Características generales DE LA Administración PDF

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Se definen cada una de ellas para poder suministrar conocimientos...

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¿Qué se entiende por administración? El termino administración se refiere al proceso de conseguir que se hagan las cosas, con eficiencia mediante con otras personas y junto con ellos. La administración es el proceso de trabajar con las personas con los recursos para alcanzar los objetivos de la empresa de forma eficaz y eficiente. Los administradores Se encargan de dirigir las actividades de otros y supervisar mediante la realización de las funciones básicas de la administración y desempeñan diversos roles administrativos o gerenciales. Tienen como propósito generar un ambiente de comunicación abierta, aprovechar a lo máximo todos los recursos. Detectar todo tipo de necesidades y motivar al personal, a partir de tres aspectos:   

Técnico: utilizar los procedimientos y técnicas para que su desempeño sea óptimo. Humano: les proporciona todos los elementos para darle importancia y valor a las personas dentro de la organización. Social: les ayuda a identificar las necesidades internas y externas de la organización, y las afectaciones del medio ambiente.

Las cuatro fases de la administración Al principio del s. XX, el industrial francés Henry Fayol, en su libro Administración general e industrial, describió cinco actividades gerenciales básicas, es decir, lo que deben hacer los gerentes: Planificar, organizar, instruir, coordinar y controlar. Si bien existen diversas clasificaciones, actualmente, se consideran que planificar, organizar, dirigir y controlar son las cuatro funciones básicas de todo proceso administrativo en la cual se tratan en funciones diferentes, pero no independientes, están íntimamente relacionadas. Planificar: Definir metas para alcanzar, establecer estrategias y elaborar planes para coordinar actividades. Decidir que hacer y como hacerlo. El resultado de una planificación es una estrategia de decisiones acerca de las metas que se deben perseguir en la organización que actividades emprender y como aprovechar los recursos para alcanzar metas.

Organizar: Asignar tareas, recursos y responsabilidades. Establecer una estructura de relaciones de modo que los empleados pueden interactuar y comparar para alcanzar las metas organizacionales. Se agrupan a los personales por departamento y después se coordinan todas las partes que conforman a la organización. Dirigir: Orientar, guiar y motivar la actuación de cada individuo en la empresa con el fin de ayudar a alcanzar las metas de la organización. Por lo tanto, la comunicación es la fuente más importante en la cual la motivación es una fuente muy importante dentro de la empresa hacia los trabajadores. Controlar: Vigilar que el desempeño de las actividades sea justo a lo planificado estratégicamente, en otras palabras, evaluar el desempeño y adaptar, si fuera necesario, medidas correctas. El gerente Trabaja y dirige las operaciones de la empresa como un guía que pone en marcha las decisiones del empresario o inversionistas que tienen la propiedad de las organizaciones. El administrador debe poseer habilidades humanistas y técnicas. Niveles y roles gerenciales Los gerentes o directivos son personas responsables de las actividades de las personas que tienen a su cargo a menudo, deben atender muchos problemas de manera simultánea y tomar decisiones a golpe. A diferencia que, a los trabajadores, tienen responsabilidades a supervisar las actividades de ciertas personas. Aquellas que tienen a su cargo. Niveles gerenciales Existen diferentes tipos de gerentes que se podrían clasificar en los niveles operativos. Cada tipo de gerente tiene una responsabilidad distinta y todos buscan alcanzar una meta organizacional. Además, los gerentes de primera línea dependen de los mandos intermediarios; quienes a su vez dependen de la alta dirección. La alta dirección: Son los máximos responsables en la empresa. Su principal preocupación tener un equipo directo y se centran en aspectos de largo plazo supervisión y crecimiento y sus principales tareas son:  

Fijar el rumbo de la organización. Formular objetivos.

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Controlar uso de recursos. Vigilar el desempeño general.

Los mandos intermedios: Son los encargados de administrar el funcionamiento de unidades organizativa concreto. Son medidores entre la alta dirección y el nivel operativo. Se preocupan por:   

Establecer unas buenas relaciones entre trabajadores. Fomentar el trabajo en equipo. Organizar el trabajo en equipo y proyectos.

