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Tecnología en Gestión Logística Código: 2104742

La planeación estratégica y la gestión logística

INSTRUCTOR Pedro Jesús Ovalle Monroy

APRENDIZ Didier de Jesús Narváez Lodoño Jhon Ángel Rincón Redondo

Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA) Complejo Tecnológico Agroindustrial Pecuario y Turístico Regional Antioquia. 2020

Introducción La empresa Inter rapidísimo es una empresa de transporte y mensajería que presta servicio rápido, seguro y confiable, implementado como respuesta a la necesidad de realizar cualquier diligencia o solicitud de documentos a lo largo de todo el territorio nacional ante instancias públicas y privadas, con beneficio de ahorro de tiempo y dinero. Esta empresa presta servicios como: Servicio postal que garantiza la recolección, transporte y entrega de documentos, cartas, tarjetas, impresos, periódicos, muestras de mercadería y pequeños paquetes con un peso máximo de 5 kilos y Recolección en el domicilio del remitente sin recargo, transporte y entrega puerta a puerta de paquetes y cajas.

Objetivo General - Identificar y analizar los procesos, los procedimientos y las estrategias de la cadena logística de la empresa Inter rapidísimo. Objetivos específicos - Conocer las estrategias logísticas implementadas por la empresa de mensajería Inter rapidísimo. - Reflexionar con respectos a los procesos y proponer ideas o estrategias que mejoren los procesos logísticos de la empresa.

Inter rapidísimo S.A. Inter rapidísimo es creada el 04 de enero de 1988 por el señor Norman Chaparro Gómez en Villavicencio y nace por la necesidad que tenían los habitantes de la región para enviar y recibir sus envíos de manera rápida. A los 21 años el señor Norman, con un capital de $20.000 mandó imprimir unas tarjetas comerciales, unos volantes publicitarios y compró una bicicleta de segunda en la que comenzó a hacer entregas en la ciudad, pero la principal necesidad a satisfacer era interconectar a todos los municipios colombianos con un servicio rápido, económico y seguro de allí el éxito de la compañía. Hoy en día tiene más de 3.000 franquicias en Colombia, llega a 1.103 municipios y genera 6.000 puestos de trabajo y cuenta con alianzas con las mejores empresas de envíos, lo cual garantiza la interconexión con todos los países y las entregas en 24 horas a cualquier ciudad de Estados Unidos. Además, se realizan 100.000 envíos cada día por lo que es una de las tres empresas más grandes de envíos del país. Misión´ Trabajamos para unir a toda Colombia, a través de nuestra red logística. Visión Ser el E-Commerce más grande de Colombia, Ofreciendo la mejor experiencia para nuestros clientes. 2. Política Integral

Basado en la estructura que maneja la empresa, que es un Sistema Integral de Gestión Empresarial eficiente y efectivo que genere beneficios a todas las partes interesadas teniendo como principal objetivo, garantizar la permanencia del negocio mediante la innovación de los servicios prestados, promoviendo la mejora continua de los procesos, superando las expectativas de calidad de nuestros clientes y propiciando acciones socialmente responsables. Mediante: - Mantener estrategias de comunicación efectiva con los clientes, de modo que se controle el cumplimiento de los niveles de servicio de forma oportuna, en función de tiempo, garantías de entrega, seguridad, buena manipulación y trato al cliente. - Garantizar a nuestros clientes la disponibilidad de servicios innovadores en todo el país con un alto nivel de cumplimiento. - Capacitar a todo el personal en la ejecución de las labores a su cargo enfocadas al servicio y la responsabilidad social, desarrollando el empoderamiento e identificación con la Organización. - Garantizar la permanencia y continuidad del negocio, estableciendo estrategias apropiadas para la valoración de riesgos y generación de controles de los procesos, que se reflejen en una gestión de mejora continua. 3. Política de seguridad Vial La empresa está comprometida con la prevención de accidentes en materia vial, por ello se implementa y mantiene buenas prácticas que promueven el desarrollo de hábitos, comportamientos y conductas seguras en los colaboradores, a través de la asignación de recursos, que permiten: la generación de estrategias de concientización en riesgos viales, los mantenimientos preventivos y correctivos de la flota vehicular propia y tercerizada. Dando cumplimiento a los requisitos legales vigentes y garantizando el mejoramiento continuo. La cual sigue los siguientes procesos:

