C&T - training PDF

Preview

Summary

training...

Description

Anton de Kom Universiteit van Suriname Faculteit der Maatschappijwetenschappen

Trainingsonderwerp: Interne communicatie Bedrijf: Mozart Security Suriname N.V. Afdeling: Human Resource Management

Naam opstellers:

Burnett Celiën Cooper Lisa Monsanto Jodi Peroti Sheronne Sandes Neto Brito Mayara

Vak

:

Consulting & Training

Docent

:

Dhr. B. Rambharos

Studierichting

:

Bedrijfskunde

Schooljaar

:

2018-2019

Voorwoord Ten behoeve van het vak “Consultancy & Training” dienden wij, als opstellers van het verslag en studenten van de studierichting Bedrijfskunde aan de Anton de Kom Universiteit een bedrijfspraktijkopdracht uit te voeren voor de vakdocent, de heer B. Rambharos. Het doel van deze opdracht is om vaardigheden op te doen, zoals het toepassen van theoretische kennis en inzichten in de praktijk, het aanleren van specifieke beroepsvaardigheden. Deze opdracht is uitgevoerd bij het bedrijf, Mozart Security Suriname N.V. Middels het voorwoord zouden wij zeer bijzonder onze vakdocent de heer B. Rambharos willen bedanken voor de fijne begeleiding.

Inhoudsopgave Voorwoord.............................................................................................................................................2 Referenties.............................................................................................................................................4 Praktisch bouwplan...............................................................................................................................5 1.

Inleiding........................................................................................................................................6

1.2 Aanleiding.......................................................................................................................................6 1.3 Leeswijzer.......................................................................................................................................7 2 Interne communicatie.........................................................................................................................8 2.1 Werkplezier....................................................................................................................................10 Teambuilding activiteiten....................................................................................................................15 Slot......................................................................................................................................................15

Referenties Deelnemers Nr 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Naam Henk Aviankoi Arun Hardien Nazia Niamat Natascha Oemraw Germaine Jong A Liem Raymilda Hiwat Dolores Ralf Patrick Maayen Celcius Yorks Robby Felter Romeo Lowes

Afdeling HR HR HR HR HR HR HR HR

Korte inhoud Opdrachtgever Contact personen

Dhr. Bryan Rambharos - Dhr. Bryan Rambharos 8635563 [email protected] - Dhr. Arunkoemar Hardien [email protected]

Project Doelproject

Doelgroep Locatie Duur Taal

Soft skills & teambuilding training Soft skills respectievelijk communicatie skills aanleren, waarmee werknemers effectief en harmonieus kunnen omgaan met andere mensen op de werkplek, inclusief collega’s en management. Desgelijks team building activiteiten uitvoeren om het begrip en effectiviteit op het gebied van communicatie te vergroten Werknemers van Mozart Security Suriname N.V. afdeling Human Resource Management Mozart Security Suriname N.V 1 uur en 30 min Nederlands

Tijd Programma 10:30 – 11:45u Inloop 10:40 - 10:45u Introductie 10:45 –11:15 Training 11:15 – 11:30u Pauze 11:30 – 11:45u Team building activiteiten (spelletjes) 11:45 – 12:00u Vragenronde en dankwoord Trainingsprogramma

Praktisch bouwplan Bijeenkomst (training) Onderwerp: Modelmethode: Datum: Locatie:

Tijd

Onderdeel

10:4010:45u

Kennismakin g

10:45-11:00

Interne communicatie

11:00-11:15

Werkplezier

11:15-11:30 11:30-11:45

Pauze Teambuilding activiteiten Vragenronde en dankwoord

11:45-12:00

Doel bijeenkomst Inhoudelijk doel: Het verbeteren van de interne communicatie tussen het personeel van de Human Resource Management afdeling binnen het bedrijf Mozart Security Suriname N.V. Probleemdefinitie: Slechte interne communicatie met als gevolgd negatieve impact op moreel, productiviteit en interdepartementale werkrelaties.

