BNPB & JICA2014: Petunjuk Teknis Penyusunan SOP PDF

Preview

Summary

2 Daftar Isi Bab 1 – Gambaran Umum....................................................................................................................... 5 1-1. Latar belakang dan dasar hukum................................................................................................. 5 SOP seha...

Description

2

Daftar Isi Bab 1 – Gambaran Umum....................................................................................................................... 5 1-1. Latar belakang dan dasar hukum................................................................................................. 5 SOP seharusnya disusun ketika tanda-tanda bencana telah muncul, oleh sebab itu SOP harus disusun dalam jangka waktu singkat. ................................................................................................. 5 1-2. Tujuan .......................................................................................................................................... 5 1-3. Prinsip SOP ................................................................................................................................... 6 1-4. Isi SOP .......................................................................................................................................... 8 1-5. Proses Perumusan ....................................................................................................................... 8 1-5-1. Situasi dimana Rencana Kontinjensi belum dirumuskan...................................................... 8 1-5-2. Situasi dimana Rencana Kontijensi telah dibuat .................................................................. 9 Bab 2 – Bencana Target ........................................................................................................................ 11 2-1. Kondisi dimana rencana kontijensi belum dibuat ..................................................................... 11 2-1-1. Analisa Ancaman ................................................................................................................ 11 2-1-2. Scenario Development ....................................................................................................... 12 2-2. Situasi dimana Rencana Kontijensi telah dibuat........................................................................ 14 2-3. Evaluasi sumber yang telah ada ................................................................................................ 14 Bab 3 – Struktur Organisasi dan Komando ........................................................................................... 15 3-1. Organisasi Komando Tanggap Darurat Bencana ....................................................................... 15 3-2. Struktur Organisasi .................................................................................................................... 15 Bab 4 – Tugas dan Tanggungjawab ....................................................................................................... 17 4-1. Structure of the SOP .................................................................................................................. 17 4-2. Langkah-langkah untuk menyusun Tugas dan Tanggungjawab ................................................ 18 4-3. Means of expression .................................................................................................................. 19 Bab 5 – Prosedur Kerja .......................................................................................................................... 21 5-1. Langkah-langkah menyusun Prosedur Kerja ............................................................................. 21 5-2. Means of expression .................................................................................................................. 23 Bab 6 – Respon dalam Urutan Kronologis ............................................................................................ 25 6-1. Pembuatan tabel Urutan Kronologis ......................................................................................... 25 6-2. Strukutr tabel Urutan Kronologis............................................................................................... 25

3

Daftar Tabel dan Gambar Gambar 1-1 Fungsi Rencana Kontinjensi dan SOP ....................................................................... 7 Gambar 3-1 Struktur Pos Komando Kab. Sitaro dalam Menghadapi Gn. Api Karangetang .. 16 Gambar 4-1 proses penyusunan Tugas dan Tanggungjawab .................................................... 18 Gambar 5-1 Proses penyusunan tugas dan tanggungjawab ...................................................... 21 Gambar 5-2 Prosedur Kerja ............................................................................................................. 22

Tabel 1-1 Hubungan antara Rencana Kontinjensi dan SOP ......................................................... 7 Tabel 1-2 Proses Perumusan............................................................................................................. 9 Tabel 1-3 Proses Penyusunan ......................................................................................................... 10 Tabel 2-1 Tabel Analisis Ancaman .................................................................................................. 11 Tabel 2-2 Tabel Dampak terhadap Aspek Kehidupan ................................................................. 12 Tabel 2-3 Tabel Dampak terhadap Aspek Sarana-Prasarana ................................................... 13 Tabel 2-4 Tabel Dampak terhadap Aspek Ekonomi ..................................................................... 13 Tabel 2-5 Tabel Dampak terhadap Aspek Pemerintahan............................................................ 13 Tabel 2-6 Tabel Dampak terhadap Aspek Lingkungan ................................................................ 13 Tabel 2-7 Perbandingan Ketersediaan Sumberdaya ................................................................... 14 Tabel 4-1 Unit-unit terkait kegiatan dalam Pos Komando ........................................................... 17 Tabel 4-2 Format Tugas dan Tanggungjawab .............................................................................. 19 Tabel 5-1 Format Prosedur Kerja .................................................................................................... 23 Tabel 6-1 Contoh Urutan Kronologis dari Pos Komando ............................................................. 25