El nivel operativo: Se preocupan por aplicar las reglas y procedimientos para lograr una producción eficiente, proporcionar asistencia técnica y supervisar a sus empleados. Son muy importantes en el mantenimiento de calidad, la innovación y el desempeño. Roles gerenciales En 1973, Henry Mintzberg presento una visión novedosa sobre el quehacer de los gerentes. A partir de su estudio, incluyo que en general los administradores desempeñan. Tras observar a un conjunto de directivos mientras trabajaban, Mintzberg agrupo las diferentes tareas específicas que hacían al día roles en la cual se integraron en tres categorías: 1. Roles interpersonales:   

Cabeza visible: Cumple con las obligaciones Líder: Capacita y motiva a los trabajadores Enlace: Mantiene una red de contactos externos que ofrecen información y apoyo.

2. Redes informativas:   

Monitor: Busca y recibe información para conocer el funcionamiento de la organización. Difusor: Transmite información a otros miembros de la organización. Portavoz: Proporciona información al exterior sobre políticas, acciones y resultados.

3. Roles de decisión:

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Empresario: Busca oportunidades de negocio, inicia proyectos. Gestor de anomalías: Toma medidas correctivas cuando sea necesaria. Asignador de recursos: Decide quien recibe recursos, fijos prioridades. Negociador: Representa a la organización en negociaciones con partes tanto externas como internas.

Habilidades administrativas Todos los gerentes, son importantes su nivel, el tamaño o tipo de su organización, realizan en mayor o menor grado las cuatro funciones básicas administrativas para llevar adecuadamente sus funciones. Las habilidades de los gerentes se engloban en tres categorías: 1. Habilidades conceptuales: Capacidad para analizar y diagnosticar situaciones complejas y de entender a la organización de forma holística. 2. Habilidades interpersonales o humanas: Capacidad para entender, enseñar a los demás, dirigir a un cierto grupo de personas, motivar y controlar a otros y trabajar con ellos. 3. Habilidades técnicas: Capacidad para llevar a cabo tareas concretas y que involucren el uso instrumentos, procedimientos y técnicas de un campo especializado. Estas habilidades son esenciales para un gerente y con ello poder alcanzar las metas propuestas por la organización siempre y cuando tomando los tres puntos anteriores ya que en un gerente son de suma importancia. Organización Son estructuras administrativas y sistemas administrativos creados para lograr metas u objetivos por medio de los organismos humanos o de la gestión del talento humano y de otro tipo. Están compuestas por sistemas de interrelaciones que cumplen funciones especializadas. También es un convenio sistemático entre personas para lograr algún propósito específico. Las organizaciones son el objeto de estudio de la Ciencia de la Administración, a su vez de otras disciplinas tales como la Comunicación. Una organización es considerada como un sistema social con la que se interactúan mutuamente entre individuos y con grupos de trabajo que responden a una determinada estructurada dentro de un contexto al que controlan parcialmente y desarrollan actividades. El ordenamiento de todas y cada una de las áreas de la empresa es una de las funciones principales y fundamentales que la administración en forma permanente, porque con ello es muy seguro lograr los resultados que la organización desea obtener o se espera de acuerdo a los objetivos. Para organizar se necesita saber utilizar los espacios, el tiempo y el trabajo.

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El espacio: Distribuir un área física de tal manera que cada cosa tenga su lugar preciso. El tiempo: Programar cada actividad o tarea, que permita evacuar cada una de ellas con la oportunidad requerida por la administración. El trabajo: El orden y la prioridad al que sea sometido un listado de tareas que se piensan desarrollar o ejecutar cotidianamente, le permiten a la administración la eficiencia y efectividad necesaria para cumplir con los objetivos propuestos.

Subsistemas de la organización Se refieren al conjunto de metas objetivos y misión que persigue la organización para satisfacer las demandas que le impone al medio ambiente externo en la cual a continuación se exponen los siguientes subsistemas. Subsistema técnico. Se refiere a los conocimientos nesearario para el desarrollo de tareas, incluyen las técnicas, instalaciones y equipo en la cual se usen para la mayor transformación de insumos en productos en las habilidades y conocimientos requeridos para sobre salir en las técnicas antes establecidas. Subsistema estructural. Se refiere a la forma como se organizan y estructura la atarea y esta relacionado con la autoridad y comunicación. En donde se toma en cuenta las puestos jerárquicos y procedimiento. Las integraciones de una organización se dividen en dos categorías: Operativo: Laboran de forma directa en un puesto o actividad y no tienen responsabilidad de supervisar el trabajo de otro, en la cual el operativo su principal función es realizar las actividades dentro de una organización para asi poder conseguir recursos económicos dentro de la misma. Administradores: Dirigen las actividades de otros. También pueden tener algunas responsabilidades operativas, además de supervisar el trabajo de otros empleados en el departamento. En la administración es de suma importancia ya que de ello una empresa tiene la forma de como definir la diversas estrategias o técnicas para tener un buen manejo de la organización. La administración por tipo de organización El tipo de organización actualmente es de suma importancia en donde un administrado pone en práctica sus mejores conocimientos y existen pasos comunes en las funciones que desempeña. Todos toman decisiones, estables

