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ACTIVIDAD 3. EVIDENCIA 3“INFORME ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL”PRESENTADO PORYURI MARBELIS MARTÍNEZ FLÓREZAPRENDIZINSTRUCTORAMAGDA GABRIELA VICTORIA SERRANOTECNÓLOGA EN ADMINISTRACIÓN DOCUMENTALSERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENABOGOTÁ26 DE MAYO DE 2021INTRODUCCIÓNEl presente informe tiene como finali...

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ACTIVIDAD 3. EVIDENCIA 3 “INFORME ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL”

PRESENTADO POR YURI MARBELIS MARTÍNEZ FLÓREZ APRENDIZ

INSTRUCTORA MAGDA GABRIELA VICTORIA SERRANO TECNÓLOGA EN ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

BOGOTÁ 26 DE MAYO DE 2021 INTRODUCCIÓN

El presente informe tiene como finalidad describir el proceso de Gestión Documental, establecido por el archivo general de la nación. Dichos procesos son: la recepción, radicación, registro, distribución y embalaje de documentos de diferentes contextos de las comunicaciones que entran y salen de la empresa. Para las que es conveniente establecer un registro, ya que; permite mayor rapidez en su localización; los escritos pueden extraviarse en el envío de uno sección a otra. Constituye en control interno de las comunicaciones recibidas y emitidas. Existes tres tipos de registros: Registro de entrada Registro de salida Correspondencia Interna (comunicación interna).

Con el objetivo de dar a conocer la importancia de la gestión documental en la administración de documentos, y tener un control que permitan la comprobación, ilustración y soporte de los contenidos del documento y su estructura, la cual debe estar acorde con la función que persigue y sujeto a las disposiciones legales. De acuerdo con la norma ICONTEC en la GUIA TECNICA COLOMBIANA 185 tiene por objeto brindar herramientas para la gestión de documentos, rigiéndose por la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, esta estipula los requisitos documentales para la conformación del archivo y sujeto al acuerdo 060 del 30 de octubre de 2001, esta norma plantea la revisión detallada de sus datos desde la destinación final, la responsabilidad de quienes intervienen, firman y se interesan en la comunicación.

EVIDENCIA 3. Informe Administración Documental.Cada aprendiz entregará un informe del paso a paso para la recepción o radicación, registro, distribución o embalaje de cinco documentos de diferente contexto.

DESARROLLO Documentos son el conjunto de operaciones de verificación y control que realiza una entidad publica o privada en la admisión despacho de documentos, su aplicación se realiza tanto a la documentación interna como externa. Estos documentos deben tener un proceso especifico y para ello citamos lo siguiente:

UNIDAD DE CORRESPONDENCIA Es la encargada de gestionar de forma centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones. Esta unidad siempre debe estar en un lugar visible y de fácil acceso por el personal.

El proceso de recepción de documentos es el conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica. Al radicar se asigna un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío. Con el registro, las entidades ingresan en sus sistemas datos como: Remitente o destinatario, Nombre o código de la dependencia competente, Nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta.

1. RECEPCIÓN, RADICACIÓN, REGISTRO, DISTRIBUCIÓN Y EMBALAJE DE LAS COMUNICACIONES. 1.1 Recepción de documentos: se debe verificar que estén completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicación y registró con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes. En este proceso se pueden realizar las siguientes actividades:         

  

Identificación de medios de recepción. Recibo de documentos oficiales. Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas. Constancia de recibo (legalidad) sello, reloj radicador. La comunicación esta dirigida a la empresa o funcionario. El sobre debe estar correctamente marcado. Luego de este proceso se clasifica en comunicación oficial o personal. Los documentos pueden estar en diferentes soportes y medios, tales como: correo, fax, revistas, plegables, invitaciones, entre otros. Se debe verificar que la documentación que se reciba este completa, firmada, contiene los anexos, enunciados, datos de origen del remitente dirección de respuesta y se encuentre en buen estado. Se procede a desempacar con mucho cuidado el documento para no dañarlo se revisa el sobre y verifica los anexos. Una vez extraído el documento del sobre se lee con el fin de comprobar las fechas de elaboración y recibido. Revisar que este firmado, verificar anexos.

