Anexo 2 Documentos contables y no contables SENA PDF

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Documentos contables y no contables, los cuales nos ayuda a identificarlos y asi mismo desarrollar la actividad...

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DOCUMENTOS CONTABLES Y NO CONTABLES 1. Documentos 2. Libros contables 2.1. Concepto, clasificación, formatos, comprobantes 2.2. Diligenciamiento y registro 3. Herramientas informáticas para la preparación de la información contable

1. Documentos Clasificación: Existen diversos puntos de vista en cuanto a la clasificación de los documentos comerciales. En este caso, se ha realizado la clasificación de acuerdo con su negociabilidad y su uso comercial. De acuerdo con su negociabilidad se clasifican en negociables y no negociables. ● Negociables: Son documentos que incorporan en su contenido un derecho o promesa de pago amparada por la ley, por lo tanto, pueden transferir su dominio y derechos a otra persona o entidad a través de la comercialización o endoso, entre otras formas. Reciben el nombre de títulos valores, títulos de crédito. Ejemplos de ello son: el cheque, la letra de cambio, pagaré, factura de venta, certificado de depósito a término; además, títulos valores como las acciones, que representan una inversión de la entidad. En otras palabras, estos documentos son negociables en la medida en que reemplazan el dinero como medio de pago y su objetivo es respaldar las deudas adquiridas o, como las acciones, respaldar una inversión. ● No negociables: Sirven de información sobre la ejecución de los hechos económicos, y como tal son indispensables y base para su reconocimiento (registro) contable al interior de la organización, pero no representan un derecho o promesa de pago que se pueda transferir. En la siguiente ilustración encuentra la clasificación de los documentos comerciales según su negociabilidad y su uso comercial. Figura 1 Clasificación de los documentos comerciales

Como lo podemos observar en la figura 1, de acuerdo con su uso comercial, se clasifican en contables, extracontables y títulos valores. ● Documentos contables: Estos documentos respaldan las transacciones comerciales y brindan la información necesaria para identificar, clasificar, medir y reconocer estos hechos en la contabilidad de la entidad. Son de origen interno o externo. -

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Comprobantes externos: Son aquellos que surgen y sirven de soporte de las operaciones realizadas con terceros y, en consecuencia, involucran o afectan al tercero. Comprobantes internos: Son aquellos documentos generados por la empresa que no afectan a terceros, circulan al interior de la empresa

En la siguiente figura se dan los ejemplos de comprobantes internos y externos. Figura 2 Comprobantes internos y externos

Recibo de caja o recibo de ingreso Recibo de caja menor y reembolso de caja menor Recibo de consignación o depósito Factura de venta Comprobante de egreso Nota débito Nota crédito Cheque Letra de cambio Pagaré

Nota de contabilidad Comprobante de contabilidad o diario Nóminas, entradas y salidas de almacén, kárdex, requisición, entre otros.

Comprobante s externos

Comprobante s internos

● E x t r a c o n t a b l e s: Estos documentos respaldan diversas actividades comerciales, pero no se utilizan de soporte para el reconocimiento (registro) contable, se caracterizan por ser informativos. Ejemplos de ellos son: cotización, orden de compra, orden de pedido, remisión, requisición, entrada y salida de almacén.

● Títulos valores: De acuerdo con el Código de Comercio, en su artículo 619, se definen como “documentos necesarios para legitimar el ejercicio del derecho literal y autónomo que en ellos se incorpora”. (Secretaría del Senado, 2021). De acuerdo con esto, los títulos valores son documentos indispensables para reclamar el derecho descrito en el mismo y solo quien figure en él tiene el derecho y puede exigirlo. Pueden negociarse de acuerdo con la ley. Normalmente respaldan una deuda. Como se observa en la siguiente gráfica, los requisitos comunes para todos los títulos valores y la clasificación de los mismos.

Figura 3 Títulos valores

Los títulos valores más comunes son: cheque, letra de cambio, pagaré, factura cambiaria, acciones, carta de porte y conocimiento de embarque. Títulos de renta fija: Generan una rentabilidad constante, por ejemplo, una letra que genera intereses a un porcentaje fijo de 2 %. Títulos de renta variable: Su rentabilidad varía de acuerdo con el comportamiento del mercado, o de las ganancias de la empresa, como con las acciones. Títulos nominativos: En estos títulos se asignan los derechos a quien figure en el mismo. Si el titular desea transferir el título, debe realizar el registro correspondiente en el libro de registro que lleva el creador del título. Ejemplo: las acciones. (Secretaría del Senado, 2021. Art 648) Títulos a la orden: Son expedidos a favor de determinada persona, y en ellos se agrega la cláusula "a la orden" o se expresa que son transferibles por endoso, o se dice que son negociables, o se indica su denominación específica de título-valor. (Secretaría del Senado, 2021. Art 651) Título al portador: Son aquellos que no se expiden a favor de una persona determinada, aunque no incluya la cláusula “al portador”. (Secretaría del Senado, 2021. Art 668) Títulos de contenido crediticio: Son aquellos que contienen un derecho, una orden o una promesa de pagar una determinada suma de dinero. Títulos valores representativos de mercancías: Incorporan el derecho de disponer de las mercancías incluidas en el título, por ejemplo, el conocimiento de embarque para el transporte marítimo. (Secretaría del Senado, 2021. Art 644) Títulos corporativos o de participación: Incorporan el derecho de percibir ciertas sumas de dinero, así como el derecho de su titular a ejercer determinadas facultades, como en el caso de los socios de una sociedad por acciones.

