03- Estructura Cuentas Principales PDF

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3ra parte...

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CÁTEDRA DE COSTOS I

ESTRUCTURA DE LAS CUENTAS PRINCIPALES DE LA CONTABILIDAD DE COSTOS Anteriormente hicimos referencia a que la cuenta Producción en Proceso era la cuenta de mayor importancia en la recopilación de información para el cálculo de los costos y que más adelante íbamos a definir de qué forma debe estar estructurada esa cuenta para que la información para el costeo esté conformada de acuerdo con las necesidades del mismo. Para que lo contabilizado en permita calcular los costos unitarios y además nos permita medir eficiencia a partir de los costos, esta cuenta debe ser analizada a través de una . Un buen ejemplo es respecto de quién maneja los fondos de una empresa. El saldo de la cuenta de la contabilidad general Bancos informa sobre cuánto es la totalidad de los fondos que la empresa cuenta, pero para administrar los mismos es preciso llevar una serie de registros auxiliares que establezcan cuál es el saldo de cada banco, para poder conocer adónde se deben depositar los fondos y de cuál banco se pueden emitir los cheques. Otro ejemplo similar es el caso de la administración de las Cuentas por Cobrar por ventas. El saldo de la cuenta Deudores por Ventas muestra un saldo de $ 215.620, que es el total de las cuentas por cobrar de la empresa. Ahora para saber cuánto debe Juan López y Cía. es necesario llevar una serie de registros auxiliares que analicen cuánto debe cada cliente, y que la suma de todos los saldos individuales nos de como resultado los $ 215.620 de la cuenta de la contabilidad general. Esto lleva a que diversas cuentas de la contabilidad general deben ser analizadas en registros auxiliares, para sobre cuál es el contenido de la misma. Estos registros auxiliares -un verdadero rompecabezas antes de la era informática y las ya obsoletas máquinas de registro directo, que ustedes no conocieron- han sido reemplazados precisamente por los modernos sistemas informáticos, que a través de un soft adecuado, permiten el registro individual y colectivo en un mismo acto. Cuando hablemos más delante de registros auxiliares, simplemente nos referiremos al desagregado previsto en el soft de lo que pretendemos mostrar desglosado. El análisis de la cuenta Producción en Proceso conceptualmente es igual a los ejemplos anteriores. La propuesta es que analicemos a través de una serie de registros auxiliares lo que contablemente ocurre dentro de la cuenta, con el objeto de comprender cómo, cuándo y dónde se generan los cargos contables, con el propósito de volcar todo esto en costos unitarios que sean confiables, y que a la hora de medir eficiencia a través de los mismos, las conclusiones respecto del nivel de eficiencia alcanzado por los sectores operativos sea certeras. Las registraciones auxiliares que desagregan lo que ocurre contablemente dentro de Producción en Proceso constituyen lo que llamaremos de ahora en adelante la . La misma no es una contabilidad distinta de la Contabilidad General, sino que la misma constituye una serie de registros que desmenuza aquellas cuentas de la contabilidad general que interesan para el costeo. Suele existir confusión respecto de que la Contabilidad de Costos y los Sistemas de Costos son una misma cosa. No es así, ya que la , proporcionándola para que luego los Sistemas de Costos calculen los costos unitarios y establezcan niveles de eficiencia cuando sea posible.

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La Contabilidad de Costos Siendo reiterativo, podemos definir a la Contabilidad de Costos como una serie de registraciones auxiliares que analizan aquellas cuentas de la Contabilidad General que interesan para el cálculo de los costos. Respecto de esta Contabilidad de Costos debemos apuntar ciertas características que son:  Las que se realizan en la misma . Es decir que los pesos ($) registrados se identifican con litros, kilos, metros, horas hombre, kilowatts, etc.  El , mientras que en la Contabilidad General el período contable es un año. En Costos se habla de los costos de Mayo o de Septiembre y no se habla usualmente de los costos del año 2011.  La . Las transacciones con terceros ajenos a la misma no tienen reflejo en esta contabilidad. Una vez definidas estas características tendremos que establecer cómo nos conviene clasificar a los costos en estas registraciones auxiliares. La propuesta es que analicemos a los costos;  De acuerdo a los períodos de contabilidad  Por función  Por naturaleza  Por variabilidad  Por la forma de aplicación a las unidades de costeo

