Ciclo Operacional - Nota: 3 PDF

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CRUZ CRUZ YOSELIN XIOMARA

CICLO DE OPERACIONES El Ciclo de Operaciones o Ciclo Operativo es el conjunto de procesos, actividades e información que se debe realizar en cualquier tipo de organización para cumplir con sus objetivos. Además, en una empresa es el conjunto de procesos, actividades e información que se deben realizar para producir valor agregado y satisfacer con calidad, productividad y rentabilidad los productos y servicios que se ofrecen a los clientes. Asimismo, para realizar con efectividad el Ciclo de Operaciones, se requiere definir con precisión cual es la secuencia y relación entre sus procesos y actividades, así como la información que requieren y deben generar cada uno de ellos; ya que para controlar y optimizar este Ciclo Operativo y su información, utilizamos como herramienta el software empresarial (ERP) SAP Business One. El Ciclo Operativo es el vehículo para aterrizar y llevar a la práctica la Estrategia Competitiva de la empresa en cada uno de los Segmento de Negocios definidos. Aunque, una adecuada definición y estructuración de Ciclos facilita la asignación de roles y responsabilidades para definir la mejor manera de estructurar la Organización de Recursos Humanos. También, el Ciclo de Operaciones establece los requerimientos y estructuras de información para controlar el negocio (por ejemplo: la estructura de las cuentas de costos y gastos del catálogo de contable) mediante las aplicaciones y herramientas de Información que contribuyan a sistematizar, automatizar, controlar y optimizar el desempeño operativo.

Etapas de un ciclo operativo El ciclo operativo de una empresa está formado por varios estadios que van desde la adquisición de materias primas hasta el cobro del producto o servicio y el pago al proveedor. Esto se resume con la siguiente fórmula (para los servicios): COMPRAR -> VENDER -> COBRAR -> PAGAR O con esta otra (para las manufacturas): COMPRAR -> FABRICAR -> VENDER -> COBRAR -> PAGAR Es una forma sucinta de expresar lo que se conoce como ciclo operativo que, como decíamos, difiere según la complejidad de la empresa y la naturaleza del producto o servicio. Por último, hablar de ciclo operativo implica hablar de proveedores y clientes: sobre los primeros, porque aseguran el primer pasó (la producción) y los segundos porque, sin ellos, sería imposible terminar el ciclo para refinanciar la actividad.

CRUZ CRUZ YOSELIN XIOMARA

El ciclo operativo y el ciclo contable Conviene no confundir el ciclo operativo y el ciclo contable. El primero hace referencia a la actividad comercial y sus tiempos no se ajustan a los de la contabilidad o facturación, que siguen un calendario más fijo. Por resumir, el ciclo contable se divide en tres fases: apertura – movimiento – cierre. Estos tres estadios no coinciden con los expresados más arriba sobre el ciclo operativo, que está sometido a un calendario más dilatado.

Estandarización de procesos La estandarización de procesos, según el Productivity Press Development Team (2002), se define como un proceso que implica:    

Definir el estándar Informar el estándar Establecer la adhesión al Estándar Propiciar una mejora continua del Standard

Las principales contribuciones de la estandarización de una empresa son:    

La reducción de pérdidas La formación de la cultura de la empresa El aumento de la transparencia La reducción de la variabilidad

¿Por qué implementar la estandarización de procesos en nuestra organización? Hay dos razones fundamentales por las que miles de grandes empresas ya han implementado la estandarización de procesos en el seno de su organización: el tiempo y el dinero o, mejor dicho, el ahorro de tiempo de trabajo y el ahorro de recursos económicos propios y ajenos. La estandarización de procesos sería una especie de guía de navegación, una pauta de actuaciones sencilla y clara que nos permitirá ahorrar tiempo a la hora de gestionar procesos individuales o grupales, un ahorro de tiempo que se traducirá en:   

Una mejora de nuestra eficiencia como empresa. Un aumento de nuestro potencial para competir a nivel nacional e internacional. Un ahorro inmediato de los recursos económicos que necesitamos reservar para convertirlos en beneficios para la compañía y sus accionistas.

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Manuales de procedimientos y la estandarización de Procesos Sirven de guía para la ejecución de los procesos, además facilitan la formación y ayudan a comprobar la conformidad de las actividades, además de convertirse en una importante fuente de información.

Estandarización: Hojas de verificación Una hoja de verificación es cualquier formato que sirve para consignar información de manera ágil: las tarjetas de comprobación de entrada de los trabajadores, la lista de las actividades que tiene que realizar una persona en su turno de trabajo, las hojas que se usan para el control de limpieza en los baños, etc.

Biblioteca de procesos estandarizados Para lograrlo, basta que los equipos se organicen y traten de seguir algunas pautas básicas:  

Cuando se diseña un nuevo proceso, el equipo debe centrarse en la búsqueda de la estandarización Concentrar los esfuerzos en los componentes de los procesos, haciéndolos más amplio y reutilizables

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