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HOJA DE VERIFICACIÓN ENCUENTRE LOS DATOS NECESARIOS PARA RESOLVER LOS PROBLEMAS MÁS DIFÍCILES

Rodrigo Oliveira Copyright © 2020. Todos los derechos reservados

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En medio de la dificultad yace la oportunidad” Albert Einstein

Tabla de contenido CAPITULO 1 INTRODUCCION CÓMO SE ORGANIZA EL LIBRO CAPITULO 2 ¿CUÁL ES LA HOJA DE VERIFICACIÓN? ¿CUÁNDO UTILIZAR? CAPITULO 3 HOJA DE VERIFICACIÓN ELIGE QUE SERÁ ANALIZADO PREPARANDO LA HOJA DE VERIFICACIÓN RECOPILANDO DATOS ESTRUCTURANDO LOS DATOS TOMAR DECISIONES PLAN DE ACCIÓN CAPITULO 4 EXEMPLO DE APLICAÇÃO APLICACIÓN CAPITULO 5 CONCLUSIÓN

CAPITULO 1 INTRODUCCION Realizar la recopilación de datos de manera efectiva y eficiente es muy importante para resolver los problemas que se enfrentan a diario en las empresas. A menudo recopilamos datos incorrectamente, generando retrabajo en la recopilación debido a la falta de planificación. ¿Y también tiene dificultades para recopilar datos para la toma de decisiones en su empresa? Actualmente existe una técnica muy simple y fácil de usar para recolectar datos de una manera estructurada llamada hoja de verificación.

CÓMO SE ORGANIZA EL LIBRO El libro está dividido en 3 temas, donde tema 1 proporciona una descripción general de lo que es la hoja de verificación, algunos ejemplos de aplicación y cuándo usarlo en tu vida diaria. El tema 2 presenta paso a paso para que usted prepare y aplique la hoja de verificación, desde la definición de lo que se analizará hasta el análisis de los datos recopilados. El tema 3 presenta un ejemplo, donde tendrá la oportunidad de ver la aplicación de los conocimientos aprendidos en los temas anteriores y se le animará a aplicar la hoja de verificación para recopilar datos reales de cualquier problema de su ambiente de trabajo o vida personal.

¡Buena lectura!

CAPITULO 2 ¿CUÁL ES LA HOJA DE VERIFICACIÓN? La hoja de verificación es una de las siete herramientas de calidad y se considera la más simple de usar. Son formularios planificados y estandarizados en forma de tablas, donde los eventos o problemas se llenan en una columna, en otra columna, el número de líneas con el número de veces que ocurrió un evento o problema determinado y en la última columna la suma total de cuántas veces ha ocurrido el problema o evento.

Los datos recopilados por la lista se procesan para generar información para el análisis y la toma de decisiones. También conocida como lista de comprobación, lista de control o checklist , esta herramienta sirve como un primer paso hacia algunas herramientas de calidad, control de procesos o herramientas de solución de problemas.

El uso de la hoja de verificación ahorra tiempo, eliminando la molestia de dibujar figuras, recopilar datos o escribir números repetitivos, lo que permite una rápida comprensión de la realidad y una interpretación inmediata de la situación, reduciendo los errores para no análisis de datos de compromiso. Algunas ventajas de usar la hoja de verificación: Fácil de usar;

Bajo costo; Ayuda a solucionar problemas; La recopilación de datos ocurre en el momento en que ocurre; Facilita la identificación de la causa con el problema.

¿CUÁNDO UTILIZAR?

La hoja de verificación se puede usar en los siguientes escenarios: Distribución del proceso de producción; Comprobando elementos defectuosos; Verifique la ejecución del proceso a través de la lista de verificación; Admite el diagrama de Pareto, el histograma, el diagrama de dispersión, el control del proceso, entre otras herramientas que necesitan recopilar datos; Se utiliza cuando desea recopilar datos de muestras de producción; Recuento de cantidades producidas. Ya hemos aprendido qué es la hoja de verificación, sus ventajas y cuándo usarla. Pero, ¿cómo configuramos una hoja de verificación? Siga paso a

paso en las páginas siguientes y descubra cómo usar esta herramienta para recopilar los datos.

