02. Rolser PDF

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Libri per l'educacione...

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Introducción ROLSER es una empresa familiar, fundada en 1966, que se dedica a la producción y venta de: carros y bolsas de la compra, centros de planchado y escaleras domésticas e industriales. Compañía originaria de Pedreguer (Marina Alta, Alicante) de gran relevancia nacional e internacional, cuya filosofía empresarial se basa en la creatividad y la innovación.

Historia El aspecto más trágico y relevante para la historia de ROLSER, también lo es para su archivo, pues en 1979 se produjo un incendio a causa de un cortocircuito que fundió en llamas muchos de los documentos. Pero Paquibel Server, responsable de ventas, fue capaz de salvar del fuego los archivos más necesarios, que ayudarían a que la empresa pudiese continuar con cierta “normalidad”.

Contenido En los archivos físico y digital se almacenan todo tipo de documentos (fichas de clientes y proveedores, facturas, pedidos, campañas publicitarias...). Esto se debe a que cada departamento archiva la información indispensable para su sector, lo que conlleva que: no existe personal especializado en el archivo y no se realizan expurgaciones.

Sistema Físico Podríamos considerar como sistema físico los dos discos duros que, diariamente, salen de las oficinas centrales de ROLSER con los archivos almacenados y así guardarlos en otro lugar para que en caso de fallo informático o de incidencia en las oficinas, haya opción de recuperarlos.

Sistema Informático Actualmente, ROLSER tiene su información almacenada de forma informática, mayoritariamente. Las delegaciones no tienen apartado informático ya que los

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documentos importantes se envían para su posterior almacenamiento en el archivo central.

ROLSER emplea el protocolo de seguridad Compilions, caracterizado por obtener información tanto del trabajador como del cliente. Además, la compañía dispone de AHORA, un fireware de base de datos pensado para las empresas, que goza de una gran capacidad de almacenamiento. Funciona de esta forma:

❖ Acceso

❖ Nuevo documento

❖ Modificar documento Para modificar un documento ya existente, el primer paso será igual que al abrir uno nuevo. A continuación, es necesario seleccionar el tipo de documento en el menú desplegable entre las opciones que ofrece. Además, es necesario seleccionar cómo se quiere clasificar el archivo.

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De la siguiente manera, la persona responsable que tiene los permisos para crear un documento, puede elegir el tipo de permisos que tiene el resto de empleados. ❖ Buscar archivo Existen dos formas: una mediante la herramienta de “nueva búsqueda” y la otra es a través del menú. ❖ Envío del archivo Para el envío de archivos la empresa hace usar el programa Edicom (https://clients.edicomgroup.com/), que le permite controlar si ha habido revisiones del documento enviado. ❖ Copia de seguridad La gran cantidad de contenido diario obliga a la empresa a realizar una copia de seguridad diaria en 2 discos duros, que son llevados fuera de la compañía y guardados en un lugar seguro. ❖ Archivo de cada trabajador En el archivo existen ciertas carpetas que son de libre acceso para todos los miembros de ROLSER, con el objetivo principal de facilitar la transmisión de documentos entre los diferentes trabajadores. Pero, cada uno de estos tiene su propio usuario y, a la vez, su propio archivo.

Personal No disponen de un personal que se dedique exclusivamente al archivo, debido a que los trabajadores de cada sector son los encargados de gestionar y expurgar los documentos que se guardan sobre el mismo (los empleados de ventas tienen la función de gestionar el archivo de ventas).

Análisis ROLSER dispone de un archivo bastante práctico y funcional, pero carece de un personal especializado que sea capaz de gestionarlo con criterio profesional: conocer qué tipo de documentos se deben guardar y cuáles no, realizar expurgaciones casi diarias, etc.

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