Guia 03 - Correo Electronico PDF

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UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO FACULTAD DE INGENIERÍA Y ARQUITECTURA DEPARTAMENTO ACADÉMICO DE INGENIERÍA DE SISTEMAS

GUÍA DE APLICACIÓN N° 03 CORREO ELECTRÓNICO (HERRRAMIENTAS, CALENDAR) I. DATOS INFORMATIVOS 1.1. Nombre de la asignatura 1.2. Semestre Académico 1.3. Ciclo de estudios 1.4. Categoría 1.5. Docente

: Taller de Tecnologías de Información y Comunicación. : 2020 - II. : II. : Estudios de Formación General - EFG. : Anexo 1 del silabo

II. COMPETENCIAS A CONSEGUIR: Conoce y utiliza las herramientas electrónicas correo y calendario, brindadas por la Universidad Andina del Cusco III. CAPACIDADES Utiliza el correo electrónico institucional y el calendario electrónico de la Universidad Andina del Cusco (UAC) para su desarrollo académico IV.FUNDAMENTO TEÓRICO 1. LA IMPORTANCIA DEL CORREO ELECTRÓNICO A pesar de los avances en comunicación a través de las redes sociales, el correo electrónico mantiene su posición como uno de los medios de comunicación más utilizados a nivel académico, profesional y comercial. En el caso de la UAC, tenemos a disposición el correo institucional, e identificado con la dirección [email protected]. Este medio nos permite asegurar la identidad de los miembros de la comunidad universitaria (docentes, alumnos, administrativos), quienes poseen una dirección de correo institucional.

EL CORREO INSTITUCIONAL ES EL MEDIO PRINCIPAL DE COMUNICACIÓN ENTRE DOCENTES Y ALUMNOS. No olvidar esta recomendación sobre todo para asuntos académicos de carácter oficial, tales como permisos y ausencias. Evitar comunicaciones de asuntos académicos a través de correos personales (gmai.com, hotmail.com, yahoo.com, etc.). Además, las comunicaciones via Whatsapp, foros u otros tienen carácter de complementarios.

2. CONTRASEÑA DEL CORREO UAC El correo institucional de la UAC está integrado con las otras dos plataformas: ERP University y Aula Virtual, de tal manera que las tres contraseñas son comunes (iguales). CONTRASEÑA ERP UNIVERSITY = CONTRASEÑA AULA VIRTUAL = CONTRASEÑA CORREO INSTITUCIONAL Por lo tanto, si desean hacer un CAMBIO DE CONTRASEÑA, HACERLO EN ERP UNIVERSITY. Eso cambiará automáticamente las tres contraseñas (ERP University, Aula Virtual, Correo institucional).

UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO FACULTAD DE INGENIERÍA Y ARQUITECTURA DEPARTAMENTO ACADÉMICO DE INGENIERÍA DE SISTEMAS NO cambiar la contraseña del correo vía la cuenta Gmail institucional. En caso de problemas de acceso o cambio de contraseña, consultar con DTI (Dirección de Tecnologías de Información). Ver contacto actual en página web de la Universidad. 3. OPERACIÓN DEL CORREO ELECTRONICO Y OTRAS HERRAMIENTAS 3.1 Correo Electrónico Institucional Para ingresar al Correo Institucional de la UAC, tenemos dos caminos: a) La primera forma es a través del portal institucional, haciendo clic en el enlace “CORREO @UANDINA”.

Imagen 1 Acceso Correo Institucional - Fuente: https://www.uandina.edu.pe/

b) La segunda, es escribiendo directamente en el navegador la siguiente dirección (URL): http://correo.uandina.edu.pe o https://mail.google.com/mail/

Imagen 2 Barra de Direcciones Gmail - Fuente: https://mail.google.com/mail/

c) Se debe ingresar la dirección de correo electrónico como dato de “Inicio de Sesión”. Éste fue proporcionado por la UAC y tiene la siguiente estructura: Es el código del alumno seguido por @uandina.edu.pe (Ej. [email protected]), luego de darle siguiente, en el próximo cuadro, ingresamos la misma contraseña que usamos en el Sistema ERP.

