Unidad 3 - Hoja de calculo PDF

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Apuntes. Unidad 3. Hoja de cálculo. Introducción. Uno de los programas más utilizados en la organización para el análisis de datos es la hoja de cálculo, ya que mediante él cualquier usuario puede procesar y depurar información con el fin de analizarla para obtener algún resultado específico.

Imagina que Pedro desea conocer las compras que se realizaron en la empresa durante la última semana y de éstas quiere saber cuáles productos fueron los más caros y cuántos se pidieron. Esto se encuentra dentro de una base de datos que maneja la información de todo el año, aunque Pedro sólo desea saber lo de la última semana; a lo mejor el sistema le permite exportar y ver esa información, pero conocer detalles como cuáles son los productos más caros puede ser que no lo haga (aunque no es imposible). En este caso lo que le convendría a Pedro es exportar la información a una hoja de cálculo sobre las compras realizadas en la última semana y posteriormente analizar la información mediante el uso de herramientas de la hoja de cálculo, como ordenar, filtrar, fórmulas o funciones, entre otras.

1.1.

Conociendo la hoja de cálculo

1.1.1. Entorno de la hoja de cálculo 1.1.2. Planeación y diseño de una hoja de cálculo La hoja de cálculo es uno de los programas más utilizados dentro de la organización para el procesamiento de información, pero te has puesto a pensar:

1



¿Por qué es de los más usados?



¿Qué puedes hacer en la hoja de cálculo para manipular información?



¿Cómo lo puedes hacer?

Antes de responder a estas interrogantes, observa con atención el video titulado Historia de las hojas de cálculo: http://www.youtube.com/watch?v=Eqp3MII8bps

Ahora, ¿puedes imaginar para qué sirven las hojas de cálculo?, ¿cómo manipular información?, y ¿por qué son tan importantes en la organización?

Empieza por conocer qué es una hoja de cálculo. Ésta es un programa que te permite trabajar con datos alfanuméricos (letras y números), organizados en filas y columnas, lo que facilita realizar operaciones aritméticas con dichos datos, por medio de fórmulas y funciones propias del programa. Las hojas de cálculo cuentan con una característica extra que es la posibilidad de hacer gráficas de los datos y de su resultado. De acuerdo a Beekman (2005) “un programa de hoja de cálculo puede reducir el trabajo de tareas que implican cálculos repetitivos: presupuestos, administración de inversiones, proyectos comerciales, libros de cuentas, simulaciones científicas, talonarios de cheques, etc.” (p. 178).

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Algunos ejemplos de aplicación de la hoja de cálculos los podrás encontrar en:

El programa de hojas de cálculo te permite desde la creación de bases de datos, hasta la organización, administración, depuración y análisis de información, a fin de obtener un resultado o un modelo que muestre información relevante. Aunque las hojas de cálculo pueden ser utilizadas como bases de datos existen otros programas especializados que permiten el almacenamiento y administración de mayor cantidad de información y son usados generalmente por grandes organizaciones. Según Beekman (2005), “las bases de datos hacen posible que todo el mundo pueda almacenar, organizar, recuperar, comunicar y administrar información de un modo que sería imposible sin una computadora” (p. 143). Aunque existen una gran variedad de usos de las hojas de cálculo algunos ejemplos dentro de diversas organizaciones son los siguientes:

En el caso de las hojas de cálculo existen una gran variedad de programas y versiones, por lo que es importante conocer los más utilizados, entre los que se encuentran los siguientes:

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Ya que existen diversos programas de hoja de cálculo, un aspecto importante es el ícono que lo representa ya que es muy parecido entre las diferentes versiones y fabricantes, pues se muestra ya sea por la hoja de cálculo o por alguna característica especial de ella, como son las gráficas. En la figura 3 podrás observar la diferencia.

¿Y cómo es la hoja de cálculo? Generalmente los programas de hojas de cálculo están compuestos por elementos como: barras de herramientas (cintas de opciones), barra de fórmulas, barras de etiquetas, barra de estado, barras de desplazamiento, entre otros. Para conocer un poco más sobre estos elementos revisa la siguiente lectura:

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Es tiempo de que identifiques el programa de hojas de cálculo que tienes instalado en tu computadora y que revises la versión del mismo, ya que ahora vas a empezar a trabajar sobre algunas herramientas que te permitirán el análisis y manejo de información.