4

Bab 1 – Gambaran Umum Pengenalan SOP adalah pedoman indikatif yang membantu kita untuk mengambil tindakan tertentu jika terjadi suatu keadaan yang tidak terduga. Khususnya dalam situasi darurat bencana, pedoman ini diharapkan agar bisa menjadi buku pedoman yang dapat menunjukkan apa yang perlu dilakukan selanjutnya untuk respon yang cepat. Petunjuk Teknis ini berisi langkah-langkah untuk menyusun SOP untuk pos komando sehingga dapat menjadi referensi dalam manajemen tanggap darurat.

1-1. Latar belakang dan dasar hukum Karena Indonesia adalah Negara yang rawan bencana maka banyak peraturan ditetapkan berdasarkan undang-undang no. 24 tahun 2007, undang-undang no. 21 tahun 2008 dan undang-undang lainnya. Hampir keseluruhan isi dari SOP berasal dari Peraturan no. 10, Pedoman Komando Tanggap Darurat Bencana, tahun 2008 dan beberapa Peraturan terkait di bawah ini : • • • • • • •

Peraturan Kepala BNPB No.7 tahun 2008 tentang Pedoman Tata Cara Pemberian Bantuan Pemenuhan Kebutuhan Dasar Peraturan Kepala BNPB No.9 tahun 2008 tentang Prosedur Tetap Tim Reaksi Cepat Badan Nasional Penanggulangan Bencana Peraturan Kepala BNPB No.13 tahun 2008 tentang Pedoman Manajemen Logistik dan Peralatan Penanggulangan Bencana Peraturan Kepala BNPB No.12 tahun 2010 tentang Mekanisme Pemberian Bantuan Perbaikan Darurat Peraturan Kepala BNPB No.13 tahun 2010 tentang Pedoman Pencarian, Pertolongan dan Evakuasi Peraturan Kepala BNPB No.14 tahun 2010 tentang Pedoman Pembentukan Pos Komando Tanggap Darurat Bencana Peraturan Kepala BNPB No.24 tahun 2010 tentang Pedoman Penyusunan Rencana Operasi Darurat Bencana

SOP seharusnya disusun ketika tanda-tanda bencana telah muncul, oleh sebab itu SOP harus disusun dalam jangka waktu singkat.

1-2. Tujuan Petunjuk Teknis ini disusun dengan mengacu pada kesiapsiagaan SOP sehingga para staf bisa tanggap terhadap bencana and juga melaksanakan pedoman tersebut secara cepat, tepat, efektif dan efisien dalam pos komando. 5

1-3. Prinsip SOP Persiapan Persiapan adalah gabungan usaha antara semua orang yang berperan di dalamnya. SOP diharapkan bisa dilakukan secepat mungkin setelah tanda yang signifikan dari sebuah bencana terlihat namun tetap membutuhkan waktu untuk dilaksanakan walaupun dalam situasi yan gawat sekalipun. Menimbang peranan dari SOP, dalam buku ini jelas terlihat bahwa sangat direkomendasi untuk mempersiapkan SOP ketika gejala bencana terlihat. Untuk suatu kondisi tanpa perkiraan bencana, SOP bisa dijadikan sebagai contoh dengan menggunakan data bencana sebelumnya atau hasil yang terlihat dari Peta Ancaman sebagai sebuah perkiraan bencana. Hal ini juga dimaksudkan bahwa SOP bisa dibuat berdasarkan skenario untuk setiap ancaman/bencana. Komando/Perintah Selama kondisi darurat bencana di tingkat kota, semua komando berada di tangan kepala BPBD. Untuk Komando Operasional, Komando berada di tangan Komandan Insiden yang bertugas sebagai Komandan Bersama terpadu yang ditunjuk langsung oleh kepala BPBD berdasarkan tugas utama, fungsi dan juga kompetensi. Untuk komando taktis , komando berada di tangan kepala divisi, kepala bagian/seksi, kepala Relasi dan Informasi Publik, Kepala perwakilan badan atau institusi, kepala keselamatan dan keamanan dan sekretaris. Pos Komando Pos komando operasional darurat bencana bertempat di Pusdalops (Pusat Kontrol Operasional) yang juga mempunyai fungsi sebagai “Pusat Krisis” yang berada di bawah pengawasan BPBD Kabupaten/Kota ( bisa juga berlokasi di kantor lama maupun baru dari walikota). Pos Komando lapangan akan ditentukan kemudian berdasarkan kebutuhan selama situasi gawat darurat. Alokasi jumlah personel yang dibutuhkan di Pusat Krisis sebelum, selama dan setelah bencana akan diatur berdasarkan situasi yang ada. Kendali Selama kondisi darurat bencana di tingkat kabupaten/kota, kendali operasi umum berada di bawah pengawasan kepala BPBD. Kendali Operasional dalam situasi darurat bencana di tingkat kabupaten/kota di pegang oleh Komandan Insiden and kendali operasional teknis yang bertugas di pos komando. Komunikasi (1) Melalui Radio, menggunakan jaringan radio masyarakat (ORARI/RAPI) (2) Melalui telepon, nomor khusus (Pos darurat bencana/damkar) di lokasi tsb 6

