GUIA PARA Elaborar Documentos Itfip 2019 PDF

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“ITFIP”INSTITUCIÓN DE EDUCACIÓN SUPERIORGUÍA PARA ELABORAR DOCUMENTOS Y FORMATOS DEL SGCSC6793-1 CO-SC6793- GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS Y FORMATOS DEL SGCVersión 1.Diseño y elaboración:Ruth Erika Morales Lugo Docente de Planta – Líder SGCYerson Hernán Oliveros Calderón Profesional de Apoy...

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“ITFIP”

INSTITUCIÓN DE EDUCACIÓN SUPERIOR

GUÍA PARA ELABORAR DOCUMENTOS Y FORMATOS DEL SGC

SC6793-1

CO-SC6793-1

GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS Y FORMATOS DEL SGC

Versión 1.0

Diseño y elaboración: Ruth Erika Morales Lugo Docente de Planta – Líder SGC Yerson Hernán Oliveros Calderón Profesional de Apoyo del SGC

Espinal - Tolima, agosto 20 de 2019

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CONTENIDO 1.

Objetivo ............................................................................................................................ 4

2.

Alcance: ............................................................................................................................ 4

3.

Definiciones: ..................................................................................................................... 4

4. Requisitos y condiciones generales para la elaboración de documentos (manuales, instructivos, guías, etc.) En el itfip ............................................................................................. 6 4.1 Codificación de los documentos: ......................................................................................... 6 4.2 Márgenes para los documentos: .......................................................................................... 7 4.3 Fuente para los documentos: .............................................................................................. 7 4.4 Interlineado: ....................................................................................................................... 7 4.5 Logotipo: ............................................................................................................................ 7 4.6 Preparación y redacción: ..................................................................................................... 7 4.7 Utilización de formatos normalizados: ................................................................................. 8 4.8 Presentación de los documentos: ........................................................................................ 8 4.9.

Hoja de contenido: ........................................................................................................ 9

4.10.

Encabezado: ............................................................................................................ 10

4.11.

El logo institucional: ................................................................................................. 10

4.12.

Nombre de la institución: ......................................................................................... 10

4.13.

Nombre del proceso:................................................................................................ 10

4.14.

Versión: ................................................................................................................... 10

4.15.

Fecha de vigencia: .................................................................................................... 10

4.16.

Código: .................................................................................................................... 10

4.17.

Plantilla para documentar procedimientos: .............................................................. 11

4.18.

Modelo para formatos con codificación: ................................................................... 12

4.19.

Modelo para formatos sin codificación ..................................................................... 12

4.20.

Control de cambios del documento: ......................................................................... 12

4.21.

Modelo de acta de reunión: ..................................................................................... 13

5.

Para tener en cuenta cuando se manejen datos personales .............................................. 15

6.

Control de cambios: ........................................................................................................ 15 3

“ITFIP” INSTITUCIÓN DE EDUCACIÓN SUPERIOR SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Versión: 1.0

Fecha: agosto de 2019

Código: G-GCD-01

GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS Y FORMATOS DEL SGC 1. OBJETIVO: El presente instructivo tiene como objetivo establecer todos los parámetros para el correcto diseño, presentación y codificación e identificación, de cada uno de los documentos establecidos dentro de los Sistemas de Gestión del ITFIP. 2. ALCANCE: Aplica para todos los documentos que soportan los procesos y procedimientos del Sistema de Gestión del ITFIP. 3. DEFINICIONES: Las definiciones que se citan a continuación rigen para todos los documentos que soportan los procesos y procedimientos del Sistema de Gestión del ITFIP.  Acta: Documento escrito en el que se relaciona lo sucedido, tratado o acordado en una junta o reunión.  Alcance: Parte del documento que define la extensión, las áreas, servicios y/o procesos a los cuales aplica.  Anexos: Información adicional adjunta al final del documento que sirve de apoyo para la comprensión del mismo y aplicación de las actividades descritas. Incluye los formatos, diagramas, guías u otros documentos relacionados.  caracterización de proceso: Documento que describe las actividades globales que realiza un proceso, está compuesto básicamente por una cadena de actividades que aportan a la consecución de un objetivo general, identificando también a los proveedores, entradas, y salidas con sus correspondientes clientes (internos y externos), quienes reciben las salidas. Además en este documento se informa acerca de los responsables, los recursos requeridos, los requisitos legales aplicables, los documentos que se deben tener en cuenta, los registros que se generan y los parámetros de medición utilizados para evidenciar el mejoramiento continuo. 4

