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Recrutement et sélection du personnel 2e édition

Chapitre 5

Grille d’entrevue d’analyse de fonction Fonction : ___________________________________________________________________ Titulaire (personne rencontrée) : _________________________________________________ Date : ______________________________________________________________________ Analyste conduisant l’entrevue : __________________________________________________

Introduction Comme vous le savez probablement, [nom de l’organisation] a entrepris un exercice de documentation des emplois occupés par ses salariés. Vous avez été choisi pour participer à cet exercice parce que vous connaissez bien l’étendue des activités que vous réalisez dans votre emploi. Je vous remercie d’avoir accepté de me rencontrer. Le but de la rencontre d’aujourd’hui est de parler des principales responsabilités et tâches que vous effectuez dans le cadre de votre travail. Je vais vous demander de répondre à mes questions en ayant à l’esprit ce que vous accomplissez réellement, et non pas ce que vous aimeriez ou pourriez faire. Dans les prochaines semaines, je rencontrerai d’autres [nom de la fonction] de façon à obtenir de l’information sur les différences entre les individus ou les services. Il est donc important que vous vous concentriez sur la façon dont vous assumez votre fonction. Il n’y a pas de bonnes ni de mauvaises réponses, l’objectif étant d’obtenir un portrait le plus réaliste possible de votre emploi. Cette discussion devrait prendre environ une heure. Par la suite, je rédigerai une première version de la description de votre poste, que je vous soumettrai pour obtenir votre rétroaction. Vous aurez alors l’occasion de compléter ou de corriger le document. Nous ferons alors parvenir l’ébauche de description de poste à votre supérieur, qui aura à son tour l’occasion de la réviser.

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Afin de faciliter la prise de notes, je vais enregistrer notre entrevue. L’enregistrement servira uniquement à mon travail et ne sera divulgué à personne d’autre. Acceptez-vous que notre discussion soit enregistrée?

Identification 1. Pour commencer, pouvez-vous confirmer votre titre d’emploi et votre service? 2. Pouvez-vous indiquer de qui vous relevez (nom et titre du superviseur)? 3. En utilisant l’organigramme ci-dessous [inclure l’organigramme de l’organisation], pouvezvous indiquer où se situe votre fonction chez [nom de l’organisation]?

Tâches et responsabilités 4. Pouvez-vous décrire brièvement votre rôle au sein de [nom de l’organisation]? Quelle est la raison d’être de votre fonction ou quel est l’objectif que vous cherchez à atteindre? 5. Nous allons maintenant nous concentrer sur vos principales activités. Expliquez-moi quelles sont ces responsabilités. 6. J’aimerais en savoir un peu plus sur chacune des activités dont vous venez de parler. Pour chaque activité, interroger le répondant en utilisant les questions suivantes : •

Dans quel but faites-vous [l’activité]?

•

Expliquez-moi, étape par étape, comment vous faites [l’activité].

•

Quel équipement utilisez-vous?

•

Avec qui faites-vous [l’activité]?

•

Pour qui faites-vous [l’activité]?

•

À quelle fréquence faites-vous [l’activité]?

•

Quelles sont les conséquences de ne pas faire ou de mal faire [l’activité]?

7. J’aimerais en savoir un peu plus sur les compétences requises pour chacune des activités que vous venez de décrire. Attention, je ne m’intéresse pas ici à vos propres compétences, mais plutôt à ce qui serait demandé d’un candidat si [l’organisation] devait pourvoir le poste demain matin. •

Quelles sont les connaissances requises pour accomplir [l’activité]?

•

Quelle est l’expérience requise pour accomplir [l’activité]?

•

Quelles sont les habiletés requises pour accomplir [l’activité]?

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Autres responsabilités 8. Votre fonction comprend-elle des responsabilités de supervision de personnel? Si oui, combien de personnes et quels sont leurs titres? 9. Votre fonction comprend-elle des responsabilités relatives à l’argent? Si oui, quelle est la nature des responsabilités et les montants approximatifs? 10. Gérez-vous un budget? Si oui, de quelle importance?

Autonomie et initiative 11. Quelles sont les décisions que vous prenez par vous-même? 12. Pour quelles décisions et dans quelles circonstances devez-vous obtenir une autorisation, et de qui? 13. Quels sont les défis les plus importants auxquels vous faites face dans vos fonctions? 14. Quelles sont les fonctions au sein de [l’organisation] avec lesquelles vous êtes le plus souvent en contact?

Conditions de travail 15. Quels sont les efforts physiques et mentaux requis dans vos fonctions 16. Quels sont les risques potentiels de votre fonction pour votre santé et votre sécurité, physique et psychologique? 17. Un équipement de protection est-il requis pour exercer votre fonction? 18. Quelles sont les conditions physiques de travail? 19. Quelles sont les exigences liées à l’horaire?

Conclusion 20. Y a-t-il d’autres aspects de votre fonction dont nous n’avons pas parlé et qui vous semblent importants? Fin de la rencontre : remerciements et rappel des prochaines étapes.

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