Hubungan antara Rencana Kontinjensi dan Rencana Operasional Rencana kontinjensi disiapkan terlebih dahulu sebelum ada bencana, sehingga rencana ini disiapkan untuk dilaksanakan dengan kekurangan sumberdaya berdasarkan skenario serta tugas & tanggungjawab (asli). Di lain sisi, SOP dikompilasi pada saat bencana (benar-benar) terjadi atau pada masa pra-bencana, sehingga SOP seharusnya disusun sesuai dengan kondisi nyata/aktual (Gambar 1-1, Tabel 1-1). SOP bisa dikatakan disusun dengan menyesuaikan jenis aktifitas dan sumber daya yang ada dalam rencana darurat, berdasarkan kebutuhan aktual yang terlihat dari bencana yang telah terjadi.

Gambar 1-1 Fungsi Rencana Kontinjensi dan SOP Tabel 1-1 Hubungan antara Rencana Kontinjensi dan SOP Rencana Kontinjensi (untuk Gunung Api) Isi Utama Fitur Ulasan (Profil) Daerah Skenario Erupsi Deskripsi skenario target bencana dengan kajian bahaya Kebijakan dan Arahan unutk Strategi melaksanakan kegiatan tanggap darurat Perencanaan Penetapan peran masingSektoral masing organisasi dan perkiraan kebutuhan pada tahap kontinjensi, akan tetapi tidak jelas untuk tingkat divisi.

SOP untuk Pos Komando (untuk Gunung Api) Isi Utama Fitur Umum Target Bencana Struktur Organisasi dan Komando Tugas & Tanggungjawab Prosedur Kerja

: Bagian Inti

7

Deskripsi skenario target bencana dengan kajian bahaya Menunjukkan struktur organisasi pos komando Penetapan tugas untuk masingmasing organisasi di tingkat divisi. Penetapan standar prosedur operasionalisasi sektor untuk tanggap bencana

1-4. Isi SOP Isi dari SOP meliputi konteks di bawah ini: (1) Umum: Latar belakang, Tujuan dan Prinsip SOP 1) Latar Belakang • Kondisi geografis, geologis, hidrologis, dan demografik. • Sejarah bencana di daerah • Kebutuhan SOP 2) Tujuan • Implementasi Respon komando darurat bencana • Melaksanakan Respon situasi darurat bencana • Menghindari pengulangan komando • Penggunaan pada bencana yang spesifik 3) Penggunaan SOP • Mengacu pada semua elemen berdasarkan peraturan • Jika terdapat perubahan ketentuan dalam SOP, maka revisi bisa dilakukan (2) Target Jenis Bencana dan Estimasi Kerusakan 1) Analisa Ancaman Mengindikasikan perkiraan dampak ancaman. 2) Skenario Pengembangan Mengindentifikasi masyarakat atau lokasi mana yang rawan terhadap bencana dengan perkiraan dampak. (3) Struktur organisasi Mendirikan pos komando dengan struktur organisasi. (4) Tugas dan tanggungjawab Mengindikasikan tugas dan tanggungjawab di tiap bagian (seksi) terkait pos komando. (5) Prosedur kerja Mengindikasikan prosedur kegiatan-kegiatan di tiap bagian (seksi) terkait pos komando.

