Guía de Usuario Microsoft Dynamics NAV 2013 R2 PDF

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V. 1.0.

Microsoft Dynamics NAV 2013 R2

GUÍA DE USUARIO 2013

© 2013 AXPERTIA. TODOS LOS DERECHOS RESERVADOS

Índice 1. 2.

3.

4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16.

17.

18. 19. 20. 21.

22.

Introducción a Microsoft Dynamics NAV Manejo del sistema 2.1. Inicio 2.1.1. Área de trabajo 2.1.2. Cinta de Opciones 2.1.3. Panel de Exploración 2.2. Menú Principal 2.2.1. Definir fecha de trabajo 2.2.2. Personalización 2.3. Buscador 2.4. Ayuda Búsqueda y filtros 3.1. Ordenar por columnas 3.2. Ctrl+B 3.3. Búsqueda rápida Campos calculados y total límite Ventanas: Fichas y listas (Movimientos asociados) Concepto Navegación Fichas proveedor y cliente Fichas Bancos Introducción al plan de cuentas Configuración de los grupos contables Configuración de los grupos de IVA Configuración de números de serie Dimensiones Analíticas Diario general contable Formas y términos de pago Facturas y abonos de compra y venta 16.1. Compras 16.2. Ventas Cartera 17.1. Documentos en cartera a Cobrar 17.2. Documentos en cartera a Pagar Presupuestos Contables Divisas Activos Fijos Declaración IVA 21.1. Procedimiento 21.2. Cálculo y registro de IVA Cierres de ejercicio 22.1. Fijar cierre del ejercicio 22.2. Asiento de Regularización

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1. Introducción a Microsoft Dynamics NAV Microsoft Dynamics NAV es un software ERP, por sus siglas en inglés: Enterprise Resource Planning y forma parte de la familia de productos Microsoft Dynamics. La última versión es la 2013 R2. Para realizar tareas empresariales, como el procesamiento de pedidos y el análisis de datos, explora los datos y trabaja con ellos en la interfaz de usuario (IU). Puede usar herramientas para introducir datos, filtrar y ordenar datos, crear comentarios e imprimir informes. Además, puede personalizar la IU para adaptarla a sus preferencias personales. Además de las funciones generales de toda la aplicación, se usa una variedad de funciones ERP (por ejemplo, Aprobación documentos) en varias áreas de la aplicación, a diferencia de las funciones específicas del área relacionadas con los distintos departamentos.

2. Manejo general del sistema 2.1.

Inicio:

2.1.1. Área de trabajo El Área de trabajo es el punto de entrada principal en Microsoft Dynamics NAV. Permite obtener una visión general del estado de trabajo diario.

2.1.2. Cinta de opciones La cinta se ordena en pestañas y grupos y contiene las acciones importantes para el usuario en un contexto particular. La cinta está disponible en la mayoría de tipos de página y es visible de forma predeterminada.

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2.1.3. Panel de Exploración Use el panel de exploración para abrir posiciones de lista. Desde una posición de lista, puede abrir tarjetas o documentos individuales. El panel de exploración muestra los menús de uno en uno; use los botones de actividad ubicados en la parte inferior del panel para pasar de un menú a otro. El panel de exploración contiene, como mínimo, los siguientes menús:

 

Inicio: el menú Inicio se ha diseñado para el rol usuarios y contiene el Área de trabajo, además de todas las posiciones de lista más utilizadas en su rol. Departamentos: desde este menú puede acceder a todas las áreas de la aplicación para las que dispone de permisos. Si encuentra un vínculo útil en Departamentos, podrá copiarlo a su Área de trabajo o al menú Inicio.

En función del perfil de usuario, pueden estar disponibles diversos botones de actividad como, por ejemplo:

 

Documentos registrados: este menú contiene los documentos históricos que más se usan en su rol de usuario. Otros: el panel de exploración puede contener otros menús personalizados que se han creado especialmente para su rol de usuario.

Es posible reorganizar el orden de los elementos de un menú y agregar o eliminar elementos de menú. También se puede crear un nuevo menú.

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2.2.

