Factuur - Grade: 9 PDF

Preview

Summary

Factuur, offerte...

Description

Wat is de betekenis van factuur? Ben jij eigenaar van een eenmanszaak of eigenaar van een groot bedrijf? Betalen en betaald worden is voor ieder bedrijf een heel belangrijk aspect om te kunnen ondernemen. Dit doen we met facturen. Veel gestelde vragen, betekenissen en mogelijkheden zijn: 1. Wat is een factuur? 2. Soorten factuur 3. Herkomst van het woord 4. Synoniemen 5. Meervoud 6. Zelf starten een factuur maken? Wat is een factuur? De betekenis van factuur is: een rekening of nota als betalingsverzoek voor geleverde zaken of verrichte diensten. Op de factuur staat hoeveel, waarvoor en aan wie je iets moet betalen. Ze wordt opgesteld door de verkoper en is bestemd voor de koper om te betalen. Wil je weten hoe een factuur eruit ziet? Wat er allemaal op staat? Deze voorbeeldfactuur geeft je een idee van wat een factuur is en bevat. De factuur was van oudsher een papieren document dat aan de koper werd gegeven of hij werd verzonden via de post. Maar tegenwoordig doen we het digitaal met elektronische facturen en zijn de betalingen online. Soorten factuur  Inkoopfactuur Als je als koper goederen en/of diensten inkoopt, ontvang je van de leverancier een factuur om te betalen. Dit is voor jou een inkoopfactuur, ook wel aankoopfactuur genoemd.  Verkoopfactuur Als je als verkoper goederen verkoopt of diensten verleend, dan stel je zelf voor je een factuur op om betaald te worden. Dit is voor jou een verkoopfactuur. De inkoopfacturen en verkoopfacturen zijn de meest voorkomende facturen van de facturatie. Maar er zijn er nog meer. Zo hebben we ook nog de creditfactuur, de pro forma, deelfactuur, kassabon en meer met elk een eigen betekenis. Herkomst van het woord Oorspronkelijk komt factuur van het Latijnse woord factura. Factura heeft de betekenissen: het maken, schepping, maaksel, schepsel. Synoniemen Synoniemen voor factuur zijn: rekening – nota – bon – verkoopfactuur – inkoopfactuur – aankoopfactuur

Meervoud Meervoud van factuur is facturen. Let hier dus op bij het schrijven van dit woord in meervoudsvorm. Zelf starten met een factuur maken? Facturen dienen belangrijke doeleinden voor zowel de afzender als de ontvanger. Om geld binnen te krijgen, voor de betaling, voor de btw en is niet zomaar een document. Hij zal aan bepaalde eisen moeten voldoen. Sta je op het punt om zelf een factuur te maken? Volg dan mijn stappenplan met enkele stapsgewijze instructies voor het maken van een factuur die aan alle eisen voldoet. Factuurvereisten Wat moet er aan allemaal op een factuur staan? Je eerste factuur maken? Rekening opmaken? Na het verrichten van je werkzaamheden (diensten) of het leveren van jouw producten moet je een factuur opstellen en versturen. De Belastingdienst stelt wel een aantal eisen aan de inhoud van een factuur. Deze factuurvereisten gelden ook voor digitaal verzonden e-facturen (elektronische UBL-factuur). De verplichte basisgegevens die op de factuur moeten staan De factuur is van groot belang bij de heffing van omzetbelasting. Als jouw facturen niet aan de eisen voldoen, is het mogelijk dat je afnemer (klant en/of opdrachtgever) geen recht heeft op aftrek van btw. De factuur moet overzichtelijk en duidelijk zijn voor jou, voor de klant en voor de fiscus. Wat moet erin staan om te voldoen aan de factuurvoorwaarden? Facturen moeten volledig zijn. Op je facturen en rekeningen is het in ieder geval verplicht het volgende aan factuurvereisten te vermelden: 1. De factuurkop  Jouw volledige bedrijfsnaam en adres.  De volledige naam en adres van je klant.  Je btw-id. Als de btw betaald wordt door de klant (verlegde btw), dan ook het btwidentificatienummer van de klant.  Het KvK-inschrijfnummer van je onderneming bij de Kamer van Koophandel.  De factuurdatum waarop de factuur gemaakt is.  Een uniek, doorlopend en opvolgend factuurnummer. 2. De factuurregel(s)  Een gedetailleerde omschrijving van de goederen of diensten die je hebt geleverd.  Het aantal geleverde goederen of uren aan diensten.  De leverdatum van de goederen of diensten, of de datum van een vooruitbetaling.  Het bedrag exclusief btw dat je in rekening brengt.  Het btw-tarief dat je in rekening brengt.  Het te betalen btw-bedrag.

