GUÍA DE Usuario DE Plantilla DE Estructura DE Costos PDF

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Solución de caso de estudio...

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GUÍA DE USUARIO DE ESTRUCTURA DE COSTOS PARA PRODUCCIÓN DE PAN.

La guía de usuario de la estructura de costo para la producción de pan contiene información útil para la ejecución de la aplicación, una herramienta basada en Microsoft Excel que permite determinar de manera fácil, rápida y eficaz el costo, la utilidad y precio de venta, en un periodo determinado total o por unidad. Microsoft Excel es una poderosa herramienta que permite mediante matrices ordenadas en filas y columnas, realizar formularios, cuadros, tablas, reportes y gráficos. Además, utiliza fórmulas matemáticas, lógicas y estadísticas, para dar solución a un sinnúmero de operaciones en el campo de la ingeniería, administración, educación y otras actividades. Para la gerencia del negocio es importante conocer el costo de fabricación de un producto, incorporando todos los elementos de costos, a la vez necesita información de la ponderación de cada elemento de costo dentro de dicho total. Entendiendo como inventario las existencias físicas de diferentes productos, materiales, artículos, y su costo. El libro electrónico de estructura de costo para la producción de pan está diseñado para que mediante sencillas operaciones de entrada de datos, los propietarios, la gerencia y el personal autorizado a tal fin, puedan gestionar sus valores de costo cuando fuese necesario. Una estructura de costo es un estado o cuadro donde se va disponiendo los elementos de costos de forma ordenada y consecutiva para ir a cada paso determinando el peso de cada uno de ellos en la conformación final del costo total por periodo o el costo unitario de un producto. LIBRO ELECTRÓNICO DE ESTRUCTURA DE COSTO

El libro electrónico de plantilla de estructura de costo es una sencilla herramienta basada en Microsoft Excel que mediante la vinculación de cinco hojas de cálculo puede dar a conocer la utilización de materia prima, mano de obra directa y costos indirectos de fabricación. El libro puede ser modificado a

futuro para permitir campos como código, clasificación y categorías. El libro consta de estas cinco hojas de cálculo: 1. Hoja de Estructura de costos. 2. Hoja de Datos. 3. Hoja de Parámetros. 4. Hoja de Depreciación. 5. Hoja de Salarios. Estructura de Costos: Esta hoja de cálculo permite visualizar los costos incurridos o estimarlos para un periodo determinado. Consta cuatro columnas y 26 filas: en la primera columna se describen los componentes de un estado de costo de producción adicionando los costos generales, de ventas y administración, y la utilidad esperada; la segunda columna contiene la información numérica suministrada por el usuario y la que genera la hoja de cálculo datos (ver Imagen No. 1).

La tercera columna contiene los datos de la producción

histórica o estimada, según sea el caso. Finalmente, la cuarta columna nos da los valores unitarios de costo de producción, de utilidad y precio de ventas. Este formato se basa en el modelo emanado de la Superintendencia Nacional de Defensa de los Derechos Socioeconómicos (SUNDDE). En ésta se parte del elemento Materia Prima, que incorpora el inventario inicial, las compras e inventario final de materiales. Las compras se generan en la hoja de cálculo “Datos”, las celdas de fondo amarillo (Inventario Inicial e Inventario Final) deben ser llenadas por el usuario del formato. Luego se agrega la mano de obra, los costos indirectos de fabricación y los gastos ajenos a la producción. Estos datos, de los inventarios, se obtienen contablemente una primera vez, luego el inventario final de cada periodo será el inicial del siguiente periodo. Siga los siguientes pasos: 1. Llene el inventario inicial y final de materiales, si los hubiere, en las celdas respectivas (de color amarillo). 2. Llene el inventario inicial y final de productos en proceso, si los hubiere, en las celdas respectivas (de color amarillo).

3. Llene el inventario inicial y final de productos terminados, si los hubiere, en las celdas respectivas (de color amarillo). El sistema generará los siguientes resultados: 

Valor total de la producción terminada.



Valor de los gastos ajenos a la fabricación aceptados por la SUNDDE.



Valor del costo de comercialización.



Valor de la utilidad autorizada por la SUNDDE.



Valor total de Ventas.



Valor del costo de producción unitario.



Valor de los gastos ajenos a la fabricación unitarios.



Valor del costo de comercialización unitario.



Valor de la utilidad autorizada por unidad.



Valor del Precio de Venta por unidad.

Imagen No. 1.

Fuente: Elaboración Propia

Datos: Esta hoja de cálculo genera los datos que completan la información de la hoja “Estructura de Costos”. La misma contiene las cantidades erogadas

por compra de materiales e insumos, los cargos por mano de obra directa e indirecta, depreciación, erogaciones por los costos indirectos de fabricación, entre otros. Consta de seis columnas y 30 filas (Ver, Imagen 2). Los pasos a seguir para su llenado son los siguientes: 1. Coloque en la celda respectiva (de fondo amarillo) la compra de materiales en cuanto a cantidad específica y el importe de la misma, de ser necesario desglose la factura. 2. Coloque en la celda respectiva (de fondo amarillo) el pago de mano de obra directa (de la hoja de cálculo “Salarios”) en cuanto a cantidad jornadas trabajadas. 3. Coloque en la celda respectiva las jornadas trabajadas en días para la depreciación de la fábrica. 4. Coloque en la celda respectiva los demás costos incurridos no mencionados en los puntos anteriores, en cantidad (si la hubiera) y su importe respectivo. 5. Coloque en la celda respectiva la producción de unidades del producto producidas. El sistema generará la siguiente información de acuerdo a la producción determinada o estimada: 

Cantidad de cada uno de los materiales requeridos, en unidades de medida, costo unitario y total del periodo.



