CHAPTER 16 DAN CHAPTER 17 PDF

Preview

Summary

Audit Perencanaan dan Pemahaman Manajemen Proyek INTERNAL AUDITOR DIHADAPI dengan tuntutan mereka sendiri dan manajemen untuk merencanakan dan menyelesaikan audit internal mereka secara tepat waktu, memanfaatkan sumber daya audit yang tersedia secara efisien, dan untuk menyelesaikan tinjauan audit i...

Description

Audit Perencanaan dan Pemahaman Manajemen Proyek INTERNAL AUDITOR DIHADAPI dengan tuntutan mereka sendiri dan manajemen untuk merencanakan dan menyelesaikan audit internal mereka secara tepat waktu, memanfaatkan sumber daya audit yang tersedia secara efisien, dan untuk menyelesaikan tinjauan audit internal terhadap keseluruhan jajaran kandidat audit internal di alam semesta audit mereka. Meskipun komite audit, manajemen perusahaan senior, atau bahkan manajemen audit internal mungkin meminta beberapa area atau fungsi harus diaudit, audit internal memerlukan rencana untuk melakukan tinjauan individual tersebut. Auditor internal harus memikirkan pelaksanaan audit internal individu sebagai sebuah proyek, upaya khusus yang membutuhkan perencanaan, penganggaran, dan alokasi sumber daya. Setiap audit adalah upaya satu kali yang membutuhkan perencanaan, pelaksanaan, dan laporan audit formal. Bab ini pertama-tama membahas keseluruhan proses perencanaan proyek dan kemudian memperluas teknik perencanaan proyek umum tersebut ke perencanaan untuk audit internal individu. Auditor internal perlu menilai efektivitas pengendalian internal manajemen proyek dalam banyak tinjauan operasional mereka, serta menggunakan teknik manajemen proyek yang baik dalam banyak kegiatan audit internal mereka. Teknik perencanaan proyek yang efektif penting dalam banyak bidang aktivitas perusahaan, apakah itu memindahkan fasilitas kantor, meluncurkan upaya pemasaran baru, atau menerapkan sistem TI baru, dan auditor internal harus memiliki pemahaman yang sama (CBOK) tentang manajemen proyek. praktik terbaik. Ini penting ketika merencanakan dan melaksanakan audit internal individu dan juga ketika meninjau kegiatan perencanaan proyek di banyak area operasional dalam suatu perusahaan. Sementara bab ini dan banyak bab lainnya menjelaskan sekumpulan pengetahuan untuk auditor internal — CBOK kami yang sering direferensikan — bab ini pertama-tama akan memperkenalkan standar Badan Pengetahuan Manajemen Proyek (PMBOK) Institut Manajemen Proyek dan membahas mengapa konsep-konsep ini juga penting bagi auditor internal. Praktik terbaik manajemen proyek harus menjadi alat penting untuk perencanaan dan pelaksanaan semua tingkat audit internal. Pendekatan audit internal berbasis proyek pada umumnya harus meningkatkan manajemen audit internal dan proses kinerja. Konsep manajemen proyek yang dijelaskan dalam bab ini akan membantu untuk merencanakan dan melaksanakan audit internal individu, seperti yang dibahas dalam Bab 15. Baik bekerja di staf yang merencanakan audit internal individu atau merencanakan aktivitas audit yang lebih besar, penggunaan teknik manajemen proyek yang baik harus meningkatkan fungsi audit internal. Keterampilan ini harus menjadi bagian dari CBOK setiap auditor internal, dan bab ini akan diakhiri dengan diskusi tentang pentingnya perencanaan dan pengorganisasian upaya audit internal individu sebagai proyek. PROSES MANAJEMEN PROYEK Dalam beberapa tahun terakhir, istilah proyek sering digunakan agak longgar dan tidak berarti banyak bagi banyak auditor internal. Sementara