CAPITULO 3 HOJA DE VERIFICACIÓN Para armar una hoja de verificación que ayudará en la recopilación de datos, debe seguir el siguiente flujo desde la definición de lo que se analizará hasta la implementación del plan de acción.

En los temas a continuación, cada paso se presentará con más detalle.

ELIGE QUE SERÁ ANALIZADO

El primer paso de la hoja de verificación será definir qué se analizará y cómo. Para esto es necesario definir los siguientes temas a continuación: Defina claramente el evento o los problemas a ser observados; Identifique claramente el propósito de la recopilación de datos, es decir, cuáles son los objetivos y los defectos más importantes que se analizarán; Estipular un período de observación o el número de muestras; Defina qué método se utilizará para la recopilación de datos; Defina cómo se recopilarán los datos; Establezca la frecuencia de recolección (mensual, diaria, cada turno, etc.).

Para llevar a cabo una encuesta de las causas / defectos a analizados, podemos usar el diagrama de causa y efecto , una de las 7 herramientas de calidad, que es una técnica utilizada para plantear todas las causas de acuerdo con 6 dimensiones para un efecto dado. Las 6 dimensiones de la técnica son: Método; Mano de Obra; Materia-prima; Máquina; Medio ambiente; Medición.

PREPARANDO LA HOJA DE VERIFICACIÓN

Con la información planteada en el paso anterior, el siguiente paso es estructurar la hoja de verificación de tal manera que pueda recopilar correctamente los datos necesarios para la toma de decisiones. Debe saber qué tipo de hoja de verificación usar para evaluar el proceso y qué simbología usará (la más común es el guión en el vertical) Después de elegir el tipo, el siguiente paso es completar el evento o problema y también incluir la evidencia de cada problema, para saber exactamente cuándo debería o no señalar el problema. A continuación se muestra una plantilla de hoja de verificación para recopilar los problemas que ocurren en un proceso de producción durante la semana:

RECOPILANDO DATOS Al recopilar datos, debe seguir las reglas definidas en el paso de definición, como el tiempo en que la persona responsable de recopilar analizará el proceso.

También debe definir quién será responsable de recopilar los datos durante el análisis del proceso en los días y turnos definidos. Un punto importante es capacitar a los responsables de la recopilación, guiando la evidencia y los puntos de atención en el proceso, además de seguir los primeros análisis con él para asegurarse de que escribe correctamente.

ESTRUCTURANDO LOS DATOS

Después de recopilar los datos, debemos pasar todos los datos a una hoja de cálculo para facilitar la comprensión de lo que se recopiló. Si se realizó una recopilación diaria, se debe representar la suma de cada día, así como el gran total de los datos. Después de compilar los datos, debemos usar una herramienta para analizar y tomar decisiones con el fin de lograr los objetivos descritos en el paso que define el análisis.

TOMAR DECISIONES

Como se vio anteriormente, la hoja de verificación sirve como base para varias herramientas para la toma de decisiones. Después de ensamblar la hoja Para fines de verificación, puede utilizar las siguientes herramientas de toma de decisiones: Gráfico de Pareto: Para descubrir el 20% de los esfuerzos que generan el 80% del resultado; Histograma: Para evaluar la distribución de frecuencia; Gráfico de control del proceso: Para evaluar si los datos recopilados de la muestra están bajo control estadístico;

Diagrama de dispersión: Para verificar si dos variables están relacionadas entre sí.