Clasificación de los costos La necesidad de esta clasificación parte del hecho de asignar a los costos de . Esto implica un de los mismos, y para ello los vamos a clasificar así:  Erogaciones ( : Son aquellas . Ejemplos de estas erogaciones son los s s, cuyo cargo se efectúa en el mes en que se devengaron.  Erogaciones de aplicación diferida a los costos Son aquellas e s en las que se , pero que tienen implicancia en el período mencionado. Es decir que las erogaciones se . Es el caso de los , y en general implica todo concepto que se ha contabilizado como Cargos Diferidos. El ejemplo es la de una póliza de seguros de maquinarias que se pagó por adelantado en el mes de Enero y tiene vigencia por cuatro meses. No es lógico cargar en los costos de Enero la totalidad de la póliza, ya que de esa forma están mal costeados los productos de los cuatro meses, Enero porque soporta la totalidad de la póliza, y los meses restantes porque no tienen nada del costo del seguro. Otro ejemplo es la Amortización de Maquinarias, que se registra como un costo a lo largo de la vida útil del bien que se deprecia, el cual se compró y activó en un momento anterior a su imputación al costo.  Erogaciones de aplicación anticipada a los costos ): Comprenden aquella tal el caso de las v s del personal, o un ejemplo típico que es el aguinaldo o . El sueldo anual complementario se paga en dos cuotas una en Junio y la otra en Diciembre. Quién cobra la cuota de Junio se hizo acreedor a la misma trabajando desde Enero a Junio, o de meses posteriores hasta Junio inclusive. No es razonable que los costos de los productos de

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Junio soporten la totalidad del aguinaldo y los productos de los meses anteriores no contengan ningún importe por este concepto, cuando lo lógico es que los costos de todos los meses contengan la porción que le corresponde del sueldo anual complementario. Para poder incorporar estas erogaciones en los costos unitarios de cada mes es que los mismos deben previsionarse o provisionarse contablemente.

Clasificación de los costos En una primera instancia podemos definir tres grandes funciones dentro de una empresa a saber:  Función industrial  Función comercial  Función financiera En este primer nivel, podemos decir que la función , la c es la debe realizar la de los mismos y la f es la que debe para que todo funcione sin problemas. En este momento que el interés del estudio está radicado en la determinación de los costos de producción, la función que debe acaparar nuestro interés es la industrial.

Función industrial Entrando en detalle en la función industrial, podemos decir que la misma está compuesta por dos funciones que son:

 Función de producción  Función de servicios La función de producción es la que dedica a la elaboración de los productos que la empresa comercializa. Es obvio que todas las erogaciones en que incurre esta función deben contemplarse para el cálculo de los costos unitarios de producción. La función de servicios tiene la responsabilidad de asistir a los sectores productivos para que los mismos no tengan inconvenientes en la tarea productiva. Dado que la existencia de estos sectores de servicios es consecuencia de la asistencia citada a los productivos, es lógico incluir las erogaciones en que los mismos incurren dentro de los costos unitarios de producción, ya que si los sectores productivos no tuviesen la necesidad de ser atendidos, los sectores de servicios no existirían en la empresa. En un análisis detallado, a los sectores de servicios los podemos dividir en:  Servicios directos  Servicios indirectos Vamos a definir a los servicios directos como aquellos sectores donde es posible calcular en forma precisa el costo del servicio prestado, mientras que los servicios indirectos son aquellos sectores donde es imposible establecer con precisión el costo del servicio prestado, o la tarea de calcular el costo del mismo es tan ardua, que no tiene sentido el esfuerzo que eso significa respecto de la mejora en la justeza del costo unitario de los productos.

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Como ejemplos de servicios directos podemos citar al Taller de Mantenimiento de una empresa, a la Caldera que suministra vapor para los procesos industriales, o a la Usina cuando es la empresa la que genera su propia fuerza motriz. En el caso de Mantenimiento se lo considera un servicio directo ya que conceptualmente no es difícil establecer el costos de cada reparación realizada por el mismo, y a qué sector asignarlo, ya que siendo administrativamente ordenados no representa mayor problema identificar los materiales, la mano de obra directa y la carga fabril o costos de estructura que se le debe imputar a cada trabajo. Respecto del carácter de directos de Caldera y de Usina, no hay demasiado para discutir, ya que mediante la existencia de medidores internos de consumo se puede establecer con toda justeza, las toneladas de vapor suministradas a cada sector usuario, o la cantidad de kilowatts consumidos por los sectores que necesitan fuerza motriz. Arriba se dijo sobre los servicios indirectos que están compuestos por sectores de servicios donde no es factible establecer el costo de cada prestación, caso del Departamento de Compras, de Oficina de Personal, de Vigilancia, y por otros sectores que no tiene sentido el esfuerzo de calcular el costo de cada servicio efectuado, ya que la mejora en la precisión de los costos unitarios de los productos que la empresa vende, seguramente es irrelevante frente al esfuerzo que implica el cálculo de los costos de cada servicio. Este el caso de un servicio como Control de Calidad, donde sería posible determinar el costo unitario de cada control, pero que el esfuerzo que ello implica no tiene sentido respecto de la mejora que se puede obtener en la precisión del costo unitario del producto terminado y controlado. Estos servicios indirectos serán distribuidos entre los sectores que reciben sus prestaciones, y la misma será de la forma más razonable posible. Hay que precisar la diferencia entre distribución precisa y distribución razonable. Esta última se hará de acuerdo con criterios de prorrateo que intentarán ser los más adecuados, pero nunca tendrá esta distribución la precisión de los servicios directos.