mereka berbicara tentang tinjauan mereka sebagai "audit '' dan tidak menganggapnya sebagai proyek, orang-orang di area lain dari perusahaan akan diminta untuk mengatur sebuah" proyek "untuk melaksanakan beberapa upaya khusus, dan upaya organisasi dan perencanaan untuk itu. sebuah usaha memiliki arti yang berbeda bagi orang yang berbeda. Upaya tersebut sering kali melibatkan orang yang ditunjuk untuk memanggil kelompok proyek bersama-sama dan melakukan sedikit lebih dari sekadar mengatur upaya di sepanjang baris "Saya ingin Anda, Anda, dan Anda" untuk melakukan berbagai tugas proyek, dengan sedikit pemikiran yang diberikan

kepada perusahaan dan perencanaan proyek . Upaya informal ini sering gagal karena tim proyek tidak memahami tujuan individu serta keseluruhan mereka, dan baik persyaratan waktu maupun ruang lingkup proyek tidak ditentukan. Dalam banyak kasus, terjadi pembengkakan waktu dan anggaran proyek atau proyek gagal karena alasan lain. Seringkali kegagalan itu disebabkan oleh kurangnya pendekatan manajemen proyek yang konsisten dan terstruktur. Beberapa definisi terkait proyek lainnya penting di sini. Manajer proyek sering menggunakan istilah program ketika membahas banyak proyek. Sebuah program biasanya mengacu pada proyek tingkat senior yang digunakan untuk mengelola atau mengendalikan serangkaian proyek terkait atau terkait. Misalnya, perusahaan mungkin ingin menerapkan beberapa inisiatif yang cukup besar yang dibagi menjadi serangkaian proyek terpisah. Masing-masing proyek ini dapat beroperasi secara independen, tetapi struktur program akan mengelola semuanya bersama-sama. Bab ini secara umum akan merujuk pada sebuah proyek baik sebagai satu upaya tunggal dan sebagai program dari banyak proyek. Rencana audit internal tahunan, yang terdiri dari beberapa audit internal yang direncanakan, dapat disebut sebagai program tahunan audit yang direncanakan untuk suatu periode. Secara historis, manajemen proyek adalah konsep yang didefinisikan dengan buruk. Kecuali untuk beberapa pendekatan yang dipimpin pemerintah AS, tidak ada pendekatan yang konsisten untuk manajemen proyek. Hal-hal berubah pada pertengahan 1990-an ketika Project Management Institute (PMI) (www.pmi.org), sebuah organisasi profesional manajemen proyek, diluncurkan. Dimulai oleh sekelompok kecil profesional AS yang mencari definisi pekerjaan mereka yang lebih konsisten, PMI saat ini adalah organisasi profesional internasional dengan lebih dari 2,9 juta anggota di hampir setiap negara di seluruh dunia. PMI telah meneliti, mengembangkan, dan menerbitkan berbagai materi panduan manajemen proyek. Dokumen terpentingnya adalah dokumen serupa standar yang disebut A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK), panduan komprehensif untuk semua aspek proses manajemen proyek. Meskipun tidak diterbitkan sebagai dokumen jenis peraturan pemerintah, PMBOK telah menjadi standar profesional di seluruh dunia untuk praktik manajemen proyek. Tampilan 16.1 berisi elemen definisi PMI tentang proyek. Ini adalah deskripsi yang cukup luas yang mencakup banyak aktivitas, tetapi auditor internal harus memikirkan definisi ini dalam kaitannya dengan bagaimana audit internal individu diatur dan dikelola. Kami akan membahas lebih lanjut tentang proses manajemen proyek ini di bagian selanjutnya. Selain pedoman PMBOK yang mencakup proyek individu, materi PMI tambahan mencakup pedoman untuk manajemen program dan portofolio serta standar untuk manajemen