Libros Y Registros Contables Físicos Y Electrónicos PDF

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Instituto Pacífico SAC

LIBROS Y REGISTROS CONTABLES FÍSICOS Y ELECTRÓNICOS Autores: © CPC Ferna ndo Effio Pereda • CPCC José Luis García Quispe • CPC José Va ldiviezo Rosado, 2019 Primera edición - Julio 2019 Copyright 2019: Instituto Pacífico S.A.C. Diseño, diagramación y montaje: Georgina Condori Choque María del Rosario De la Cruz Huachua Edición a cargo de: Instituto Pa cífico S.A.C. - 2019 Jr. Castrovirreyna N.º 224 - Breña Central: 619-3700 E-ma il: [email protected] Tiraje: 11,000 ejemplares Registro de Proyecto Editorial 31501051900643 ISBN

: 978-612-322-163-8

Hecho el Depósito Legal en la Biblioteca Nacional del Perú N.º : 2019-08004 Impresión a cargo de: Pacífico Editores S.A.C. Jr. Castrovirreyna N.º 224 - Breña Central: 330-3642 Derechos Reservados conforme a la Ley de Derecho de Autor. Este libro está expuesto a fe de erratas Queda terminantemente prohibida la reproducción total o pa rcial de esta obra por cualquier medio, ya sea electró- nico, mecánico, químico, óptico, incluyendo el sistema de fotocopiado, sin autorización escrita del autor e Instituto Pacífico S.A.C., quedando protegidos los derechos de propiedad intelectual y de autoría por la legislación peruana.

PRESENTACION Las empresas, como unidades económicas en constante evolución, requieren información confiable y precisa que les permita conocer acerca de su situación financiera y económica, así como para tomar decisiones rápidas y adecuadas, para lo cual están en la necesidad y obligación de llevar libros y registros de acuerdo con sus necesidades. No obstante esa necesidad, para efectos tributarios, nuestra legislación ha establecido una serie de libros y registros que deben llevar las personas, los cuales, como es evidente, tienen como único propósito ayudar al control fiscal. En relación con estos libros y registros, los mismos deben ser llevados por las personas naturales y jurídicas, dependiendo del régimen tributario en el que se encuentren, anotando en ellos su información económica, dejando la posibilidad de que dicha anotación sea en forma manual, con la ayuda de programas informáticos de contabilidad; o mediante aplicativos electrónicos, para lo cual existen reglas específicas para cada uno de ellos. En relación con tan importante tema, Instituto Pacífico se enorgullece en presentar la obra Libros y registros contables: físicos y electrónicos, que contiene en detalle los principales aspectos a tener en cuenta, para el llevado de tan importantes documentos. Para estos efectos, el presente texto se ha dividido en cuatro capítulos. En el capítulo I se desarrollan los principales aspectos tributarios relacionados con los libros y registros contables contenidos en la legislación tributaria. En el capítulo II se desarrollan las formalidades que deben tener los libros y registros llevados de forma física. En el capítulo III se muestran los principales aspectos vinculados con el llevado de los libros y registros de forma electrónica, capítulo en el que se incluyen aplicaciones prácticas de cada uno de los libros que se pueden llevar de dicha forma. Finalmente, en el capítulo IV se presentan las infracciones y sanciones tributarias relacionadas con la obligación de llevar libros y registros, previstas en el artículo 175 del Código Tributario. Para estos efectos, y para el mejor entendimiento del tema, se proponen variados casos prácticos. Esperamos que esta obra contribuya al mejor conocimiento de los libros y registros contables que deben llevar los contribuyentes, y que a la vez satisfaga las necesidades de información de nuestros clientes y de todas las personas interesadas en el tema. Cabe mencionar que esta obra no hubiera sido posible sin el aporte y la dedicación de nuestros asesores tributarios-contables: CPC Fernando Effio Pereda, CPCC José García Quispe y CPC José Valdiviezo Rosado, profesionales a quienes agradecemos por su contribución continua a la doctrina contable.