Instructies

Deelnemers Aantal: 11

Materiale Leerdoelen n Wie zijn wij? PowerPoint Achtergrond van de presentators Wat is interne PowerPoint Het belang van communicatie? interne communicatie Hoe kan er PowerPoint Werkplezier werkplezier creëren gevormd worden?

PowerPoint

1. Inleiding Gilsdorf (1998) stelt dat organisaties moeten onderzoeken hoe medewerkers op dit moment de communicatieregels leren. Wanneer medewerkers hun werkomgeving namelijk snel en accuraat begrijpen, kunnen fouten worden gereduceerd ten behoeve van de effectiviteit en winstgevendheid van de organisatie (Gilsdorf, 1998). Opvallend is dat organisaties hun interne communicatiebeleid verschillend managen. Sommige organisaties geven medewerkers uitstekende begeleiding over hoe zij verwacht worden te communiceren, terwijl andere organisaties weinig tot geen begeleiding geven (Gilsdorf, 1998). Het verschaffen van duidelijkheid over de rolinvulling van medewerkers binnen een organisatie mag niet onderschat worden. Zo blijkt in het meta-analytische onderzoek van Bauer, Bodner, Erdogan, Truxillo en Tucker (2007) naar organisatiesocialisatie dat duidelijkheid over de rol van medewerkers van invloed is op de volgende organisatieuitkomsten: prestatie, baantevredenheid, organisatie verbintenis en intentie om te blijven. Wanneer organisaties hun (nieuwe) medewerkers niet voldoende duidelijkheid geven over de door hun uit te voeren taken dan kan dit leiden tot een hoger personeelsverloop (Griffeth & Horn, 2001; Jakisoorai & Nurmi, 2009, geciteerd in De Vos & Freese, 2011). Opvallend is dat in de literatuur voornamelijk gekeken wordt naar de cruciale rol van managers en communicatieprofessionals binnen het interne communicatieproces (Ruck & Welch, 2011). In dit verslag staat daarom de vraag centraal: hoe kunnen medewerkers binnen een organisatie (beter) in staat gesteld worden om hun communicatieve taken en verantwoordelijkheden in te vullen passend bij de verwachtingen vanuit de organisatie? Kortom, hoe kunnen medewerkers/managers hun communicatierol beter uitoefenen? Om deze vraag te beantwoorden moet allereerst in kaart worden gebracht wat de communicatietaken en –verantwoordelijkheden van medewerkers en managers precies zijn. Vervolgens kan er per taak gekeken worden waar de organisatie de medewerkers en managers moet ondersteunen.

1.2 Aanleiding Het blijkt dat mensen naar eigen inzicht (en eer en geweten) invulling geven aan het communicatieaspect van hun functie. Medewerkers hebben onderling veel verwachtingen op het gebied van interne communicatie. Zelden zijn deze verwachtingen gezamenlijk bepaald of voor iedereen duidelijk. Dit is wel nodig, want volgens Van Ravenstein en Kok zijn de onderlinge verwachtingen op het gebied van interne communicatie niet universeel (2011). Verwachtingen verschillen per organisatie en zijn afhankelijk van de besturing van de organisatie, de functie-invulling en de oriëntaties van individuen. Met behulp van dit onderzoek kan Involve wetenschappelijk toetsen of hun veronderstelling klopt dat de verwachtingen tussen de organisatie, managers en medewerkers op het gebied van interne

communicatie niet goed op elkaar zijn afgestemd. Deze veronderstelling is gebaseerd op jarenlange praktijkervaringen. Duidelijke instructies van hoe medewerkers de al dan niet vastgelegde communicatietaken en –verantwoordelijkheden moeten uitvoeren ontbreekt vaak. Daarnaast bieden organisaties zelden gerichte ondersteuning aan om medewerkers te ondersteunen bij de uitvoering van hun communicatietaken. Er wordt namelijk verondersteld dat mensen het zelf wel kunnen en geen ondersteuning nodig hebben bij de uitvoering van hun communicatietaken. Organisaties moeten bereid zijn om hier verandering in aan te brengen. In de ideale organisatie zijn alle medewerkers bewust van hun rol in de interne communicatie en zijn ze in staat om deze rol probleemloos uit te voeren. Helaas is de werkelijkheid anders en een stuk complexer.