Alle bescheiden die aan deze factuurvereisten voldoen, kunnen als factuur worden beschouwd, ongeacht onder welke benaming of met welke bestemming je deze uitreikt (zoals verkoopfacturen, rekeningen, creditfacturen, nota’s, kwitanties, bonnen of declaraties). Voorbeeld van de factuurvoorwaarden Niet verplicht maar wel belangrijk om te vermelden Factuurvoet Betalingscondities De betalingscondities vermelden op een factuur is zeker niet onbelangrijk. Deze betalingsvoorwaarden geven aan hoe de betalingen gedaan moeten worden, binnen welke betalingstermijn en onder welke voorwaarden. Vervaldatum Een vervaldatum op een factuur vermelden is niet verplicht maar verschaft de klant wel extra duidelijkheid voor wanneer jouw factuur betaald moet zijn. Voorbeeld factuur opbouw Onderstaand een voorbeeld hoe een factuur is opgebouwd met bovenaan de factuurkop voor algemene (bedrijfs)gegevens betreffende de gehele factuur. Daaronder de factuurregels die betrekking hebben op het geleverde en daaronder meestal ook nog een factuurvoet met betalingscondities. Vereenvoudigde factuur bij kleine bedragen Bij kleine factuurbedragen of een kassabon is het mogelijk om dit als een vereenvoudigde factuur uit te reiken. Hieraan worden minder eisen gesteld. Wat te doen bij grote factuurbedragen? Bij facturen waarmee grote bedragen gemoeid zijn is het belangrijk om vooraf goed af te spreken en dit schriftelijk vast te leggen wanneer welk bedrag (percentage) met een deelfactuur moet worden betaald en wat de gevolgen zijn van niet tijdige betaling. Zo kan je een boete of een bepaald rentepercentage afspreken bij te late betaling. Creditfactuur Als de klant de goederen terugstuurt, of de diensten reclameert, wordt er een creditnota gemaakt om de factuur tegen te boeken. Dit kan voor het hele bedrag zijn, of voor het deel waarvoor is gereclameerd. Doorgaans compenseert een creditnota een eerder uitgeschreven factuur. Uiterste uitreikingsdatum factuur Als je product is verkocht of dienst is verleend, is het niet toegestaan om eindeloos te wachten met het versturen van de rekening. Je bent gebonden aan een uiterlijke uitreikingsdatum. Wanneer moet je dan de factuur uiterlijk uitreiken? Aanvullende eisen voor factuur naar buitenland Bij internationaal zakendoen met buitenlandse afnemers gelden aanvullende factuurvoorwaarden. Zo is in veel gevallen de btw-verlegd, moet er een btwnummer van de zakelijke klant op de factuur komen en is het verstandig om de

factuur in de taal van de klant op te stellen met een juiste adressering naar gebruik van het land. Tip! Eenvoudig factureren en zelf je basisboekhouding doen Als zzp'er moet je verplicht een administratie bijhouden. Dit hoeft niet door een boekhouder gedaan te worden. Bespaar flink geld en doe het eenvoudig zelf met een online factuur- en boekhoudprogramma. Maakt boekhouden zelfs leuk! Maak eenvoudig facturen aan die aan alle eisen voldoen en verstuur ze direct naar de klant. Factuur wordt gelijk verwerkt in de boekhouding, zo hou je altijd inzicht in de btw-afdracht voor btw-aangifte