NOTA IMPORTANTE A TENER A ENCUENTA: en el caso de la comunicación que no cumpla con todos los requisitos correspondientes en el proceso de revisión y verificación como, por ejemplo: No ir firmada, se considera anónima y deberá ser remitida sin radicar, además de proceder a una respectiva investigación. 1.2 Radicación de documentos: es el proceso por el cual se asigna un identificador (Número de Radicado) a un documento y se le asocia cierta información que se considere relevante a la hora de ingresar, salir o moverse entre departamentos en la organización, tal como la fecha y hora de recepción. Tener en cuenta:  Asignación de un número consecutivo a los documentos en los términos

establecidos en el artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío.  Impresión de rótulo de la radicación.  Registro impreso de planillas de radicación y control.  Según ICONTEC GTC185 el espacio para colocar el sello radicador es la zona tres. 1.3 Registro de documentos: consiste en la anotación de los datos más significativos

de las solicitudes en un formato de registro “planillas” para su control y tramite dentro de la organización. La unidad de correspondencia registra la comunicación oficial de los siguientes datos:

Recibo de documentos oficiales. Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas. Constancia de recibo. Asignación de datos, tales como: Nombre de la persona o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la Dependencia competente, Número de radicación, Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta según el Acuerdo AGN 060 de 2001  Conformación del consecutivo de comunicaciones oficiales despachadas.  Establecimiento de controles de respuesta a partir de la interrelación de documentos recibidos y enviados.    

1.4 Distribución de documentos: La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la entidad. Sin interesar el medio de distribución de los documentos, se debe contar con mecanismos de control y verificación de recepción y envío de los mismos. En este proceso se distinguen actividades como: Distribución de documentos externos      

Identificación de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia. Clasificación de las comunicaciones. Organización de documentos en buzones o casilleros. Enrutamiento de documentos a dependencia competente. Reasignación de documentos mal direccionados. Registro de control de entrega de documentos recibidos.

  

Identificación de dependencias. Enrutamiento de documentos a dependencia competente. Registro de control de entrega de documentos internos.

     

Personal. fax, correo tradicional. correo electrónico. apartado aéreo. trámite en línea. página web.

      

Métodos de empaque y embalaje. Peso y porteo de documentos. Gestión del correo tradicional: Normal, certificado, especial. Control y firma de guías y planillas de entrega. Control de devoluciones. Organización mensajería externa. Registro de control de envío de documentos

Distribución de documentos internos

Distribución de documentos enviados definición de medios de distribución:

Control del cumplimiento de requisitos del documento.

1.5 Embalaje de los documentos: Una vez se hayan cumplido los pasos de limpieza, revisión y foliación, se procederá al embalaje o empaque teniendo en cuenta lo siguiente:  Utilizar cajas que cumplan las especificaciones mínimas sugeridas por el Archivo General de la Nación.  Se diligencia un formato con los datos más relevantes del documento.  Si la correspondencia está orientado a dar una respuesta, se registran los criterios de su saluda, el consecutivo y la fecha del documento.  La cantidad de unidades de conservación a empacar en cada caja de transferencia deberá ser moderada y evitar el deterioro de la documentación.

 No olvidar que no sólo el volumen ha de tenerse en cuenta sino también su peso.  Al empacar se debe mantener el orden estricto del inventario.  Las cajas de transferencia deberán numerarse consecutivamente, en lugar visible, con marcador sobre un rótulo.  En el caso de material cartográfico o de gran formato debe evaluarse su estado de conservación con miras a establecer el sistema de embalaje más adecuado para su transporte.

2. Registro de entrada de las Comunicaciones: Al recibir las cartas o comunicaciones, se registrarán y archivarán aquellas que guarden relación con la actividad de la empresa: suministradores, distribuidores, Organismos Públicos, entidades financieras... es decir, aquellas que ofrecen información a la empresa. A estas comunicaciones se las asigna un número, el cual servirá como referencia y será anotado en el Libro Registro de Entrada de Correspondencia. A continuación, el formato:

REGISTRO DE ENTRADA DE LA CORRESPONDENCIA ENTRADA Nº orden de entrada

Fecha de entrada Día Mes

Clase

Remitente Destinatario

Asunto

Anexos

Además, la empresa estampa un sello similar como este:

3. Registro de salida de las comunicaciones: Una vez escrita la carta o comunicación, hay que comprobar su corrección y prepararla para su emisión. Operación: mínimo un original y una copia. Ambos deben de estar registrados y estampados con el mismo sello. En el sello debe aparecer:

 el número de registro  la fecha  el destinatario Original: se envía al correo Copia: archivado como justificante interno del envío de la correspondiente comunicación. Ver Formato del registro de salida:

REGISTRO DE SALIDA DE LA CORRESPONDENCIA SALIDA Referencia Fecha Nº orden Clase Anexos Destinatario

Asunto

de salida

4. Correspondencia interna: En las grandes y medianas empresa además de los de entrada y salida, se lleva un registro para las comunicaciones internas. Según el volumen de comunicaciones y el organigrama de la empresa, éste puede ser:  único  o existir tantos como departamentos haya.

