Analisa Proses Bisnis Sistem Informasi Padamu Negeri Di Dinas Pendidikan Kabupaten 50 Kota PDF

Preview

Summary

ANALISISPROSES BISNIS SISTEM INFORMASI PADAMU NEGERI DI DINAS PENDIDIKAN KABUPATEN LIMA PULUH KOTA (Studi Kasus: Dinas Pendidikan Kabupaten Lima Puluh Kota) LAPORAN KERJA PRAKTEK Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Pada Jurusan Sistem Infomasi Oleh: NOVERSON DAVIS 11253...

Description

ANALISISPROSES BISNIS SISTEM INFORMASI PADAMU NEGERI DI DINAS PENDIDIKAN KABUPATEN LIMA PULUH KOTA (Studi Kasus: Dinas Pendidikan Kabupaten Lima Puluh Kota)

LAPORAN KERJA PRAKTEK

Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Pada Jurusan Sistem Infomasi

Oleh:

NOVERSON DAVIS 11253102000

FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SULTAN SYARIF KASIMRIAU PEKANBARU 2015

LEMBAR PENGESAHAN INSTANSI ANALISIS PROSES BISNIS SISTEM INFORMASI PADAMU NEGERI DI DINAS PENDIDIKAN KABUPATEN LIMA PULUH KOTA (Studi Kasus: Dinas Pendidikan Kabupaten Lima Puluh Kota)

LAPORAN KERJA PRAKTEK

Jurusan Sistem Informasi Fakultas Sains Dan Teknologi Universitas Islam Negeri Sultan Syarif Kasim Riau

Oleh:

NOVERSON DAVIS 11253102000 Telah diperiksa dan disetujui sebagai laporan Kerja Praktek di Payakumbuh, pada tanggal 16 Juni2015 Pembimbing Instansi

Yetty Deswita, ST, M.Si NIP. 19761227 200212 2 002

ii

LEMBAR PENGESAHAN JURUSAN ANALISIS PROSES BISNIS SISTEM INFORMASI PADAMU NEGERI DI DINAS PENDIDIKAN KABUPATEN LIMA PULUH KOTA (Studi Kasus: Dinas Pendidikan Kabupaten Lima Puluh Kota) LAPORAN KERJA PRAKTEK

Oleh:

NOVERSON DAVIS 11253102000 Telah disetujui dan disahkan sebagai laporan Kerja Praktek Jurusan Sistem Informasi di Pekanbaru, pada tanggal 16Juni 2015 Pembimbing Kerja Praktek

Syaifullah, SE, M.Sc NIP.198012152009121002 Mengetahui, Ketua Jurusan Sistem Informasi Fakultas Sains Dan Teknologi Universitas Islam Negeri Sultan Syarif Kasim Riau Pekanbaru

Syaifullah, SE, M.Sc NIP.198012152009121002 iii

ABSTRAK Dinas pendidikan kabupaten lima puluh kota merupakan instansi pemerintahan yang bergerak dibidang pendidikan khusus daerah kabupaten lima puluh kota. Dinas pendidikan memiliki visi dan misi dalam menjalani tugasnya untuk mensukseskan pendidikan dan mencerdaskan masyarakat di kabupaten lima puluh kota. Dinas pendidikan kabupaten lima puluh kota telah menggunakan sistem informasi padamu negeri dalam menjalankan dan mensukseskan pendidikan di kabupaten lima puluh kota, namun dalam melakukan verifikasi mutase guru yang masih terpusat pada dinas pendidikan dan masih banyaknya proses bisnis yang harus dilalui oleh seorang guru. Hal ini menyebabkan guru terlalu sibuk untuk verifikasi ke dinas pendidikan sehingga seorang guru sering tidak melakukan verifikasi. Untuk mengatasi masalah yang terjadi maka perlu dilakukan analisis proses bisnis untuk verifikasi mutasi pada sistem informasi padamu negeri. Untuk mengetahui masalah yang akan terjadi nantinya dan memberikan dokumentasi proses bisnis tentang verifikasi mutasi pada dinas pendidikan kepada admin dinas pendidikan. Tahapan analisis proses bisnis dilakukan dengan menggunakan tools yang terdapat pada dokumentasi proses dan use case diagram. Hasil akhir dari penelitian ini berupa analisis proses bisnis yang ada pada dinas pendidikan dan dokumentasi proses verifikasi mutasi. Kata kunci : Verifikasi, Analisis Proses Bisnis, Dokumentasi proses,Dinas pendidikan.

