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CF1 NT-Nota Técnica para uso exclusivo de los alumnos del curso de Contabilidad Financiera I. Febrero 2014CONTABILIDADFINANCIERA ICUENTA CONTABLEYLIBROS CONTABLES: DIARIO YMAYOR.Contenido I. LA CUENTA CONTABLE 1. PARTES DE LA CUENTA 2. TÉRMINOS, NOMBRE DE LA CUENTA Y REPRESENTACIÓN DE LOS SALDOS 3. ...

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CF1 NT-02

CUENTA CONTABLE Y CONTABILIDAD FINANCIERA I

LIBROS CONTABLES: DIARIO Y MAYOR.

Nota Técnica para uso exclusivo de los alumnos del curso de Contabilidad Financiera I. Febrero 2014

Cuenta Contable y Libros Contables: Diario y Mayor.

Contenido I.

LA CUENTA CONTABLE .................................................................................................3

1. 2. 3. 4. 5.

PARTES DE LA CUENTA TÉRMINOS, NOMBRE DE LA CUENTA Y REPRESENTACIÓN DE LOS SALDOS LA CUENTA DE RESULTADOS LA PARTIDA DOBLE EFECTOS POSIBLES AL REGISTRAR CUALQUIER TRANSACCIÓN

3 3 5 6 6

II. LIBROS CONTABLES .....................................................................................................7 1. 2.

LIBRO DIARIO LIBRO MAYOR

8 9

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS ....................................................................................10

Contabilidad Financiera I

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Cuenta Contable y Libros Contables: Diario y Mayor.

I. LA CUENTA CONTABLE En la NT-01 señalamos que para poder presentar información financiera la entidad debe registrar las operaciones realizadas, las mismas que provienen de hechos o eventos económicos identificables y cuantificables que la afectan, y que este registro debe efectuarse con orden, clasificando debidamente las diversas partidas o cuentas contables que integran cada uno de los elementos de los estados financieros. Las cuentas contables, entonces, se distinguen entre sí de acuerdo a la naturaleza del elemento de la transacción, y se agrupan para los mismos eventos monetarios y económicos. Recordemos que las transacciones u operaciones que la contabilidad cuantifica y registra originan aumentos y/o disminuciones en los recursos de la entidad (Activo), así como en las fuentes de los mismos, ya sean externas (Pasivo) o internas (Patrimonio); pero se expresan por medio de las cuentas contables que afecta la transacción. Podemos decir así que cada uno de los cinco elementos de los estados financieros tiene sus propias partidas o cuentas contables que los detallan. Las cuentas corresponden al Activo, o al Pasivo, o al Patrimonio neto, así como las que reflejan Ingresos y otras Gastos. En el Perú, el Consejo Normativo de Contabilidad es quien estudia y analiza la aprobación del Plan Contable General Empresarial (PCGE); y la SMV (Superintendencia del Mercado de Valores), antes la CONASEV, quien lo aprueba. La versión actual del PCGE 1 obliga a partir del 01 de enero del 2011; y ha sido homogenizado con las NIIF, contemplando aspectos relacionados con la presentación y revelación de información. Como cada cuenta contable es el resultado de un historial de aumentos y disminuciones valorizadas en la propia moneda, fruto de las transacciones, es imprescindible contar con este movimiento para la toma de decisiones y para el análisis de los estados de situación financiera y el estado de resultados. Para facilitar la acumulación, el movimiento de las cuentas contables se estructura en forma de la letra “T”. Así, el registro de la información, mediante unas reglas establecidas, puede hacerse en forma clara, ordenada y comprensible para los aumentos y/o disminuciones que experimentan las cuentas.

1. Partes de la Cuenta La cuenta se representa mediante una T, la cual consta de tres partes: a. NOMBRE completo de la cuenta b. DEBE: es el lado izquierdo, donde se registran los débitos o cargos. c. HABER: es el lado derecho donde se registran los créditos o abonos. NOMBRE DEBE

HABER

2. Términos, nombre de la Cuenta y representación de los saldos El nombre de la cuenta debe corresponder al concepto cuya historia o registro se va a llevar; el nombre deberá presentarse de manera clara, que permita identificar fácil y plenamente el valor o concepto que registra. Por ejemplo, la cuenta Efectivo y Equivalentes de Efectivo (Caja y Bancos) se asignará al dinero que está bajo custodia de la propia empresa y de las entidades financieras, representado en cuentas corrientes, de ahorros, etc.

1 Cfr. http://www.mef.gob.pe/contenidos/conta_publ/documentac/VERSION_MODIFICADA_PCG_EMPRESARIAL.p df

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Cuenta Contable y Libros Contables: Diario y Mayor.