Menú Principal:

Desplegable de la cinta de opciones desde donde podrá definir la fecha de trabajo, seleccionar idioma, seleccionar empresa o servidor, personalizar, etc…

2.2.1. Definir fecha de trabajo Permite cambiar la fecha de trabajo del sistema, de ésta forma podemos introducir movimientos con fecha distinta a la actual

2.2.2. Personalización Esta función, nos permite personalizar la cinta de opciones, el panel de exploración, etc… con la intención de optimizar el rendimiento de la herramienta adaptándola a las preferencias de cada usuario.

2.3.

Buscador (Ctrl.+F3)

Desde el buscador situado en la esquina superior derecha de las principales ventanas, podremos buscar y acceder de forma más directa a las listas, fichas, informes, movimientos, etc…

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2.4.

Funcionalidad de la Ayuda

En caso de necesitar información útil acerca del manejo de la herramienta, y las opciones que nos ofrece, podremos acudir a la funcionalidad Ayuda, donde encontraremos explicación de todos los elementos de la herramienta. Simplemente pincharemos en el icono con una interrogación blanca sobre fondo azul, que encontraremos debajo del campo de búsqueda, en la esquina superior derecha.

3. Búsquedas y Filtros Los filtros se utilizan para limitar el ámbito de la información que aparece en una ventana o informe. Los filtros le permiten ver únicamente la información que desea. Si un filtro está activo, se indica en el panel de filtro.

3.1.

Ordenar por columna

Cuando deseemos ordenar una lista, una de las posibilidades que nos ofrece Microsoft Dynamics NAV, consiste en la ordenación según columnas. Por ejemplo, si queremos ordenar la lista de proveedores por orden alfabético, tan solo debemos pinchar sobre la cabecera de la columna Nombre y automáticamente se me ordenarán los elementos de la A a la Z, en caso de pinchar dos veces, el orden se realizará al contrario, de la Z a la A.

3.2.

Ctrl+B

Con éste sencillo comando tendremos acceso rápido a una ventana desde donde filtraremos la lista según el criterio que indiquemos.

3.3.

Búsqueda Rápida

El filtro rápido se usa para filtrar una lista en un campo. Esto permite obtener un panorama rápido y ordenar los datos en un campo específico. Si necesita filtrar más de un campo, deberá usar el filtro avanzado. Escriba el valor que quiera encontrar y seleccione en el desplegable el campo al que se refiere.

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Criterios de filtros (Comandos) .. Intervalo  100..110 * Comodín  dividendo y *dividendo ? Interrogante  deudas ?P | (AltGR+1) “o” 100|200 y 100|200|300 & (AltGR+6) “y”  100&200 < y > Mayor y menor que  100 Diferente de  100 Combinaciones  1..100|200

4. Campos Calculados (flowfields) y Totales límite Campos Calculados Esta funcionalidad consiste en que puede ser definido y asociado el valor de un campo , en función de un cálculo aritmético realizado con los registros de una tabla, que puede ser la misma en la que se encuentra el campo, u otra diferente. Las posibilidades que contempla un campo calculado son varias: Suma, Existe, cuenta, mínimo, máximo, lookup (búsqueda de un dato de una tabla en función de cualquier campo) y promedio.

Totales límite Los totales límite, limitan el contenido que muestra importes o cantidades calculadas de movimientos en otras tablas. El filtro debe introducirse en la tabla donde aparecen los campos calculados. Los totales límite, se pueden establecer en los campos cuyos nombres tienen la palabra Filtro fecha o Filtro presupuesto. Se pueden utilizar para un intervalo de fechas departamentos, proyectos, presupuestos y unidades de negocio.

5. Ventanas: Fichas y Listas (Movimientos asociados) Listas Aparece una lista con varios registros disponibles en la tabla. El nombre del registro aparece en la zona superior de cada columna. Las columnas pueden alargarse pinchando con el ratón como en Excel. En ocasiones es útil ensanchar la cabecera de la columna para ver el nombre del registro completo o modificar la altura de la cabecera.

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En las listas normalmente no aparecen todos los campos que contiene la tabla, hay algunos campos ocultos y se pueden añadir, quitar u ordenarlos.

Fichas Una ficha es un formulario que muestra la información de un solo registro. La información está organizada por pestañas desplegables. En la parte derecha de cada pestaña vemos una flecha que muestra si la pestaña está desplegada o no. En las fichas, aparte de ver los datos de un objeto, se pueden modificar los datos si se dispone de permiso para ello.