Imagen 3 Inicio de Sesión Correo Electrónico Web Gmail- Fuente: https://mail.google.com/mail/

UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO FACULTAD DE INGENIERÍA Y ARQUITECTURA DEPARTAMENTO ACADÉMICO DE INGENIERÍA DE SISTEMAS Si accedimos correctamente y nunca hemos ingresado a nuestra cuenta, debemos aceptar las condiciones del servicio, las cuales aparecen por única vez al primer inicio de sesión (El idioma puede variar). d) Luego de ingresar comenzará a cargar la interfaz de nuestra cuenta de correo.

Imagen 4 Carga Correo Institucional Web Gmail- Fuente: https://mail.google.com/mail/

Ésta es la apariencia de nuestra cuenta de correo electrónico.

Imagen 5 Cuenta de correo electrónico institucional (1. Nombre de cuenta de correo, 2. Mensajes de la Bandeja de Entrada, 3. Etiquetas de Navegación, 4. Sistema de Chat Institucional, 5. Otros servicios de Google-UAC) - Fuente: https://mail.google.com/mail/u/0/#

3.2 Sistema de Mensajería (Chat) El correo institucional cuenta con un “Sistema de Mensajería” o “Chat” integrado, el cual permite comunicarnos con nuestros contactos sin necesidad de redactar un mensaje. Es muy útil si queremos transmitir mensajes cortos y de respuesta directa. Este sistema reconoce los contactos con los que nos comunicamos con frecuencia y los agrega de forma automática a nuestra lista, simplificando la tarea de registrarlos manualmente. Por defecto nos muestra a los primeros 10 usuarios. Para usar el chat, debemos activar la nueva versión de los “Hangouts” de la siguiente forma:

Imagen 6 Activar Hangouts - Fuente: https://mail.google.com/mail/u/0/#inbox

UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO FACULTAD DE INGENIERÍA Y ARQUITECTURA DEPARTAMENTO ACADÉMICO DE INGENIERÍA DE SISTEMAS Seleccionamos un usuario de la lista y damos clic sobre él para abrir la ventana de Chat

Imagen 7 Conversación en Hangouts - Fuente: https://mail.google.com/mail/u/0/#inbox

Podemos buscar un usuario en el directorio y damos clic en su nombre para Invitarlo al chat.

Imagen 8 Pasos para ubicar un contacto en Hangout - Fuente: https://mail.google.com/mail/u/0/#inbox

Tener en cuenta el estado con el que aparecen nuestros contactos. El contacto está “Conectado” y disponible. El contacto está “Ausente”, se encuentra realizando otra tarea. Podemos enviarle un mensaje por chat y esperar su respuesta. El contacto está “Desconectado”. 3.3 Configurando nuestra firma personal Podemos configurar nuestra firma personal para que de manera predeterminada ésta aparezca al momento de redactar o responder un mensaje. Entramos al menú de “Configuración” del correo.

Imagen 9 Accediendo a la configuración del correo electrónico - Fuente: https://mail.google.com/mail/u/0/#inbox

UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO FACULTAD DE INGENIERÍA Y ARQUITECTURA DEPARTAMENTO ACADÉMICO DE INGENIERÍA DE SISTEMAS En la pestaña “General” nos desplazamos a la parte inferior hasta ubicar la sección de Firma.

Imagen 10 Ingresando la firma en el correo electrónico - Fuente: https://mail.google.com/mail/u/0/#inbox

Luego de ingresar nuestros datos personales, nos desplazamos hasta el final y damos clic en el botón Guardar cambios. Así quedaría nuestro mensaje nuevo luego de configurar nuestra Firma

Imagen 11 Mensaje nuevo con la firma configurada - Fuente: https://mail.google.com/mail/u/0/#inbox

3.4 Calendario (Agenda Electrónica) El Calendario (Google Calendar) nos permite organizar fácilmente reuniones que se ajusten al horario de todos los participantes, recibir recordatorios de reuniones y compartir calendarios. Si es la primera vez que accedemos al calendario, podemos realizar una pre-configuración, desde la bienvenida, cómo deseamos las notificaciones para recordarnos las actividades que registremos y cómo crear nuestro primer evento. Acceso Calendario Desde nuestro correo, damos clic al enlace Calendario ubicado en la caja de aplicaciones.