Recuerda que el programa de hojas de cálculo te permite administrar, depurar o consultar información numérica o alfanumérica que puede ser prioritaria para una organización. Antes de trabajar con el programa de hojas de cálculo, te preguntarás: ¿sé lo que voy a hacer?, ¿cómo lo voy a hacer?, ¿de qué manera puedo organizar mejor mi información?, ¿qué datos quiero resaltar? El hacerte estas preguntas te permitirá realizar la planeación de la hoja de cálculo, lo que te ayudará a estructurar la información de manera pertinente antes de utilizar el programa de hojas de cálculo. A fin de conocer las consideraciones que se recomienda tomar en cuenta para llevar a cabo esta planeación revisa la siguiente lectura:

El planear y diseñar tu hoja de cálculo te permitirá agilizar el tiempo porque sabrás perfectamente qué es lo que realizarás y cómo lo harás, pero es importante que tengas algunas consideraciones, como el saber exactamente qué puedes hacer en tu hoja de cálculo. La mayoría de los programas de hojas de cálculo tienen herramientas muy potentes que te permitirán efectuar diversas acciones.

5

Ejercicio 1. Hoja de cálculo.

6

1.2.

Uso de comandos de la hoja de cálculo.

1.2.1. Uso de fórmulas y funciones. 1.2.2. Informes y tablas dinámicas. 1.2.3. Utilizar ortografía, referencias y control de cambios. 1.2.4. Ordenar y filtrar datos. 1.2.5. Utilizar subtotales. 1.2.6. Ejemplos de uso de comandos y herramientas de la hoja de cálculo. 1.2.7. Insertar objetos y comentarios. Recuerda que las hojas de cálculo cuentan con herramientas que te permiten realizar diferentes acciones con tu información, es decir, te permite darle una mejor presentación y manejarla. Por ejemplo, puedes filtrar información de acuerdo a ciertos criterios preestablecidos; puedes revisar la ortografía de tu documento, entre otras. Para que conozcas algunas de las herramientas analiza las siguientes lecturas:

Ahora revisa algunos ejemplos del uso de estas herramientas: https://avalicmod.uveg.edu.mx/pluginfile.php/35501/mod_scorm/content/17/recursos/CyH_Hoja_c alculo/Index.html

Es importante destacar que dentro de una organización la hoja de cálculo se utiliza muchas veces como base de datos, la cual para Campos (2008) “es una serie de datos con un encabezado para cada columna utilizada” (p. 71). Campos (2008) también recomienda que se tomen en cuenta algunas consideraciones como no tener celdas vacías, resaltar los encabezados (que son los nombres o etiquetas que generalmente se le pone a las columnas que contendrán una serie de datos del mismo tipo) y darles algún formato, entre otras.

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Las anteriores consideraciones se deben retomar al momento de realizar una base de datos, ya que en ésta no sólo se registra información, sino que se trabaja con ella, a fin de organizarla, procesarla o analizarla para obtener un resultado o alguna información o dato específico que se requiera. Para que conozcas las formas más comunes de explorar la información revisa con detenimiento las siguientes lecturas:

Imagina que trabajas como director del área de compras de tu municipio, por lo que semana a semana debes comprar una gran cantidad de cosas, desde el material de oficina como papel, plumas, lápices, tintas y tóneres para las impresoras, hasta el equipo necesario para atender diversos servicios que ofrece el gobierno municipal a los ciudadanos. Como necesitas atender las necesidades de cada una de las dependencias que integran la administración municipal debes organizar muy bien las requisiciones de compra para adquirir de una sola vez los materiales que son similares. Como te imaginarás todo lo que se realiza en la administración pública se debe hacer atendiendo las leyes y reglamentos específicos para cada dependencia, por lo que el área de compras no es la excepción, así que para poder efectuar una compra de material de oficina necesitas tener al menos la cotización de tres proveedores, comparar los precios que te ofrecen por artículo y elegir la opción que cumpla tus requerimientos de calidad al menor costo. En la tabla 1 se muestra un ejemplo de cómo se podría observar la cotización de un proveedor para atender las necesidades de varias dependencias de una presidencia municipal.