Dentro de esta actividad se realiza la identificación de dependencias, el enrutamiento de documentos a dependencia competente y registro de control de entrega de documentos internos. 5. Ejemplos de registro de correspondencia: RECEPCIÓN, ENVÍO Y REGISTRO DE CORRESPONDENCIA Este procedimiento consiste en la recepción/envío de correspondencia (carta, hoja de ruta, formulario, correspondencia interna) y el registro posterior en el Sistema de Administración de Correspondencia en ambiente WEB desarrollado para el efecto. 5.1 Correspondencia Recibida Recepción: Cualquier tipo de correspondencia dirigida al personal del Centro de Sistemas de información, será recibida siguiendo los siguientes pasos: 1. Verificar que la correspondencia esté dirigida al Centro de Sistemas de Información. 2. Verificar que el sello de recepción esté con la fecha del día. 3. Sellar el documento original y la copia y firmar ambos ejemplares. 4. Firmar el cuaderno de correspondencia. (En caso que el departamento de origen no utilice el Sistema en la WEB y siga con el procedimiento manual).

5. Entregar al Coordinador del Centro de Sistemas de Información para su conocimiento, registro y asignación de la tarea. Registro en el Sistema: El Coordinador del Centro de Sistemas de Información registrará la correspondencia recibida en el Sistema de la WEB y al mismo tiempo asignará en el sistema el o los responsables(s) de la ejecución del requerimiento. El número correlativo de correspondencia recibida será anotado en el documento para su posterior seguimiento. 5.2 Correspondencia enviada: Dentro de esta actividad se realizan tareas:  Definición de medios de distribución: personal, fax, correo tradicional, correo electrónico, apartado aéreo, trámite en línea, página web, etc.  Control del cumplimiento de requisitos del documento.  Métodos de empaque y embalaje.  Peso y porteo de documentos.  Gestión del correo tradicional: Normal, certificado, especial.  Control y firma de guías y planillas de entrega.  Control de devoluciones.  Organización mensajería externa.  Registro de control de envío de documentos.

Elaboración: Cada funcionario del Centro de Sistemas de Información elabora sus propias cartas, hojas de ruta y correspondencia en general, debido a que el departamento no tiene una secretaria asignada. Solamente aquellos documentos relacionados con adquisiciones, envío de facturas o solicitud de permiso o vacación, deben llevar el visto bueno del Coordinador del Centro de Sistemas de Información. Las cartas deben seguir una numeración correlativa, estar impresas en papel membretado y emitirse en doble ejemplar. Entrega: La entrega de la correspondencia es también función y responsabilidad de cada funcionario del Centro de Sistemas en coordinación con el asistente a medio tiempo asignado al departamento, quien entregará el documento original en el departamento de destino y hará sellar la copia del mismo. Registro en el sistema: Una vez que es entregada la correspondencia, el Coordinador del Centro de Sistemas de información registrará en el Sistema de Administración de Correspondencia, el documento enviado anotando el número correlativo que emite el sistema en la copia de la correspondencia enviada. Archivo de la correspondencia: Una vez registrada la correspondencia enviada, el Coordinador del C.S.I. devolverá la copia al asistente para que la guarde en el archivador correspondiente. Recepción de documentos:

      

Registro de correspondencia Externa recibida. Registro Interno de correspondencia recibida. Rotación de Folletos y revistas. Control de documentos Contables. Control de correspondencia Interna enviada. Recordatorio de correspondencia recibida y en Tramitación. Aviso de Traspaso de documentos.

EJEMPLOS DE 6 TIPOS DE DOCUMENTOS -Carta

-Circular

-Memorando

-Informes

-Certificado

-Hoja de vida corporativa

CARTA: Comunicación escrita en las relaciones entre organizaciones y personas

naturales, igualmente, en las relaciones entre las organizaciones y sus empleados. En algunas entidades se denomina oficio. Se recomienda elaborar este tipo de documentos en formatos carta, oficio o A4, con logo, membrete y pie de página. PARTES DE LA CARTA: Código, Lugar de origen y fecha de elaboración, Nombre del

destinatario, cargo, Organización, Dirección, Nombre del lugar de Origen, Asunto, Saludo, Texto, Despedida, Firmas de Responsables, anexos, Copias e Identificación del Transcriptor, paginas subsiguientes. REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN:  Tratar un solo tema por comunicación.  Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa.  Usar tratamiento respetuoso y cortés.  Emplear estilo gramatical natural, sencillo y continuo.  Utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organización.

