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Diagnóstico organizacional, comercial y financiero del Grupo Empresarial Ingeniar Colombia S.A.S María Paula Moreno Hernández Resumen A continuación, se describe la propuesta de mejoramiento para la empresa GRUPO INGENIAR COLOMBIA S.A.S. la cual se dedica a la actividad económica de outsourcing. Inicialmente se realizó un diagnóstico del área comercial, organizacional y financiero a través de la recolección de información y análisis en una matriz DOFA, donde se identificó las fortalezas y los principales puntos críticos que son necesarios mejorar. Posteriormente, se propone un plan de mejoramiento que consiste en un sistema de planificación, medición y gestión del desempeño de la empresa para los objetivos estratégicos propuestos en cada área estudiada, basado en el “CUADRO DE MANDO INTEGRAL” creado por dos profesores de la Universidad de Harvard en 1990, Robert Kaplan y David Norton. Introducción Estado del arte Chek – List Para el Diagnostico Empresarial - Luis Muñiz (2017) El diagnostico empresarial es una herramienta sencilla y de gran utilidad para el fin de conocer la situación actual de una organización y los problemas que impiden su crecimiento, sobrevivencia o desarrollo. Es un proceso de estudios conjuntos de cada una de las áreas que conforman una empresa, con ello se identifican una serie de problemas para el planteamiento de un plan de acción que oriente el futuro de la organización. (Muñiz, 2017) en su libro hace una clasificación de las clases de diagnóstico: “Podríamos reunirlos y clasificarlos a la gran mayoría en dos grandes grupos, que permiten diferenciarlos en función de sus características y aplicaciones.  Diagnósticos integrales: Son principalmente conocidos por la gran cantidad de variables empresariales a las que se pueden aplicar.  Diagnósticos específicos: Se caracterizan por centrarse en aquellos procesos más concretos, es decir, estudian diferentes aspectos del mercado, estados financieros o procesos de gestión como son inventarios, productividad, red de ventas, y cualquier otro proceso relacionado con la actividad de la empresa. Son más concretos y específicos”. Para lograr un diagnostico empresarial eficaz, (Muñiz, 2017) también propone cuatro tipos de procesos que serán los que garantizarán un buen trabajo y estudio, a groso modo son: evaluación, visión detallada o concreta, cálculos y conclusiones. Todo el trabajo de diagnóstico se puede llevar a cabo bajo diferentes perspectivas, pero principalmente se cuentan cuatro: financiera, clientes, procesos internos y recursos humanos. Desarrollo de una metodología de diagnóstico para empresas PYMES industriales y de servicios - Braidot, Formento & Nicolini (2003) Por otro lado, (Braidot, Formento, & Nicolini, 2003) mencionan: “ el diagnostico corresponde con un proceso de colaboración entre los miembros de la organización y un consultor para identificar un conjunto de variables que permitan establecer conclusiones”. Dichas variables pueden ser internas y externas. Para (Braidot, Formento, & Nicolini, 2003) son variables de tipo externo: “comprenden la evolución del mercado, su demanda, características de los clientes, actuación de la competencia, evolución tecnológica, evolución de las políticas económicas y sociales, así como la identificación de factores socio – culturales”. Y son variables de tipo interno: “se refieren a la situación de la empresa en cuanto a la utilización de recursos materiales, humanos y financieros, grado de conocimientos técnicos, organización, métodos de control y sistema de gestión” (Braidot, Formento,