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Imagen 12 Acceso al Calendario - Fuente: https://mail.google.com/mail/u/0/#inbox

Al hacer clic en Calendario nos mostrara la siguiente interfaz

Imagen 13 Interfaz Google Calendario - Fuente: https://calendar.google.com/calendar/r?tab=mc&pli=1

UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO FACULTAD DE INGENIERÍA Y ARQUITECTURA DEPARTAMENTO ACADÉMICO DE INGENIERÍA DE SISTEMAS Crear un evento Para crear un Nuevo Evento, podemos hacerlo de 2 formas: Utilizando el botón CREAR.

Imagen 14 Creando un evento en el calendario - Fuente: https://calendar.google.com/calendar/r?tab=mc&pli=1

O directamente en la cuadrícula del calendario, haciendo clic en la hora y fecha que se desea programar.

Imagen 15 Configurando el evento en el calendario - Fuente: https://calendar.google.com/calendar/r?tab=mc&pli=1

Completamos los campos requeridos y guardamos el evento. 3.5 Google Drive – Google Docs (Documentos en línea) Drive le permite almacenar sus archivos en la nube como Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Formularios y Dibujos, también podemos subir todo tipo de archivos, compartirlos y acceder a ellos desde cualquier lugar. Primeros Pasos Desde nuestro correo, damos clic al enlace Drive ubicado en la caja de aplicaciones

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Imagen 16 Acceso a Drive - Fuente: https://mail.google.com/mail/u/0/#inbox

Imagen 17 Google Drive - Fuente: https://drive.google.com/drive/my-drive

Crear un Archivo Para crear contenido como Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, etc., daremos clic al botón Nuevo

Imagen 18 Creando documentos o carpetas en Google Drive - Fuente: https://drive.google.com/drive/my-drive

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Imagen 19 Vista previa de un documento - Fuente: https://drive.google.com/drive/my-drive

Imagen 20 Vista previa de una hoja de cálculo - Fuente: https://drive.google.com/drive/my-drive

Imagen 21 Vista previa de una presentación - Fuente: https://drive.google.com/drive/my-drive

4. ANTES DE UTILIZAR EL CORREO, TENER UN PLAN O METODO DE TRABAJO Antes de iniciar las tareas y navegar por el correo, los expertos en organización del trabajo recomiendan tener un plan de trabajo, en este caso un plan de estudio. Esto incluye lo siguiente: 4.1 TENER UN CRONOGRAMA de asuntos importantes (del día, del mes, del ciclo) No se refiere al calendario electrónico en Google, que es detallado, sino al plan general de trabajo de todo el ciclo, quizá de toda la carrera 4. 2 TENER UNA LISTA DE ACCIONES (del día, del mes, del ciclo) en un cuaderno ¿ por qué no en la PC o en el celular ? según experiencia reportada por alumnos de ciclos anteriores, en un cuaderno se puede organizar, revisar, reflexionar y planear en forma libre. Lo anotado en una PC, tablet o celular lo complementa en detalles. El cuaderno nos permite hacer gráficos, desplegar la creatividad y manejar la ambigüedad. La existencia de una lista de acciones es útil porque al ingresar al correo, las tareas que aparecieran al momento se pueden agregar a todo lo acumulado a la fecha. Si no existiera tal lista de acciones en el cuaderno, las tareas que se originan de los correos se convierten en parte de simplemente "limpiar el correo". 4.3 ORDENAR EL DIRECTORIO DE SU PC, Estructurarlo por cursos, de tal manera que sea fácil y rápido el agregar información útil, de fuentes tales como mensajes del correo, búsqueda en internet, etc.

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4.4 ORGANIZAR SU REPOSITORIO DE CONOCIMIENTO Cuando aparezcan en el correo algunos mensajes con contenido que se puede utilizar en el futuro, hay cuatro opciones para almacenarlo: Lugar o método En una carpeta del directorio de la PC En una carpeta de Google drive En una carpeta del correo web (Webmail) En una carpeta del correo cliente Gmail (PC o celular)

Restricción tienes que tener la PC cerca requiere conexión a internet requiere conexión a internet

Escoge el método que creas más idóneo para sus preferencias, pero considera siempre los riesgos de perder información por diversas razones (no hay internet, se avería el disco duro, o simplemente, desaparece del drive o de la carpeta de correo por borrado voluntario o involuntario). Evaluar si es necesario que tengas medios de recuperación (back-up) o copia alterna. 5. USO EFICIENTE DEL CORREO ELECTRONICO 5.1. PRECAUCIONES AL REDACTAR O GENERAR UN CORREO Las siguientes recomendaciones son una compilación de enunciados por diferentes expertos en trabajo colaborativo, aplicado profesional y comercialmente. Tómenlo en cuenta, porque mejorará tu eficiencia y desempeño. - Tener claro, ¿ para qué se envía el mensaje ? , ¿ qué deseas conseguir ? - Indicar el ASUNTO: • • • • •