Cantidad de mano de obra requerida.



Costo total y costo unitario estimado por periodo.

Imagen No. 2

Fuente: Elaboración Propia

Parámetros: En está hoja de cálculo se encuentran los valores que son parámetros de la producción del pan (ver Imagen No. 3), de acuerdo a la receta empleada. En ella podemos ver las cantidades que se pueden producir del producto dado una determinada cantidad de materia prima y mano de obra. Nos informa el costo por unidad de producto y por unidad de tiempo. Los pasos a seguir para su llenado son los siguientes: 1. Coloque la tasa de desperdicio asumida. 2. Coloque la tasa de aplicación de costos indirectos de aplicación asumida. El sistema generará los siguientes datos: 

Cantidad consumida de material requerido, por unidad y por día.



Cantidad de mano de obra requerida, por unidad y por día.



Costo Primo total y Unitario estimado de acuerdo a la producción dada.

Imagen No. 3

Fuente: Elaboración Propia

Depreciación: Esta hoja de cálculo Depreciación (ver Imagen No. 4) muestra los costos históricos de maquinarias, mobiliarios, equipos del negocio, la vida útil estimada, la depreciación anual, mensual, diaria y por hora. La depreciación es un concepto contable que supone el desgaste o deterioro sufrido por algún recurso durante el tiempo que estará en uso. El método utilizado es de línea recta. Su llenado es realizado cada vez que incorpora o desincorpora un recurso de uso permanente, como maquinas, muebles, herramientas, instalaciones, computadoras, entre otros. Los pasos para el llenado son los siguientes: Cada vez que incorpora un bien permanente se colocara la cantidad, descripción, costo histórico y vida útil, en las celdas amarillas. El sistema genera la depreciación anual, mensual, diaria y por hora, del bien incorporado. Imagen No. 4

Fuente: Elaboración Propia

Salarios: En esta hoja de cálculo se registran los costos de personal del negocio. En esta forma se llena el cargo, salario básico y cesta ticket, cuando se incorpora personal se llenará las celdas correspondientes (de fondo color amarillo) para la cantidad de cargos, la descripción del cargo, el salario básico y el cesta ticket. El sistema genera el salario integral, salario anual, aportes de seguridad social, total anual, semanal, diario y por hora del costo de labor. Imagen 5

Fuente: Elaboración Propia

Glosario de Términos Celda: La celda de una hoja de cálculo visualmente es el lugar donde se pueden introducir datos o realizar cálculos. Generalmente son de forma rectangular y se forman en la intersección de una fila y una columna y se

les identifica con un nombre, como por ejemplo C4; C es el nombre de la columna y 4 el de la fila. Columna: En Excel, una columna es una agrupación de celdas que se agrupan verticalmente desde arriba hacia abajo del libro de trabajo. Las columnas se identifican mediante una letra que se encuentra en la parte superior de la columna. Costo Indirecto de Fabricación: Los costos indirectos de fabricación son aquellos costos que debe cubrir una fábrica para la manufactura de un producto, aparte de los materiales y la mano de obra directa. Son costos que se relacionan con todo el funcionamiento de la empresa y superan el proceso de fabricación de un producto en específico. Costo: Los costos contables están constituidos por todos aquellos pagos y gastos realizados o incurridos por la empresa susceptibles de registración, usualmente orientados al desarrollo de su actividad, tales como: la adquisición de materias primas e insumos, maquinarias, pagos de sueldos, etc. Depreciación:

En

el

ámbito

de

la contabilidad y

economía,

el

término depreciación se refiere a una disminución periódica del valor de un bien material o inmaterial. Esta depreciación puede derivarse de tres razones principales: el desgaste debido al uso, el paso del tiempo y la vejez. Entrada de Datos: En un programa, los datos de entrada son los que la computadora va a procesar. A los datos de entrada se les considera la materia prima de los datos de salida, considerados estos como la verdadera información. Fila: En Excel, una fila es un grupo de celdas que se agrupan horizontalmente de izquierda a derecha del libro de trabajo. Las filas se identifican mediante un número que se encuentra en la parte izquierda del documento. En total hay 65.536 filas en cada hoja de cálculo Excel. Hoja de Cálculo: Una hoja de cálculo o planilla electrónica es un tipo de documento, que permite manipular datos numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas compuestas por celdas (las cuales se suelen organizar en una matriz bidimensional de filas y columnas).

Libro Electrónico: Un libro de trabajo Excel es un archivo que contiene una o más hojas de cálculo que permiten introducir y almacenar datos relacionados. Por omisión, al crear un nuevo libro Excel este toma el nombre de Libro1 y contiene tres hojas de cálculo. Mano de Obra Directa: El costo de la mano de obra requerida para fabricar un producto o prestar un servicio. Materia Prima: Se conocen como materias primas a la materia extraída de la naturaleza y que se transforma para elaborar materiales que más tarde se convertirán en bienes de consumo. Método de Línea Recta: El método de depreciación en línea recta (LR) es uno de los más comúnmente utilizados hoy. Su nombre se deriva del hecho que el valor en libros del activo disminuye linealmente con el tiempo, porque cada año se tiene el mismo costo de depreciación....