proyek organisasi, OPM3. Manajemen program umumnya mengacu pada serangkaian proyek terkait, sementara manajemen portofolio mencakup standar untuk serangkaian proyek dan program dalam suatu perusahaan. Konsep OPM3 dapat berguna untuk mengatur dan mengelola fungsi audit internal dan akan dibahas di bagian selanjutnya. PMI juga memiliki program sertifikasi di mana anggota PMI yang menyelesaikan ujian profesional dan memenuhi persyaratan pengalaman dapat disertifikasi sebagai PMP, atau Profesional Manajemen Proyek. PMBOK: BUKU PENGETAHUAN MANAJEMEN PROYEK. Pencarian buku tentang manajemen proyek di pemasok seperti Amazon akan menghasilkan ribuan judul, mencakup semua aspek dan variasi manajemen proyek. Namun, yang lebih baik didasarkan pada Badan Pengetahuan Manajemen Proyek (PMBOK) yang direferensikan sebelumnya. PMBOK juga telah menjadi standar di bawah American National

Standards Institute (ANSI). Bab 33 memberikan beberapa latar belakang tentang standar ANSI, dan PMBOK menjelaskan semua aspek manajemen proyek. Bagian berikut memberikan gambaran umum tentang proses manajemen proyek PMBOK dan deskripsi manajemen proyek bersama dengan penekanan pada bagaimana hal itu dapat berguna untuk mengelola fungsi audit internal. Gambar 16.1 memberikan gambaran umum tentang PMBOK. Secara keseluruhan, kompetensi audit internal harus ditingkatkan dengan mengikuti prinsip-prinsip manajemen proyek yang baik ini. PMBOK mendefinisikan manajemen proyek sebagai satu set dari lima kelompok proses dasar dan sembilan bidang pengetahuan yang merupakan elemen dari hampir semua proyek. Konsep yang berlaku untuk proyek, program, portofolio, dan operasi, telah menjadi kerangka kerja untuk meluncurkan dan melaksanakan proyek secara efektif. Lima kelompok proses manajemen proyek dasar adalah: 1. Memulai. Harus ada proses formal untuk meluncurkan upaya proyek apa pun, termasuk deskripsi tujuan proyek, perkiraan anggaran, dan persetujuan yang sesuai. Dari perspektif audit internal, proses awal ini dibahas dalam Bab 8 tentang peluncuran audit internal yang efektif. 2. Perencanaan. Setiap proyek membutuhkan perencanaan dalam hal perkiraan waktu dan sumber dayanya serta untuk keterkaitan antara komponen dan proyek lain yang membutuhkan koordinasi. Bab 15 tentang perencanaan audit berbasis risiko akan memberikan wawasan di sini. 3. Mengeksekusi. Ini adalah aktivitas proyek yang sebenarnya — apa yang perlu dilakukan untuk mencapai tujuan proyek. Dari perspektif audit internal, aktivitas ini dapat berkisar dari tinjauan individual hingga pelaksanaan program aktivitas audit internal yang sedang berjalan. 4. Mengontrol. Serangkaian proses yang sedang berjalan harus ada untuk memantau penyelesaian yang sesuai dari elemen proyek, menentukan bahwa anggaran dan tujuan terpenuhi. Ini merupakan komponen penting dalam manajemen audit internal secara keseluruhan. 5. Menutup. Proses akhir membutuhkan penyelesaian proyek usaha dan pengiriman komponen proyek serta meringkas dan melaporkan hasil proyek. Untuk banyak aktivitas audit internal, ini adalah produksi laporan audit internal, yang dibahas di Bab 18. PMBOK mencocokkan masing-masing dari lima proses manajemen proyek ini dengan sembilan bidang pengetahuan manajemen proyek dalam hal masukan, keluaran, serta alat dan teknik. Input proyek meliputi dokumen, rencana, dan sumber daya yang diperlukan untuk mengerjakan proyek, dan outputnya adalah materi proyek yang diselesaikan. Untuk beralih dari input