3.1. Propósito: Disminuir, controlar y prevenir el riesgo vial de los colaboradores y contratistas durante el trayecto, Estableciendo acciones y políticas que generen una cultura de cero accidentes. 3.2. Desarrollo: Inter rapidísimo S.A., ha establecido una serie de políticas que establecen los compromisos adquiridos por toda la organización, para el desarrollo de actividades asociadas a la adopción buenos comportamientos como actores en la vía. 3.2.1. Política de Seguridad vial: El objetivo prevenir accidentes, implementando y manteniendo buenas prácticas que promueven el desarrollo de hábitos, comportamientos y conductas de los colaboradores. A través de la asignación de recursos, que permiten generar estrategias de concientización en riesgos viales, los mantenimientos preventivos y correctivos de la flota vehicular propia y tercerizada. Dando cumplimiento a los requisitos legales vigentes y garantizando el mejoramiento continuo. 3.2.2. Política de velocidad Inter rapidísimo S.A., se siguen los límites de velocidad establecidos en el Código Nacional de Tránsito para la prevención de accidentes. Zona Carreteras nacionales, departamentales, rurales Vías urbanas y carreteras municipales. Zonas escolares, residenciales, proximidad a intersecciones.

Limite de Velocidad 80 km/h 60 km/h 30 km/h

Sin embargo, el conductor debe atender los límites establecidos por las organizaciones de tránsito y también las señales de tránsito, el estado del suelo, humedad, visibilidad, peso del vehículo y otras condiciones que puedan alterar la capacidad de frenado de éste, manteniendo una distancia prudente con el vehículo que antecede. 3.2.3. Política uso de cinturón de seguridad 3.2.4. Política Equipos Bidireccionales El cual establece que el conductor se abstendrá de manipular cualquier dispositivo tecnológico mientras este conduciendo, para evitar el riesgo de accidentes. También el

personal que se desplace caminando dentro de la compañía se prohíbe el uso de celular y reproductores de música con audífono. 3.2.5. Política Regulación de horas de conducción y descanso - Las horas máximas de conducción deberán ceñirse a la jornada máxima legal, conforme a lo dispuesto por la organización y el Código Sustantivo del Trabajo. - El tiempo de descanso denominado pausas activas, será de quince (15) minutos por cada cuatro (4) horas de conducción continúa, estas pausas se realizan en los lugares autorizados y prestablecidos por Logística. - El tiempo mínimo de descanso entre una jornada y la siguiente debe ser de por lo menos 6 horas. - Un conductor debe asegurar como mínimo 24 horas de descanso después de seis días de trabajo. - En caso de eventos de fuerza mayor durante el recorrido, el conductor debe informar a la compañía a fin de autorizar paradas adicionales. La empresa también realiza la capacitación y sensibilización sobre hábitos de sueño, descanso, nutrición, ejercicio y manejo del estrés a fin aprender a reconocer los signos de la fatiga y todo aquello que potencie este factor de riesgo. 3.3. Seguimiento: El cumplimiento de las políticas establecidas se realizará a través del comité de seguridad vial y el plan estratégico de seguridad vial. 4. Servicios Los Servicios Postales de la empresa consisten en el desarrollo de las actividades, como: recepción, clasificación, transporte y entrega de objetos postales a través de redes postales, dentro del país o para envío hacia otros países o recepción desde el exterior. Son servicios postales, entre otros, los servicios de correo, los servicios postales de pago y los servicios de mensajería expresa. Los procesos que sigue la compañía son: - Recepción de los recibos-

- El usuario entrega el dinero del servicio al cajero. - El cajero coloca el sello de cancelado al cupón y al recibo. - El cajero se queda con el cupón y devuelve el recibo y el cambio al usuario. - El cupón pasa a contabilidad y a validación. - Revisión de los cupones y se corrigen posibles errores. - Se generan dos notas contables. - Una de las notas contables pasa al archivo de la empresa. - La segunda nota pasa a la empresa contratista. - El dinero recibido se abona a la empresa contratista. - Se archivan los cupones. 4.1. Recogida del paquete o correspondencia Una vez solicitada la recogida, en los tiempos indicados en la solicitud, un funcionario de Inter rapidísimo se dirigirá al lugar indicado para hacer la recolección del envío, una vez allí el funcionario validará las características de la pieza a transportar, y en el evento que no exista inconsistencia procederá a confirmar la recogida a través de un aplicativo móvil, como constancia de esto emitirá una guía en donde se indiquen los datos del envío y la entregará al remitente, y emitirá una guía electrónica la cual será enviada por medios digitales tales como vía SMS, por aplicaciones de mensajería instantánea o correo electrónico conforme a los datos consignados en la solicitud de recogida. 4.2. Embalaje 4.2. 1. Elegir el contenedor adecuado Debes elegir la forma en que se empacara la correspondencia, normalmente se utilizan cajas para él envió, pero también se atizan guacales de madera. Si se utilizan cajas de cartón, estas deben ser de un cartón fuerte y que la estructura de la caja sea resistente, para que su contenido no se salga o pueda ser dañado. Si el envío se hace en un huacal de madera, este debe tener una buena estructura para que no se desarme en el transporte.

