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“AÑO DE LA LUCHA CONTRA LA CORRUPCIÓN E IMPUNIDAD”

Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas ESCUELA PROFESIONAL DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

DOCENTE CURSO

: Mg. Erlita LLatas Becerra : Gestión de la cadena de suministros

TEMA

: Catalogación de materiales

CICLO

: VII

ESTUDIANTE:

: Coronel Ruiz Neiser

BAGUA GRANDE-UTCUBAMBA

PERÙ

ÍNDICE 1.

CONCEPTO.......................................................................................................................4

2.

PROCESO PARA CATALOGAR MATERIALES..........................................................4 2.1.

Normalización.............................................................................................................4

2.2.

Identificación..............................................................................................................5

2.3.

preparación de la clasificación a efectuar.................................................................5

2.4.

Ordenamiento.............................................................................................................6

2.5.

Distribución de los materiales....................................................................................7

2.6.

Elección de un sistema de catalogación.....................................................................7

2.7.

Asignación de códigos.................................................................................................7

2.8.

Procedimiento de los materiales identificados..........................................................8

3.

PROGRAMA DE CATALOGACIÓN DE MATERIALES.............................................8

4.

VENTAJAS PARA CATALOGAR MATERIALES........................................................9

6.

FORMAS DE PRESENTAR EL SIGNIFICADO DEL CÓDIGO DE MATERIALES. 10

CONCLUSIONES....................................................................................................................11 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS....................................................................................12

INTRODUCCIÓN La catalogación de materiales es un tema de gran relevancia para las empresas, ya que nos permite tener un control tanto administrativo y de los inventarios, debido a que consiste en la descripción, catalogación, nominación y numeración de cada artículo con el fin de ser identificado mediante un solo nombre, un solo número y una sola descripción. así mismo permite organizar los materiales de manera jerárquica, facilitando su ubicación. Es por ello que las organizaciones lo toman como un proceso indispensable en su gestión ya que genera muchos beneficios para la empresa. Debido a ello es que en este presente trabajo se presentara todo lo relacionado a la catalogación, desde su concepto. Todo el proceso que se lleva a cabo para una eficiente catalogación, así como también la manera como se realiza el programa para iniciar una catalogación de materiales. Así mismo se presenta las diferentes ventajas que genera este proceso y las formas de presentar la numeración de materiales.

CATALOGACIÓN DE MATERIALES 1. CONCEPTO Es el proceso o actividad del área de logística que consiste en la descripción, catalogación, nominación y numeración de cada artículo con el fin de ser identificado mediante un solo nombre, un solo número y una sola descripción. La catalogación es la base de la identificación de los artículos y facilita de mejor manera su adquisición. Con la catalogación se pretende crear un lenguaje único que facilite todo el control administrativo de los materiales o productos Podemos denominar catalogación de un material a la numeración, nominación y especificación de este, de manera de poder identificarlo mediante un código, un nombre y una descripción. La catalogación es importante en las empresas ya que es flexible y adaptable a los futuros cambios en la organización y en el entorno; se dice “sin catalogación non hay organización logística” 2. PROCESO PARA CATALOGAR MATERIALES 2.1. Normalización Consiste en la selección de aquellas características fisioquimicas, tales como tamaño, peso, densidad, textura, entre otras que va regir las compras y la gestión de los mismos en el interior de la empresa y que se adapten a esta, para constituir a las que deben ceñirse las existencias de los almacenes y las adquisiciones que se hagan, así como todas las personas que requieren y soliciten materiales en la empresa. Por ejemplo, en la gestión de un almacén se pueden normalizar los pallets (estructuras de trasporte) utilizados para el acomodo de los productos, entre

las características a normalizar pueden estar sus dimensiones externas, su resistencia y el tipo de madera utilizado para su fabricación de manera que cada vez que se solicite la compra de pallets no se deban redefinir sus características. La tarea de normalizar o establecer estándares requiere del uso de recursos de la organización, del personal de compras, de almacén, de los usuarios de los productos o inclusive del apoyo de los proveedores. Por ello se recomienda realizar la estandarización de aquellos materiales que representen el mayor gasto en compras o de compra repetitiva. 2.2. Identificación Establecido las normas y seleccionado el personal que debe realizar la catalogación, se iniciará la identificación de los artículos en stock, teniendo en cuenta que debe comenzarse por lo más fácil, dejando los artículos difíciles de identificar para el último. En esta forma se van obteniendo avances en la catalogación, que permite apreciar resultados rápidamente. 2.3. preparación de la clasificación a efectuar Al efectuar la clasificación de materiales, se han seleccionado prácticamente de 2 a 4 dígitos del código que se requiere utilizar, según abarque dicho clasificación solo clases o también subclases, quedando únicamente lo relacionado con la identificación del artículo y el número de dígitos necesarios para completar el código. Para establecer cuantos dígitos la identificaran plenamente el artículo, hay que analizar la máxima cantidad de artículos que correspondan a una sección dentro de las existencias de almacén y determinar entonces cuantos elementos se emplearan para completar el código, teniendo presente, eme estos casos, que la máxima flexibilidad