Clasificación por Tenemos que plantearnos ahora el porqué es necesario que a los sectores productivos los clasifiquemos por función en la contabilidad de costos. Imaginemos la siguiente situación:  Consumo de carga fabril $ 10.000  Producción del mes  Artículo A 200 unidades  Artículo B 100 unidades  Artículo C 100 unidades El problema para el cálculo del costo unitario de A, B y C es . Este problema se presenta sólo para los costos unitarios de carga fabril, ya que al ser la materia prima y la mano de obra de asignación directa a los costos unitarios, esta cuestión no se presenta. Intentando graficarlo podemos hacer algo así: Carga fabril $ 10.000

Asignación imprecisa

Unidad de A Unidad de B Unidad de C

Si se clasifica por función a los sectores productivos, lo que se hace es subdividir al sector productivo en centros de costos. Cada centro de costos viene a ser como una sub empresa dentro del área de producción. Los criterios para definir los centros de costos los vamos a ver

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mas adelante. Ahora sí tenemos que resaltar que como

. Esa

distribuida con precisión a cada centro, Volviendo a graficar sería: Asignación Carga fabril $10.000 precisa

Centro de Costos $ 6.000

Asignación

Unidad A

imprecisa

Unidad B Unidad C

En este gráfico estamos intentado demostrar que de los $ 10.000 de carga fabril total, $ 6.000 se asignan al centro de costos, dado que del total de carga fabril, $ 6.000 pertenecen a las máquinas que componen ese centro. Luego no hay otra alternativa, que esos $ 6.000 asignarlos a los costos unitarios de los productos que se elaboran en ese sector en forma imprecisa, es decir que los $ 6.000 se distribuyen entre las unidades de A, de B y de C. El costo unitario de carga fabril no hay duda que tiene mayor grado de justeza en esta última situación que en la anterior, y además si se intenta conocer el nivel de eficiencia de los sectores productivos a través de los costos, el conocimiento de la misma se puede hacer con mayor nivel de detalle, ya que se puede conocer el nivel de eficiencia de cada centro de costos. Por todo lo dicho, podemos concluir que

El reflejo en la contabilidad de costos de la clasificación Nosotros hemos dicho que la cuenta que a nivel de la contabilidad general representa todo lo ocurrido dentro del área productiva es Producción en Proceso. Esto quiere decir que cualquier consumo por cualquier concepto de un sector productivo es debitado a esta cuenta. Supongamos que se trata de una empresa textil integrada que está compuesta por los  Hilandería  Tejeduría  Tintorería El sector Hilandería retira del Almacén de Materias Primas 10 kg. de hilado por un valor de $ 100. Dicho importe es debitado a la cuenta Producción en Proceso. Por otra parte, Tejeduría abona en concepto de mano de obra directa al personal del sector $ 700, que también es debitado a la misma cuenta, y por último Tintorería incurre en $ 300 para la reparación de una máquina del sector y este importe también es debitado a la cuenta Producción en Proceso. Después de haber hecho las registraciones, el mayor de la cuenta Producción en Proceso queda así:

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Producción en Proceso 100 700 300 Aceptemos que estas son las únicas registraciones del mes, y que con estos consumos debemos calcular los costos unitarios de los productos realizados por los 3 sectores productivos. En estas condiciones no se pueden calcular los costos unitarios de cada sector ya que la cuenta muestra el total de los consumos de los sectores en su conjunto, pero con este nivel de detalle es imposible establecer cuánto es el consumido por cada centro de costos. Con el objeto de identificar a cada sección es que a la cuenta Producción en Proceso la vamos a clasificar por función en registros auxiliares que constituyen la contabilidad de costos. Entonces, a través de esta clasificación por función, vamos a identificar cada consumo con el sector correspondiente. De acuerdo con lo anterior será: Hilandería 100

Tejeduría

Tintorería

700

300

Ahora sí es . Recordemos una vez mas, que en lo referente a la , pero donde es inevitable el conocimiento de los consumos de cada sector es en la carga fabril, por lo tanto los mismos deben ser contabilizados en cada centro de costos de acuerdo a los consumos incurridos. Siendo reiterativo, decimos que uno de los objetivos de la , siendo este el otro objetivo que se persigue en esta clasificación por función.