4.2.2. Proteger tu envió Existen materiales como hojas de espuma de polietileno, papel de burbujas, espuma moldeable, polietileno expandido, entre otros que ayudan a proteger la mercancía, de los movimientos o vibraciones que conlleva realizar un envío. Todos estos materiales actúan como un amortiguador contra golpes. 4.2.3. Cerrado y sellado Utiliza una cinta reforzada y de calidad, para que no exista la posibilidad que la caja o contenedor se pueda abrir. Además, si la caja tiene alguna ranura debes asegurarte de cubrirla con la cinta, de manera que el contenido del envió no se pueda salir. 4.2.4. Información y datos de envío Asegurar que los datos que brinda tanto del remitente como del destinatario sean correctos, dirección correcta, nombres completos y número de contacto. Ya que de esto depende que el paquete llegó al destino correcto y en caso de que algo pueda pasar, nos pongamos en contacto con quién lo envió. 4.2.5. Tipo de mercancía que no puedes enviar Por ley existen ciertos tipos de mercancías que no se pueden enviar como: animales vivos, muertos o disecados, prendas de color azul a centros de reclusión, materiales explosivos inflamables o peligrosos, dinero en efectivo y objetos de valor, el opio, la morfina, la marihuana y demás estupefacientes, elementos cuyo empaque o contenido sea de vidrio, alimentos perecederos, armas, municiones y líquidos corrosivos o sustancias venenosas, uniformes privativos de las fuerzas militares, restos humanos o cenizas. 4.3. Despacho La mercancía se envía preparada desde la ciudad de origen del remitente hasta los principales centros de almacenamiento y destino de la mercancía. Cuando estos productos llegan a los Puntos de Logística y Servicios indicados, se realiza una distribución, en otras

palabras, un correcto enrutamiento de la mercancía para todas las zonas de una ciudad. Este es el paso a paso: - Verificación del embalaje correcto de la mercancía. - Los vehículos de transporte recogen los productos o las personas los entregan en los Puntos de Logística y Servicios. - Se toma el volumen de la mercancía. - Luego se elabora la guía de despacho con los datos básicos. 4.4. Transporte Después de clasificar la correspondencia por su destino y otros factores. Se escoge el transporte que se requiere ya sea transporte multimodal, terrestre, aéreo, etc. También se elige el vehículo adecuado según características de los paquetes y se asegura. Enseguida el programador de ruta nacional ubica y busca las mejores vías. Para asegurar que la mercancía llegue de forma correcta, a su destino. 5.Flujograma El vehículo (Colaborador o contratista), recoge la correspondencia del cliente, y es llevado a un centro de distribución de Interrapidísimo.

Se verifica la mercancía y se realiza descargue dentro de las instalaciones del CEDI.

Se realiza un control de los paquetes y un chequeo donde se determina que no haya nada extraño.

Se procede a almacenar la mercancía en la bodega según destino de esta.

Se clasifica la correspondencia según destino y tipo de objeto a transportar. Y se realiza el empaque, embalaje y estibado.

Se verifican datos de la correspondencia para evitar errores de envió.

Se realiza el cargue de mercancías evaluando según peso, tamaño y tipo de mercancía a transportar.

Se realiza el respectivo transporte según destino, ya sea nacional o internacional.

Y finalmente la entrega de la correspondencia a su destino final donde el destinatario la recibirá ya sea a su domicilio o un centro de la compañía.

Fuente: De elaboracion propia basado en www.interrapidisimo.com

- ¿El flujograma permite entender con facilidad el proceso? R: Como tal el flujograma explica de manera sencilla los distintos pasos básicos que realiza la compañía para la distribución y entrega de mercancías o encomiendas por parte de Interrapidisimo en su proceso logístico. En cada punto se habla de manera básica y sencilla sobre los pasos que realiza la compañía para así poder entenderlo fácilmente. Mostrando de manera rápida el proceso por el que pasa la correspondencia desde su recepción hasta su destino. - ¿Las actividades propuestas en el proceso se presentan de manera secuencial? R: Como se puede observar, se muestra de manera secuencial las actividades, para así evitar confusiones, para un mejor análisis en cada una de las etapas por la que pasa la correspondencia en el servicio prestado, representado de manera ordenada y mostrando la efectividad del proceso logístico que maneja esta empresa. - ¿Se identifica con claridad los responsables de cada actividad? R: Como tal solo se puede identificar los encargados de la parte administrativa que son los encargados de manejar la información de cada encomienda, y el las demás actividades solo se mencionan las áreas, en donde como ya sabemos son manejadas por los operarios y los jefes o supervisores de los CEDIS y también, se mencionan los servicios prestados por entidades de transporte. correspondido para poder llevar a cabo el proceso de logística, y prestar un servicio de calidad. - ¿Se identifica con claridad los tiempos de ejecución de cada actividad? R: No se identifican claramente los tiempos de ejecución, ya que, es un proceso largo, y se debe tener en cuenta varios factores como: el tipo de correspondencia a entregar, destino, tipo de transporte, y además que cumpla con las políticas de la empresa. Además, se debe tener en cuenta retrasos y otros factores que afectan los tiempos en los procesos. - ¿El proceso facilita su ejecución?