1-5. Proses Perumusan SOP dibuat berdasarkan beberapa persiapan dan tahapan pelaksanaan 1-5-1. Situasi dimana Rencana Kontinjensi belum dirumuskan Dalam hal ini rencana kontijensi belum dirumuskan. Pada dasarnya, hal ini seharusnya dirumuskan berdasarkan referensi yang terdapat dalam buku panduan Rencana Kontijensi tahun 2011. Sebagai SOP, maka Sangat diperlukan agar hal-hal di bawah ini bisa diperlihatkan: 8

• •

Pengembangan Skenario Penggambaran spesifik mengenai tugas dan tanggungjawab

Dalam tahap persiapan, kegiatan yang dilakukan meliputi hal-hal di bawah ini: 1) Ketetapan kabupaten/kota atau provinsi 2) Data dari buku “Kabupaten/Kota dalam pengambaran” 3) Data yang terpercaya tentang kesediaan sumber daya sektor/institusi/organisasi dan informasi dari berbagai sumber/elemen.

dari

setiap

Dalam analisa ancaman, penilaian dan seleksi target bencana, skenario pengembangan akan dilaksanakan dengan menimbang tentang efek dari bencana yang paling darurat atau bencana yang menjadi prioritas. Ketersediaan sumber daya yang besar juga harus dipertimbangkan. Dalam formulasi mengenai tugas dan tanggung jawab, pada umumnya sama dengan apa yang tertulis pada rencana kontijensi yang ada sebelumnya namun detail yang lebih sangat diperlukan. Dalam formulasi prosedur kerja, aksi konkret sangat diperlukan. Pada akhirnya, pemetaan tentang pandangan yang jelas harus ditampilkan sebagai struktur dalam organisasi. Untuk hal-hal yang telah disebutkan di atas, berbagai pertimbangan yang dibuat dalam seminar haruslah diketahui oleh setiap anggota dari setiap organiasi yang terlibat.

Tabel 1-2 Proses Perumusan

Langkah-langkah Persiapan

Pengumpulan Materi sumber identifikasi

dari

Pertimbangan pihak tertentu

Analisa

Analisis Ancaman

Tinjauan awal oleh tertentu dan lokakarya

pihak

Pengembangan Skenario

Skenario dampak bencana

Tinjauan awal oleh tertentu dan lokakarya

pihak

Rumusan

Tugas dan tanggung jawab

Lokakarya

Prosedur kerja

Lokakarya

Struktur organisasi

Lokakarya

1-5-2. Situasi dimana Rencana Kontijensi telah dibuat Dalam situasi ini rencana kontijensi telah dibuat, pada dasarnya hal ini bisa dirumuskan dengan menggunakan Rencana Kontijensi yang sudah ada sebelumnya. Sebagai sebuah SOP maka hal-hal yang adan di bawah ini harus ditunjukkan: • •

Skenario yang diperbaharui Gambaran spesifik mengenai tugas dan tanggung jawab 9

•

Penambahan dalam prosedur pengerjaan

Dalam tahap persiapan, kegiatan yang dilakukan meliputi hal-hal di bawah ini: 1) Data yang terpercaya mengenai ketersediaan sumber-sumber dari setiap sector/institusi/organisasi dan informasi dari berbagai sumber/elemen. 2) Dalam pembaharuan data, skenario yang telah ada sebelumnya akan dijalankan dengan menggunakan data yang telah ada mengenai bencana yang menjadi prioritas atau dianggap paling berbahaya. Ketersediaan sumber daya yang memadai juga harus dipertimbangkan. 3) Dalam perumusan tugas dan tanggung jawab, detai yang lebih spesifik tentang gambaran tugas dan tanggung jawab sangat dibutuhkan. 4) Dalam perumusan prosedur kerja sebuah langkah aksi nyata sangat dibutuhkan. 5) Terakhir, formasi diagram terkait perlu ditunjukkan sebagai Struktur Organisasi Untuk hal-hal yang telah disebutkan diatas maka pertimbangan yang seharusnya diciptakan melalui seminar haruslah dibuat oleh para anggota dari organisasi. Tabel 1-3 Proses Penyusunan