 Control: Acciones encaminadas para evitar situaciones no deseadas y así garantizar el cumplimiento de las actividades.  Control de cambios: Describe brevemente los cambios realizados con relación a la versión anterior.  Documento: Información y su medio de soporte, este último puede ser papel, magnético, electrónico o fotografía.  Documento de referencia: Documento utilizado con el fin de mejorar la comprensión para realizar las diferentes actividades.  Formato: documento que se puede encontrar en forma digital o impresa que se diligencia para dar lugar a un registro.  Guía: documento que establece pautas de acción, recomendaciones o sugerencias de expertos en temas determinados y que apoyan la gestión de los procesos o la documentación de los mismos.  Instructivo: es un documento que describe detalladamente la forma “como” debe ejecutarse una actividad o tarea, para asegurar su realización.  Manual: documento en el cual se establecen directrices generales de varios temas, procesos o métodos los cuales incluyen información de interés.  Mapa de procesos: representación gráfica que nos ayuda a visualizar todos los procesos que existen en una empresa y su interrelación entre ellos.  Oficio: el oficio es un tipo de documento que sirve para comunicar disposiciones, consultas, órdenes, informes, o también para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de disposiciones, de felicitación, de colaboración, de agradecimiento, etc.  Proceso: conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entradas en resultados.  Procedimiento: forma específica de llevar a cabo un proceso.  Registro: documento donde se relacionan ciertos acontecimientos o cosas; especialmente aquellos que deben constar permanentemente de forma oficial.

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4. REQUISITOS Y CONDICIONES GENERALES PARA LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS (MANUALES, INSTRUCTIVOS, GUÍAS, ETC.) EN EL ITFIP

4.1 Codificación de los Documentos: Los códigos de los documentos de los Sistemas de Gestión del ITFIP, tienen una estructura compuesta por el proceso al que pertenecen, Tipo de documento y un consecutivo, por lo tanto estos códigos serán asignados por el área de calidad, ya que esta área lleva el control de documentos y registros. Identificación del tipo de documento: M: Manual G: Guía I: Informe N: Normograma C: Caracterización

DES CIN JUR VAD VAI VAP VAR VAB VAS GAD GAA GTH GFI GFP GFC GFT GCD OBL

X – YYY - # #

Consecutivo del documento, Si Aplica

Código del proceso al que pertenece: Ejem. JUR: Gestión Jurídica

DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO (Rectoría y Planeación) CONTROL INTERNO GESTIÓN JURÍDICA DOCENCIA (Vicerrectoría Académica y Facultades) INVESTIGACIÓN PROYECCIÓN SOCIAL REGISTRO Y CONTROL ACADÉMICO BIENESTAR UNIVERSITARIO SERVICIOS ACADÉMICOS Y BIBLIOTECA GESTIÓN ADMINISTRATIVA E INFRAESTRUCTURA FÍSICA ALMACÉN GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO GESTIÓN FINANCIERA PRESUPUESTO CONTABILIDAD TESORERÍA GESTIÓN DE CALIDAD Y DOCUMENTAL PROCEDIMIENTOS OBLIGATORIOS DEL S.G.C.

Es importante aclarar que únicamente los documentos y formatos que se derivan de un procedimiento documentado y aprobado por el SGC se codifican entro del mismo, en caso de no pertenecer a un procedimiento específico se puede omitir esta codificación, no obstante se considera como un documento de trabajo valido. 6

4.2 Márgenes Para los documentos: Se recomienda utilizar los siguientes.  Superior: 3 cm o 4 cm (cuando incluya encabezado)  Izquierdo: 3 cm  Derecho: 3 cm  Inferior: 2 cm (incluido pie de página)

4.3 Fuente Para los documentos: Se recomienda aplicar el uso de la siguiente fuente o tipo de letra: ARIAL a un tamaño de texto entre 10 y 12 puntos para el cuerpo del documento dependiendo de la extensión del mismo. En algunas ocasiones cuando se elaboran cuadros se utiliza Arial en un tamaño que sea visible.