posible para un buen mantenimiento del catálogo se obtienen con 4 elementos, ya que es improbable que dentro de una sección puedan existir más de diez mil artículos diferentes. 2.4. Ordenamiento El ordenamiento de artículos, dentro de cada sección del catálogo, puede hacerse de 3 formas:  Orden alfabético  orden numérico o por dimensiones  Según el catalogo del productor Al emitir las instrucciones, se deberá establecer que ordenamiento se empleará en cada clase de materiales y muchas veces en cada subclase. 2.4.1. El orden alfabético. Es conveniente utilizarlo con artículos que carecen de características dimensionales y en los que la descripción prima sobre cualquier otra característica para su identificación. A fin de dar flexibilidad al mantenimiento de catálogo con este tipo de ordenamiento, es muy conveniente considerar en el código el equivalente numérico de las letras que se inician la descripción. 2.4.2. Orden numérico o por dimensiones. Se utiliza generalmente aquellos artículos cuya característica principal en su dimensión, lo cual permite diferenciarlo de otros artículos similares. Es necesario tener en cuenta la existencia de artículos que tienen una sola dimensión, otras que tienen dos, tres, cuatro o más dimensiones y en consecuencia establecer tablas de equivalencia similares. 2.4.3. según el catalogo del productor. Se emplea en las clases correspondientes a maquinarias y equipos, repuestos, accesorios y

consiste en ordenar las secciones de acuerdo a como el producto de dicho material ha ordenado sus catálogos. En esta forma se facilita la codificación y mantenimiento del catálogo de la empresa, sin utilizar el código del productor, salvo que sea factible hacerlo, lo cual se determina mediante el análisis correspondiente. 2.5. Distribución de los materiales Otro aspecto que normalmente se encontrara en la empresa, es lo concerniente a materiales que se piden para entrega directa al solicitante. Es conveniente establecer una clase para materiales que se denominaran “Materiales solicitado, para entrega directa al solicitante sin detención ni stock en el almacén” y cuyas secciones correspondan a las dependencias que forman la empresa. 2.6. Elección de un sistema de catalogación La preocupación principal para la dependencia de logística es que disponga de una biblioteca de catálogos de productores de equipos, maquinaria y materiales en uso, con la finalidad de que el personal que realice la identificación tenga elementos de consulta para llevarlo a cabo. 2.7. Asignación de códigos Se recomienda que la codificación de artículos nuevos se efectué sobre la requisición por materiales (especificaciones de los materiales necesitados a comprarse) , enviada al departamento de compras a iniciar la adquisición de estos materiales. En esta forma se evita utilizar clasificaciones provisionales, porque a la llegada de los artículos nuevos, ya estos disponen de su respectivo código. Sin embargo, siempre es conveniente disponer de una clase para

“Clasificación provisional”, en razón de que nunca faltan compras urgentes que eluden el trámite o procedimiento de compras.

2.8. Procedimiento de los materiales identificados Una vez realizada asignación de cada artículo, se recomienda que al finalizar cada mes se revise, a fin de trasladar a su clasificación definitiva. 3. PROGRAMA DE CATALOGACIÓN DE MATERIALES 3.1.

Definir metas: plazo, establecer normas, establecer mecanismos para

mantener permanentemente la catalogación 3.2.

Definir actividades: las actividades a desarrollar se enmarcan dentro de

cada una de las etapas del proceso, así mismo las actividades previstas deben ser planificadas estableciendo un tiempo estimado en días laborales para llevarlas a cabo, así mismo se debe determinar los responsables para desarrollar cada actividad. 3.3.

Determinar recursos necesarios: de la evaluación de las actividades a

realizar y con la ayuda de responsables de cada uno de ellos se be determinar los recursos que se va a necesitar para la catalogación, por ejemplo, lo que son computadora, sistema, formatos, digitador. 3.4.

Estimar presupuesto:

Es

necesario

considerar

el

presupuesto

mayormente cuando la empresa va iniciar recientemente a catalogar sus existencias, debido a que se va generar gastos en los recursos con los que se necesita contar para llevar a cabo la catalogación. Por ejemplo, en el presupuesto se debe tener en cuenta el sueldo de la persona que llevara a cabo la catalogación si es que será de parte externa, así mismo de los materiales con los que necesite, entre otros.

3.5.