Capítulo I Aspectos tributarios relacionados con los libros y registros 1. Cuestiones previas Los libros y registros contables son muy importantes para toda empresa, pues sirven de fuente para la elaboración de la información financiera, necesaria para la razonable toma de decisiones de los interesados. Para efectos tributarios, el llevar libros y registros constituye una obligación formal complementaria a las obligaciones materiales, pues coadyuvan a su cumplimiento1 ; además, son de suma importancia, ya que ayudan a las Administraciones Tributarias a cumplir con sus labores de fiscalización y determinación de la obligación tributaria. Bajo ese contexto, el Código Tributario2 (en adelante, CT) ha establecido una serie de disposiciones relacionadas con la obligación de llevar los libros y re- gistros vinculados a asuntos tributarios. Estas disposiciones tienen que ver con el origen de la responsabilidad solidaria, obligaciones que deben observar los contribuyentes, aplicación de presunciones, entre otras, las cuales, teniendo en cuenta su importancia, se presentan en detalle a continuación. 2. Los libros y registros contables como medio de fiscalización Como se ha indicado en las cuestiones previas de este capítulo, a efectos de que la Administración Tributaria ejerza su facultad fiscalizadora, el CT ha señalado una serie de obligaciones relacionadas con los libros y registros contables que deben cumplir los contribuyentes. En efecto, de acuerdo con lo que señala el artículo 62 del citado documento, la facultad de fiscalización de la Administración Tributaria se ejerce en forma discrecional, de acuerdo con lo establecido en el último párrafo de la Norma IV del Título Preliminar del CT3 , para lo cual esta entidad, dispone entre otras facultades discrecionales, las siguientes: a ) Ex Exigir igir la exhib exhibición ición de la do documen cumen cumentt ació ión n vin vincula cula culada da a aass un untto s t rib ibut ut utaario ioss

El numeral 1 del artículo 62 del CT señala que la Administración Tribu- taria tien e la facultad de exigir a los deudores tributarios, la exhibición y/o presentación d e sus libros, registros y/o documentos que sustenten la contabilidad y/o que se en cuentren relacionados con hechos susceptibles de generar obligaciones tributarias , los mismos que deberán ser llevados de acuerdo con las normas correspondiente s. En relación con esta obligación, resulta oportuno comentar que solo en el caso de que, por razones debidamente justificadas, el deudor tributario requiera un término

para dicha exhibición, la Administración Tributaria deberá otorgarle un plazo no menor de dos (2) días hábiles. b) EExig xig xigir ir co copia pia de lo loss me med dios in inff orm ormáático icoss utiliz utilizaados

El numeral 2 del artículo 62 del CT establece que, en los casos que los deudores tributarios o terceros registren sus operaciones contables mediante sistemas de procesamiento electrónico de datos o sistemas de microarchivos, la Administración Tributaria podrá exigir: Copia de la totalidad o parte de los soportes portadores de microformas grabadas o de los soportes magnéticos u otros medios de almacenamiento de información utilizados en sus aplicaciones, que incluyan datos vinculados con la materia imponible, debiendo suministrar a la Administración Tributaria los instrumentos materiales a este efecto, los que les serán restituidos a la conclusión de la fiscalización o verificación. En caso de que el deudor tributario no cuente con los elementos necesarios para proporcionar la copia antes mencionada, la Administración Tributaria, previa autorización del sujeto fiscalizado, podrá hacer uso de los equipos informáticos, programas y utilitarios que estime convenientes para dicho fin. • Información o documentación relacionada con el equipamiento informático, incluyendo programas fuente, diseño y programación utilizados y de las aplicaciones implantadas, ya sea que el procesa- miento se desarrolle en equipos propios o alquilados, o que el servicio sea prestado por un tercero. • El uso de equipo técnico de recuperación visual de microformas y de equipamiento de computación para la realización de tareas de auditoría tributaria, cuando se hallaren bajo fiscalización o verificación. •

c) Requerir a terceros información respecto de operaciones con sujetos fiscalizados

El numeral 3 del artículo 62 del CT prescribe que la Administración Tribu taria tiene la facultad discrecional de requerir a terceros informaciones, así como la exhibición y/o presentación de sus libros, registros, documentos, emisión y uso de tarjetas de crédito o afines, y correspondencia comer- cial relacionada con hechos que determinen tributación, en la forma y condiciones solicitadas, para lo cual la Administración Tributaria deberá otorgar un plazo que no podrá ser menor de tres (3) días hábiles. Cabe señalar que esta facultad incluye la de requerir la información des- tinada a identificar a los clientes o consumidores del tercero.

d) IIn nmovil moviliz iz izaar lib libros ros co cont nt ntaabl bles es

El numeral 6 del artículo 62 del CT señala que, cuando la Administración Tributaria presuma la existencia de evasión tributaria, podrá inmovilizar los libros, archivos, documentos, registros en general y bienes, de cualquier naturaleza, por un periodo no mayor de cinco (5) días hábiles, prorrogables por otro igual. No obstante, precisa el citado numeral que tratándose de la SUNAT, el plazo de inmovilización será de diez (10) días hábiles, prorrogables por un plazo igual. Sin embargo, mediante Resolución de Superintendencia, la prórroga podrá otorgarse por un plazo máximo de sesenta (60) días hábiles. e ) IInca nca ncauta uta utación ción de llii br bro os conta ntables bles

