DMC PS-09-002 Control DE Registros PDF

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REVISION Nº:

Nº: DMC PS-09-002

PROCEDIMIENTO DEL

11 FECHA DE

PÁGINAS: 1/4

SISTEMA

ELABORACION: FECHA DE

30/08/2017

APROBACION: ÁREA / DEPARTAMENTO:

CONTROL DE REGISTROS

Consejo Dominicano del Café / Departamento de Mercadeo y Certificación / SIGC

Esta codificación sustituye la DC PS-08-002

1.

OBJETIVO Establecer la metodología para el control de los registros internos y externos que forman parte del Sistema Integrado de Gestión de Calidad, garantizando su identificación, recopilación,

codificación, acceso, almacenamiento, mantenimiento y disposición. 2.

CAMPO DE APLICACION Este procedimiento aplica para el control de los registros, tanto internos (registros de SIGC y técnicos) como externos al Sistema Integrado de Gestión de Calidad, de las divisiones de Verificación, Transacciones Comerciales y Certificación, así como del Laboratorio Raúl H. Melo.

3.

GENERALIDADES

3.1 Vocabulario Registro: documento que presenta resultados obtenidos y proporciona evidencia de actividades desempeñadas. Los criterios para conservar un registro son: reglamentaciones legales, requisitos obligatorios de la norma, registros solicitados por los clientes, entre otros. 4.

REFERENCIA

4.1

DMC PS-09-001 Control de Documentos

5.

EJECUCIÓN

5.1

Quién realiza un procedimiento tiene la responsabilidad de recopilar los registros necesarios para llevar a cabo esta actividad.

5.2

Si el procedimiento genera registros, estos son identificados en el acápite de resultados, por medio de una tabla en la que se encuentran señalados el nombre y la localización. También los registros harán referencia al procedimiento de origen.

5.3

Existe una lista maestra que recopila todos los registros técnicos y del sistema.

5.4

Los registros deberán llevar

cuadro en el encabezado, el cual contenga el logo de

CODOCAFE para los registros de Verificación, certificación y del sistema,

y para los

ÁREA / DEPARTAMENTO: DMC-PS-09-002

Revisión: 11

CODOCAFE / DEPARTAMENTO DE

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MERCADEO Y CERTIFICACION / SIGC

formularios del laboratorio el logo de CODOCAFE y el Laboratorio Raul H.Melo, además

el Nombre de formulario,

código, revisión, procedimiento de origen, y la fecha de modificación y/o Actualización. 6. 6.1

PROTECCIÓN DE LOS REGISTROS Cada responsable de registro electrónico realiza un backup con frecuencia semanal en el disco electrónico extraíble del Departamento de Mercadeo y Certificación o. dicho backup se almacenara en el disco extraíble cada semana. Este disco se mantendrá guardado bajo llave a responsabilidad del encargado (a) del SIGC.

6.2 Las diferentes computadoras donde se encuentran los registros electrónicos serán protegidas con claves, para evitar perdida o cambio de los datos originales. 6.3 Los registros son entregados de forma física al cliente, a su contacto o persona autorizada por escrito. 6.4 En caso de envío electrónico estos se realizaran en formato protegido como PDF 7.0 ASEGURAMIENTO DE LOS EQUIPOS INFORMÁTICOS. 7.1 Las computadoras y equipos informáticos que proveen información dentro del SIGC , estarán administradas bajo el plan anual de mantenimiento monitoreando los siguientes puntos: Funcionamiento de las Redes, Hardware, Software, Impresoras, además que se realice el Backup, con el fin de asegurar que dichos equipos cuenten con sistemas actualizados. 7.2 Los resultados del mantenimiento aplicado a las maquinas será asentado en el Form. CDCDMC-SIGC-185 (Reporte de Mantenimiento). Y dependiendo de las acciones o propuestas del técnico informático se elaborara una comunicación al Encargado del Departamento de Mercadeo y Certificación para que gestione las mismas. 8.0

CORRECCIÓN EN LOS REGISTROS

8.1 Las tareas deben ser registradas (documentadas) justo en el momento en que son ejecutadas 8.2 Los errores en los registros deberán ser tachados, no eliminados, y el valor correcto deberá escribirse al margen. Dichas correcciones deberán ser realizadas y firmadas por la misma persona que incurrió en dicho error. 9.0

Confidencialidad y retención de los registros

9.1 Los registros físico (papel) deberán ser archivados en lugares seco, seguro, de fácil acceso y restringido manteniendo su confidencialidad.

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Revisión: 11

CODOCAFE /

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DEPARTAMENTO DE MERCADEO Y CERTIFICACION / SIGC

9.2 Toda persona que ingrese al SIGC , deberá firmar el compromiso de confidencialidad , el cual establece que: En conocimiento pleno del concepto de confidencialidad, se compromete a mantener el nivel de confidencialidad exigido por el CODOCAFE con relación a: Documentos y equipos utilizados en las diferentes unidades del Departamento de Mercadeo Y Certificación, cualquier información adicional que pueda percibir durante su permanencia en el área de trabajo. 9.2 Los registros serán conservados por un periodo de 5 años 10.0

RESULTADOS

Registro

Localización

Form.CDC/DMC-SIGC-005 Lista Maestra de los registros técnicos del SIGC

SIGC

Form.CDC/DMC-SIGC-156 Control de distribución de registros Form. CDC/DMC-SIGC-185 Reporte de Mantenimiento

11.0

ANEXOS

11.1

Form.CDC/DMC-SIGC-005 Lista maestra de los registros técnicos del SIGC Form.CDC/DMC-SIGC-156 Control de distribución de registros Form. CDC/DMC-SIGC-185 Reporte de Mantenimiento

12.0

ELABORADO POR:

12.1

José Luis Hernández Responsable del sistema Integrado de Gestión de Calidad

14.0

APROBADO POR:

14.1

Omar Peña

Encargado del Departamento de Mercadeo y Certificación 14.2

Gladys Romero.

Encargada del Laboratorio 14.3

Henrry Núñez

ÁREA / DEPARTAMENTO: DMC-PS-09-002

Revisión: 11

CODOCAFE / DEPARTAMENTO DE

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MERCADEO Y CERTIFICACION / SIGC

Encargado División Transacciones Comerciales y Certificación 14.4

Denio Bienvenido Lugo Sustituto (Encargado de Verificación)

Fecha 10/04/2017

Control de Cambios 1. Se actualizo el logo del CODOCAFE 2. 5.2 Fue modificado agregando También los registros harán referencia al procedimiento de origen 3. Se modifica el punto # 6.0 agregando los puntos 6.2 y 6.3 4. Se modifican los puntos 7 y 8 agregando: CORRECCION EN LOS REGISTROS y Confidencialidad y retención de los registros

30/08/2017

5. Se agregan y actualizan los puntos: 10, 11,Y 12. 1. Se modificó el punto no. 6.1, se eliminó el texto en la memoria externa de cada área 2. Se agregó el punto 7.0

ASEGURAMIENTO DE LOS EQUIPOS

INFORMÁTICOS. 3. Se agregó en el punto No 11 el Form. CDC/DMC-SIGC-185 Reporte de Mantenimiento. 4. En el punto 4 Se eliminó la palabra material de. 14.4 se eliminó el nombre de margarita de paula, y debajo se agregó la palabra Sustituto....