Informe de trabajo Solicitud Pregunta asistencia/inasistencia Urgencia o inconveniente personal

- Ser conciso, sin ambigüedades. Si "lo vas a pensar", indica claramente hasta cuándo. Máximo hasta DOS días. - Redactar de acuerdo al destinatario. Asumir que por razones de cualquier índole, el mensaje podría ser leído por alguna autoridad académica o similar, por lo tanto, MODERAR TU LENGUAJE, Y SIEMPRE SUSTENTAR LAS AFIRMACIONES. - Colocar lo más importante al principio - Limitar el tamaño del mensaje y los adjuntos - Si tienes deseos de discutir o descargar emociones, NO UTILICES EL CORREO !!, toma tu tiempo y luego decide el curso de acción más sensato - Si necesitas convencer a alguien o argumentar un asunto complicado, solicita cita por teléfono o videoconferencia. El correo sólo complicará la situación.

UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO FACULTAD DE INGENIERÍA Y ARQUITECTURA DEPARTAMENTO ACADÉMICO DE INGENIERÍA DE SISTEMAS 5.2. QUE HACER DESPUES DE RECIBIR UN CORREO Básicamente tenemos seis alternativas de acción. Evitar la última. - Responder - Reenviar (a un tercero) - Eliminar el mensaje - Marcar el mensaje como no deseado (spam) - Clasificar o almacenar (ver 4.4) - Dejarlo pendiente (NO RECOMENDABLE, porque te olvidarás del asunto)

5.3. PROBLEMAS POSIBLES AL ENVIAR, RESPONDER O RECIBIR UN CORREO Ten en cuenta lo siguiente, les ha sucedido a muchos alumnos. En cualquier situación problema, DETERMINA QUÉ ES LO QUE ESTÁ SUCEDIENDO. •

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NO LLEGA EL MENSAJE A DESTINATARIO o probable causa A: colapso de la red, colapso del servidor del proveedor local, o colapso del servidor de destino. Es MUY POCO PROBABLE que esto ocurra. o probable causa B: el correo se encuentra en alguna de las siguientes carpetas de correo: ▪ Borradores (simplemente, enviarlo) ▪ Programado (aun no ha sido enviado por la programación de envío que has realizado) ▪ Pospuestos. Probables causas: • En PC: No hay internet • En celular: no hay wifi • En celular: hay wifi pero no hay internet • En celular: no hay datos • ACCIÓN: solucionar la conexión en cualquiera de los casos y el mensaje se enviará automáticamente NO ESTAR SEGURO SI ENVIÓ EL MENSAJE O NO o chequear en carpeta de enviados. si no está el correo, no ha sido enviado. buscarlo en otras carpetas de correo (pendientes, borrador, u otro) NO LLEGA UN MENSAJE, y el originador me ha afirmado que ya lo envió o chequear en la carpeta de spam o chequear la conexión de internet (reenvíate un correo) o preguntar al originador si no lo tiene en carpeta de Pospuestos, etc.

5.4 LOS ARCHIVOS ADJUNTOS 5.4.1 TAMAÑO DE LOS ARCHIVOS ADJUNTOS Todo archivo adjunto, debería ser menor a 100KB (kilobytes), pensando que el destinatario podría acceder desde un celular vía datos móviles. En caso de mayor tamaño, utilizar facilidad Google Drive y enviar link de acceso.

UNIVERSIDAD ANDINA DEL CUSCO FACULTAD DE INGENIERÍA Y ARQUITECTURA DEPARTAMENTO ACADÉMICO DE INGENIERÍA DE SISTEMAS 5.4.2 ENTREGA DE TAREAS LA ENTREGA OFICIAL DE TAREAS ES VIA EL AULA VIRTUAL. Algunos docentes, en forma excepcional, podrían aceptar entrega por correo institucional. En ese caso, el nombre del archivo adjunto con la tarea debería ser algo asi: "TICS-2AA-PEREZ-JOSE-Nombre de la tarea". Indicar primero, EL NOMBRE DEL CURSO (en el caso de TICs, basta los 3 DIGITOS DE SECCION), por lo menos tu APELLIDO, UN SOLO NOMBRE, Si no lo hacen como se indica arriba, y dejan el nombre por defecto DOC1 en el archivo adjunto, el destinatario, al descargar el archivo, no tiene manera de saber de quién es porque se almacena en carpeta DESCARGAS, donde aparecen todas las descargas del día, muchas con nombre similar.