NOMBRE DE LA CUENTA DEBE A la suma de las cantidades anotadas en este espacio se le llama Movimiento Deudor. Cuando se registra una cantidad en este espacio se le llama Cargo     

HABER A la suma de las cantidades anotadas en este espacio se le llama Movimiento Acreedor. Cuando se registra una cantidad en este espacio se le llama Abono

Al margen del tipo de cuenta de que se trate (activo, pasivo, patrimonio, gasto o ingreso), el cargo se registra a la izquierda de la cuenta “T” y el abono se registra a la derecha. La diferencia entre la suma del movimiento deudor y la suma del movimiento acreedor se llama Saldo. Esta diferencia es colocada en el debe o en el haber, donde el importe sea menor, ya que al totalizar los importes deben ser iguales. Si la suma del movimiento deudor es mayor que la del acreedor, se llama saldo Deudor. Si la suma del movimiento acreedor es mayor que la del deudor, se llama saldo Acreedor. Si la suma del movimiento deudor es igual a la suma del movimiento acreedor el saldo será cero y se dice que la cuenta está saldada.

Para entender mejor los conceptos anteriores tenemos un ejemplo: CUENTA DEBE Izquierda

HABER Derecha

CARGOS

100 200 500

400 90 50

ABONOS

MOVIMIENTO DEUDOR

800

540

MOVIMIENTO ACREEDOR

SALDO DEUDOR

260

Volvamos a la Ecuación Contable de: ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO NETO Debiendo conservar en el registro de las cuentas esta igualdad, las cuentas de activo las registraremos en el debe (lado izquierdo) y las cuentas de pasivo y patrimonio neto en el haber (lado derecho). CUENTA DEBE ACTIVO =

HABER PASIVO + PATRIMONIO NETO

Ejemplo 1: Se adquiere mercadería al crédito por S/. 2,600. Existencias 2,600

Proveedores 2,600

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Aumento Ejemplo 2: Los accionistas aportan

S/.

Aumento 9,000 en efectivo.

Efectivo

Capital

9,000 Aumento

9,000 Aumento

 Las cuentas de activo son de naturaleza deudora y su saldo, por lo tanto, deudor.  Las cuentas de pasivo y patrimonio neto son de naturaleza acreedora y su saldo, por lo tanto, acreedor.

3. La cuenta de Resultados Las ganancias incrementan el patrimonio y las pérdidas lo reducen, las cuentas de ingreso resultarán de naturaleza acreedora y se registran en el haber (lado derecho) y las cuentas de gastos serán de naturaleza deudora y se registran en el debe (lado izquierdo), como sigue: CUENTAS DE RESULTADOS DEBE Gastos

HABER Ingresos

Ejemplo 3: Una empresa dedicada a la compra - venta de autos, vende un automóvil por S/. 63,000; la misma que se realizó al contado. Efectivo

Ventas

63,000 Aumento

63,000 Aumento

Ejemplo 4: Con relación al ejemplo anterior, se alquila un almacén por 1 día debido a la llegada de una flota de autos. El pago es al contado por S/. 3,000. Gastos Administrativos 3,000 Aumento

Efectivo 3,000 Disminución

Un resumen de los efectos de los cargos y abonos en las cuentas de Activo, Pasivo y Patrimonio Neto es el siguiente:

ACTIVO CARGO DEBE Aumenta +

ABONO HABER Disminuye -

PASIVO CARGO DEBE Disminuye -

GASTOS CARGO ABONO DEBE HABER Aumenta Disminuye

PATRIMONIO

ABONO HABER Aumenta +

CARGO DEBE Disminuye -

ABONO HABER Aumenta +

INGRESOS CARGO ABONO DEBE HABER Disminuye Aumenta

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+

-

-

+

4. La Partida Doble Cada vez que se haga una anotación en la columna izquierda (DEBE) de una cuenta, se deberá hacer una anotación en la columna derecha (HABER) de otra cuenta. El principio de Partida Doble en contabilidad, significa que una misma cantidad, producto de una transacción, se registra dos veces: en el Debe de una cuenta (Débito o Cargo), y en el Haber de otra cuenta (Crédito o Abono).

5. Efectos posibles al registrar cualquier transacción Al realizar cualquier transacción se produce uno de los siguientes efectos (movimientos contables): a. UN AUMENTO DE ACTIVO, produce: 1. Una disminución en el activo mismo: Ejemplo 5: Compra de mercadería al contado por S/. 800. Existencias

Efectivo 800 Disminució n

800 Aumento 2. Un aumento en el pasivo: Ejemplo 6: Compra de mercadería al crédito por S/. 45,000. Existencias 45,000 Aumento

Proveedores 45,000 Aumento

3. Un aumento de Patrimonio Ejemplo 7: Aporte de los socios de S/. 50,000 en efectivo. Efectivo 50,000 Aumento

Capital 50,000 Aumento

b. UNA DISMINUCIÓN DE PASIVO produce una disminución en el activo Ejemplo 8: Pago a un proveedor de una deuda pendiente por S/. 11,000. Efectivo 11,000 Disminució n

Proveedores 11,000 Disminució n

II. LIBROS CONTABLES Contabilidad Financiera I

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Cuenta Contable y Libros Contables: Diario y Mayor.

