rancangan pengurusan risiko sendiri sebagai panduan untuk menghindari atau meminimumkan potensi risiko untuk semua layanan yang diberikan kepada pelanggan. Semua kementerian, jabatan dan agensi diminta untuk membuat struktur pemerintahan untuk memastikan bahawa pengurusan risiko dinilai dan dilaksanakan oleh semua pegawai hingga tingkat manajemen tertinggi. Ketua Setiausaha Kerajaan (KSN) mengirimkan surat arahan kepada semua ketua jabatan bertarikh 9 Mac 2007 untuk memastikan bahawa semua pegawai yang diamanahkan kepadanya menguruskan sumber daya, menjalankan tanggungjawab mereka dengan penuh integriti, mengenal pasti dan menangani risiko yang terlibat dalam pelaksanaannya pelbagai program dan pentadbiran projek yang dilakukan.

Berikut adalah perkara yang berkaitan dengan Pelan Pengurusan Risiko: i)

Menilai tahap risiko yang mungkin dihadapi oleh organisasi

ii)

Membangunkan Pelan Pengurusan Risiko

iii)

Mewujudkan Pelan Komunikasi untuk menerangkan Pelan Pengurusan Risiko

iv)

Menilai keberkesanan Pelan Pengurusan Risiko.

Tindakan yang harus dilakukan oleh pengurus risiko dari agensi berkenaan ini meliputi kegiatan untuk mengenal pasti risiko dan mencadangkan strategi untuk mengendalikan risiko, dengan mempertimbangkan panduan yang diberikan. Di samping itu, untuk pelaksanaan strategi pengurusan risiko yang efektif, motivasi dan kesedaran semua anggota untuk bekerjasama dalam pelaksanaan strategi harus dikembangkan melalui program komunikasi 7

KOD & NAMA KURSUS TUGASAN INDIVIDU – PENGURUSAN RISIKO

yang efektif. Ia juga merupakan salah satu risiko dalaman yang perlu dikenal pasti oleh pengurus risiko organisasi. Pengurusan risiko bukan hanya mengenalpasti ancaman atau ketidakpastian yang perlu ditangani oleh agensi kerajaan, tetapi juga merupakan peluang untuk peluang yang ada dengan memasukkan semua maklumat dan fakta yang ada ke dalam pengembangan strategi dan perancangan operasi agensi (JKR, 2017). Untuk tujuan ini, pengurusan risiko sektor awam tidak diasingkan dan dilakukan pada waktu tertentu sahaja, tetapi berterusan dan telah dimasukkan ke dalam rancangan perencanaan strategik setiap agensi kerajaan.

8

KOD & NAMA KURSUS TUGASAN INDIVIDU – PENGURUSAN RISIKO

4.0 Pengurusan Risiko dalam Sektor Awam Pengurusan risiko melibatkan mengenal pasti, menganalisis dan bertindak balas terhadap faktor risiko yang biasa berlaku dalam fungsi organisasi. Pengurusan risiko secara proaktif dan bukannya secara beransur-ansur mengawal keseluruhan ancaman terhadap hasil organisasi pada masa akan datang. Oleh itu, pengurusan risiko yang berkesan berjaya memperkenalkan langkah-langkah yang mengurangkan kemungkinan risiko yang timbul dan mengganggu kegagalan organisasi untuk berfungsi dengan baik. Rajah 1 di bawah menunjukkan proses pengurusan risiko berdasarkan MS ISO 31000:2010.

(Sumber: The ISO 31 000:2018 Risk management guidelines)

i.

Mewujudkan skop, konteks dan kriteria (Scope, context and criteria) Kewujudan risiko bergantung kepada kesannya terhadap objektif perniagaan (Hillson, 2016). Langkah pertama dalam menguruskan risiko adalah menentukan skop, konteks dan kriteria risiko. Kegiatan pengurusan risiko tidak boleh dimulakan tanpa terlebih dahulu mengenal pasti skop dan objektif yang dipengaruhi oleh risiko tersebut. Tujuannya adalah untuk 9

KOD & NAMA KURSUS TUGASAN INDIVIDU – PENGURUSAN RISIKO

menyesuaikan proses pengurusan risiko untuk membolehkan penilaian risiko yang berkesan dan rawatan risiko yang sesuai.

ii.