Ejecutar: se llevará a cabo todas las actividades que se ha podido definir

con respecto a la catalogación para finalmente realizar una evaluación

3.6.

Evaluar: la evaluación es fundamental y mayormente se recomienda

llevar a cabo quincenalmente, a lo largo del desarrollo del proceso se controlará en cumplir con los plazos pactados de las actividades críticas en aras de no dilatar el proceso, y naturalmente los resultados de las actividades y su repercusión en el logro de metas. 4. VENTAJAS PARA CATALOGAR MATERIALES La empresa que planea, prepara y pone en ejecución un catálogo de materiales, obtiene una serie de ventajas en relación con los inventarios y su administración, entre los cuales se citan a continuación: Prevenir la emisión de órdenes de compra de materiales innecesarios sobre todo cuando estos existan en el almacén con otras denominaciones, lo que evita el consiguiente gasto financiero que ello representa. Optimizar el uso del espacio físico en el almacén, el tener el mismo material con varios nombres obliga a almacenarlos separados de unos de otros, impidiendo su consolidación y aumentando los esfuerzos para el control de stocks. Reducir la inversión en inventarios, si en promedio un material tiene dos nombres entonces el sistema logístico se multiplicará por dos, del mismo modo el listado de inventarios y con ello la necesidad de capital de trabajo para mantener ese nivel de inventarios. Mejora los ciclos de rotación en los almacenes evitando obsolescencia, materiales sin uso o sin movimiento, ello será posible al tener los materiales plenamente identificados.

Agilizar la gestión de compras mediante el establecimiento de estándares y normas para los materiales; el no tener estandarizado los materiales obliga a definir sus especificaciones cada vez que se realiza la compra de estos. Hacer posible la identificacion y control de los articulos. Crear un lenguaje unico en el ambito de abastecimientos. Facilita la gestion y administracion de los almacenes. 5. FORMAS DE PRESENTAR EL SIGNIFICADO DEL CÓDIGO DE MATERIALES. El código constituye el principal elemento de fabricación, su uso representa una considerable economía bajo diversos aspectos, evitas esfuerzos de memoria, perdidas de tiempo y costes en registros de descripciones, además de posibles errores y malentendidos, es evidente que es más sencillo escribir “11-580-785” que “portalámparas eléctrico de bronce esculpido, rosca normal” Los tipos de códigos más aplicables son: 

Alfabéticos: constituidos por letras o combinación de letras que representadas en expresiones. Una codificación alfabética es factible únicamente en empresas comercializadoras, las cuales, por vender productos ajenos, remuevan continuamente su almacén con artículos en parte continuamente diferentes.



Numéricos: números o combinación de números que se utilizan para representar las existencias o expresiones y se componen de 9 dígitos, dichos números se fijan de acuerdo con determinada clave, que por su estructura haga posible determinar en el acto a qué clase de material corresponde, dentro de la clase a que subclase, que ordenamiento se ha seguido y en muchos casos y en muchos casos algunos de sus características.



Mnemónicos: son aquellas que por asociación de ideas ayudad o estimulan la memoria.



Mixtos: los que combinan dos o más símbolos de los anteriores

CONCLUSIONES  Actualmente cuando los mercados son más amplios y el comercio mundial, se acentúa, las actividades logísticas cobran mayor importancia para las empresas, es por ello que se debe mantener un eficiente control en los materiales, mediante la catalogación y la codificación, logrando así competitividad, reducción de costos, aumento de la productividad.  La catalogación es sumamente importante en las empresas, por las diferentes ventajas que ofrecen a las empresas, por tanto, debe ser flexible y adaptable a los futuros cambios en la organización.  La empresa que planea, prepara y pone en ejecución un catálogo de materiales, obteniendo una serie de ventajas en relación con los inventarios y su administración.  La catalogación crea un lenguaje único que facilita todo el control administrativo de los materiales y productos, el cual permite que no exista duplicaciones de productos y facilita su ubicación.

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

Aguilar, E. (2015). Catalogación de materiales, codificación y código de barras . Recuperado de https://es.scribd.com/document/288813051/Catalogacion-de-MaterialesLogistica. Retamoso. J. (2004) catalogación de materiales. Recuperado de http://sisbib.unmsm.edu.pe/bibvirtualdata/Tesis/Ingenie/retamozo_pj/retammozo_pj.pdf Thegerardos. (2013). Catalogación de materiales. Recuperado de https://www.clubensayos.com/Negocios/Catalogacion-De-Materiales/1127959.html Lucini, G. (s. f). Fundamentos de la catalogación de materiales. Recuperado de https://es.slideshare.net/alexandergonzales7315/catalogacion-materiales Saco, Y. (s. f). Proceso técnico de catalogación. Recuperado de https://es.scribd.com/document/63128977/Universidad-Alas-Peruanas...