& Nicolini, 2003). El Análisis Económico – Financiero de la Empresa - Revista Española de Financiación y Contabilidad (1986) (Cuervo & Rivero, 1986) dice: “la complejidad creciente de la gestión empresarial exige que ésta sea juzgada a partir del análisis económico – financiero de un sistema de variables, cuya conjunción define el éxito de la empresa y la eficacia de sus dirigentes, al mismo tiempo que informa sobre su futuro y su en el mercado”. Todo el análisis de una empresa, debe tener presente de forma directa o indirecta el flujo de los valores correspondientes de su actividad económica, ya que se estará analizando constantemente la “acción – reacción” correspondiente a la organización. La importancia del análisis de los estados financieros en la toma de decisiones Universidad Autónoma del Estado de Hidalgo (2014) (Martínez, Martínez, & Vázquez, 2014) agregan que “El análisis de estados financieros es un componente indispensable de la mayor parte de las decisiones sobre préstamo, inversión y otras cuestiones próximas, al facilitar la toma de decisiones a los inversionistas o terceros que estén interesados en la situación económica y financiera de la empresa”. Para ello, se debe estar familiarizado con los elementos de los estados financieros como lo son el activo, pasivo, capital o patrimonio, ingresos y egresos. Manual de Análisis Financiero - Pedro Rubio Domínguez Por otro lado, (Dominguez) en su Manual de análisis financiero describe que se trata de un proceso de reflexión con el fin de evaluar la situación financiera actual y pasada de la empresa, así como los resultados de sus operaciones, con el objetivo básico de determinar, del mejor modo posible, una estimación sobre la situación y los resultados futuros. Añado también, que dicho análisis consiste en la aplicación de un conjunto de técnicas e instrumentos analíticos a los estados financieros para deducir una serie de medidas y relaciones que son significativas y útiles para la toma de decisiones. En consecuencia, el análisis financiero tiene una naturaleza decisional, ya que es el que le permite a una empresa escoger sus opciones en términos monetarios. El Manual de Análisis Financiero de (Dominguez) plantea cuales son las áreas de interés principal para organizar el estudio financiero en una empresa: 1. La estructura patrimonial 2. El fondo de maniobra y liquidez a corto plazo 3. El flujo de fondos 4. El resultado económico de las operaciones 5. Rendimiento y Rentabilidad Diagnóstico Organizacional - Darío Rodríguez Por otro lado, Darío Rodríguez menciona en su libro: “El diagnostico organizacional ha ido adquiriendo cada vez mayor importancia, en la medida que se ha profesionalizado el área y que se ha difundido como una disciplina profesional a la que concurren especialistas de diversas procedencias y formación” (Rodriguez, 2015, p. 21) “La productividad, la eficiencia y la calidad han pasado a ocupar un lugar central en la preocupación de hombres de empresa e investigadores” (Rodriguez, 2015). Esto ha generado la necesidad de lograr organizaciones que cuenten con posibilidades de desarrollo eficientes para sus miembros. Ahora, el diagnostico organizacional de una empresa se trata de un proceso en que un determinado observador explicará las experiencias que tiene el operar de dicha empresa, esto con el fin de distinguir los diferentes niveles presentes en una organización.

Darío Rodríguez dice: “Además de esta distinción de niveles, es necesario tener presente que el observador puede preguntarse por los diferentes procesos que tienen lugar en la organización y distinguir así el poder, las comunicaciones, la toma de decisiones, etcétera”. (Rodriguez, 2015, p. 32)

El diagnostico comercial: Herramienta básica para la gestión empresarial – Boletín Científico de las Ciencias Administrativas del ICEA (2019) En el siglo actual, las empresas se ven enfrentadas a diversos cambios que ocurren de forma muy rápida desde la cadena de producción, hasta cambios en las normas o regulaciones. “Estos cambios pueden, provocar que la organización quede fuera de contexto al no adecuarse a la demanda, y por ende no poder hacerle frente a la competencia, lo cual puede poner en riesgo la supervivencia de la empresa misma” (Jimenez, Rosado, & Cerón, 2019) Esto, de manera directa o indirecta hace que los procesos de innovación sean de carácter obligatorio en todo tipo de empresa. “Particularmente en el diagnóstico de la gestión comercial de una empresa, se busca determinar la posición de la organización en el mercado en que está presente y su grado de competitividad, rentabilidad y posibilidades futuras, así como la calidad de sus productos y servicios” (Jimenez, Rosado, & Cerón, 2019). Entonces, (Jimenez, Rosado, & Cerón, 2019) dicen: “se puede afirmar que el diagnóstico comercial es una herramienta indispensable para lograr la competitividad, ya que ayuda a definir y comunicar lo referente a la ventaja competitiva, el plan comercial, y la medición y control de indicadores críticos para monitorear el buen funcionamiento del área comercial, que trae consigo la permanencia de la empresa en el mercado y la fidelización de los clientes”. METODOLOGÍA La elaboración del diagnóstico empresarial para el Grupo Ingeniar Colombia S.A.S consiste en cuatro etapas: alistamiento, aplicación de las herramientas, determinación de puntos críticos y entrega final del diagnóstico. Etapa I: Alistamiento Este es el primer proceso del diagnóstico, el cual consiste en la recolección de la información, tales como datos financieros, datos históricos, experiencia de la empresa, acercamiento con sus empleados y una investigación sobre el mercado en el que participa. Etapa II: Aplicación herramientas En esta etapa, se analiza toda la información recolectada para identificar las áreas funcionales de la empresa, a través de un DOFA y los tres tipos de análisis que conforman el diagnostico empresarial: el financiero, que se hará de manera cualitativa, y cuantitativa elaborando una serie de indicadores que determinan la situación de la empresa, el organizacional y, por último el comercial, aplicando la metodología propuesta por el Grupo Zona México en su libro de consultorías “Diagnostico comercial, micro, pequeñas y medianas empresas”. Etapa III: Determinación de puntos críticos Una vez analizada la información, en esta etapa se hace prioridad a las debilidades encontradas para realizar el respectivo informe donde se da a conocer las áreas responsables de las fallas en la empresa.