Con el propósito de afianzar en el tema, se sugiere consultar la siguiente página Secretaría del Senado-Código de Comercio y el documento web “Sistema general de valores en la república de Colombia de Bancoldex, dispuestos en la bibliografía Función: Se puede afirmar que los documentos comerciales cumplen las siguientes funciones: ● Función contable: Son el soporte y proporcionan la información necesaria para documentar los hechos económicos para su registro y reconocimiento en la contabilidad. ● Función de control: Brinda información de los terceros y personas de la empresa involucrados, así como el detalle de la operación. ● Función jurídica: Sirven como medio probatorio escrito del hecho económico desde la parte legal, así como soporte para la exigibilidad de los derechos incorporados en los mismos. ● Función tributaria o fiscal: Cumple varias funciones, como autenticidad y medio probatorio de los hechos económicos para efectos de impuestos; como base para identificar, reconocer y medir los impuestos a pagar; como soporte de las declaraciones tributarias presentadas, y para brindar información adicional de utilidad para los entes de control. Requisitos: Los documentos comerciales, por lo general, cumplen unos requisitos generales y, para ciertos documentos, unos requisitos específicos. Los documentos o soportes de contabilidad deben contener como mínimo la siguiente información: ● Nombre o razón social de la empresa que lo elabora ● Nombre del comprobante o soporte ● Ciudad y fecha de elaboración ● Descripción del detalle del documento ● Firmas de los responsables de su elaboración, revisión, aprobación y contabilización en los comprobantes de contabilidad ● Recibo de caja o comprobante de ingreso: Es un soporte externo, no negociable, en el cual constan los ingresos en efectivo, cheques u otros medios de recaudo por la empresa. Este dinero generalmente se recibe de los clientes, de los socios o de los empleados cuando pagan alguna deuda con la empresa. Se entrega original al cliente o a quien realiza el pago y una copia para el archivo de la empresa. Se contabiliza débito en caja y crédito de acuerdo al pago. Ejemplo: La empresa El futuro SAS, el 3 febrero de 2050, recibe del cliente Juan Pérez $300.000 en cheque, como abono a la factura 7586.

Además de los requisitos generales de contener la siguiente información: ● Numeración en consecutivo preimpreso ● Información de quien realiza el pago ● Valor en letras y números del pago ● Detalle del concepto o motivo del pago; este, si es el caso, debe mencionar el número y nombre del soporte o cuenta al que se abona, por ejemplo, “pago factura No 6548” ● Firma de quien recibe el dinero Ejemplo: La empresa El futuro SAS, el 14 mayo de 2050, compra papelería a través de la caja menor a Juana de Arco por la suma de $68.000 Recibo de caja menor: Soporta los pagos de menor cuantía realizados por la empresa a través de la caja menor. Además de los requisitos generales, debe contener la siguiente información: ● Numeración en consecutivo preimpreso ● Detallar la razón del pago, por ejemplo, servicio de taxi ● Nombre del beneficiario del pago ● Firma e identificación de quien recibió el dinero o pago

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Recibo de consignación o depósito: Es un formato elaborado por los bancos, el cual suministran a los clientes para diligenciar el valor a depositar o consignar. El original queda para el banco y la copia para el cliente, con el sello del banco. Debe contener la siguiente información: -

Ciudad y fecha Nombre y número de cuenta del titular de la cuenta Relación y valor de los cheques Valor a depositar en efectivo y cheques En algunos formatos, datos de la factura o número de referencia del pago Nombre y datos informativos, como teléfono de quien realiza el depósito

Ejemplo: La empresa El futuro SAS, el 1 de mayo de 2050, realiza la apertura de su cuenta corriente número 123564, con el dinero aportado por los socios, el cual se encuentra en caja, representado con 3 cheques por valor de $300.000.000, cada uno, para un total de consignación de $ 900.000.000.