Los libros de contabilidad son registros formales en los cuales se anotará en forma ordenada y analítica las operaciones efectuadas por la empresa, con la frecuencia con que estas se realicen, para ser posteriormente resumidas en los estados financieros. Para lograr este objetivo, la contabilidad ha establecido desde el punto de vista práctico, el registro de las operaciones realizadas, a través de los registros por partida doble. La información registrada en los libros contables permite:  Vigilar y controlar los bienes y derechos de la entidad mediante sistemas adecuados de control interno que eviten pérdidas.  Obtener información de la situación económica y financiera de una entidad para preparar los Estados Financieros). Asimismo, los libros y registros contables son importantes porque:  Reúnen el total de las operaciones realizadas por la empresa.  Son la base para la elaboración de estados financieros.  En un proceso contencioso o judicial, son un elemento de prueba respecto de las operaciones realizadas.  Muestran el cumplimiento de obligaciones tributarias.  Permiten revisar que las operaciones estén realizadas de acuerdo con los principios contables.  Sirven para la revisión de las operaciones por la Administración Tributaria, ya que es obligatorio llevarlos y presentarlos a la misma si lo requieren.

Existen las siguientes clases de libros contables:

Libros Principales:  Libro Diario*  Libro Mayor*  Libro de Inventarios y Balances*

Libros Auxiliares Obligatorios: Entre otros:  Libro Caja y Bancos*  Registro de Ventas e Ingresos*  Registro de Compras*  Registros de Inventarios Permanentes**  Registro de Costos**  Registro de Planillas o Remuneraciones (Planilla Electrónica)  Registro de Activos Fijos**  Libro de Retenciones** Libros Auxiliares Voluntarios: Entre otros:  Registro de Control de Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar  Libro de Bancos  Libro de Caja Chica

(*) Libros y registros que en forma obligatoria integran la contabilidad completa para efectos tributarios (Resolución de Superintendencia N° 234-2006/SUNAT). (**) Libros y registros que integran la contabilidad completa siempre que la empresa se encuentre obligada a llevarlos (Resolución de Superintendencia N° 234-2006/SUNAT).

Libros Principales 1. Libro Diario También denominado “Diario General” o simplemente “Diario”; es aquel libro en que se registran, cronológicamente y por día, los asientos de diario. Los registros contables que se efectúan en este libro se

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conocen como Asientos de diario. Un asiento de diario es la representación de una transacción mediante cargos y abonos a las cuentas que intervienen en dicha operación. La representación de un asiento de diario es la siguiente: Fecha

S/.

_________ Número de Asiento_________ Cuenta(s) deudora(s) Cuenta(s) acreedoras(s) Glosa

S/.

xxxx xxxx

La glosa en un asiento contable, es una pequeña explicación que se hace sobre la transacción registrada. Ejemplo 9: El 31 de octubre se recibe un préstamo bancario por S/. 25,000 a pagar en 1 año, se compra mercadería al contado por un valor de S/. 15,000, y se cobra la deuda de un cliente que sumaba S/. 5,500.

* 31/10

** _______________ 1 _______________ Efectivo Obligaciones Financieras

DEBE

HABER

25,000 25,000

Por el préstamo bancario a pagar en 1 año

31/10

_______________ 2 _______________ Existencias Efectivo

15,000 15,000

Por la compra de mercadería

31/10

VAN

40,000

40,000

VIENEN _______________ 3 _______________

40,000

40,000

Efectivo Cuentas por cobrar comerciales

5,500 5,500

Por el cobro de la deuda con el cliente

El Libro Diario incluye, asimismo, 2 columnas delgadas (ver * y ** en el ejemplo anterior):  En la columna (*) con un asterisco se coloca el número de la cuenta en mención, según el Plan Contable General Empresarial, la cual hemos dejado en blanco pues no nos hemos referido al Plan de Cuentas.  En la columna (**) con dos asteriscos se coloca la referencia al folio (del libro mayor) de la cuenta afectada, en el libro mayor; es decir, es la forma de enlace con el mayor. En estos momentos tampoco podríamos completar esta columna porque aún no nos hemos referido al Libro Mayor (más adelante efectuaremos la referencia y cruce de información entre ambos libros con otro ejemplo). Otro detalle por mencionar es que al terminar una página del libro, se utiliza el último renglón para totalizar las cantidades de las columnas del debe y del haber e indicándose la palabra “VAN”. Al inicio de la página siguiente, el primer renglón se utiliza para transcribir los totales del debe y del haber, de la página anterior. En este caso se indica la palabra “VIENEN”. Totalizar cada página facilita el control de sumas y cuadre. Al completar el registro de los asientos de diario, se totaliza el libro debiendo quedar debidamente cuadradas las columnas del debe y del haber. Cabe resaltar que, estos procedimientos están sistematizados en las empresas por medio de softwares contables, los que ayudan y facilitan la labor.