iv

ABSTRACT District education offices kabupaten lima puluh kota are government agencies engaged in special education kabupaten lima puluh kota districts. Department of Education has a vision and mission in carrying out its duties to the success of education and educate people in the district of kabupaten lima puluh kota. District education offices kabupaten lima puluh kota have used the information system in the country you run and the success of education in the district of kabupaten lima puluh kota, but in verifying mutase teachers are still centered on education offices and still many business processes that must be passed by a teacher. This causes the teacher is too busy for verification to the education department so that a teacher often does not perform the verification. To troubleshoot problems that occur there should be analysis of business processes to verify a mutation in the domestic information system to you. To know the problems that will occur later and provide documentation of the business processes of verification mutations in the admin department of education to the education office. Stages of the business process analysis performed by using the tools contained in the documentation process and use case diagrams. The end result of this research is the analysis of existing business processes in the education department and the documentation of the verification process of mutation. Keywords: Verification, Business Process Analysis, documentation process,

Dinas Pendidikan.

v

KATA PENGANTAR

Alhamdulillah, puji syukur penulis ucapkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan Kerja Praktek ini dengan judul "Analisis Proses Bisnis Sistem Informasi Padamu Negeri di Dinas Pendidikan Kabupaten Lima Puluh Kota" Shalawat serta salam tidak lupa pula penulis panjatkan kepada Nabi Muhammad SAW yang telah menjadi suri tauladan bagi kita semua. Penulis menyadari bahwa laporan Kerja Praktek yang telah dibuat ini masih jauh dari kata sempurna dan masih banyak kekurangan baik dari segi teknis maupun konsep penyusunannya. Oleh karena itu, penulis dengan terbuka menerima kritik dan saran yang membangun demi kesempurnaan laporan Kerja Praktek ini. Tidak lupa pula pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dalam proses kerja praktek hingga akhirnya terselesaikanlaporan Kerja Praktek ini. Terima kasih tersebut penulis ucapkan kepada: 1.

Bapak Prof. Dr. H. Munzir Hitami, selaku Rektor Universitas Islam Negeri Sultan Syarif Kasim Riau, yang memberikan kesempatan penulis untuk menimba ilmu pengetahuan di Universitas tercinta ini.

2.

Bapak Dr. Hartono, M.Pd, selaku Dekan Fakultas Sains dan TeknologiUIN Suska Riau, Pekanbaru.

3.

BapakSyaifullah, SE, M.Sc, Selaku Ketua Jurusan Sistem Informasi Fakultas Sains dan Teknologi UIN Suska Riau.

4.

Anofrizen, S.Kom, M.Kom, sebagai Koordinator Kerja Praktek Jurusan Sistem Informasi Fakultas Sains dan Teknologi UIN Suska Riau.

vi

5.

Bapak Syaifullah, SE, M.Sc, sebagai Dosen Pembimbing Kerja Praktek Jurusan Sistem Informasi Fakultas Sains dan Teknologi UIN Suska Riau.

6.

Seluruh keluarga besar dosen jurusan Sistem Informasi Fakultas Sains dan Teknologi UIN Suska Riau.

7.

Kedua orang tua penulis,ayahnda Alm. Dafris dan ibunda Nanda Kurniati yang telah memberikan do’a setiap waktu, dukungan materil maupun dukungan semangat sehingga penulis dapat menyelesaikan kerja praktek ini.