Necesidad de clasificar a los servicios directos por función Hace un rato definimos a los servicios directos y dimos las características de los mismos. Tratemos ahora de ver cómo funciona contablemente lo anterior. Si tenemos una cuenta a nivel de Contabilidad General, Servicios tendrá que ser debitada por los consumos en que incurren los sectores a medida que los mismos funcionan. Esto hace que cualquier erogación en que incurran los servicios, tanto directos como indirectos se debiten a esta cuenta del Mayor General. Si las registraciones contables se hiciesen bajo este criterio, sería poco menos que imposible poder individualizar cuáles débitos corresponden a los servicios directos y cuáles a los indirectos, lo que en primera instancia obliga a tener dos cuentas de Mayor General, Servicios Directos por un lado y Servicios Indirectos por el otro.

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Viendo ahora como son las registraciones teniendo las cuentas de servicios por separado, todas las erogaciones incurridas por los sectores de servicios directos se debitan a la cuenta de Mayor General Servicios Directos. Esto lleva a que se debiten en la misma cuenta los consumos efectuados por Taller de Mantenimiento cuando efectúa las reparaciones, y las erogaciones que realizan Caldera y Usina para la generación del vapor y la fuerza motriz cuando es propia. Ejemplificando, supongamos que el Taller de Mantenimiento insumió $ 300 de repuestos para las reparaciones del período, que Caldera consumió $ 500 de gas oil para la generación de vapor, y que la mano de obra directa de la Usina fuesen $ 500. En el esquema contable, de debitar todos estos importes a la cuenta Servicios Directos, la mayorización es: Servicios Directos 300 500 500 Recordando que hemos definido a los servicios directos como aquellos en los cuáles es posible determinar con precisión el costo del servicio prestado, con este nivel de información que brinda la Contabilidad General sigue siendo imposible determinar cuánto es el costo de la reparación realizada por el Taller, o calcular el costo de una tonelada de vapor o el costo del kilowatt generado por la Usina, ya que la información contable no detalla los consumos individuales de cada sector. En virtud de todo lo anterior, es que si a la cuenta Servicios Directos se la analiza en registraciones auxiliares en la Contabilidad de Costos, se consigue individualizar los consumos de cada sector a fin de poder calcular los costos de cada servicio prestado. Clasificando por función a estos sectores, los identificamos a cada uno como centros de costos, teniendo entonces lo siguiente Taller Mantenimiento 300

Caldera 500

Usina 500

Con este nivel de detalle es factible la determinación del costo de cada servicio prestado por estos sectores. Este es el motivo por el que es preciso clasificar los servicios directos por función, abriendo centros de costos para cada sector.

Clasificación por función de los servicios indirectos El análisis anterior es válido para los servicios indirectos. En el caso de tener una sola cuenta a nivel de la Contabilidad General, implica que las erogaciones que son consecuencia del funcionamiento de estos sectores son debitadas a la cuenta Servicios Indirectos. Esto hace que los sueldos del sector de Compras, las amortizaciones de Control de Calidad, los medicamentos del Servicio Médico, etc. se debiten a esta cuenta en la Contabilidad General. Ya dijimos que los . Ocurre que no hay un

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único criterio razonable de distribución para todos los servicios indirectos, sino que la mayoría de las veces, cada sector indirecto tiene su propio criterio de distribución. Repitiendo el esquema de los ejemplos anteriores, tomemos el supuesto de que los sueldos de Compras son $ 1.000; las amortizaciones de Control de Calidad $ 300 y los medicamentos de Servicio Médico $ 150. A nivel de Contabilidad General tendremos: Servicios Indirectos 1.000 300 150 Siendo este el nivel de información que proporciona la Contabilidad General, no hay forma de distribuir los importes individuales en forma razonable, dado que de la lectura del Mayor no surge cuanto corresponde a cada sector indirecto, y dado que el sentido común dice que no hay una única base lógica de prorrateo para el conjunto de sectores, será preciso identificarlos a través de registraciones auxiliares. Es decir que repetimos el criterio aplicado para los servicios directos. Si clasificamos por función a los servicios indirectos en la Contabilidad de Costos, abriremos centros de costos para cada sector indirecto, y a los consumos de cada uno los podemos identificar con claridad. Entonces en las registraciones auxiliares te...