1.3 Leeswijzer Opbouw van het verslag komt hier.

2 Interne communicatie Wat is interne communicatie? In deze tijd is interne communicatie in elke moderne onderneming of organisatie een beleidsinstrument. Interne communicatie is op fundamenteel vlak het samensmelten van 3 basiselementen:   

functionele communicatie: het geheel van instructies, policies en procedures van een organisatie; ·bedrijf culturele communicatie: de extra toegevoegde waarde om een ‘wij-gevoel’ te creëren; internal branding: de bedrijfsfierheid die de medewerkers ervaren en uitstralen.

Waarom is interne communicatie belangrijk? Bij sensibiliseringsacties, change management of crisismomenten is het belang overduidelijk. Goede interne communicatie houdt medewerkers in zo'n geval gemotiveerd en gefocust. Wie erin slaagt de interne communicatiestroom goed te managen, heeft een waardevolle hefboom voor de productie en de perceptie van zijn bedrijf. “Internal branding”, functionele of bedrijf culturele communicatie? Wij zorgen ervoor dat er muziek in zit! Interne communicatie is het beschikbaar maken, doorgeven en ontvangen van informatie van medewerkers van een organisatie. ‘Intern beginnen is extern winnen', is een belangrijke uitspraak in de communicatiewereld. Goede interne communicatie is een voorwaarde voor goede externe communicatie. Werknemers die goed worden geïnformeerd vertellen geen onjuistheden. Het is belangrijk dat ze weten waarvoor het bedrijf staat en wat de visie, missie en doelen zijn. Daarnaast kunnen medewerkers met behulp van interne communicatie worden gemotiveerd. Interne communicatie is altijd gekoppeld aan de cultuur en structuur van de organisatie.

Intern kan informatie worden overgedragen via: •

Schriftelijke media: personeelsblad, memo's, nieuwsbrieven etc.

•

Mondelinge communicatie: teamvergadering, werkoverleg, informele vergadering etc.

•

Interactieve media: via de email en intranet.

Doelen interne communicatie 1.

Beleid vertalen naar medewerkers.

2.

Identificatie met de organisatie versterken.

3.

Motivatie van werknemers bevorderen.

4.

Een efficiënte informatiestructuur scheppen.

Kenmerken slechte interne communicatie 1.

Conflicten tussen werknemers door gebrek aan communicatie

2.

Gelanceerde plannen worden langzaam teruggekoppeld van de werkvloer naar de leiding.

3.

Medewerkers zijn niet bereid te veranderen.

4.

Gemeenschappelijke vertrekpunten zijn niet duidelijk.

5.

Er worden veel inefficiënte vergaderingen gehouden.

6.

Informatie wordt niet geselecteerd voorafgaand op de verspreiding. Waar door belangrijke berichten niet opvallen.

Door slechte interne communicatie kan een sfeer van wantrouwen ontstaan. Er kunnen geruchten ontstaan en medewerkers voelen zich minder verantwoordelijk. Een ander gevolg is dat de leiding niet weet wat er op de werkvloer speelt. Het signaleren van onrust en hierop in spelen wordt dan moeilijk.

Tips voor interne communicatie •

Zorg dat de communicatie in alle richtingen mogelijk is. Top-down van directie naar het personeel, Bottum-up van het personeel naar de directie, horizontaal tussen de werknemers en diagonaal tussen de verschillende afdelingen.

•

Denk goed na over welk medium het meest geschikt is om de betreffende informatie over te brengen.

•

Communiceer continu.

•

Stem informatie af op de (interne) doelgroep.

•

Meer informatie is niet altijd beter (overload)

2.1 Werkplezier Plezierige communicatie met collega’s en leidinggevenden bevordert je werkplezier! Werkplezier heeft echter ook te maken met de manier waarop jij en je collega’s en leidinggevenden met elkaar omgaan/ communiceren. Over communicatie en omgangsvormen op het werk valt veel te schrijven. Wij beperken ons in dit verslag tot een paar onderwerpen die een verschil kunnen maken op het werk. Het gaat eigenlijk vooral om de houding ten opzichte van elkaar. Bijv. u hoeft niet te wachten op uw collega’s, u kunt er zelf mee beginnen. Met als uitgangspunt: behandel uw collega’s u zelf behandeld wilt worden.

