5. procedimiento control de documentos y registros PDF

Preview

Summary

PROC SST...

Description

ANEXO G SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

Código: SGSST-PCDR-01 Fecha: # de Páginas: 6 Versión: 1.0

1. OBJETIVO Establecer los parámetros para la elaboración, identificación, revisión, aprobación, divulgación, actualización control y retiro por obsoletos, de la documentación interna y externa y los registros que hacen parte del sistema de gestión en seguridad y salud en el trabajo. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica en todas las áreas y proyectos que desarrolle la empresa Gestión consultores e interventores. 3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS Anexo: sección de información adicional que amplía la información de un documento. Puede presentar formatos particulares como gráficos, tablas, tipos de planillas de registros, entre otros Código: Conjunto de letras, números y/o símbolos que permiten identificar un documento en forma particular. Copia controlada: Documento que por naturaleza del mismo es necesario entregar una copia, la cual debe estar controlada para entrega de versiones posteriores. Documento: recopilación de datos que arrojan un significado, impresas en papel, medio magnético o sistematizado. Documento controlado: Documento que por su incidencia es necesario establecerlo, documentarlo, implementarlo y mantenerlo.

1

SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

Código: SGSST-PCDR-01 Fecha: # de Páginas: 6 Versión: 1.0

Documento obsoleto: Es aquel documento cuya versión ya no está vigente. Documentos de origen externo: Documento generado por terceros, que incide en el Sistema de Gestión y que por su importancia es necesario mantenerlo controlado. Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Listado maestro de documentos:

Listado de documentos controlados

pertenecientes al Sistema de Gestión de seguridad y salud en el trabajo. Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad

o un

proceso. Es recomendable que los procedimientos definan, como mínimo: quién hace qué, dónde, cuándo, porqué y cómo. Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. SG-SST: Sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo. SST: Seguridad y salud en el trabajo. Versión: Es la copia de un documento que indica el estado actual de revisión del mismo.

1

SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

Código: SGSST-PCDR-01 Fecha: # de Páginas: 6 Versión: 1.0

4. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO. N

Actividad

Descripción de la actividad

1

Analizar la solicitud de acuerdo a la necesidad de elaborar y/o actualizar la documentaci ón

Se identifica la necesidad de crear, eliminar o actualizar los documentos en materia de seguridad y salud en el trabajo. Se analiza la solicitud de acuerdo a su argumento, con el fin de justificar el objetivo del proceso o los procedimientos. Se recibe el formato de solicitud para crear, modificar o retirar documentos y se evalúa el cumplimiento de los requisitos legales y de las normas que soportan el SG-SST y estos aprueban o no su adecuación. Un documento está controlado si aparece en el listado maestro de documentos. Se determina si al usar los documentos estos son útiles en materia de seguridad y salud en el trabajo, siguiendo los métodos o técnicas requeridas, según el procedimiento de control de cambios. En caso de determinar que no son útiles, el dueño de proceso debe ir paso N° 4 y modificarlo. Se deben registrar los cambios en los documentos en una hoja anexa a estos, se debe indicar allí la fecha del cambio, los motivos del cambio y su nueva versión. El estado de revisión de los documentos se

2

Aprobación de documentos

3

Elaborar o actualizar de documentos

4

Identificar cambios y estado de la revisión

1

Responsable

Registro

Coordinador SST

Correo electrónico.

Coordinador SST

Formato de solicitud para crear, modificar o retirar documento. Listado maestro de documentos.

Coordinador SST

N/A

Coordinador SST

Registro de control de cambios. Formato de solicitud para crear, modificar o

SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

5

Aprobación de la documentaci ón

6

Enviar los formatos de los procedimient os y documentos

7

Archivar documentaci ón

8

Identificación y no uso de documentos obsoletos.

identificará con la fecha de aprobación del documento la cual aparece en el formato de solicitud para crear, modificar o retirar documento El responsable del SG-SST revisará y aprobará el documento antes de ser remitido al departamento o sección respectiva. Los borradores de formatos propuestos en medio electrónico para su posterior revisión y aprobación serán remitidos al departamento o sección respectiva antes de ser aprobados y serán publicados en cartelera o en la página web de la empresa. Los registros y documentos del SG-SST deberán ser archivados y conservados según las directrices y los lineamientos de la normatividad Colombiana de seguridad y salud en el trabajo. Se deben identificar los documentos obsoletos, y hacer la actualización en el listado maestro de documentos, y al documento físico se le imprime un sello que diga OBSOLETO. Una vez retirado el documento del listado maestro de documentos, se debe informar al interior de la empresa, acerca de su retiro para evitar su uso no intencionado.

1

Código: SGSST-PCDR-01 Fecha: # de Páginas: 6 Versión: 1.0

retirar documento.

Coordinador SST

N/A

Coordinador SST

Cartelera. Página web empresarial.

Coordinador SST

Archivo empresarial.

Coordinador SST

Listado maestro de documentos

SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

Código: SGSST-PCDR-01 Fecha: # de Páginas: 6 Versión: 1.0

5. ANEXOS 5.1. FORMATO DE SOLICITUD PARA CREAR, MODIFICAR O RETIRAR DOCUMENTO. SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO. FORMATO DE SOLICITUD PARA CREAR, MODIFICAR O RETIRAR DOCUMENTO

Solicitado por: Tipo de solicitud:

código: Fecha: Versión: 1.0

Cargo: Creación: (

)

Modificación: (

Código documento: Proceso del documento: Nombre documento:

)

Retiro por obsoleto: (

Tipo de documento: Procedimiento al que esta articulado: Justificación de la solicitud:

Observaciones: Firma:

Recibido por:

5.2. FORMATO LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS. SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO. FORMATO LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS.

Nombre documento

Versión

Fecha expedición

6. CONTROL DE LOS CAMBIOS

1

código: Fecha: Versión: 1.0

Observaciones.

)

SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

Fecha

Razón del cambio

Código: SGSST-PCDR-01 Fecha: # de Páginas: 6 Versión: 1.0

Nueva versión

7. TABLA DE APROBACIÓN Elaborado por:

Revisado por:

Nombre Cargo Firma

1

Aprobado por:...