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Factura de venta: Es un documento de origen externo. Puede ser título valor si cumple con los requerimientos del Código de Comercio, lo elabora y expide el vendedor del producto o servicio, contiene la descripción de los artículos vendidos, valor de los mismos, los fletes e impuestos. Generalmente, se entrega la original al cliente y se elaboran tantas copias como requiera la empresa. Puede ser un título valor que tiene efectos jurídicos. En este caso, normalmente, las empresas generan dos originales y una copia. Actualmente, existe la factura electrónica, factura en computador, factura en papel y el documento equivalente a factura. De acuerdo con el estatuto tributario, en su artículo 617, los requisitos que debe cumplir las factura son (Secretaría del Senado, 2020. Art. 617): - Contener el nombre expreso de factura de venta - Numeración en consecutivo preimpreso - Apellidos y nombres o razón social y número de identificación del vendedor preimpresos - Apellidos y nombres o razón social y número de identificación del cliente, junto con la discriminación del IVA pagado - Nombre o razón social del impresor de la factura, - Fecha de expedición - Descripción específica de los artículos o servicios vendidos - Valor total de la operación - Indicar la calidad de responsable de IVA La Ley 1231 de 2008 incluyó como nuevos requisitos:

La forma de pago: si es a crédito o contado. Si es a crédito, el número de cuotas y el valor de cada una de ellas. Si no se estipula fecha de vencimiento, se entenderá que su pago es a 30 días. La aceptación: el comprador o beneficiario debe aceptar la factura a través de su firma o nombre. La transferencia de la factura: el vendedor y tenedor legítimo de la factura podrá transferirla a terceros mediante endoso original. Esto se hace normalmente con el fin de exigir el pago por venta de cartera. Ejemplo: La empresa El futuro SAS, el 12 de mayo de 2050, realiza una venta de mercancía a crédito 30 días, por valor de $51.991, incluido el IVA, al cliente Mario Guerrero, identificado con CC 95.983.111. -Factura electrónica: Es la última modalidad de facturación. Reemplaza la factura en papel y tiene la misma validez, es creada y firmada digitalmente por la empresa a través de un software o a través de la DIAN, y validada por la administración de impuestos y aduanas nacionales DIAN. De acuerdo con la Ley de crecimiento económico 2010 de 2019 y el Decreto 358 de 5 marzo de 2020, deben facturar electrónicamente: -

Personas jurídicas que enajenen bienes y/o servicios. Personas naturales que enajenen bienes y/o servicios con ingresos brutos superiores a 3.500 UVT. Personas naturales contratistas del Estado con ingresos brutos superiores a 4.000 UVT. Personas naturales diferentes de minoristas, artesanos, agricultores y ganaderos con ingresos inferiores a 3.500 UVT, que cumplan las siguientes condiciones: o Que tengan más de un (1) establecimiento de comercio.

o

Explotación de intangibles.

o o o

Ser usuarios aduaneros. Consignaciones e inversiones superiores a 3.500 UVT. Contribuyentes que optaron por el Régimen Simple de Tributación - RST

Para mayor comprensión del tema, se sugiere mirar el video “¿Qué es la factura electrónica y cómo facturar electrónicamente?”, el cual se encuentra en la bibliografía. - Documentos equivalentes a factura: Se conoce como “documento soporte en operaciones con no obligados a facturar”. Estos documentos los genera el comprador cuando realiza la transacción con un no obligado a facturar. La empresa El futuro SAS, el día 12 de mayo de 2050, compra al Señor Juan Fernando Fuerte, no responsable de IVA, un escritorio por valor de $400.000. Al no ser responsable de IVA, él no tiene la obligación de facturar; por lo tanto, la empresa El futuro formaliza la compra a través de “documento equivalente o documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar” y solicita copia del RUT al Señor Fuerte. De acuerdo con el artículo 1.6.1.4.6 del decreto único reglamentario 1625 de 2016, modificado por el Decreto 358 de 2020, son documentos equivalentes los siguientes: -

Los tiquetes de máquinas registradoras con sistema P.O.S. Las boletas de ingreso a cine Los tiquetes de transporte de pasajeros El extracto El documento en juegos especializados La boleta, fracción, formulario, cartón, billete o instrumento en juegos de suerte y azar diferentes de los juegos localizados El documento expedido para el cobro de peajes El comprobante de liquidación de operaciones expedido por la Bolsa de Valores El documento de operaciones de la bolsa agropecuaria y otros commodities. El documento expedido para servicios públicos domiciliarios. La boleta de ingreso a espectáculos públicos El documento equivalente electrónico

Y sus requisitos son: - Estar denominado expresamente como documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar.