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DIRECCIÓN DE COMPRAS

Dependencia

Desarrollo

Descripción

Precio

Unidad de

unitario

medida

Cantidad

CARTUCHO C9386 HP88 CYAN

$ 250.00

PZA

1

CARTUCHO C9388 HP 88 AMARILLO

$ 250.00

PZA

1

CARTUCHO C987 HP 88 MAGENTA

$ 250.00

PZA

1

CARTUCHO C9381 HP 88 BLACK

$ 250.00

PZA

1

$ 1,159.00

PZA

3

TÓNER COLOR NEGRO HP 1160

$ 1,158.00

PZA

2

CARTUCHO HP 28

$ 320.00

PZA

3

CARTUCHO HP 56

$ 350.00

PZA

3

MEMORIA USB DE 2 GB DE

$ 200.00

PZA

2

CARTUCHO DE TINTA HP 45

$ 350.00

PZA

3

CARTUCHO DE TINTA HP 78

$ 380.00

PZA

3

CARTUCHO P/IMP 53-A HP Q7553A

$ 350.00

PZA

1

económico

YELLOW

Obras públicas

TÓNER COLOR NEGRO C9352A HP3940 21

Desarrollo social

CAPACIDAD

Contraloría

LASERJET

9

CARTUCHO P/IMP 12A HP LASERJET

$ 350.00

PZA

1

PZA

1

Q2612A

Compras

CARTUCHO DE TINTA EPSON T046120 $ 1,538.00 NEGRO

Tesorería

TÓNER HP 92A

$ 1,159.00

PZA

1

NO BREAK

$ 860.00

PZA

2

Tabla 1. Cotización de consumibles de cómputo.

Luego de identificar al proveedor que te ofrece el precio más bajo debes calcular el costo total de cada dependencia y confrontarlo con su presupuesto disponible para que puedas realizar la compra y entregar el material. Al final te piden que generes una gráfica donde presentes para cada dependencia el presupuesto original, el costo total de su requisición y el presupuesto que les queda disponible. ¿Qué herramientas utilizarías para realizar correctamente tu análisis?, ¿crees que haya un programa en donde puedas integrar la información y que éste realice automáticamente los cálculos? La respuesta a la última pregunta es sí ya que la hoja de cálculo es la herramienta que te permite llevar a cabo ese tipo de acciones para facilitarte la manipulación de datos y además te ayuda a presentar de una manera amigable la información mediante el uso de gráficas. Para que conozcas un poco más sobre las fórmulas y funciones que puedes aplicar en una hoja de cálculo analiza la siguiente lectura:

Cómo pudiste darte cuenta en la lectura anterior, la hoja de cálculo te permite manipular datos y efectuar operaciones matemáticas, así como presentar la información.

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Para que puedas ver algunos ejemplos del uso de fórmulas y funciones ingresa a:

11

Ejercicio 1. Crucigrama sobre uso de funciones y fórmulas. A continuación, resolverás un crucigrama sobre la aplicación de fórmulas y funciones en la hoja de cálculo:

Instrucciones. 

Si deseas ver las pistas o definiciones, da clic sobre las líneas del crucigrama.



Escribe el concepto que corresponda dentro de la caja de texto que aparecerá, da clic sobre el botón Aceptar para registrar tu respuesta.



Cuando termines de llenar todas las líneas, presiona la opción de Revisar respuestas, así podrás observar cuántos fueron tus aciertos.



Si deseas realizar nuevamente el ejercicio presiona sobre la opción de Volver a iniciar.

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Ejercicio 2. Uso de funciones en la vida.

El objetivo del presente ejercicio radica en aplicar los conocimientos adquiridos sobre fórmulas y funciones a casos que se pueden presentar en la vida diaria.

Instrucciones. 1) Lee el siguiente caso y selecciona la opción que responda correctamente las preguntas que se te presentan posteriormente.

Papelería La Escuadra. La Escuadra es una papelería que desde hace un par de semanas ofrece un 30% de descuento en la compra de más de 10 artículos, ya que se acerca la temporada de ingreso a clases. Para facilitar la elaboración de su nota de venta, el dueño Don Juan Cruz ha creado un formato en la hoja de cálculo que le permite registrar los artículos que vende y obtener el total a cobrar ya aplicado el descuento.

2) Revisa la siguiente nota de venta que realizó Don Juan e identifica las fórmulas que debió aplicar para cobrar correctamente a sus clientes.

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3) Con base en los datos de la papelería La Escuadra responde las siguientes preguntas:

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