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2. Libro Mayor También denominado “Mayor General” o simplemente “Mayor”; es aquel libro en el que se transfieren, del libro diario, los cargos y/o abonos a cada cuenta, resultantes de los asientos de diario. Esta “mayorización” de las transacciones es de mucha utilidad, ya que permite controlar los aumentos y/o disminuciones de cada una de las cuentas, y al final, establecer los saldos resultantes por un determinado período. La estructura de una tradicional página del Libro Mayor es variada según los formatos de los software contables. Tomaremos como Libro Mayor, una estructura muy similar a la denominada “cuenta T”. La representación de un libro mayor es la siguiente: # Folio Nombre de Cuenta # Folio #Diario xxxx xxxx #Diario #Diario xxxx xxxx

xxxx

Al pasar los asientos registrados en el libro Diario, al libro Mayor (ejemplo 9), tendríamos: 1 1 3

Efectivo 25,000 15,000 5,500 30,500

3 2

1 2

2

Oblig. Financ. 25,000

15,000

Existencias 15,000

2 1

25,000 3

4

Clientes 5,500

15,000

4 3

5,500

Será muy fácil completar el Libro Mayor, si recordamos la mecánica de registro de la cuenta “T”. Sin embargo, en la estructura del mayor a utilizar, debemos puntualizar:  La “foliación” (viene de “folio”, que representa cada cuenta “T”) va en la parte superior de la “T” en ambos extremos. Cada cuenta, tiene un solo número de folio.  Hay dos columnas delgadas, una a cada extremo: En la del lado izquierdo se pone el número de asiento de diario que generó el correspondiente cargo (o débito). En la del lado derecho se pone el número de asiento de diario que generó el correspondiente abono (o crédito). Si ya conocemos el número de folio de cada cuenta, entonces ya podremos referenciar y cruzar la información con el Libro Diario. Entonces, siguiendo con el ejemplo 9, ya podríamos completar en el Libro Diario, la columna de folio del mayor: 31/10 _______________ 1 _______________ DEBE HABER Efectivo 1 25,000 Obligaciones Financieras 2 25,000 Por el préstamo bancario a pagar en 1 año

31/10

_______________ 2 _______________ Existencias Efectivo

3 1

15,000

1 4

5,500

15,000

Por la compra de mercadería

31/10

_______________ 3 _______________ Efectivo Cuentas por cobrar comerciales

5,500

Por el cobro de la deuda con el cliente

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS Contabilidad Financiera I

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Cuenta Contable y Libros Contables: Diario y Mayor.



MORENO FERNANDEZ, Joaquín “Contabilidad Básica” Compañía Editorial Continental



Dirección Nacional de Contabilidad Pública – MEF Plan General Contable para Empresas (PGCE) Acceso en la dirección: http://www.mef.gob.pe/contenidos/conta_publ/documentac/VERSION_MODIFICADA_PCG_EMPRESARIA L.pdf



International Accounting Standards Commitee Foundation. “Normas Internacionales de Información Financiera – NIIF”. Español 2010

 SMV (Superintendencia del Mercado de Valores), Manual de Información Financiera. Acceso en la dirección: http://www.smv.gob.pe/Frm_PlantillaInfFin.aspx? data=3178A9BFC7B247A532091D3D5FB55EA44A71152D1E 

Dirección Nacional de Contabilidad Pública – MEF Normas Internacionales de Información Financiera Oficializadas vigentes en el Perú “Prefacio a los Pronunciamientos sobre Normas Internacionales de Contabilidad y el Marco Conceptual para la Preparación y Presentación de los Estados Financieros”. Acceso en la dirección: http://www.mef.gob.pe/contenidos/conta_publ/con_nor_co/vigentes/nic/PREFACIO_A_LOS_PRONUNCIA MIENTOS_SOBRE_NICS.pdf



Dirección Nacional de Contabilidad Pública - MEF Normas Internacionales de Información Financiera Oficializadas vigentes en el Perú NIC Nº 1: “Presentación de Estados Financieros”. Acceso en la dirección: http://www.mef.gob.pe/contenidos/conta_publ/con_nor_co/vigentes/nic/1_NIC_2011.pdf

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