proyek ke produk akhir yang diselesaikan, berbagai alat dan mekanisme diperlukan. Proyek untuk membangun rumah, misalnya, membutuhkan kayu, denah, dan perlengkapan seperti paku dan atap sebagai bahan masukan. Palu dan gergaji serta pengetahuan tentang pertukangan kayu adalah alat yang diperlukan untuk memulai konstruksi. Outputnya adalah rumah yang sudah selesai. Meskipun jauh lebih kompleks dari sekedar kayu, palu, dan paku, peluncuran proyek audit internal juga mencakup seperangkat komponen utama, termasuk rencana untuk melakukan audit, akses ke dokumentasi, dan bahan lain untuk mendapatkan pemahaman tentang area tersebut. perhatian, alat seperti sistem TI untuk melakukan audit, dan auditor internal yang berpengetahuan untuk melakukan review. Dalam banyak hal, pembangunan rumah kerangka adalah proyek yang relatif kecil dan sederhana dibandingkan dengan banyak upaya audit internal. Sebagian besar proyek perusahaan dalam bentuk apa pun

bersifat kompleks, dan kompleksitas inilah yang menyebabkan PMI dan standar PMBOKnya. Usaha-usaha terlalu sering meluncurkan upaya proyek besar yang dikembangkan seolah-olah mereka tidak lebih dari contoh kayu, paku, beberapa perkakas, dan semoga rencana sebagai komponen proyek untuk membangun rumah. Hasilnya sering kali berupa pembengkakan biaya dan waktu yang sangat besar serta kegagalan bahkan untuk menyelesaikan proyek. Proyek implementasi sistem TI di masa lalu, seperti yang dibahas dalam Bab 19, pernah menjadi contoh teknik manajemen proyek yang buruk. Sejumlah besar sumber daya telah dikeluarkan, dan hasil proyek akhir seringkali terlambat dan melebihi anggaran, dan meleset dari tujuan awal. Banyak proyek non-TI lainnya memiliki masalah perusahaan yang sama. Semua kekurangan pendekatan manajemen proyek yang konsisten dan menyeluruh. PMBOK telah mendefinisikan proses manajemen proyek secara konsisten dan terkontrol dengan baik. Selain lima grup proses manajemen proyek dasar, seperti yang dibahas, materi panduan PMBOK mendefinisikan sembilan dari apa yang disebut bidang pengetahuan manajemen proyek: 1. Manajemen integrasi 2. proyek Manajemen lingkup 3. proyek Manajemen waktu 4. proyek Manajemen biaya 5. proyek Manajemen kualitasManajemen 6. proyeksumber daya manusia 7. proyek Komunikasi proyek manajemen Manajemen 8. risiko proyek Manajemen 9. pengadaan proyek Panduan PMBOK menjelaskan masing-masing bidang pengetahuan ini, dalam hal masukan, alat, dan keluaran, dengan tingkat detail yang cukup. Misalnya, Tampilan 16.2 menunjukkan masukan, alat, dan teknik yang diringkas dan keluaran untuk manajemen risiko proyek PMBOK, dan Tampilan 16.3 menunjukkan aliran data untuk komponen manajemen risiko PMI. PMBOK memberikan panduan yang sangat rinci untuk masingmasing komponen manajemen proyek ini, dan auditor internal yang ingin mempelajari lebih lanjut tentang teknik manajemen proyek yang efektif didorong untuk mendapatkan salinan dari edisi terbaru dari panduan PMBOK. Ini berisi langkah-langkah panduan dasar untuk mengelola dan mengatur hampir semua proyek, dan ini tentunya merupakan langkahlangkah yang harus dipertimbangkan oleh auditor internal ketika merencanakan kebutuhan waktu dan sumber daya untuk setiap audit internal. Selain panduan tentang manajemen umum, PMBOK berisi tingkat detail yang adil tentang alat dan proses manajemen proyek yang diperlukan di masing-masing bidang pengetahuan ini. Bagan 16.4 merangkum proses PMBOK dan bidang pengetahuan ini. Tujuan dari bab