Pengenalpastian risiko (risk identification) Dalam proses ini, potensi risiko dapat diketahui dan dikenal pasti, yang dapat dihalang oleh organisasi, daripada mencapai objektifnya. Kegiatan yang berada dalam fasa ini, risiko untuk mencari, mengenal pasti dan memperincikan untuk menggambarkan bahawa organisasi dapat membantu atau mencegah dari sampai ke tempat tujuan mereka. Ketepatan dan kesesuaian maklumat sangat penting dalam fasa ini.

iii.

Penilaian risiko (risk evaluation) Risiko tersebut kemudian dinilai setelah menentukan kemungkinan keseluruhan kejadian risiko gabungan yang dihasilkan dari set tersebut. Ini membantu organisasi memutuskan sama ada risikonya boleh diterima dan adakah ia bersedia mengambilnya berdasarkan selera risiko. Dalam pengurusan risiko, selera risiko merujuk kepada tahap risiko yang mudah diterima oleh organisasi. Tujuan penilaian risiko adalah untuk menyokong keputusan dengan membandingkan hasil analisis risiko dengan kriteria risiko yang ditetapkan untuk menentukan apakah tindakan selanjutnya diperlukan atau tidak. Beberapa pilihan yang boleh dibuat termasuk: a) tiada tindakan selanjutnya; b) pertimbangkan pilihan rawatan risiko; c) analisis lanjutan untuk lebih memahami risiko; d) mengekalkan kawalan sedia ada; e) melihat semula objektif.

Keputusan perlu mengambil kira dalam konteks yang lebih luas dan akibat sebenar yang dilihat kepada pihak berkepentingan luar dan dalam. Hasil penilaian risiko harus direkodkan, disampaikan dan kemudian disahkan pada tahap organisasi yang sesuai.

10

KOD & NAMA KURSUS TUGASAN INDIVIDU – PENGURUSAN RISIKO

iv.

Rawatan Risiko (risk treatment) Rawatan risiko adalah langkah untuk mengurangkan kemungkinan atau besarnya kesan risiko terhadap organisasi. Strategi yang dapat dilaksanakan meliputi strategi kawalan seperti penghindaran risiko, pengurangan risiko, penerimaan risiko dan pemindahan risiko. a) Penghindaran adalah kegagalan untuk menerima atau meneruskan aktiviti yang dirancang yang boleh menyebabkan risiko menjadi kenyataan. b) Pemindahan risiko melibatkan pihak lain yang berkongsi semua atau sebahagian risiko melalui kontrak, insurans, perjanjian dan usaha sama (MOU) c) Penerimaan risiko (penerimaan) adalah strategi di mana organisasi menerima risiko dengan tidak melaksanakan proses rawatan risiko.

Pengurangan risiko adalah strategi untuk mengurangi risiko melalui pengembangan atau latihan profesional, pengujian, pemantauan atau peningkatan sistem pengurusan.

v.

Pemantauan dan kajian semula (monitoring and review) Tujuan pemantauan dan tinjauan adalah untuk memastikan dan meningkatkan kualiti dan keberkesanan reka bentuk, pelaksanaan dan hasil proses. Langkah ini terdiri daripada mengukur prestasi pengurusan risiko menggunakan indikator yang selalu dikaji untuk relevan. Ini termasuk tinjauan pelaksanaan penyimpangan dari rancangan manajemen risiko, tinjauan apakah kerangka kerja manajemen risiko, panduan dan rencana masih sesuai, bergantung pada konteks luaran dan dalaman organisasi, organisasi, pelaporan risiko, kemajuan rancangan pengurusan risiko dan sejauh mana panduan pengurusan risiko dipatuhi, serta kajian mengenai keberkesanan kerangka pengurusan risiko.

vi.

Komunikasi dan perundingan (communication and consultation) Aktiviti di peringkat ini membantu organisasi memahami minat dan kebimbangan pihak berkepentingan, untuk memastikan proses pengurusan 11

KOD & NAMA KURSUS TUGASAN INDIVIDU – PENGURUSAN RISIKO

risiko memberi tumpuan kepada elemen yang tepat, dan juga membantu menjelaskan rasional keputusan dan pilihan rawatan risiko tertentu.

4.1 Tanggungjaw...