Factuur maken Starten met jouw eigen factuur maken Je wilt een factuur maken om te worden betaald? Goed werk maar hoe begin je? Vooral veel starters beginnen eerst met een factuur maken in Word of Excel. Dat kan heel goed. Maar ik weet uit ervaring dat dit veel tijd in beslag neemt en ook fout gevoelig is. Je zou hier gewoon eenvoudige facturatiesoftware voor moeten gebruiken. Geeft je zoveel gemak! Je kunt gelijk starten met je factuur maken en direct versturen. Ik heb een paar beste en meest gebruikte online facturatieprogramma’s onder zzp’ers voor je geselecteerd. Allemaal gratis te proberen: De belangrijkste elementen die je moet weten om een factuur te maken Inhoud 1. Hoe begin je met je factuur maken? 2. Soorten facturen 3. Wat moet er allemaal op een factuur staan? 4. Betalingsvoorwaarden opnemen op factuur 5. Waarmee kan je de facturen maken? 6. Je factuur is gemaakt, wat nu? Hoe begin je met je factuur maken? Om als eigenaar van een kleine onderneming te slagen, of zelfs te overleven, moet je worden betaald. Dit doe je door voor, tijdens of na een project te factureren. Maar dan moet je wel weten hoe je een factuur moet maken. Waar begin je? Hoe en waarmee maak je makkelijk een professioneel ogende rekening die vlot wordt betaald? Hoe en wanneer stuur je het naar je klant? Veel vragen waarop ik je een antwoord zal proberen te geven. Een factuur, die ook wel een verkoopfactuur, rekening of nota wordt genoemd, is een belangrijk document waarmee je vraagt om betaling voor een product dat je hebt geleverd of een service die je hebt verstrekt. Ook geeft hij aan waar ze de betaling naartoe moeten sturen en onder welke voorwaarden. Neem de tijd om te bedenken hoe jij een factuursysteem op gaat zetten dat voor jou situatie het prettigst werkt. Zo zul je uiteindelijk tijd en geld besparen op de lange termijn. In ieder geval succes met de facturatie voor jouw bedrijf! Soorten facturen

Er zijn verschillende soorten facturen die je kunt maken. De gebruikte factuursoorten die worden verstuurd zijn: Standaard verkoopfactuur Een standaard verkoopfactuur is een normale factuur die wordt verzonden na de voltooiing van een project. Dit type factuur wordt het meeste gemaakt. In de opmaak ben je vrij. Het kan een simpele vormgeving hebben, een mooi design of speciaal ingericht als uren factuur voor gewerkte uren met uurtarief.  Proforma factuur Een proforma factuur is een voorlopige factuur. Deze factuur geeft een verwachting van hoeveel een bedrijf in rekening zal gaan brengen voor goederen of diensten die geleverd gaan worden.  Tussentijdse factuur / Deelfactuur / Aanbetalingsfactuur Dit zijn facturen die tussendoor worden verzonden tijdens een langlopend project. Hierbij wordt een deel (percentage) van het totaalbedrag tussentijds gefactureerd. Als laatste volgt de eindfactuur.  Creditfactuur / Creditnota Een creditfactuur is een normale (standaard) factuur met daarop een verlaging of kwijtschelding van het factuurbedrag van een eerder verstuurde factuur.  Vereenvoudigde factuur Bij kleine factuurbedragen is er een mogelijkheid om een vereenvoudigde factuur, zoals een kassabon uit te reiken of te ontvangen.  Achterstallige facturen Achterstallige facturen zijn betalingsherinneringen die worden verzonden wanneer een factuur achterstallig is, de vervaldatum is dan reeds verstreken en de rekening is nog steeds niet betaald.  Internationale factuur Bij zakendoen over de grens factureer je met een internationale factuur, liefst in de taal van de afnemer. Let hierbij op dat er aanvullende factuurvoorwaarden gelden als je een rekening naar het buitenland stuur.  Terugkerende facturen Gebruikt voor terugkerende klanten. Denk hierbij aan abonnementen die wekelijks, maandelijks of jaarlijks automatisch worden gefactureerd. We kennen ook nog een inkoopfactuur. Een inkoopfactuur is een factuur die jij ontvangt waarop alle producten en/of diensten staan die jij afneemt. Samengevat verstuur je dus een verkoopfactuur wanneer je producten en/of dienst verkoopt en ontvang je een inkoopfactuur als je product en/of dienst inkoopt. Wat moet er wettelijk verplicht op een factuur staan? Zodra je gaat beginnen met je eigen verkoopfactuur opmaken, dan zul je er op moeten letten dat alle regels en eisen die de Belastingdienst er aan stelt er op moeten komen te staan. Ook zijn er essentiële componenten nodig om een factuur op te kunnen stellen. 

Zorg ervoor dat je altijd het volgende opneemt: 

Jouw bedrijfsnaam en contactgegevens

 

De gegevens van jouw klant Een uniek factuurnummer (voor jouw administratie)

  

Datum van uitgifte Vervaldatum (de periode waarbinnen je verwacht te worden betaald) Omschrijving van de artikelen of dienst, de hoeveelheid en de prijs

 

Btw-bedragen, btw-tarieven, toeslagen en eventuele kortingen Betalingsvoorwaarden