ini bukan untuk memberikan gambaran umum rinci dari semua proses dan bidang pengetahuan PMBOK tetapi untuk menekankan peran alat ini untuk merencanakan dan melaksanakan proses manajemen proyek yang efektif untuk auditor internal. PMBOK saat ini dikenal luas sebagai standar untuk mengelola proyek. Selain menjadi alat audit internal, pengetahuan tentang PMBOK akan memungkinkan auditor internal meninjau area terkait proyek dalam operasi bisnis untuk menanyakan beberapa pertanyaan tentang bagaimana area perusahaan telah menggunakan prinsip-prinsip PMBOK dalam meninjau area terkait proyek. Untuk memberikan penjelasan yang lebih baik tentang bagaimana PMBOK diatur dan bagaimana PMBOK dapat menjadi alat untuk membantu auditor internal, kami telah

memilih sebagian dari elemen PMBOK 4.2, sebagai contoh dalam mengembangkan rencana proyek. Sementara panduan PMBOK lebih berorientasi pada pengembang TI atau pengembang produk manufaktur, konsep ini juga berlaku untuk auditor internal. PMBOK menggambarkan area ini sebagai "proses mendokumentasikan tindakan yang diperlukan untuk menentukan, mempersiapkan, mengintegrasikan, dan mengoordinasikan semua rencana anak perusahaan." Meskipun panduan di sini mencakup beberapa area atau tujuan rencana, auditor internal harus menganggapnya sebagai panduan awal untuk membangun rencana audit internal. Misalnya, asumsikan bahwa manajemen perusahaan baru saja membeli atau mengakuisisi perusahaan yang akan dimasukkan ke dalam operasi utama. Pembelian tersebut hanya akan terjadi setelah ada beberapa pekerjaan uji tuntas untuk mendapatkan pemahaman tingkat tinggi tentang akuisisi yang diusulkan, tetapi contoh ini mengasumsikan situasi di mana manajemen senior meminta agar audit internal melakukan tinjauan kontrol internal terperinci atas anak perusahaan baru mereka. Akuisisi. Seperti yang diilustrasikan dalam Tampilan 16.4, setiap elemen PMBOK dijelaskan dalam istilah input, output, dan alat serta teknik untuk area proses tersebut. Mengembangkan Rencana Manajemen Proyek diberi nomor 4.2 dan berada di persimpangan bidang pengetahuan Manajemen Integrasi Proyek dan Kelompok Proses Pelaksana, seperti yang ditunjukkan pada Tampilan 16.4. Sekali lagi memikirkan tinjauan pengendalian internal rinci dari contoh akuisisi anak perusahaan yang baru, masukan yang diperlukan untuk proses ini, mengikuti penomoran materi panduan PMBOK, adalah: ● 4.2.1 Piagam Proyek. PMBOK menekankan pentingnya piagam proyek yang serupa dengan piagam audit internal yang dibahas dalam Bab 14. ● 4.2.2 Pernyataan Ruang Lingkup Proyek. Ini adalah dokumen kunci dalam proses perencanaan audit, sebagaimana dibahas dalam Bab 15. Tim audit internal yang meluncurkan tinjauan harus memiliki pemahaman yang kuat tentang ruang lingkup audit mereka. ● 4.2.3 Keluaran dari Proses Perencanaan. Langkah ini tidak terlalu menjadi masalah bagi audit internal karena audit internal akan melakukan penugasan audit dengan rencana untuk mendokumentasikan proses yang ditinjau serta untuk menyampaikan laporan audit yang sesuai. Ini juga merupakan contoh di mana pedoman PMBOK tidak sepenuhnya sesuai dengan prosedur audit internal. ● 4.2.4 Faktor Lingkungan Perusahaan. Ini adalah istilah PMBOK tetapi mencakup area seperti sistem informasi pendukung, masalah fasilitas apa pun, atau standar pemerintah yang berlaku. Audit internal harus memperoleh pengetahuan tentang faktor masukan ini dan harus memasukkannya ke dalam perencanaan audit internal