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Tener la fecha de la operación, que debe corresponder a la fecha de generación del documento. Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del vendedor o de quien presta el servicio. Tratándose de contratos suscritos con los no residentes fiscales en Colombia no inscritos en el Registro Único Tributario (RUT), el requisito del Número de Identificación Tributaria NIT se entenderá cumplido con la identificación otorgada en el país de origen del no residente. Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del adquiriente de los bienes y/o servicios. Llevar el número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de documento soporte, incluyendo el número, rango y vigencia autorizados por la DIAN. Tener la descripción específica del bien o del servicio prestado. Detallar el valor total de la operación.

● Comprobante de egreso: O comprobante de pago, respalda el pago de una suma de dinero por medio de efectivo o cheque. Generalmente, se elabora original al cliente y copia a la empresa. Adicional a la información general, debe contener: ● Numeración en consecutivo preimpreso - Datos del beneficiario del pago: nombre e identificación - Detalle o concepto del pago, nombrar los datos del soporte que generan el pago - Valor en número y letras - Forma de pago: efectivo o cheque con su respectivo número y banco - Firmas: elaborado, revisado, aprobado y contabilizado, y del beneficiario del pago - Al contabilizar, se acredita la cuenta de bancos y se debita la cuenta que corresponde de acuerdo con el concepto. Cuando es en cheque, generalmente se deja copia del cheque. La empresa El futuro SAS, en el momento de constitución, paga por primera vez el registro mercantil en la Cámara de Comercio, por valor de $450.000, con el cheque # 75222 de Bancolombia, por lo cual elabora el comprobante de egreso para realizar el pago y el cheque. •

Cheque: Es un título valor por medio del cual una persona, llamada girador (el dueño de la cuenta), ordena al banco, llamado "girado", a pagar una suma de dinero a un tercero, llamado beneficiario. De acuerdo con el artículo 712 del Código de Comercio, este debe estar en formulario preimpreso. Los cheques deben presentarse ante la entidad bancaria en los siguientes plazos:

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Dentro de los quince días a partir de su fecha, si fueren pagaderos en el mismo lugar de su expedición. Dentro de un mes, si fueren pagaderos en el mismo país de su expedición, pero en lugar distinto al de esta. Dentro de tres meses, si fueren expedidos en un país latinoamericano y pagaderos

en algún otro país de América Latina. Dentro de cuatro meses, si fueren expedidos en algún país latinoamericano para ser pagados fuera de América Latina. (Secretaría del Senado, 2020. Art. 718)

Este documento debe contener: - Número de cuenta bancaria - Número de cheque - En algunos casos, información de la empresa dueña de la cuenta - Fecha de emisión - Valor en letras y números - El nombre del beneficiario del pago - La firma del dueño de la cuenta

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Nota débito: Lo emite la empresa para cobrar y cargar, a la cuenta del cliente, valores como fletes, intereses, comisiones y otros conceptos adicionales a la venta. En la contabilización, se debita la cuenta clientes y se acredita la cuenta correspondiente según el concepto. Se elabora en original para el cliente y copia para la empresa. Debe contener, además de los requisitos generales: - Los datos del cliente - Concepto de la nota

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Valor unitario y valor total en letras y números Registro contable Firma de los responsables: elaborado, revisado, aprobado, contabilizado

Ejemplo: La empresa El futuro SAS, el 5 de junio de 2050, genera nota débito al cliente Juan Pablo Segundo Martínez, en razón a intereses moratorios por la factura de venta 9876 que el cliente adeuda.

Nota crédito: Lo emite la empresa a favor del cliente, cuando concede descuentos y rebajas no incluidos en la factura, o se genera por las devoluciones de mercancía hechas por el cliente. En la contabilización, se acredita la cuenta clientes y se debita la cuenta correspondiente según el concepto Debe contener, además de los requisitos generales: Los datos del cliente Concepto de la nota Valor unitario y valor total en letras y números Registro contable Firma de los responsables: elaborado, revisado, aprobado, contabilizado Ejemplo: La empresa El futuro SAS, el 1 de mayo de 2050, genera nota crédito al cliente María Teresa Farfán, en razón a descuento otorgado en la factura de venta 3474, por valor de $90.000.

Comprobante de venta con tarjeta débito o crédito: Es un documento emitido al realizar una compra con tarjeta débito o crédito. El vendedor está afiliado a una entidad financiera que brinda el servicio a través de un datáfono, por lo tanto, estos dineros ingresan automáticamente a la cuenta de la empresa. Contiene los datos del dueño de la tarjeta, número de la tarjeta y entidad financiera que la emite, y valor de la compra

Fuente: Publimetro, 2012 Ejemplo: La empresa El futuro SAS adquiere gasolina con la tarjeta débito de la compañía. Terpel la Dehesa genera un voucher por el pago realizado con la tarjeta, el cual justifica el pago y acompaña la factura que entregan. Transfer...