 Distribuir el texto de acuerdo con su extensión

UTILIZACIÓN DE LA CARTA:       

Ofrecer agradecimientos, excusas o condolencias. Felicitar, invitar o convocar, hacer llamados de atención, entre otros. Informar, expresar necesidades o solicitudes. Regular o aclarar una situación. Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto. Impugnar o corregir situaciones. Dar respuesta a una comunicación recibida. Etcétera.

CLASES DE CARTAS U OFICIOS: independiente del estilo y según su contenido, existen

varias clases, entre las cuales se destacan:  Organizacionales: se producen en el desarrollo de las actividades de la organización.  Oficiales: se producen en las oficinas públicas y organizaciones del estado.  Personales: se producen entre quienes se conocen, en ellas se permite utilizar un lenguaje informal.

MEMORANDOS: Comunicación escrita que se emplea en las organizaciones para tratar asuntos internos. Y trasmitir información, orientaciones y pautas entre las dependencias y las líneas de coordinación jerárquica de las organizaciones. PARTES: encabezado, denominación del documento, código, fecha y lugar de elaboración, destinatario y remitente, asunto, texto, despedida, firmas responsables, anexos, copia, transcriptor y líneas especiales. REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN:    

utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organización. redactar en forma clara, breve, directa, sencilla, cortés. distribuir el texto de acuerdo con su extensión. tratar preferiblemente un solo tema por memorando.

UTILIZACIÓN DEL MEMORANDO:         

Informar sobre un hecho en forma breve. Expresar necesidades. Hacer requerimientos. Aclarar, corregir o impugnar una situación. Dar respuesta a una comunicación recibida. Retirar información, requerimiento o solicitud urgente. Conocer detalles sobre un aspecto determinado. Solicitar o remitir información, documentos u objetivos. Hacer llamados de atención, entre otros.

Antonio Baraya NIT: 158874652-8

SAS-15437-U Bogotá D.C, 24 de mayo de 2021

Señor WLFRAN GIRALDO Gerente General Carrera 29 N° 29ª 22S Bogotá D.C.

Asunto: Nuevas Normativas al Regreso Progresivo

Estimado, señor Giraldo: Agradeciendo su atención, el colegio Antonio Baraya solicita preparación de nuevos horarios académicos, implementos de aseo personal, marcaciones de distanciamiento e instalaciones del colegio en buen estado, sugeridos por el gobierno basándose en los protocolos de la pandemia a causa del virus COVID-19. Todo esto se realizará, con el objetivo de lograr que los estudiantes de grado 11 retomen clases presenciales para una mejor preparación, debido a que prontamente tienen que presentar las pruebas ICFES. Teniendo en cuenta la seguridad estudiantil y docente con las precauciones necesarias. Agradecemos se gentil colaboración.

JESUS MARTINEZ Comunicador social

Anexo: uno (1 folio) Copias: secretaria Transcriptor: Yuri Martinez.

Carrera 29 N° 29ª 22S Bogotá D.C. [email protected] PBX 5884199 – Teléfono 321 589 66

MOLDES GIRALDO NIT: 26598922565-8

MEMORANDO YR-0892-2 Bogotá D.C, 24 de mayo de 2021

PARA: Jhon Jairo Ordoñez DE: Graciela Flórez, Jefe de Recursos Humanos ASUNTO: Llamado de atención

El motivo de este enunciado es para mantenerlo al tanto de las fallas que ha tenido durante estos dos últimos días, usted ha incurrido en una falta al iniciar labores después de la hora reglamentada. Le recuerdo Sr Ordoñez que puede ingresar a la empresa a las 6:45 am. Teniendo un laxo de 15 minutos para prepararse, y estar listo para iniciar labores a las 7:00 am, y así regirse a los horarios reglamentarios de la empresa. Aclarándole que a partir de las 7:01 am se considera falta. Por ser segunda vez de incumplimiento el presente memorando solo será un llamado de atención. De volver a incumplir con esta falta la empresa tomará las acciones correspondientes.

Atentamente,

GRACIELA FLOREZ

Anexos: Reglamento de la Empresa Transcriptora: Yuri Martinez.

Carrera 100 N° 58 -45 Correo: [email protected] Teléfono: 365 146 89

CERTIFICADOS: Es un tipo de texto administrativo empleado para constatar un hecho de carácter probatorio, público o privado, que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne. Es un tipo de texto que se produce n...