4.4 Interlineado: 1,15 Opciones de interlineado: 0 – 0 4.5 Logotipo: Cabe resaltar que el logotipo institucional sólo debe ser utilizado para tratar asuntos de la Institución y en ningún momento puede ser usado para tramitar asuntos personales.

4.6 Preparación y redacción: Para el caso de comunicaciones oficiales se deben tener en cuenta las recomendaciones descritas en la guía GTC 185: a) Tratar un solo tema por comunicación: Cada tema o asunto debe ser tratado en una comunicación. Dentro de la estructura de todo documento oficial, se encuentra una parte denominada “Asunto” el cual es un resumen de (máx. 4 palabras) del contenido de la carta o comunicación. 7

b) Redactar de forma clara, precisa, concreta y concisa: Se debe ser claro en el contenido que se quiere informar, no debemos extendernos en su texto. Abordar el tema o asunto de una forma resumida que se entienda en su totalidad por parte del lector. c) Usar tratamiento respetuoso y cortés: La gran mayoría de las comunicaciones oficiales serán recibidas por entidades con las cuales la Institución tiene relación, por lo tanto, el tratamiento utilizado debe ser respetuoso y que inspire cortesía y educación. En ningún momento se puede “tutear” al lector, se debe redactar en primera persona del plural y usar el tratamiento de usted en singular o plural. 4.7 Utilización de formatos normalizados: En ningún caso se utilizará el formato institucional para enviar comunicaciones de carácter personal, ni tampoco se utilizará el servicio de mensajería para estos fines. 4.8 Presentación de los Documentos: a) Primera Hoja PORTADA

Se recomienda que todos los documentos que requieran de portadas, deben de establecer la ilustrada en este documento.

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B) Segunda Hoja

a) b) c) d)

Logo símbolo de la Institución Nombre del Documento Versión (Si lo requiere) Diseño o responsable de elaboración del documento e) Nombre del Rector f) Ciudad y Fecha

la

Nota aclaratoria: algunos documentos dependiendo de su grado de especificidad y alcance requieren llevar una hoja adicional de presentación de los integrantes de los órganos de Dirección: Consejo Directivo y Consejo Académico. Si así se requiere. 4.9.

Hoja de Contenido: es importante contar con una descripción del contenido del documento para una mayor comprensión del documento y facilidad de lectura.

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4.10. Encabezado: Los documentos deben llevar el siguiente encabezado: “ITFIP” INSTITUCIÓN DE EDUCACIÓN SUPERIOR GESTION ADMINISTRATIVA E INFRAESTRUCTURA FISICA

V rsión: 00

 LOGOTIPO

Fecha: xxx de 2019 NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN

Código: x-xxx-00 NOMBRE DEL PROCESO

 VERSIÓN CÓDIGO DEL  FECHA DE DOCUMENTO, SI ELABORACION DEL  APLICA DOCUMENTO   4.11. El Logo Institucional: El logo símbolo del ITFIP, debe ir en el encabezado de la página, en la parte superior izquierda, primera columna, única línea, el logo es proporcional y se modifica de acuerdo al ancho de la hoja, este debe ser proporcional a su forma redondeada. 4.12. Nombre de la Institución: En el encabezado, siglas y el nombre de la institución en mayúsculas en letra fuente Arial, el tamaño de la fuente de 12 puntos, negrilla y centrado. 4.13. Nombre del Proceso: En el encabezado segunda línea, el nombre del proceso al que pertenece el documento, en mayúsculas en letra fuente Arial, el tamaño de la fuente de 12 puntos, negrilla y centrado. 4.14. Versión: Corresponde al número de actualizaciones que tenga el documento del Sistema de Gestión de la Calidad, al modificarse la versión debe aumentar, (versión 1, versión 2, etc., la versión 0 es para las versiones en borrador). En letra fuente Arial, el tamaño de la fuente de 11 puntos, negrilla y centrado. 4.15. Fecha de Vigencia: Corresponde a la fecha en que entra en vigencia la aplicación del documento, en formato MM/AAAA. 4.16. Código: Código que identifica el documento, siendo identificado y asignado por el área de Calidad para el caso de los PROCEDIMIENTOS. 10

4.17. Plantilla para Documentar Procedimientos: Los procedimientos deben de llevar el siguiente encabezado y deben contener los siguientes datos: “ITFIP” INSTITUCION DE EDUCACION SUPERIOR PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS GESTION ADMINISTRATIVA E INFRAESTRUCTURA FISICA Versión: XX