Bekijk hier alle uitgebreide factuurvereisten, tips en voorbeelden van de factuuropbouw waaraan je facturatie zal moeten voldoen. Betalingsvoorwaarden opnemen op factuur Op tijd betaald worden en een gezonde cashflow hebben, is de levensader van elk bedrijf, groot of kleine eenmansbedrijf, N.V. of B.V. Maar het is niet altijd zo eenvoudig als het verzenden van een factuur. Betalingsvoorwaarden op facturen beschrijven hoe je verwacht te worden betaald en kunnen details bevatten zoals: betalingstermijn waarbinnen de factuur moet zijn voldaan, evenals andere voorwaarden zoals je gewenste betaalmethode, prikkels voor vroege betalingen en gevolgen van late betalingen. Jouw betalingscondities zijn dus ook essentiële componenten op elke factuur. Lees meer tips en bekijk voorbeelden van betalingsvoorwaarden op factuur. De betalingscondities vermelden op factuur Inhoudsopgave toon De betalingscondities met betalingsvoorwaarden vermelden op een factuur is niet verplicht maar zeker geen onbelangrijke factor. Betaalcondities kunnen aangeven hoe de betaling gedaan moeten worden, binnen welke termijn en onder welke voorwaarden. Indien je dit goed opstelt en duidelijk vermeld, krijg je jouw factuur sneller betaald. Op de factuur staan de betalingscondities meestal onder het tabel met de factuurregels. Voor de klant is het hierdoor duidelijk hoe de betaling dient plaats te vinden, binnen welk termijn de betaling moet zijn overgemaakt en een verwijzing naar de algemene voorwaarden. Een belangrijk element dus op je facturatie! Voorbeeld van betalingscondities op factuur Voorbeeldtekst voor opstelling betalingscondities Voorbeeld 1: Wij verzoeken u vriendelijk het verschuldigde bedrag binnen 30 dagen over te maken onder vermelding van het factuurnummer. Op alle diensten zijn onze algemene voorwaarden van toepassing. Deze kunt u downloaden van onze website.

Voorbeeld 2: Zorg ervoor dat u het totaalbedrag van deze factuur voor de vervaldatum heeft overgemaakt naar IBAN: [jouw bankrekeningnummer] ten name van [jouw bedrijfsnaam] te [jouw vestigingsplaats], onder vermelding van het factuurnummer. Voorbeeld met betalingstermijnen: In de betalingscondities neem je bijvoorbeeld de volgende betalingstermijnen mee, afhankelijk van de grootte en duur van de uitvoering van de opdracht: 1: 30% bij de opdracht; 2: 30% bij het gereedkomen van 50% van de werkzaamheden; 3: 40% binnen 30 dagen na oplevering. Je noemt verder de wettelijke betalingstermijn van 30 dagen na factuurdatum. Je kunt de termijnen voorzien van een volgnummer. Het is natuurlijk ook mogelijk om in de opsomming van de termijnbetalingen geen percentages te gebruiken, maar bedragen. Voor nog een voorbeeld van een complete set betalingscondities kun je hier betalingsvoorwaarden gratis downloaden. Bewaak de betalingsvoorwaarden Zorg dus ook dat je een goede boekhouding bijhoudt waar de betalingscondities met het betalingsgedrag van jouw klanten exact in bijgehouden wordt. Want niet iedereen zal op tijd betalen… waardoor je cashflow in gevaar zou kunnen komen. Na het verstrijken van de eerste betalingstermijn kan een herinneringsfactuur worden aangemaakt en verstuurd. Wacht niet te lang! Wordt er na verloop van tijd de factuur nog steeds niet betaald? Wacht dan niet te lang. e-Legal incasso advocaten is gespecialiseerd in incasso voor zzp’ers en het MKB. Ze hanteren korte lijnen en werken snel en effectief. Als je jouw incasso indient op een werkdag voor 16:00 uur, dan sommeert e-Legal jouw debiteur nog dezelfde werkdag tot betaling. Waar mogelijk behandelt e-Legal incassozaken op basis van no cure no pay. Verkoopfactuur maken Een factuur is pas rechtsgeldig als deze aan de factuureisen voldoet van de Belastingdienst. Zo moet onder andere je bedrijfsnaam, adres, de factuurdatum, KvK-nummer, Btw en een opeenvolgend factuurnummer vermeld worden op jouw factuur. Een goede verkoopfactuur die aan alle eisen voldoet is als volgt opgebouwd: Voorbeeld van een verkoopfactuur Net een onderneming gestart en je eerste verkoopfactuur maken? Bovenstaand voorbeeld en meerdere voorbeelden van een factuur kan je hier bekijken en gratis downloaden voor eigen gebruik. Inkoopfactuur Een inkoopfactuur – ook wel aankoopfactuur genoemd, ontvang je als je een zakelijke aankoop doet. Je bent ze verschuldigd te betalen. Een inkoopfactuur ontvang jij als koper en een verkoopfactuur verstuur je zelf als verkoper. Ze dienen allebei hetzelfde doel en moeten allebei aan de factuurvoorwaarden voldoen. De bij jou in rekening gebrachte btw op de inkoopfacturen kun je als voorbelasting in aftrek brengen van de btw die je aan je klanten hebt berekend op de factuur die jij verstuurd. Een inkoopfactuur boeken: hoe doe je dat? Zakelijk iets besteld en een inkoopfactuur ontvangen? Een boekhoudprogramma biedt de mogelijkheid voor het inboeken van een inkoopfactuur. Door de inkoop gegevens van een