Cuando la Administración Tributaria presuma la existencia de evasión tributaria, podrá practicar incautaciones de libros, archivos, documentos, registros en general y bienes, de cualquier naturaleza, incluidos pro- gramas informáticos y archivos en soporte magnético o similares, que guarden relación con la realización de hechos susceptibles de generar obligaciones tributarias, por un plazo que no podrá exceder de cuarenta y cinco (45) días hábiles, prorrogables por quince (15) días hábiles. La Administración Tributaria procederá a la incautación, previa autorización judicial. Al término de los cuarenta y cinco (45) días hábiles o al vencimiento de la prórroga, se procederá a la devolución de lo incautado con excepción de aquella documentación que hubiera sido incluida en la denuncia formulada dentro de los mismos plazos antes mencionados. Para tal efecto, la solicitud de la Administración será motivada y deberá ser resuelta por cualquier juez especializado en lo penal, en el término de veinticuatro (24) horas, sin correr traslado a la otra parte. 3. Aplicación de la responsabilidad solidaria La responsabilidad solidaria, para efectos tributarios, es definida como aquella situación en la cual a una persona se le obliga a asumir el pago de una de- terminada deuda que corresponde a otro sujeto, por haber incurrido en una determinada situación o situaciones, debidamente regladas, que derivan en dicha obligación. En otros términos, cuando se configura la responsabilidad solidaria, un sujeto que no tiene la condición de contribuyente, debe cumplir la obligación atribuida a este. Tratándose de la responsabilidad solidaria, debemos manifestar que existe una relación directa entre esta y los libros y registros vinculados a asuntos tributarios. En efecto, de acuerdo con lo que establece el artículo 16 del CT, están obligados a pagar los tributos y cumplir las obligaciones formales en calidad

de representantes (responsables solidarios), con los recursos que administren o que dispongan, las siguientes personas, cuando por dolo, negligencia grave o abuso de facultades se dejen de pagar las deudas tributarias: los representantes legales y los designados por las personas jurídicas, • los administradores o quienes tengan la disponibilidad de los bienes de los entes colectivos que carecen de personería jurídica; • los mandatarios, administradores, gestores de negocios y albaceas. •

Para estos efectos precisa la norma que se considera que existe dolo, negligencia grave o abuso de facultades, salvo prueba en contrario, cuando entre otros supuestos, el deudor tributario tome las siguientes acciones: Supuesto

No lleva contabilidad o lleva dos o más juegos de libros o registros para una misma contabilidad, con distintos asientos.

Anota en sus libros y registros los comprobantes de pago que recibe u otorga por montos distintos a los consignados en dichos comprobantes, u omite anotarlos.

Detalle A tal efecto, se entiende que el deudor no lleva contabilidad, cuando los libros o registros que se encuentran obligados a llevar no son exhibidos o presentados a requerimiento de la Administración Tributaria, dentro de un plazo máximo de 10 (diez) días hábiles, por causas imputables al deudor tributario.

En este caso, se debe verificar que no se trata de errores materiales.

4. Presunciones relacionadas con libros y registros La doctrina tributaria enseña que la determinación de la obligación tributaria sobre base cierta se refiere al cálculo que hace la Administración Tributaria cuando dispone de todos los antecedentes relacionados con el presupuesto de hecho, no solo en cuanto a su efectividad, sino a la magnitud económica de las circunstancias comprendidas en él; vale decir, cuando el fisco conoce con certeza el hecho y los valores imponibles. No obstante, cuando la Administración no pueda obtener dichos antecedentes necesarios para la determinación sobre base cierta,

normalmente las normas le facultan a practicar dicha determinación sobre base presunta. En línea con esta idea, el artículo 63 del CT ha establecido de manera expresa que durante el periodo de prescripción, la Administración Tributaria puede determinar la obligación tributaria considerando las bases siguientes: Tipo

Detalle

Base cierta

Tomando en cuenta los elementos existentes que permitan conocer en forma directa el hecho generador de la obligación tributaria y la cuantía de la misma.

Base presunt a

En mérito a los hechos y circunstancias que, por relación normal con el hecho generador de la obligación tributaria, permitan establecer la existencia y cu antía de la obligación.