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Movimientos Asociados Todas las acciones que registramos en Microsoft Dynamics NAV, podemos consultarlas a través de los movimientos asociados a clientes, proveedores, cuentas contables, etc… Por ejemplo, en caso de necesitar los movimientos registrados con los proveedores, podremos consultarlos a través de los documentos históricos/movs. Proveedores, tal y como se observa en la imagen. Además podremos filtrar el resultado para que la lista solo muestre un proveedor en concreto, varios proveedores, etc…

6. Concepto Navegación La función Navegar es muy interesante en Microsoft Dynamics NAV, ya que recupera todos los movimientos que ha generado una determinada transacción. Podemos verlo en la cinta de opciones de muchas listas.

Las líneas de la ventana Navegar muestran todos los movimientos realizados durante el proceso de registro del documento asociado (movimientos contables, movimientos de IVA, de cliente, etc…). De este modo se puede rastrear todos los cambios que se han realizado al registrar un movimiento.

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Además, pinchando en “mostrar movimientos relacionados”, situado en la parte superior de la ventana, podemos ver en detalle los movimientos contables generados durante el registro y que hacen referencia solo al IVA, al proveedor o cliente, los documentos en cartera, etc…

7. Fichas Proveedor y Cliente Especifica la información y los valores de configuración estándar que definen cómo se relaciona con el proveedor o con el cliente Deberá configurar una ficha para cada proveedor y cliente, en la que se introducen datos básicos, como el nombre, la dirección y las modalidades de descuento existentes. Ficha Proveedor

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Ficha Cliente

8. Fichas Bancos Especifica el número de cuentas bancarias que desee, tanto si son de depósito como préstamos. Podrá utilizar estas características para hacer un seguimiento de todas sus cuentas bancarias en uno o varios bancos. Puede registrar pagos en un banco. Una vez registrado un pago o cualquier otro abono en un banco, puede utilizar la función Imprimir cheques para crear un cheque basado en el movimiento efectuado. Los bancos pueden expresarse en la divisa local (DL) o en una extranjera. Cada Banco dispone de su propia ficha, que contiene información diversa. En ella podrá introducir información específica para cada banco. Esta información se puede modificar. Los movimientos registrados en otras partes del sistema que afecten al banco, por ejemplo, los depósitos en efectivo realizados en el banco que estén registrados en el diario general, se reflejarán en la ficha de banco. La ficha tiene tres fichas desplegables. La ficha desplegable General contiene toda la información general relativa al banco: número, nombre, dirección, persona de contacto, etc. La ficha desplegable Comunicación contiene los números de teléfono y fax, así como las direcciones de correo electrónico y página Web. La ficha desplegable Registro contiene toda la información acerca del registro.

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9. Introducción al plan de cuentas (Departamentos/Gestión financiera/Contabilidad/Plan de cuentas) El núcleo de una empresa es el plan de cuentas, es decir la lista de cuentas contables en la que se registran todos los movimientos contables. Utilice el plan de cuentas para introducir y ver las cuentas y los saldos contables. Cuando configure una cuenta, introduzca algunos datos básicos, como el nombre de la cuenta y el tipo de movimiento. La cuenta debe tener asignado un número de identificación. Cuando introduce dicho número en diversos campos del sistema, por ejemplo en un diario, el sistema automáticamente utiliza los datos básicos de la cuenta en cuestión. El sistema muestra cuentas en dos ventanas distintas: La ventana del plan de cuentas muestra todas las cuentas, cada una en una línea, por lo que sólo podrá ver un número limitado de campos de cada cuenta.

La ventana ficha de cuenta muestra una ficha por cada línea del plan de cuentas, de modo que sólo pueda trabajar con una cuenta al mismo tiempo. A diferencia de la anterior, en esta ventana se muestran más campos de una misma cuenta.

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10. Configuración de los grupos contables (Departamentos/Gestión financiera/Configuración/Grupos contables)

Especifica las cuentas que se utilizarán para registrar las ventas, compras, descuentos, costes, y entradas y salidas de stock. También se configuran las cuentas provisionales donde pueden registrarse los movimientos previstos. La configuración de grupos contables consiste en combinar grupos contables de negocio y grupos contables de producto. Puede configurar tantas combinaciones como sean necesarias y vincular cuentas a cada combinación.