bestelling in te voeren heb je altijd inzicht in de openstaande posten bij leveranciers en verklein je dus de kans op verlate betalingen en herinneringen. Ook het recht op teruggave van de btw wordt direct verwerkt in het overzicht van de btw aangifte. Zo weet je ook hoeveel geld je moet reserveren voor de aangifte. Dat voorkomt onaangename verrassingen. Inkoopfactuur Wat is een inkoopfactuur? Ondernemers die goederen of diensten inkopen krijgen hiervoor een inkoopfactuur. Een inkoopfactuur, ook wel aankoopfactuur genoemd, omschrijft welke, wanneer en hoeveel artikelen of diensten jij van jouw leverancier gekocht hebt. Ook staat ook het totale bedrag er op vermeld dat je de leverancier verschuldigd bent. Controleer ze altijd zorgvuldig of er geen fouten zijn gemaakt, betaal op tijd, boek ze op de juiste manier in je administratie en bewaar ze goed! Om de inkomende facturen op een juiste manier te kunnen verwerken in de boekhouding en om in aanmerking te komen voor btw-teruggave van de gekochte goederen, dient een ontvangen factuur wel aan verschillende factuureisen die de belastingdienst aan een rekening stelt, te voldoen. Inkoopfacturen zijn eigenlijk gelijk aan verkoopfacturen. Alleen met dit verschil dat verkoopfacturen verstuur je en inkoopfacturen ontvang je als ondernemer. Op een inkoopfactuur staat ook een betalingstermijn vermeld die aangeeft binnen hoeveel dagen je de factuur betaald moet hebben. De wettelijke betalingstermijn is 30 dagen. Als de ontvangen inkoopfacturen nog niet betaald zijn, heb je schulden. Deze schulden van schuldeisers noemen we crediteuren. Het is dus verstandig om regelmatig je crediteurenlijst te controleren op openstaande inkoopfacturen. Betaal op tijd, zo voorkom je betalingsherinneringen, aanmaningen of zelfs boetes. In- en aankoopfacturen bewaren Naast het op tijd betalen, is het ook belangrijk om al je aankoopfacturen te bewaren in de administratie van je boekhouding. Dit is zelfs wettelijk verplicht. De bewaartermijn is net als je verkoopfacturen en zakelijke documenten 7 jaar. Naast dat het verplicht is kan een in- en aankoopfactuur worden gebruikt voor de garantie of om te bewijzen dat iets is gekocht en hoeveel daarvoor is betaald. Bewaren mag zowel op papier als digitaal. Voorbeeld van een inkoopfactuur Hoe ziet een inkoopfactuur eruit? Bekijk hier een voorbeeld van een inkoopfactuur Inkoopfacturen boeken in de administratie Alle inkomende facturen van leveranciers moet je natuurlijk ook als crediteur boeken in je administratie. Een crediteur is een leverancier van jou aan wie nog moet worden betaald. Maak jij als zzp’er nog geen gebruik van een slim factuur- of boekhoudprogramma om je inkopen te boeken? Hierbij wordt de factuurinformatie ingevoerd en automatisch verwerkt in het boekhoudprogramma. Bekijk en vergelijk dan de voordelen bij het gebruik hiervan!

Als je handmatig je inkopen registreert, houdt dan een lijst bij van al jou ontvangen facturen van leveranciers. Je moet het volgende registreren: factuurdatum, naam van de leverancier, het bruto bedrag, de btw en het netto bedrag Naast de standaard verkoopfactuur, zijn er meer soorten facturen waarmee je te maken kunt krijgen: Proforma factuur: dit is een voorlopige factuur. Deelfactuur / Aanbetalingsfactuur: om een aanbetaling vooraf te vragen. Creditfactuur: h...