Sobre el particular, debemos señalar que el artículo 64 del CT ha establecido los casos en los que la Administración Tributaria puede utilizar directamente los procedimientos de determinación sobre base presunta. Únicamente cuando se cumplan estos supuestos, la Administración no considerará la determinación sobre base cierta, sino sobre base presunta, por ello, los administrados deberán tener especial cuidado, a fin de no incurrir en ellos. Así, los casos en que se podrían utilizar directamente los procedimientos de determinación sobre base presunta, en relación con omisiones vinculadas a libros y registros vinculados a asuntos tributarios, son los siguientes:

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La declaración presentada o la documentación sustentatoria o complementaria ofreciera dudas respecto de su veracidad o exactitud, o no incluya los requisitos y datos exigidos; o cuando existiere dudas sobre la determinación o cumplimiento que haya efectuado el deudor tributario. El deudor tributario requerido en forma expresa por la Administración Tributaria a presentar y/o exhibir sus libros, registros y/o documentos que sustenten la contabilidad, y/o que se encuentren relacionados con hechos generadores de obligaciones tributarias, en las oficinas fiscales o ante los funcionarios autorizados, no lo haga dentro del plazo señalado por la Administración en el requerimiento en el cual se hubieran solicitado por primera vez. Asimismo, cuando el deudor tributario no obligado a llevar contabilidad sea requerido en forma expresa a presentar y/o exhibir documentos relacionados con hechos generadores de obligaciones tributarias, en las oficinas fiscales o ante los funcionarios autorizados, no lo haga dentro del referido plazo. Se verifiquen discrepancias u omisiones entre el contenido de los comprobantes de pago y los libros y registros de contabilidad, del deudor tributario o de terceros. El deudor tributario omita llevar los libros de contabilidad, otros libros o registros exigidos por las leyes, reglamentos o por Resolución de Superintendencia de la SUNAT; o llevando los mismos, no se encuentren legalizados o se lleven con un atraso mayor al permitido por las normas legales. Dicha omisión o atraso incluye a los sistemas, programas, soportes portadores de microformas grabadas, soportes magnéticos y demás antecedentes computarizados de contabilidad que sustituyan a los referidos libros o registros. No se exhiban libros y/o registros contables u otros libros o registros exigidos por las leyes, reglamentos o por Resolución de Superintendencia de la SUNAT, aduciendo la pérdida, destrucción por siniestro, asaltos y otros. Como se observa de lo anterior, los supuestos de presunción previstos en el CT por faltas y omisiones respecto de libros y registros contables están debidamente definidos, por lo que la Administración Tributaria no podría aplicar este procedimiento en casos distintos.

5. Fecha de entrada en vigencia de la notificación de requerimientos de libros y registros

Otro de los aspectos que deben tomar en consideración los contribuyentes, respecto de los libros y registros vinculados a asuntos tributarios, es el referido a la fecha en que surten efectos las notificaciones que requieren estos documentos. Como se sabe, el artículo 106 del CT señala de manera general que las notificaciones surtirán efecto desde el día hábil siguiente al de su recepción, entrega o depósito, según sea el caso. No obstante esta premisa general, el quinto párrafo del citado artículo señala que, por excepción, la notificación surtirá efecto al momento de su recepción cuando se notifiquen resoluciones que ordenan trabar medidas cautelares, requerimientos de exhibición de libros, registros y documentación sustentatoria de operaciones de adquisiciones y ventas que se deban llevar conforme con las disposiciones pertinentes. Lo anterior significaría que, una vez recepcionada la notificación de requerimient o de alguno o de todos los libros y registros vinculados a asuntos tributarios, esta surtiría efectos en la fecha de recepción de la misma y no al día siguiente, como lo señala la premisa general. Ello tiene especial importancia, pues por ejemplo, a efectos de la infracción del numeral 1 del artículo 175 del CT, referida a no llevar los libros y registros exigidos por las normas tributarias, si una empresa no lleva estos documentos hasta la fecha de la notificación, habría incurrido en la citada infracción, aun cuando posteriormente regularice y presente al día el libro omitido. 6. Sistemas de contabilidad a) C Comu omu omunicac nicac nicació ió ión nd del el ssis is isttema co cont nt ntaabl ble e a lleva llevarr

Una de las obligaciones que tienen los contribuyentes es la de comunicar el sistema de contabilidad que llevarán (manual, computarizado o electrónico). En efecto, en la oportunidad de la inscripción en el RUC, la Administración Tributaria exige a los contribuyentes que consignen el sistema de contabilidad en que llevarán sus libros y registros. Así lo señala el numeral 17.3 del artículo 17 del Reglamento del RUC, aprobado por Resolución de Superintendencia N.º 210-2004/SUNAT (18-0904), según el cual los contribuyentes y/o responsables al solicitar la inscripción en el RUC deberán comunicar obligatoriamente a la SUNAT, entre otra información, el sistema de contabilidad que llevarán. Sobre el particular, debemos señalar que esta obligación resulta importante para la Administración Tributaria, pues con la misma, pueden programar mejor sus fiscalizaciones.

b) M Mod od odifica ifica ificació ció ción nd del el ssis is istt ema con contt able

No obstante lo anterior, en caso de que el contribuyente estime por c...