8.

Kepada kakakku Medira Dafrianda, S.Tp dan adikku Febrian Davis yang sudah memberikan motivasi dan bantuan.

9.

Yetty Deswita, ST, M.Si, Selaku pembimbing lapangan Kerja Praktek di Kantor Perpustakaan dan Kearsipan kabupaten Indragiri Hilir

10. Teman-teman seperjuangan, khususnya sahabat penulisJeri Ariska, Nofrison, Abd Rahman, Anggara Dwi Putra, Roni Saputra, Imam Muttaqin, Rahmad Riansyah, Iqbal Mulwandari, Rio Hardiansyah, Rudi Saputra, Famber Lia Handikadan semua teman-teman "SIFB 12 Class Be Creative" terimakasih atas bantuan dan motivasi kalian selama ini. Tetap semangatteman selalu junjung kesabaran, keikhlasan dan kekompakan buat kita semua. 11. Penulis ucapkan terimakasih buat abang senior Zulrahmadi dan Raul Ananda Putra, yang telah banyak memberi nasihat, motivasi dan masukan dalam menyusun laporan kerja praktek ini. 12. Semua sahabat Sistem Informasi 2012/2013 13. Spesial untuk seseorang yang tercinta. 14. Serta semua pihak yang namanya tidak dapat disebutkan satu persatu, yang telah banyak membantu dalam pelaksanaan Kerja Praktek dan menyelesaikan laporan Kerja Praktek ini. Dalam penulisan laporan kerja praktek ini, penulis sangat menyadari bahwa masih banyak kekurangan yang harus diperbaiki dan harus dilakukan analisis ke depan. Untuk itu penulis membuka diri dalam menerima kritik dan saran yang membangun dari semua pihak untuk kesempurnaan laporan kerja praktek ini dan agar dapat lebih baik di masa yang akan datang dengan mengirim ke email penulis [email protected]. vii

Penulis mengharapkan semoga laporan kerja praktek ini dapat bermanfaat bagi kita semua, khususnya dalam bidang pendidikan Sistem Informasi. Akhirnya penulis menyampaikan doa dan harapan semoga Allah SWT membalas semua kebaikan yang telah diberikansemua pihak yang terkait dalam penyusunan laporan ini dengan melimpahkan rahmat dan anugerah-Nya kepada kita semua. Amin Allahumma Amin.

Pekanbaru, 16Mei2015 Penulis

Noverson Davis

viii

DAFTAR ISI LEMBAR PENGESAHAN PERUSAHAAN............................................... ii LEMBAR PENGESAHAN JURUSAN........................................................ iii ABSTRAKSI................................................................................................... iv KATA PENGANTAR.................................................................................... vii DAFTAR ISI................................................................................................... ix DAFTAR GAMBAR...................................................................................... xii DAFTAR TABEL .......................................................................................... xiii DAFTAR LAMPIRAN .................................................................................. xiv

BAB I

PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang.......................................................................... I-1 1.2 Rumusan Masalah .................................................................... I-3 1.3 Batasan Masalah ....................................................................... I-3 1.4 Tujuan ...................................................................................... I-4 1.5 Waktu dan Tempat Pelaksanaan............................................... I-5 1.6 Metodologi Kerja Praktek ........................................................ I-5 1.7 Sistematika Penulisan ............................................................... I-10

BAB II

PROFIL INSTANSI 2.1 Kondisi Umum ......................................................................... II-1 2.2 Profil dan Kondisi Perpustakaan .............................................. II-1 2.2.1 Kelembagaaan ................................................................ II-1 2.2.2 Visi ................................................................................. II-2 2.2.3 Misi................................................................................. II-3 2.3 Struktur Organisasi ................................................................... II-3 2.4 Job Description ......................................................................... II-4

ix

BAB III TUGAS KERJA PRAKTEK 3.1 Tugas Kerja Praktek .................................................................. III-1 3.2Analisa Permasalahan................................................................. III-1 3.3 Metodologi Pengerjaan Kerja Praktek...................................... III-3 3.4 Jadwal Pelaksanaan .................................................................. III-7 3.5 Time Sheet Kerja Praktek......................................................... III-8