Begrip voor en acceptatie van elkaar Een betere communicatie begint met de acceptatie dat we van elkaar verschillen. Hoe meer we verschillen van elkaar, hoe sneller we elkaar verkeerd begrijpen. Het kost waarschijnlijk inspanning om je collega te begrijpen die zo anders is dan jij. We denken snel ‘Waarom doet die collega zo moeilijk’, of ‘Wat is ze weer kortaf’, of juist ‘Nou stoort hij me al voor de zoveelste keer vandaag, terwijl ik echt even iets af moet maken’. Terwijl iedereen eigenlijk graag begrepen wil worden. Begrip is trouwens niet hetzelfde als ‘Ik ben het met je eens’. Ook hoef je niet bevriend te zijn met de ander om elkaar te begrijpen. Kiezen voor begrip vergroot het onderlinge vertrouwen, wat de basis is voor plezierige communicatie. Kijk eens naar het onderstaande overzicht en probeer je eens collega’s/ leidinggevenden voor te stellen bij de verschillende stijlen (gebaseerd op het DISC-persoonlijkheidsprofiel): Stijl van communiceren: Dominant: direct, confronterend, vastbesloten, luid, pragmatisch Invloed: enthousiast, emotioneel, verbaal sterk, ondersteunend Stabiel: afwachtend, overleggend, indirect, spreekt rustig, harmonie Consciëntieus: analyserend, gedetailleerd, kritisch, diplomatiek, vergelijkend Herken je deze stijlen op je werk? Hoe ga je met elkaar om als jij zelf confronterend bent, maar je collega daar steeds van schrikt? Welk verschil zou het maken als jullie meer rekening zouden houden met jullie stijl van communiceren? En als jullie rekening houden met elkaars irritaties?

Irritaties: Dominant: vaagheid, indirectheid, aarzeling, traagheid, zacht praten, vrijblijvendheid

Invloed: pietluttigheid, ‘gezeur’ over details, openbare correctie, geen feedback

Stabiel: niet luisteren, luid en emotioneel gedrag, te direct, te snel, chaos

Consciëntieus: oppervlakkigheid, onnauwkeurig zijn, te luidruchtig zijn

Actief luisteren Uit onderzoek blijkt dat we maximaal 50% begrijpen van wat de ander vertelt. Die 50% geldt als we op elkaar lijken qua persoonlijkheid, dezelfde communicatiestijl hebben én van hetzelfde geslacht zijn. Dit maakt het zo belangrijk om actief naar te luisteren naar elkaar. Alleen daardoor kun je begrijpen wat de ander bedoelt. Actief luisteren houdt in dat je probeert met alles wat in je is, te luisteren naar de ander. Wat zegt deze? Wat zou hij/zij bedoelen? Bij actief luisteren vul je niet voor de ander in wat deze bedoelt, je interpreteert niet en je (ver)oordeelt niet. Actief luisteren betekent ook: samenvatten en doorvragen. Kun je in je eigen woorden teruggeven wat de ander gezegd heeft? De ander vult dan vaak aan of zal het even wat corrigeren. Vragen en doorvragen betekent dat je open vragen (beginnend met hoe, wat, enz.) stelt om meer te begrijpen wat de ander wil zeggen.

De vorm die iemand kiest om zijn boodschap over te brengen kan anders zijn dan de bedoeling die erachter schuilgaat. Bijvoorbeeld: achter de boosheid die je collega uit, kan een verlangen zitten om gehoord en begrepen te worden. Door actief te luisteren, samen te vatten en door te vragen kun je laten zien dat je je inleeft in je collega en probeert te begrijpen wat de echte boodschap.