sebagaimana berlaku. Faktor tersebut mencakup faktor lain yang dapat mempengaruhi rencana audit ini. Dalam contoh ini, audit internal akan menggunakan hasil penelaahan uji tuntas sebelumnya serta pekerjaan audit internal yang mungkin telah dilakukan sebagai bagian dari uji tuntas pra-akuisisi. Rencana manajemen proyek di sini adalah keluaran tunggal dari langkah kerja proses ini. Dalam konteks audit internal kami, ini akan menjadi rencana yang disetujui untuk memulai audit internal. Bagian alat dan teknik PMBOK di sini hanya membutuhkan "penilaian ahli". Dalam konteks kami, ini akan menjadi keterampilan manajemen audit internal untuk menyesuaikan proses untuk memenuhi kebutuhan audit, untuk mengalokasikan sumber daya dan tingkat keterampilan yang diperlukan, dan untuk mengelola manajemen perubahan dan konfigurasi persyaratan audit. Proses Pengembangan Rencana Manajemen Proyek PMBOK, seperti semua elemen tersebut, bukanlah proses tunggal yang berdiri sendiri tetapi terkait dengan

komponen PMBOK utama lainnya. Gambar 16.5 adalah diagram aliran data, yang diadaptasi dari materi panduan PMBOK, yang mendukung proses utama ini dan menunjukkan keterkaitan yang terkait. Meskipun pada awalnya mungkin muncul sebagai diagram yang cukup kompleks bagi auditor internal yang kurang memiliki pemahaman yang lebih luas tentang PMBOK, pameran ini menunjukkan bagaimana berbagai proses PMBOK berinteraksi untuk mengembangkan rencana manajemen proyek. Misalnya, nomor 4.1, komponen Mengembangkan Piagam Proyek, adalah masukan utama untuk proses 4.2 ini, dengan langkah 4.3 hingga 4.6 menjelaskan proses untuk mengelola, memantau, dan menutup proyek. Seperti Gambar 16.5 yang menunjukkan diagram aliran data untuk komponen PMBOK 4.2, ada aliran data yang serupa untuk 4.1 dan 4.3 hingga 4.6. Sekali lagi, panduan proses ini juga harus dipertimbangkan dalam langkah-langkah yang diperlukan untuk mengelola, melaksanakan, dan menyelesaikan audit internal. Kegiatan di sebelah kanan dan di bawah pameran menunjukkan prosedur yang memberi makan proses manajemen integrasi proyek ini untuk mengembangkan rencana manajemen proyek. Misalnya, ada proses tangan kiri pada 16.5 berlabel 8.1, Kualitas Rencana. Proses terkait yang dicatat di sini adalah Rencana Manajemen Kualitas dan Rencana Peningkatan Proses. Ini adalah jenis proses kualitas audit internal yang dibahas dalam Bab 12. Pembaca yang mungkin telah menemukan kerangka kerja pengendalian internal COSO tiga dimensi, yang dibahas dalam Bab 3, yang awalnya tampak kompleks akan menemukan bahwa PMBOK pada awalnya tampak lebih kompleks. Idenya, bagaimanapun, adalah banyak elemen yang saling berhubungan yang diperlukan untuk membangun dan memelihara proses manajemen proyek yang efektif. Materi pedoman PMBOK membahas tentang masukan, keluaran, dan alat pendukung untuk masing-masing komponen bernomor, dan semuanya saling terkait. Ini adalah standar yang diperlukan untuk secara efektif mengelola proyek apa pun, dan auditor internal harus memikirkan kegiatan audit mereka yang lebih utama dalam kaitannya dengan proyek formal tipe PMBOK. Meskipun materi panduan ini terkadang terlalu luas untuk beberapa audit yang lebih kecil, ini akan berfungsi sebagai panduan yang sangat baik untuk mengelola audit internal yang paling besar dan kompleks. PMBOK menyediakan hampir daftar periksa yang mencakup langkah-langkah penting dan esensial untuk perencanaan dan pelaksanaan audit internal individu yang sukses. PROGRA...