5.4.3 EXCESO EN NOMBRES DE LOS ARCHIVOS ADJUNTOS El máximo numero de caracteres de un nombre de archivo en Windows es 256, incluyendo todos los nombres de los directorios/subdirectorios/carpetas donde está el archivo. Si se excede dicha longitud, dificulta el copiar, mover o abrir dicho archivo en el recipiente.

5.5 RIESGOS AL PROCESAR CORREOS Las siguientes situaciones les sucede a muchos usuarios. Estén alertas. 5.5.1. Recibir virus en archivos adjuntos. Contramedida1: instalar un antivirus, por lo menos una versión gratuita. Contramedida2: no abrir o recibir archivos de fuente desconocida 5.5.2. Suplantación de identidad de tu propia cuenta UAC Contramedida1: si hay sospecha, chequear periódicamente Google / Cuenta / Seguridad / Tus dispositivos (si en dicha lista aparece un terminal o lugar desconocido, hay alta probabilidad de intrusión, informar inmediatamente a DTI, ver contacto actual de DTI en pagina web de UAC) 5.5.3. Suplantación de identidad de un mensaje de terceros Contramedida: si sospechas de algún correo, contra chequear por otros medios, y no entregar datos 5.5.4. Correo no deseado: spam, cadenas, bromas Contramedida: en el caso del correo institucional UAC, LIMITAR LA CIRCULACIÓN de este tipo de correos, aplicar tolerancia cero. De otra manera, habrá desorden y descuido en manejo de tus correos académicos.

5.6. RECOMENDACIONES DE SEGURIDAD EN ACCESO AL CORREO

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mucha precaución con correos de fuente desconocida, o que se disfraza de una marca conocida, ofrece una oferta increíble y solicita datos personales, asegurarse de que la fuente es confiable NO ACCESAR al correo institucional vía un terminal PC de uso público (internet café) tener precaución al utilizar un wifi público, existe el riesgo de que alguien pueda interceptar información de Uds. vía el canal público en caso de acceder a una PC utilizada por varias personas, ingresar al navegador web en MODO INCOGNITO, eso evitará que las ventanas abiertas por Uds. puedan posteriormente ser reutilizadas o reaperturadas por otro usuario.

6. ALTERNATIVAS DE ACCESO AL CORREO Para acceder al correo, utilizamos básicamente dos tipos de dispositivos, la PC y el celular. Una de las diferencias entre ambos es el tipo de conexión física a Internet. La PC se conecta por cable y el celular por ondas electromagnéticas. Pero aparte de eso, se puede decir que podemos conectarnos al buzón de correo por tres métodos diferentes: A. Navegador web (o Webmail) B. Aplicación específica de Correo Cliente C. Aplicación general de Correo Cliente (para usuarios avanzados) Veamos cada uno. A. NAVEGADOR WEB (O WEBMAIL) Se realiza vía los navegadores web de Internet conocidos, tales como GOOGLE CHROME, MOZILLA FIREFOX, OPERA, SAFARI, ETC., de acuerdo a sus preferencias. Simplemente se busca la pagina web de sus proveedor de correo, ingresar usuario/contraseña, y listo. VENTAJAS - Acceso ágil, inmediato desde un celular o PC - Uso sincronizado, incluso cuando se abren varias pestañas de acceso a la misma cuenta de correo, desde uno o varios navegadores, desde uno o varios dispositivos - no requiere instalación de aplicación DESVENTAJAS - No se puede utilizar (consultar, redactar un correo) si no hay conexión activa a Internet o no hay señal - Descarga de archivos adjuntos debe ser explícita (manual) B. APLICACIÓN ESPECÍFICA DE CORREO CLIENTE En este caso, es necesario instalar la aplicación del proveedor de correo en la PC o en el celular. En la PC se puede descargar la aplicación vía el navegador web, en el ce...