BAB IV LANDASAN TEORI 4.1 Teori Umum ............................................................................. IV-1 4.1.1 Pengertian Sistem ........................................................... IV-1 4.1.2 Pengertian Informasi ...................................................... IV-2 4.1.3 Pengertian Sistem Informasi........................................... IV-2 4.1.3.1 Defenisi Sistem Informasi ................................ IV-2 4.1.3.2 Komponen Sistem Informasi ............................ IV-2 4.1.4 Pengertian Analisa.......................................................... IV-3 4.1.5 Pengertian Proses............................................................ IV-3 4.1.6 Pengertian Bisnis ............................................................ IV-4 4.1.7 Pengertian Dokumentasi................................................. IV-6 4.1.8 Pengertian Dokumentasi Proses ..................................... IV-6 4.1.9 Teknik Pembuatan Dokumentasi Proses ........................ IV-7 4.1.10 Use Case Diagram ........................................................ IV-8 4.1.11 Fishbone Diagram ........................................................ IV-10 4.1.12 Root Cause Analysis..................................................... IV-11

BAB V

ANALISA DAN PEMBAHASAN 5.1 Tentang Sistem Informasi PADAMU NEGERI....................... V-1 5.1.1 Fungsi Sistem Informasi PADAMU NEGERI............... V-1 5.1.2 Tampilan Interface.......................................................... V-2 5.2 Analisa Proses Bisnis Pada Sistem yang Berjalan ................... V-6 5.2.1Proses Bisnis Mutasi Pindah ............................................ V-6 x

5.2.2 Proses Bisnis yang Dilakukan Admin Sekolah .............. V-8 5.2.2Proses Bisnis di Dinas Pendidikan ................................... V-11 5.2.3 Proses Bisnis yang Dilakukan Guru ............................... V-13

5.3 Analisa Penyebab Masalah....................................................... V-15

BAB VI PENUTUP 6.1 Kesimpulan............................................................................... VI-1 6.2 Saran ......................................................................................... VI-1 DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

xi

DAFTAR GAMBAR Gambar

Halaman

1.1 Flowchart Metode Penelitian ................................................................... I-6 2.1 Struktur Organisasi Dinas Pendidikan ..................................................... II-4 3.1 Flowchart Metode Penelitian ................................................................... III-4 4.1Relation Mapping........................................................................................ IV-8 5.1Tampilan awal Sistem ................................................................................. V-2 5.2Tampilan login ............................................................................................ V-3 5.3Tampilan awal setelah login ....................................................................... V-3 5.4Tampilan menu Pendidik & Tenaga Pendidik ............................................ V-4 5.5Tampilan menu Mutasi ............................................................................... V-4 5.6Tampilan Entri NUPTK .............................................................................. V-5 5.7Tampilan data Guru..................................................................................... V-5 5.8Tampilan cetak SM02/SM03 ...................................................................... V-6 5.9Relationship Mapping ................................................................................. V-7 5.10 Use case Proses Bisnis Mutasi ................................................................. V-7 5.11 Relation Mapping proses bisnis admin sekolah ....................................... V-9 5.12 Use case proses bisnis admin sekolah...................................................... V-9 5.13 Relation mapping proses bisnis admin Disdik ......................................... V-11 5.14 Use case proses bisnis admin Disdik ....................................................... V-12 5.15 Relation Mapping guru ............................................................................ V-13 5.16 Use case guru ........................................................................................... V-14 5.17 Fishbone analisa penyebab masalah......................................................... V-16 5.18 Root cause analysis analisa dan penyebab masalah ................................. V-17