Etapa IV: Entrega final del diagnostico Después de realizar los respectivos análisis de la situación de la empresa, se hace entrega del diagnóstico general final con algunas sugerencias y conclusiones para que los encargados de la empresa realicen una toma de decisiones respecto al futuro de la organización. Resultados: Matriz DOFA

POSITIVOS

FORTALEZAS (Factores internos)  Dada la naturaleza de su actividad económica, la empresa F A tiene una gran fortaleza en la dirección estratégica. La prestación de sus servicios es acorde a las necesidades de C T los clientes. O  Cuenta con un archivo e inventario de todos los contratos R ejecutados que son usados como soportes y guías año tras E año para garantizar a los clientes la eficiencia de sus S actividades, así mismo les permite realizar una correcta planeación de los contratos ejecutados y por ejecutar a I futuro. N  La organización reconoce en sus fortalezas el buen T servicio, lo cual le ha permitido seguir con su trayectoria en E este sector económico. Por otro lado, conoce las principales R condiciones y tendencias para la ejecución de contratos N que cada día están en constante cambio en las entidades O públicas y mixtas. S  La estructura de organización de los empleados es idónea, donde cada uno conoce sus responsabilidades y se tiene claro las líneas de comunicación entre ellos.  La organización responde con los requerimientos salariales justos respecto a la ley colombiana dependiendo de las funciones y nivel educativo y de responsabilidad de cada empleado.  Su estructura organizacional es la correcta para el tamaño de la empresa y se evidencian los valores corporativos.  La empresa realiza el proceso contable mensualmente desarrollando estados financieros como el balance general, estado de resultados y estado de cambios en la situación financiera.  Sus indicadores de liquidez y solvencia son acordes respecto a sus niveles de rentabilidad

E X T E R N O S

OPORTUNIDADES (Factores externos)  Gracias a que la empresa reconoce la calidad de sus servicios, las posibles oportunidades están el área del recurso humano. La empresa debe cada día fortalecer las competencias de sus empleados con respectivas capacitaciones, estudios, cursos, diplomados, y todo lo que represente innovación y conocimiento para ellos.  Evaluar el desempeño de los empleados dependiendo de los logros y objetivos que estos cumplan, con el fin de dar incentivos para promover en ellos la productividad y eficiencia.  Diversificar los clientes, ya que la empresa está tomando potencial en el campo público, pero no abarca empresas privadas y esto hace parte de su misión corporativa.  Fortalecer el aparato productivo -en este caso es el talento humano-, para evitar el cambio de personal en cada inicio de contrato, debido a que el personal antiguo tiene mayor conocimiento y conoce los procesos debidamente.  Buscar una red de promoción para darse a conocer fuera del mercado local y poder posicionarse en el mercado nacional para así cumplir con la visión corporativa.  Dada su capacidad de endeudamiento, la empresa puede tomar riesgos financieros para la expansión en el mercado