objetivos, crean estructuras de organización factibles, contrata y motivan a sus empleados aseguran la legitimidad de la existencia de la organización y desarrollan sistemas políticos de acuerdo a los tipos de organización que existen. Los elementos de una buena planeación para tener en cuenta son: 1. Un Buen diagnóstico. Debe ser exacto y acertado para que nos muestre la realidad de las cosas, sin falsas expectativas y en un escenario real, ajustado a las actividades planificadas. Debe marcar el entorno interno y externo, de tal manera que se muestren en forma completa los alcances reales de la empresa. 2. Objetivos Bien Definidos. Estos tienen que ser bien definidos y alcanzables en el tiempo estipulado en la fase de planeación. Por su duración, en el logro de resultados pueden ser a largo y corto plazo. Uno de las grandes virtudes del principio administrativo, es la decisión de la dirección en establecer objetivos: claros, concretos, factibles, medibles y posibles de alcanzar en el tiempo estipulado por ella, para esto es necesario hacer un seguimiento oportuno y preciso del desarrollo de cada una de las actividades que se realizan y que se llevan a cabo en conjunto con el plan. 3. Selección de estrategias. La dirección escogerá la forma y manera de lograr los objetivos propuestos en el plan, previo análisis de cada situación en particular, por lo tanto, elegirá la más acertada toma de decisión para la empresa y así poder alcanzar sus objetivos. La mejor estrategia debe abarcar todas las áreas de la empresa y debe sincronizar las actividades entre producción, finanzas, mercadeo y personal. También el plan tendrá flexibilidad que le permita ajustarse de acuerdo a los cambios o circunstancias que puedan presentarse. 4. Criterios de evaluación: La calidad como finalidad esencial del proceso administrativo, conlleva a la medición permanente en su desarrollo y los tiempos precisos que se esperan lograr en cada paso de lo estipulado en el plan.

Características de la administración: cuáles son y qué significan Las características de la administración son rasgos que hacen única a esta disciplina, se trata de atributos que contribuyen a su despliegue en cualquier organización y le permiten complementarse con otras especialidades, con el fin de coordinar los recursos organizacionales metódicamente y así conseguir los objetivos trazados. A partir de las propiedades de la administración que se exponen en la tabla 1, aprenderás a diferenciarla o a hallar las similitudes que tiene con otros campos de estudio, podrás apreciar que es posible que sus características varíen según la

filosofía y el criterio de diversos autores. Además, para que las recuerdes con mayor facilidad y entiendas la esencia de la disciplina administrativa, se explican los significados de cada una: universalidad, especificidad, unidad temporal, unidad jerárquica, flexibilidad, interdisciplinariedad y valor instrumental, entre otras. Tabla 1. Características de la administración según Reyes, Münch & García, y Terry Agustín Reyes

Münch y García

George Terry

Universalidad

Universalidad

El propósito administración

Especificidad

Especificidad

Ejercer impacto en la vida humana

Unidad temporal

Unidad temporal

Relación de la administración con los intereses de una organización social

Unidad Jerárquica

Unidad Jerárquica

Esfuerzo administrar

grupal

para

Flexibilidad

La administración actividad

como

Interdisciplinariedad

Conocimientos para efectividad administrativa

Valor Instrumental

La administración es intangible

de

La práctica administrativa

Características de la administración según Agustín Reyes De acuerdo con la perspectiva de Reyes (2004), las características de la administración son 4, universalidad, especificidad, unidad temporal y unidad jerárquica:

la

la

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Universalidad: Por ser la administración una ciencia que aporta a la coordinación metódica de recursos, esta se puede desplegar en cualquier lugar donde interactúen grupos de personas que se relacionen para alcanzar ciertos propósitos. Estos grupos de personas son llamados organismos sociales. Especificidad: El ejercicio de la administración se complementa con otras disciplinas. No obstante, las características que se están nombrando en el presente escrito, que son propias de la administración, no se comparten con otras especialidades (con algunas posiblemente, pero no en su totalidad). Por lo tanto, estas características distinguen a la administración de otras profesiones, que en determinado momento puedan percibirse equivalentes. La administración tiene un fin determinado y específico, por ende, diferente al de cualquier otra disciplina. Unidad temporal: La administración consta de etapas, fases y elementos que en teoría, se desarrollarían de manera individual y sucesiva. Sin embargo, por lo general, estos se presentan de manera simultánea, es decir que, mientras el administrador está planificando, también se encarga de dirigir, de organizar y de controlar. Esta característica de la administración, es un ejemplo claro de interdependencia y dinamismo, pues todas las etapas, fases y elementos, siempre deben de interactuar con reciprocidad para que el producto final, es decir, el rendimiento de la organización, sea perfeccionado. Unidad jerárquica: Debido a la reciprocidad entre etapas, fases y elementos, que se debe fomentar en el quehacer administrativo para conseguir una perfecta coordinación, es necesario evitar contradicciones de autoridad. Esta característica administrativa indica que la estructura organizacional debe contar con niveles de autoridad, de tareas y de responsabilidad escalonada, siendo la parte alta la máxima autoridad y la parte baja, el conjunto de colaboradores que solo deben cumplir con su labor sin ejercer autoridad sobre otros empleados (Reyes, 2004). Las características de la administración que expone Reyes (2004), universalidad, especificidad, unidad temporal y unidad jerárquica, se centran en la capacidad que tiene esta ciencia para la coordinación de recursos, disciplinas, personas, etapas y fases, con el fin de “lograr la máxima eficiencia”. Características de la administración según Münch y García Para Münch y García (2009), son 7 las características de la administración, universalidad, especificidad, unidad temporal, unidad jerárquica, flexibilidad, interdisciplinariedad y valor instrumental. Las 4 primeras características son iguales a las expuestas por Reyes, incluso en su significado, por lo anterior, se definirán las 3 restantes:

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Flexibilidad: Cada entidad u organismo social tiene sus peculiaridades, es decir, objetivos, principios e intereses diferentes, por lo que la administración debe ser flexible para que se adapte a cada organismo. Interdisciplinariedad: Hace referencia a la relación que tiene con otras ciencias, es decir, que en su ejercicio necesita y/o puede complementarse con otras disciplinas. La manera en que se complementan no es aislada, sino que como un sistema, deben interactuar y comunicarse entre sí, de esta manera se genera sinergia. Valor instrumental: La administración se puede aplicar en cualquier organismo social, por lo que es capaz de ayudar a alcanzar cualquier objetivo trazado. Münch y García (2009) al igual que Reyes, nombran estas características, adicionando, flexibilidad, interdisciplinariedad y valor instrumental, ya que, la administración se adapta a todo objetivo, organización y disciplinas de manera eficiente. En el siguiente video se profundiza el tema de la administración y sus características, explicando una a una, a qué se hace referencia. También se responde, ¿qué es administración? Abordándola a nivel organizacional y personal. Se explican con detalle cada uno de los elementos que la conforman, como el objetivo, la eficiencia, la eficacia, grupo social, coordinación de recursos y productividad. Características según George Terry George Terry considera que no se puede administrar sin una filosofía, aunque esta no sea explícita. De acuerdo con sus planteamientos, el éxito de la buena administración radica en los conceptos básicos que se tienen en cuenta para guiar las acciones y decisiones administrativas. En este orden, las características o criterios a tener en cuenta según Terry (2000) son las que se presentan en la siguiente imagen:

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El propósito de la administración: Terry indica como primera característica que es imposible administrar sin un objetivo. Estos pueden ser explícitos o implícitos. Los objetivos implícitos son aquellos que tienen intencionalidad oculta, no visibles de inmediato. En este caso, el aumento de la productividad de los colaboradores que se busca a través de la capacitación, es un ejemplo de objetivo implícito. Los objetivos explícitos son aquellos que tienen intención directa. La gestión del recurso humano, como la capacitación, es un objetivo explícito. Ejercer impacto en la vida humana: La segunda característica administrativa según Terry es que toda actividad administrativa impacta en el ser

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humano y el medio ambiente. En consecuencia, es necesario tener en cuenta las influencias conjugadas que surgen de dicha interacción. Relación de la administración con los intereses de una organización social: La administración se encarga de estructurar y manejar organismos sociales, pero es necesario tener en cuenta los intereses colectivos de dichos organismos. Entonces, la tercera característica de la ...