R: Uno de los puntos fuertes de la empresa es que mantienen un proceso definido por cada etapa, y tratan de mantener varios filtros de control en cada uno de ellos. En si el conocer y tener planeado cada uno de los puntos del proceso facilita su realización ya que se toman reglas, normas y medidas para el manejo de la correspondencia.

- ¿Se evidencia la relación entre el proceso y la misión de la empresa? R: Si se evidencia, ya que el objetivo es conectar a toda Colombia, y actualmente la empresa hace presencia en gran parte del país, además la empresa trata de implementar nuevas tecnologías en su logística que permita entregar de manera eficaz y rápida la correspondencia a sus destinatarios. - ¿Se evidencia la relación entre el proceso y la visión de la empresa? R: Hoy en día es una de las grandes compañías mensajería de Colombia, pero su visión es convertirse en la E-Comercie mas grande de Colombia, tiene bastante relación ya que cuenta con varios servicios que complementan el servicio de márquetin digital. - ¿Tiene correspondencia el proceso con los objetivos y metas institucionales, a través de la relación costo/beneficio y las tecnologías aplicadas en el proceso? R: Podemos identificar la evaluación de los indicadores y metas, para analizar los resultados a través del desarrollo de los procesos, planificación estratégica teniendo como base las prioridades a los recursos y el bienestar del personal y del cliente. Realizando un trabajo efectivo y cumpliendo lo propuesto. - ¿El proceso satisface las necesidades del segmento de mercado al cual va dirigida la empresa? R: El punto principal de hacer este proceso es el de prestar un servicio de mensajería, por lo cual satisfacer las necesidades de las personas, cubriendo y garantizando la protección y la calidad de la correspondencia hasta llegar a su destino. Esto se logra porque el proceso está enfocado en prestar un servicio de calidad y que se haga una entrega rápida y en el tiempo establecido por lo cual si satisface las necesidades del mercado en el que se desenvuelve. - ¿Cree que las estrategias logísticas cumplen con las políticas organizacionales?

R: Esta empresa posee centros con su propia flota de transporte logístico tanto en Colombia. Cuenta con una flota de transporte moderna, rastreable y adaptada a las necesidades de los clientes, la cual se está en constante proceso de renovación para mejorar el servicio y cumplir los tiempos de entrega. De acuerdo con la información consultada de la empresa ¿Qué estrategias logísticas implementaría? ¿Qué elementos tendría en cuenta para su desarrollo? Sólo podría hacer una observación para esta empresa, deben tener en cuenta que no todas las encomiendas se pueden distribuir en el mismo tiempo, unas encomiendas tienen más parámetros de verificación. También, la calidad del servicio ya que a pesar de tener un proceso establecido, al momento del transporte, los paquetes no son bien asegurados y por lo tanto se dañan los paquetes.

Conclusión Los procesos de la empresa de mensajería y transporte Inter rapidísimo, son muy buenos, ya que son muy eficientes, en cuanto al tiempo, por otro lado, descuidan la calidad y seguridad de los paquetes en el transporte lo que permite que se dañen. Sin embargo, sus servició adicionales son muy sobresalientes por lo que destaca entre las empresas dedicadas a presar este servicio. La empresa implementa estrategias que permitan optimizar sus servicios, como el uso de tecnologías y el mejoramiento de sus procesos mediante la eficacia de su logística. Por último, una estrategia a mejorar en la compañía es la del aseguramiento de la mercancía en el transporte de esta, ya que se estropean los paquetes.

Bibliografía - Semana. Inter rapidísimo es la selección logística de los colombianos. Consultado el 27 de septiembre de 2020 en: https://www.semana.com/contenidos-editoriales/ahora-si-rusia/articulo/inter-rapidisimoes-la-seleccion-logistica-de-los-colombianos/551559/ - Inter rapidísimo com. Contrato de prestaciones de servicios de mensajería. Consultado el 27 de septiembre de 2020 en: https://www.interrapidisimo.com/inter_uploads/2019/07/GEJ-GEJ-R-117-Contrato-dePrestaci%C3%B3n-de-Servicio-de-Mensajer%C3%ADa-Expresa-V3.pdf - Inter rapidísimo com. Historia. Consultado el 27 de septiembre de 2020 en: https://www.interrapidisimo.com/...