xii

DAFTAR TABEL

Tabel

Halaman

3.1 Jadwal Pengerjaan Kerja Praktek............................................................. III-7 3.2 Time Sheet Kerja Praktek .......................................................................... III-8 4.1Tabel Use Case Diagram............................................................................. IV-9 5.1Use case admin sekolah .............................................................................. V-10 5.2Use case admin Disdik ................................................................................ V-12 5.3Use case Guru ............................................................................................. V-14 5.4Check sheet ................................................................................................. V-15 5.5Analisa Penyebab Masalah ......................................................................... V-16

xiii

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran

Halaman

Lampiran A Wawancara .................................................................................. A-1 Lampiran BDokumentasi Foto......................................................................... B-1

xiv

BAB I PENDAHULUAN 1.1

Latar Belakang Teknologi informasi sangat dibutuhkan dikehidupan sehari – hari demi

mempermudah kinerja manusia baik itu kebutuhan manusia itu sendiri maupun instansi. Kecepatan pengolahan dan penyampaian informasi memiliki peran yang sangat penting bagi setiap instansi, terutama instansi yang memiliki tingkat rutinitas yang tinggi dan memiliki banyak data yang harus diolah. Banyaknya data maupun informasi yang harus diolah tentu tidak memungkinkan dilakukan semua dengan menggunakan cara manual, melainkan dengan menggunakan alat bantu yang memiliki tingkat kecepatan perhitungan dan penyampaian data yang tinggi. Dinas Pendidikan Kabupaten Lima Puluh Kota merupakan salah satu dari sekian banyak instansi pemerintahan di Kabupaten Lima Puluh Kota yang proses kerjanya telah menggunakan komputer sebagai alat bantu. Hampir pada seluruh bagian bidang ataupun unit di Dinas Pendidikan telah menggunakan komputer untuk membantu pekerjaan para pegawai di Dinas Pendidikan tersebut. Salah satu pada bagian Data dan Program menggunakan komputer untuk membantu kinerja admin, di bagian Data dan Program telah menggunakan sistem informasi Padamu Negri untuk memutakhirkan data PTK/Guru, pendataan PTK/Guru dan verifikasian mutasi PTK/Guru. Namun, pada salah satu proses kerja ada yang masih rumit dalam hal pengerjaaannya. Sehingga belum efisien dalam hal waktu dan biaya. Proses bisnis mutasi pindah guru yang berjalan pada Dinas Pendidikan Kabupaten Lima Puluh Kota tersebut masih rumit dan panjang. Dari proses bisnis yang rumit dan panjang tersebut di dapatlah permasalahan yang sering muncul. Proses bisnis tersebut dapat dijelasakan beberapa poin sebagai berikut: 1. Proses bisnis yang dilakukan PTK/Guru,

I-2

a. PTK harus membuat surat ajuan dengan login PTK dan masuk ke alamat padamu.siap.web.id b. Klik login PTK c. Masukan user name/email/NUPTK dan password setelah itu klik login d. Pilih pindah sekolah induk e. Cetak surat ajuan f. Pilih provinsi dan kabupaten tempat sekolah tujuan mutasi kemudian pilih benar dan lanjut g. Masukan NPSN atau nama sekolah tujuan mutasi kemudian cari h. Cek nama sekolah, jika benar, klik benar dan lanjut i. Kemudian cetak surat ajuan j. Hasil cetak yang akan di terima PTK/Guru berupa Form SM01 2. Proses bisnis di Dinas Pendidikan, a. Guru/PTK yang akan di mutasi pindah telah diproses di sekolah terlebih dahulu dengan dan mendapatkan form SM01. b. Form SM01 siap untuk di serahkan pada admin Dinas Pendidikan untuk di verifikasi. c. Admin Dinas Pendidikan login ke alamat padamu.siap.web.id d. Pilih login Disdik Kab/Kota e. Masukan ema...