Feedback geven en ontvangen (incl. complimenten)

Op het werk vergeten we nog wel eens elkaar complimenten aan collega’s, bijvoorbeeld bij een belangrijk resultaat. Een compliment is een cadeautje, maar niet iedereen kan dit goed ontvangen. De reactie van je collega kan dus misschien in jouw ogen wat koel zijn. En krijg jij zelf een compliment van een collega, bedank hem / haar daar dan hartelijk voor. En ga ervan uit dat het gemeend is!

Bij feedback geven gaat het erom de ander te vertellen wat je ziet en/of hoort. Je kijkt dus naar gedrag of je vertelt wat je de ander hoort zeggen, zonder interpretatie van zijn/haar woorden. En dat is lastiger dan het lijkt! Vervolgens geef je aan wat het gedrag bij jou oproept en kun je eventueel nog vragen of dat de bedoeling is. Dat geeft de ander de kans te vertellen wat hij/zij werkelijk bedoelt. Bij het ontvangen van feedback is het goed te leren om niet te snel in de verdediging te schieten (die neiging hebben we soms). De ander gaat het om jouw gedrag, niet om jou persoonlijk. Kijk wat je eruit kunt leren. De ander wil je helpen groeien! Dit zijn een paar manieren waarop je de communicatie en omgang met je collega´s en leidinggevenden kunt verbeteren.

Beter samenwerken met je collega Heb je ook weleens het gevoel dat je collega je niet begrijpt? Of dat jij niet snapt hoe je collega denkt en doet? Samenwerken is nog niet zo eenvoudig, maar wordt wel vereist in je baan. Sterker nog, er wordt van je verwacht dat je een ideale collega bent om mee samen te werken! Hoe bereik je dit? Het blijkt dat er 6 factoren cruciaal zijn voor een succesvolle samenwerking in een team. 1. Heldere doelstellingen Dit lijkt logisch, maar hoe duidelijk zijn de doelstellingen voor iedereen? Het hebben van een duidelijk omschreven doelstelling, het streven naar een concreet resultaat, dat is wat het team zin en identiteit geeft. Zorg er dan ook voor dat iedereen weet waar ze te vinden zijn. Werkbare doelen zijn duidelijk, realistisch, meetbaar, zinvol en ze worden gedeeld door de teamleden. De teamleden moeten zich eigenaar van het doel voelen en er volledig achter kunnen staan. Zo wordt een goed doel wordt dus ook ‘gedragen’.

2. Gezamenlijke verantwoordelijkheid Dit betekent dat ieder lid van het team aan de anderen is verbonden. In teamverband kun je niet meer als individu winnen: het team wint. Jouw belangen worden afhankelijk van het teambelang. Wanneer iedereen leert om iets van het eigen streven los te laten, kan er saamhorigheid ontstaan. Gezamenlijke verantwoordelijkheid betekent dat iedereen invloed heeft in het team, zowel op het eindresultaat (wat) als op de besluitvorming en de werkwijze (hoe). Dit is de enige factor waardoor teamleden werkelijk betrokken raken en zich committeren aan het teamdoel. Het delen van verantwoordelijkheden betekent dat je je niet meer ach¬ter een ander kunt verschuilen. Loyaliteit aan elkaar is een essentiële voorwaarde. Je staat voor elkaar in en laat niet een ander de kastanjes uit het vuur halen. Daarom moet ieders betrokkenheid volkomen duidelijk zijn. Samen iets voor elkaar krijgen kan zeer bevredigend zijn. Iedereen kent wel dat plezierige gevoel wanneer je met een groepje anderen een mooi resultaat hebt neergezet. Echte

teamgeest is iets waar velen de lol van inzien. Jammer genoeg is teamgeest (zoals het woord al zegt) iets dat ongrijpbaar en onmaakbaar is. Het is magie die niet kan worden afgedwongen. Er kunnen wel randvoorwaarden worden geschapen waaronder teamgeest zich kan ontwikkelen. Het gezamenlijk maken van verantwoordelijkheid is er één van.

3. Open communicatie Communicatie is een vanzelfsprekende eigenschap van mensen, maar goede communicatie i...