PLAN DE ACCIÓN

Después de usar técnicas de toma de decisiones, el siguiente y más importante paso será estructurar un plan de acción para lograr los objetivos iniciales de la hoja de verificación en caso de que se encuentre algún problema en el análisis anterior. Para crear el plan de acción, puede usar la técnica 5w2h (qué, quién, cuándo, por qué, dónde, cuánto y cómo) , y luego seguir el progreso del plan de acción con a su equipo midiendo los resultados y evaluando si se ha logrado el objetivo.

CAPITULO 4 EXEMPLO DE APLICAÇÃO Vea a continuación un ejemplo de aplicación de la hoja de verificación para analizar las quejas de la encuesta de satisfacción en una pizzería, donde se recopilaron los siguientes datos:

Después de realizar la recopilación de datos, el equipo aplicó el Principio de Pareto para identificar los principales errores.

Para concluir, el equipo elaboró el plan de acción para eliminar de una vez por todas los problemas planteados en el proceso:

APLICACIÓN ¿Te gustó la técnica de la hoja de verificación? Ahora es tu turno de aplicar el conocimiento en tu día a día. Recopile datos de algo que desee medir, como la hora del baño de cada persona durante la semana o problemas con un proceso .

Use la hoja de trabajo a continuación para realizar el ejercicio. Haga clic en el enlace a continuación o escriba el enlace en su navegador para acceder a la hoja de cálculo. Hoja de calculo: https://bit.ly/hojaverificacion

CAPITULO 5 CONCLUSIÓN La hoja de verificación tiene varios beneficios cuando necesita recopilar datos para resolver un problema. Comience a usar la hoja de verificación hoy en los proyectos en los que está trabajando.

Encontrará que esta herramienta será muy útil en su vida, ayudándole a recopilar correctamente los datos que necesita.

Principio de Pareto 80/20: Maximizar los Resultados

El Principio de Pareto se usa junto con la hoja de verificación como se presentó en el capítulo anterior. Con el Principio de Pareto, es posible evaluar los datos recopilados y priorizar las causas principales que generan el 80% de los problemas. El libro Principio de Pareto 80/20: para maximizar los resultados, presenta sobre el principio de Pareto, el Ciclo de Pareto como una herramienta para la mejora continua, aplicaciones en marketing, logística, finanzas, entre otras aplicaciones, además de un caso práctico en Excel para que pueda crear el gráfico de Pareto. Descubra el libro haciendo clic en el enlace a continuación o accediendo al navegador: https://www.amazon.es/dp/B086VQH6Q7

INDICACIÓN DE LIBROS Hábitos Que Transforman Vidas

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LLuvia de Ideas: Cómo hacer un brainstorming eficiente para resolver problemas

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AGRADECIMIENTOS

Siempre he ejercido mi gratitud a diario y quisiera agradecerle a su lector por tomarse el tiempo para aprender acerca de la Hoja de verificación . Espero que haya aprendido cómo armar su propia hoja de verificación de recopilación de datos y estoy feliz de haber contribuido de alguna manera a su desarrollo. Me gustaría hacer un pedido. ¿Podría calificar este libro en Amazon? Deje su comentario diciendo cómo aplicó los conceptos en este libro y cuáles fueron los resultados generados después de hacer la aplicación. Estos comentarios también son importantes para mí.

Este simple gesto hace una gran diferencia para mí y para los futuros lectores de este libro. ¡Muchas gracias!

Sobre el Autor

Rodrigo Oliveira lleva más de 6 años dedicado a proyectos de mejora continua y consultoría interna en el área hospitalaria, aplicando conceptos de lean healthcare, lean office, mapeo de procesos, herramientas de calidad, six sigma y gestión de proyectos. Graduado en Ingeniería de Producción, postgrado en Gestión de Proyectos, MBA en Gestión Empresarial y MBA en Gestión Industrial, además de Black Belt en Lean Six Sigma. Hoy, tiene como objetivo ayudar a las personas a aprender nuevas herramientas para la mejora continua y la productividad en el entorno profesional y en sus vidas personales, además de actuar como consultor para micro y pequeñas empresas.

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