NEGATIVOS DEBILIDADES (Factores internos)  La empresa no cuenta con un área de marketing o promoción lo cual es un problema debido a que, en la actualidad, es de mucha importancia contar con una red de mercadeo para atraer posibles clientes.  No se han realizado los respectivos estudios de mercado que permitan conocer de una forma detallada cómo se comporta la competencia a nivel local y nacional.  Los empleados de la organización tienen clara la naturaleza de su actividad económica pero no se ha hecho una segmentación en cuanto a porcentajes y clientes para cada uno de los servicios ejecutados, por lo tanto, no se sabe qué servicio aporte mayores beneficios y cuales sean los clientes potenciales.  Se tiene poca claridad de como poder dar a conocer sus servicios a mayor porcentaje de población  No llevan un registro o control estadístico del comportamiento de los precios a nivel histórico. Esto es importante, debido a que esta actividad económica debe ajustarse a los valores establecidos en los contratos y no puede fijar precios.  No reconoce cuáles son sus competidores directos e indirectos y no tienen conocimiento de la participación en el mercado entre sus competidores y en el sector en general.  No cuentan con estrategias de comunicación para informarle a clientes y posibles clientes sobre sus servicios y mejoras. AMENAZAS (Factores externos)  No contar con la red de marketing apropiada para tener mayor alcance a nivel departamental, debido a que la empresa solo tiene presencia en la ciudad de Villavicencio.  Ausencia de diversificación en los clientes, debido a que últimamente solo se dedica a las instituciones públicas.  No cuenta con inventarios de producción debido a su actividad económica

Conclusiones: El producto final muestra los componentes a tener en cuenta mencionados en la presentación de la propuesta, tales como financiero, organizacional y comercial para la empresa GRUPO INGENIAR COLOMBIA, dedicada a las actividades de outsourcing y servicios en la ciudad de Villavicencio. Se concluye:  La identificación de las debilidades y fortalezas de la empresa se llevó a cabo con facilidad gracias a la disposición de los empleados y el gerente brindando toda la información necesaria para el desarrollo del diagnóstico.  El equipo de la organización reconoce que la base para un diagnóstico acertado y para obtener mejoras, es la retroalimentación sobre la situación actual de la empresa y la responsabilidad que ejerce cada uno  La construcción de los indicadores financieros permitió conocer la situación actual de la empresa para guiarla en la toma de decisiones sin asumir riesgos económicos significativos.  Gracias al diagnóstico, fue posible identificar la importancia de un área de mercadeo que permita a la empresa tomar más porción del mercado para lograr el objetivo de su visión corporativa. Recomendaciones En la realización y seguimiento del plan de dirección y el plan de mercadeo propuesto como medida de mejoramiento, es necesaria una alta comunicación entre los empleados encargados para que la formulación de objetivos y metas coincidan y de esta manera se hable el mismo idioma en los procesos de retroalimentación. Es necesario que las estrategias de mejora que se proponen en este trabajo se incorporen en un modelo de gestión de calidad para que se articule estas acciones dentro de los procesos y se le haga el respectivo seguimiento y control para que se logren los objetivos estratégicos propuestos. Es importante que, en el desarrollo e implementación de las estrategias propuestas, sean retroalimentadas todas las áreas de la empresa para involucrar a todo el personal, de tal manera, que exista un compromiso unánime que facilite la gestión de dichas actividades. Todo esto deberá ser acompañado de reuniones y respectivas capacitaciones a los empleados focalizadas al desarrollo de estos procesos de mejora. En próximas investigaciones que se adelanten en la compañía, sería apropiado adelantar proyectos encaminados a mejorar la parte financiera, especialmente en estrategias de cómo realizar inventarios para una empresa que ofrece servicios, como medir su nivel de producción, al igual que la interpretación de los cambios en este sector. Referencias

 Braidot, N., Formento, H., & Nicolini, J. (2003). Desarrollo de una metodología de diagnóstico para empresas PyMEs industriales y de servicios. Argentina: Universidad Nacional de General Sarmiento.  Cuervo, A., & Rivero, P. (Revista Española De Financiación Y Contabilidad de 1986). El Analisis Economico-Financiero de la Empresa. Obtenido de http://www.jstor.org/stable/42779768  Dominguez, P. R. (s.f.). Manual de Analisis Financiero.  Jimenez, O., Rosado, A. L., & Cerón, A. (2019). El diagnóstico comercial: herramienta básica para la gestión empresarial. Mexico : Boletín Científico de las Ciencias Económico Administrativas del ICEA,

Universidad del Estado de Hidalgo.  Martínez, I. R., Martínez, L. C., & Vázquez, I. I. (2014). La importancia del análisis de los estados financieros en la toma de decisiones. Universidad Autónoma del Estado de Hidalgo.  Muñiz, L. (2017). Check-List Para el diagnostico empresarial . PROFIT.  Rodriguez, D. (2015). Diagnostico Organizacional. Santiago de Chile: Ediciones Universidad Católica de Chile....