Fecha: MM/XXXX

Código: M-GAD-00

Página: X de X

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: RESPONSABLE: OBJETIVO: RESULTADOS ESPERADOS: LIMITES Punto Inicial: Punto Final: FORMATOS IMPRESOS:

“ITFIP” INSTITUCION DE EDUCACION SUPERIOR PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS GESTION ADMINISTRATIVA E INFRAESTRUCTURA FISICA

Versión: 00

Fecha: xxx de 2019

Código: x-xxx-00

Página: xx de xx

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: xxxxxxxxxxxxx DESCRIPCIÓN ESPECIFICA No.

ACTIVIDAD

Elaborado Por: Líder SGC

Revisado Por: Comité Coordinador

RESPONSABLE

Aprobado Por: Comité Coordinador

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4.18. Modelo para formatos CON codificación: Estos formatos se encuentran controlados por el SGC y el procedimiento control de registros, por tanto hacen parte de los documentos que evidencian actividades del desarrollo de los procedimientos: “ITFIP” INSTITUCIÓN DE EDUCACIÓN SUPERIOR

Ejemplo: CUMPLIDO DE COMISIÓN Versión: 2.0

Código: F03-MGAD04

4.19. Modelo para formatos SIN codificación

“ITFIP”INSTITUCIÓN DE EDUCACIÓN SUPERIOR Ejemplo: REGISTRO DE ATENCIÓN Y SEGUIMIENTO ESTUDIANTIL ACTIVIDADES BIENESTAR UNIVERSITARIO - PAPITFIP

EJEMPLO:

4.20. Control de cambios del documento: Cuadro que describe brevemente los cambios realizados con relación a la versión anterior. Se recomienda utilizarlo en todos los documentos con el fin de evidenciar los cambios que han dado lugar a las diferentes versiones. VERSIÓN

FECHA DE APROBACIÓN

1.0

Septiembre 27 de 2010

DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS

Se aprueba el documento general

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4.21. Modelo de Acta de Reunión: Es un documento que constituye la memoria de reuniones (internas o externas) que expresa lo tratado y acordado en las mismas. Los párrafos deben ser concisos, claros y que hagan énfasis en las determinaciones tomadas en la reunión. Redactar en tiempo pasado.

“ITFIP” INSTITUCIÓN DE EDUCACIÓN SUPERIOR Establecimiento público de Educación, adscrito al Ministerio de Educación Nacional NIT 800.173.719.0 www.itfip.edu.co

ACTA No. 01 FECHA: LUGAR: ASUNTO: ASISTENTES No

NOMBRE

CARGO

ORDEN DEL DIA

DESARROLLO

COMPROMISOS ACCIONES

RESPONSABLE

FECHA DE CUMPLIMIENTO

PRÓXIMA REUNIÓN FECHA: LUGAR: FIRMANTES RESPONSABLES Cargo

Anexos:

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4.22. Modelo formato para oficios: El Oficio es un Documento que sirve para comunicar disposiciones, consultas, órdenes, informes o llevar a cabo gestiones de acuerdo, entre otras comunicaciones de carácter Institucional.

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5. PARA TENER EN CUENTA CUANDO SE MANEJEN DATOS PERSONALES ¿En qué consiste la protección de datos? Son todas las medidas que se toman, tanto a nivel técnico como jurídico, para garantizar que la información de los usuarios de una entidad o de cualquier base de datos, esté segura de cualquier ataque o intento de acceder a esta, por parte de personas no autorizadas. Si el formato o la plantilla es utilizado para registrar datos personales o información sensibles de acuerdo con la ley 1581 y su decreto reglamentario 1377 de 2013, deberá contar con la siguiente nota. Nota: El ITFIP Instituto Tolimense de Formación Técnica Profesional, conforme a las disposiciones contenidas en la ley 1581 y su decreto reglamentario 1377 de 2013 , como custodio responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, propenderá por la seguridad y confidencialidad de los datos sensibles o personales que se hayan recogido y tratado en operaciones tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de aquella información que se reciba de terceros a través de los diferentes canales de recolección de información.

6. CONTROL DE CAMBIOS:

VERSIÓN

FECHA DE APROBACIÓN

DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS

1.0

Agosto de 2019

Diseño, elaboración y difusión del documento por parte del SGC

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