Langkah-langkah Persiapan

Pengumpulan Sumber Identifikasi Materi

Pertimbangan oleh pihak yang bertanggungjawab

Pembaharuan

Pembaharuan Skenario

Tinjauan awal oleh pihak tertentu dan lokakarya

Perumusan

Tugas dan Tanggungjawab

Lokakarya

Prosedur Kerja

Lokakarya

Struktur Organisasi

Lokakarya

10

Bab 2 – Bencana Target 2-1. Kondisi dimana rencana kontijensi belum dibuat 2-1-1. Analisa Ancaman Analisa bencana diselenggarkan melalui proses identifikasi dari jenis ancamana jumlah nagka yang dimiliki oleh setiap ancamana yang ada. a) Identifikasi tipe ancaman dilakukan dengan menggunakan data yang berkaitan dengan bencana yang besar yang pernah terjadi di masa yang lampau. b) Pemberian jumlah dan penaksiran dari bahaya/ancaman dari setiap bahaya yang ada di Kabupaten/Kota. Setiap jenis ancaman yang ada diberikan nilai dan dimasukkan ke dalam tabel seperti di bawah ini. c) Analisa Probabilitas (kemungkinan terjadinya bencana ) menggunakan skala berikut; • 5 Kemungkinan Sangat Besar (80-99% hampir dipastikan) • 4 Kemungkinan Besar (60-80% terjadi atau paling tidak sekali dalam 10 tahun mendatang) • 3 Mungkin Terjadi (40-60% terjadi atau paling tidak sekali dalam 100 tahun mendatang) • 2 Kemungkinan Kecil (20 - 40% terjadi atau paling terjadi dalam lebih dari 100 tahun) • 1 Kemungkinan Sangat Kecil (hingga 20%) d) Analisa Dampak Kerugian yang ditimbulkan menggunakan skala sebagai berikut: • 5 Sangat Tinggi (80% - 99% daerah hancur dan daerah lumpuh total) • 4 Tinggi (60-80% daerah hancur) • 3 Sedang (40-60% daerah hancur) • 2 Rendah (20-40% daerah rusak) • 1 Sangat Rendah (kurang dari 20% daerah rusak)

Tabel 2-1 Tabel Analisis Ancaman No.

Jenis Ancaman

1

Gempabumi (tektonik)

2

Tsunami

3

Banjir

4

Tanah Longsor

5

Konflik Sosial

P (Probabilitas)

D (Dampak)

6 Dll. (Tabel ini berasal dari Manual Panduan Perencanaan Kontinjensi Menghadapai Bencana, 2011, BNPB) Dari tabel di atas, perkiraan atau penaksiran tentang resiko bencana akan dilaksanakan dengan mengambil salah satu bahaya yang ditimbulkan oleh target bencana tersebut. 11

2-1-2. Pengembangan Skenario Berdasarkan peta area,kita bisa mengidentifikasi daerah mana yang merupakan kawasan yang rawan bencana,sehingga bisa kita perkirakan tentang besarnya bencana dan dampak yang mungkin ditimbulkan oleh bencana tersebut. Dalam skenario ada beberapa hal yang harus digaris bawahi, diantara lain: 1. 2. 3. 4. 5.

waktu kejadian bencana (contohnya: Di pagi hari, siang hari atau malam hari) durasi/lama bencana (contohnya : 2 jam, 1 hari, 7 hari, 14 hari) tinggi/kedalaman genangan air (banjir) tinggi dan jarak masuknya ombak (tsunami) hal-hal lain yang dapat memengaruhi skala kerusakan

Terdapat 5 (lima) aspek yang mungkin terkena dampak bencana: aspek kehidupan/ penduduk, aspek sarana/prasarana/fasilitas/aset, aspek ekonomi, aspek pemerintahan, dan aspek lingkungan. • • • • •

Dampak terhadap aspek kehidupan/penduduk meliputi : Kematian, orang yang terluka, perpindahan, kehilangan dan lain-lain. Dampak terhadap aspek sarana/prasarana meliputi : kerusakan j...