Evidencia 3 informe administracion documental en el entorno laboral PDF

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para hacer multiples comparciones en el tema de documentos en temas comparativos . Toda empresa merece una gran ejecusion en los temas...

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Administración Documental en el Entorno La

EVIDENCIA 3 INFORM E “ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL”

Presentado por: Paola Andrea Murcia Jaimez Aprendiz

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA,

EVIDENCIA 3 INFORM E “ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL”

Presentado por: Paola Andrea Murcia Jaimez Aprendiz

Presentado a: Milagro del Socorro Frend Barbosa Instructora

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

SENA

Introducción

Toda empresa, aparte de usar técnicas de comunicación, tiene personas o departamentos que se encargan de recoger el correo y abrirlo. Según en tam importancia de la empresa, esa persona o departamento se dedicará exclusivam ello o, por el contrario, realizará además otras funciones.

“Elar t í c ul o21de lt í t ul oqui nt odel aLe yGe ne r a ldeAr c hi vosdeCol ombi a

señalaque las entidades deberan elaborar programad de gestión de documen pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes en cuyas apli de be r á nobs e r var s el ospr i nc i pi osyl ospr oc e s osar c hi ví s t i c os . ”

Es por ello que se realiza este informe “Administración Documental” para paso a paso la recepción o radicación, registro, distribución o embalaje de docu de diferente contexto de las comunicaciones que entran y salen de la empre las que es conveniente establecer un registro, ya que; permite mayor rapidez en localización; los escritos pueden extraviarse en el envío de una sección a ot constituye un control interno de las comunicaciones recibidas y emitidas. Existen tres tipos de registros: Registro de entrada - Registro de salida Correspondencia interna (comunicación interna)

Actividades de Transferencia de Conocimiento Informe “Administración Documental”.

Tras la realización de las actividades anteriores en este momento, se ha reflexionar, contextualizar y apropiar los conceptos más representativos que pe reconocer y asimilar la definición de administración, los pasos para la administración documental, principios y normas archivísticas aplicados en procesos técnicos de recepción y despacho de comunicaciones oficiales, las disposiciones de la Norma Icontec 185, las comunicaciones internas y documentación para recepción y despacho de documento y el embalaje de lo mismos. Para cumplir con esta evidencia, es importante haber revisado, leído comprendido el material de estudio presentando en esta guía.

EVIDENCIA 3.

Informe Administración Documental. De acuerdo con los conocimientos adquiridos en la presente actividad de apren Cada aprendiz entregará un informe del paso a paso para la recepción o rad registro, distribución o embalaje de cinco documentos de diferente context

Desarrollo

El proceso de recepción de documentos es el conjunto de operaciones de verifi control que una institución debe realizar para la admisión de los documento son remitidos por una persona natural o jurídica.

Al radicar se asigna un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío.

Con el registro, las entidades ingresan en sus sistemas datos como: Remite destinatario, Nombre o código de la dependencia competente, Nombre del func responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta.

ACTIVIDADES DEL REGISTRO DE DOCUMENTOS:

Definición de medios de recepción Recibo de documentos oficiales Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas

ACTIVIDADES DE LA RADICACIÓN DE DOCUMENTOS:

Asignación de consecutivo, fecha y hora Impresión de rótulo de radicación Relación entre los documentos recibidos y enviados Registro impreso de planillas de radicación y control Elaboración de estadísticas

1. Registro de entrada carta:

Al recibir las cartas, se registrarán y archivarán aquellas que guarden relaci la actividad de la empresa: suministradores, distribuidores, Organismos Públic entidades financieras... es decir, aquellas que ofrecen información a la empr

A estas comunicaciones se las asigna un número, el cual servirá como referenc anotado en el Libro Registro de Entrada de Correspondencia.

 Formato del libro Registro de Entrada de Correspondencia: REGISTRO DE ENTRADA DE LA CORRESPONDENCIA ENTRADA Nº orden deFecha de entrada Clase entrada Día Mes

Remitente DestinatarioAsunto

Además, la empresa estampa un sello similar al que viene a continuación:

2. Registro de salida carta:

Una vez escrita la carta o comunicación, hay que comprobar su corrección l

Operación: mínimo un original y una copia. Ambos deben de estar registrados estampados con el mismo sello.

En el sello debe aparecer:  el número de registro  la fecha  el destinatario -Original: se envía al correo -Copia: archivado como justificante interno del envío de la correspondiente comunicación  Formato del registro de salida: REGISTRO DE SALIDA DE LA CORRESPONDENCIA SALIDA Referencia Fecha

Nº ordenClase de salida

Anexos

Destinatario

A

En las grandes y medianas empresa además de los de entrada y salida, se ll registro para las comunicaciones internas. Según el volumen de comunicaciones y el organigrama de la empresa, éste puede ser:  único  o existir tantos como departamentos haya (Funcionamiento igual al de registros de entrada y salida)

Ejemplos de registro de correspondencia:

RECEPCIÓN, ENVÍO Y REGISTRO DE

CORRESPONDENCIA

Este procedimiento consiste en la recepción/envío de correspondencia (carta, h ruta, formulario, correspondencia interna) y el registro posterior en el Siste Administración de Correspondencia en ambiente WEB desarrollado para el efe

Correspondencia Recibida

1.

Verificar que la correspondencia esté dirigida al Centro de

Sistemas de Información. 2.

Verificar que el sello de recepción esté con la fecha del día.

3.

Sellar el documento original y la copia y firmar ambos ejemplares

4.

Firmar el cuaderno de correspondencia. (En caso que el departame

de origen noutilice el Sistema en la WEB y siga con el procedimiento manu 5.

Entregar al Coordinador del Centro de Sistemas de Información

para su conocimiento, registro y asignación de la tarea.

Registro en el Sistema

El Coordinador del Centro de Sistemas de Información registrará la correspond recibida en el Sistema de la WEB y al mismo tiempo asignará en el sistema los responsable(s) de la ejecución del requerimiento. El número correlativo correspondencia recibida será anotado en el documento para su posterior segui

Correspondencia enviada

Cada funcionario del Centro de Sistemas de Información elabora sus propias ca hojas de ruta y correspondencia en general, debido a que el departamento n una secretaria asignada. Solamente aquellos documentos relacionados con adquisiciones, envío de facturas o solicitud de permiso o vacación, deben ll visto bueno del Coordinador del Centro de Sistemas de Información. Las c deben seguir una numeración correlativa, estar impresas en papel membret emitirse en doble ejemplar.

Entrega

La entrega de la correspondencia es también función y responsabilidad de c funcionario del Centro de Sistemas en coordinación con el asistente a medi tiempo asignado al departamento, quien entregará el documento original en el departamento de destino y hará sellar la copia del mismo.

Registro en el sistema

Una vez que es entregada la correspondencia, el Coordinador del Centro de Sis de información registrará en el Sistema de Administración de Corresponde

Archivo de la correspondencia

Una vez registrada la correspondencia enviada, el Coordinador del C.S.I. devol copia al asistente para que la guarde en el archivador correspondiente.

Conclusión

Recibir, registrar, radicar y controlar todas las comunicaciones oficiales interna se reciban o envíen entre cualquiera de sus dependencias del nivel central y través de los Centros de recepción y distribución de Comunicaciones es el o primordial de este informe “Administración Documental”

https://gestionadminjhenny.files.wordpress.com/2010/07/recivo-y-despacho...