Una vez realizado esto, cuando rellene una línea de diario general, de compra o venta, el programa comprobará en la ventana Configuración grupos contables las cuentas que debe utilizar para esta combinación de grupo de negocio y grupo de producto. Grupos contables Generales Grupo contable de negocio: Especifica “a quién se vende” (clientes) o “a quién se compra” (proveedores) Grupo contable producto: Especifica “lo que se vende” o “lo que se compra” Grupos contables Específicos Grupos contables proveedores: Este grupo contable asignará la cuenta de pagos, las cuentas de descuento por pronto pago, las cuentas de facturación y redondeo de la aplicación, y las cuentas de intereses y recargos fijos a los clientes

Grupos contables cliente: Este grupo contable asignará la cuenta de cobros, las cuentas de descuento por pronto pago, las cuentas de facturación y de redondeo de la aplicación, y las cuentas de intereses y recargos fijos a los clientes.

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11. Configuración de los grupos de IVA (Departamentos/Gestión financiera/Configuración/Grupos registro IVA)

Los principios de configuración de grupos de registro de IVA, tanto de negocio como de producto, son parecidos a los de configuración de grupos contables. Para configurar el IVA, cree primero códigos de grupo de registro de negocio para clientes y proveedores y, a continuación, códigos de registro de IVA de producto para productos y recursos.

12. Configuración de números de serie (Departamentos/Administración/Configuración de la aplicación/General/Nos. Serie)

Especifica toda la serie de números que se utilizará para la empresa. Puede asignar números de serie a determinadas tablas (como las tablas Cliente, Proveedor y Producto), documentos de compra y venta (como ofertas, albaranes y facturas registradas), y libros y secciones de diarios. Puede configurar un sistema de numeración completo formado por un número ilimitado de números de serie para todos los tipos de información básica (excepto las cuentas) y documentos. Puede combinarlo con la numeración manual en determinadas áreas o puede utilizar la numeración manual completamente.

13. Dimensiones Analíticas (Departamentos/Gestión financiera/Configuración/Dimensiones) Una dimensión está formada por datos que se pueden agregar a un movimiento a modo de marcador para que el sistema pueda agrupar movimientos con características similares y recuperar con facilidad esos grupos para realizar análisis. Las dimensiones se pueden utilizar en todo el sistema, en movimientos de diarios y documentos, así como presupuestos. El término dimensión se utiliza para describir cómo se realiza el análisis. Un análisis bidimensional sería, por ejemplo, ventas por área. No obstante, si utiliza más de dos dimensiones al crear un movimiento, puede realizar un análisis más complejo en un momento posterior, por ejemplo, ventas por campaña de ventas por grupo de cliente y por área.

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Cada dimensión puede tener una serie ilimitada de valores de dimensión que sean subunidades de esa dimensión. Por ejemplo, una dimensión que se llame Departamento puede tener como subunidades departamentos que se llamen Ventas, Administración, etc. Estos departamentos son valores de dimensión. Las dimensiones y los valores de dimensión son definidos por el usuario e ilimitados, lo que significa que se pueden crear dimensiones ajustadas a las necesidades de la empresa y de los procesos comerciales. No obstante, algunas dimensiones como el número de cuenta y la fecha ya las define el sistema.

14. Diario general contable (Departamentos/Gestión financiera/Contabilidad) Especifica como desea registrar transacciones en cuentas de contabilidad, bancos, clientes, proveedores y activos fijos. En un diario general, se introduce la información relevante para la transacción, por ejemplo, la fecha de registro, el importe y las cuentas en las que desea realizar el registro. La información que introduce en un diario es temporal y se puede modificar mientras se encuentre en el mismo. Al registrar un diario, éste se vacía y todas las transacciones se registrarán en las distintas cuentas. Puede consultar el resultado del registro del diario en las ventanas de registros de movimientos. Al registrar con un diario general, se crean siempre movimientos en las cuentas.

15. Formas y términos de pago (Departamentos/Gestión financiera/Cobros/Configuración) Formas de Pago Asigna un código a cada forma de pago. Puede establecer un número ilimitado de formas de pago. Una vez determinada la forma, introduzca uno de los códigos en el campo Cód. forma pago en cada una de las fichas de cliente y de proveedor.

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Términos de Pago Organiza fechas de vencimiento y pagos. Esta tabla le permite asignar un código a cada grupo de términos de pago. Después introduzca el código en los campos de código de términos de pago en otras partes del sistema, por ejemplo en una ficha de cliente. Después, cuando registre o configure pedidos, factura...