IMPLEMENTASI ERP PT INDOFOOD CBP SUKSES MAKMUR PDF

Preview

Summary

TUGAS AKHIR IMPLEMENTASI ERP PT INDOFOOD CBP SUKSES MAKMUR Diajukan untuk memenuhi Ujian Tengah Semester dan Ujian Akhir Semester mata kuliah Enterprise Resources Planning dengan dosen Hari Supriadi, S.T., M.Kom T.A. Ganjil 2018/2019 Oleh: ORLANDO PERDANA SIHOMBING 1117123004 PROGRAM STUDI S1 SISTEM...

Description

TUGAS AKHIR IMPLEMENTASI ERP PT INDOFOOD CBP SUKSES MAKMUR

Diajukan untuk memenuhi Ujian Tengah Semester dan Ujian Akhir Semester mata kuliah Enterprise Resources Planning dengan dosen Hari Supriadi, S.T., M.Kom

T.A. Ganjil 2018/2019

Oleh: ORLANDO PERDANA SIHOMBING 1117123004

PROGRAM STUDI S1 SISTEM INFORMASI FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS WIDYATAMA BANDUNG 2018

DAFTAR ISI BAB 1 PENDAHULUAN ............................................................................................... 3 1.1 Latar Belakang ...................................................................................................... 3 1.2 Permasalahan ........................................................................................................ 4 1.3 Tujuan .................................................................................................................... 4 1.4 Ruang Lingkup ..................................................................................................... 4 BAB 2 LANDASAN TEORI .......................................................................................... 5 2.1 Sistem Informasi ................................................................................................... 5 2.2 Enterprise Resources Planning (ERP) ................................................................. 7 BAB 3 PEMBAHASAN ............................................................................................... 10 3.1 Penerapan Sistem ERP PT. Indofood ............................................................... 10 3.2 Analisa Tangible dan Intangible ....................................................................... 12 BAB 4 PENUTUP ......................................................................................................... 14 4.1 Kesimpulan .......................................................................................................... 14

BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Sistem informasi merupakan salah satu elemen penting dalam mengoperasionalkan dan mendukung proses bisnis pada perusahaan. Perusahaan selalu dituntut memperhatikan teknologi yang dimiliki saat ini secara keseluruhan agar dapat mengikuti perubahan dari perkembangan teknologi. Dengan memanfaatkan teknologi informasi, perusahaan dapat menjalankan proses bisnis dengan lebih efektif dan efisien serta dapat mengolah data menjadi lebih akurat. Dengan penerapan teknologi informasi, perusahaan dapat menjadi lebih unggul dibandingkan dengan perusahaan lainnya. Karena inilah maka melahirkan sebuah sistem khusus yang dirancang untuk mengelola dan menghasilkan informasi yang dibutuhkan oleh penggunanya. Namun dengan meningkatnya kompleksitas proses dan fungsi operasional dalam perusahaan maka muncul kebutuhan lain yaitu sebuah sistem informasi yang terintegrasi yang dapat memberikan informasi secara realtime kepada pengguna. Kebutuhan itu adalah ERP (Enterprise Resources Planning), yaitu sistem yang dirancang untuk mengintegrasikan seluruh area fungsional dalam organisasi untuk mencapai efektifitas dan efisiensi tertinggi. Di Indonesia telah banyak perusahaan yang menerapkan ERP sebagai sistem utamanya. Salah satu perusahaan tersebut adalah PT Indofood CBP Sukses Makmur Tbk. PT Indofood CBP Sukses Makmur tbk. merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang industri makanan dan minuman yang didirikan di Indonesia. Perusahaan ini didirikan oleh Sudono Salim pada tahun 1990. Pada beberapa dekade terakhir, PT Indofood CBP Sukses Makmur tbk. telah berkembang menjadi sebuah perusahaan Total Food Solutions dengan mengadakan kegiatan operasional yang mencakup seluruh tahapan proses produksi makanan, dimulai dari produksi dan pengolahan bahan baku hingga menjadi produk akhir yang siap dipasarkan oleh para pedagang eceran. Perusahaan ini telah mengekspor produksi makanannya hingga ke Asia, Australia, dan Eropa. Kini, PT Indofood CBP Sukses Makmur tbk. merupakan perusahaan mapan dan terkemuka dalam setiap kategori bisnisnya.

1.2 Permasalahan Permasalahan yang dapat dirumuskan dalam tugas ini adalah bagaimana penerapan Enterprise Resource Planning (ERP) pada perusahaan PT Indofood CBP Sukses Makmur Tbk. 1.3 Tujuan Tujuan pembuatan tugas ini adalah untuk mengidentifikasi penerapan Enterprise Resources Planning (ERP) pada perusahaan PT Indofood CBP Sukses Makmur Tbk. 1.4 Ruang Lingkup Ruang lingkup tugas ini membahas penerapan sistem ERP di PT Indofood CBP Sukses Makmur Tbk dan menganalisa manfaat tangible dan intangible.

BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Sistem Informasi Menurut O’Brien (2005) sistem informasi merupakan kombinasi teratur dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi (O’Brien, 2005). Komponen sistem informasi tersebut secara lebih jelas ditunjukkan pada Gambar 1.

Gambar 2.1 Komponen Sistem Informasi Tujuan SIM, yaitu: •

Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.

•

Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.

•

Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.

Ketiga tujuan tersebut menunjukkan bahwa manajer dan pengguna lainnya perlu memiliki akses ke informasi menggunakannya.

akuntansi manajemen dan mengetahui bagaimana cara

Informasi

akuntansi

manajemen

dapat

membantu

mereka

mengidentifikasi suatu masalah, menyelesaikan masalah, dan mengevaluasi kinerja (informasi akuntansi dibutuhkan dam dipergunakan dalam semua tahap manajemen, termasuk perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan). Menurut O’Brien (2005), terdapat 3 peran utama sistem informasi dalam bisnis yaitu : a) Mendukung proses bisnis dan operasional. b) Mendukung pengambilan keputusan. c) Mendukung strategi untuk keunggulan kompetitif

Gambar 2.2 Tiga Peran Utama Sistem Informasi Mengembangkan solusi sistem informasi yang mampu mengatasi masalah bisnis adalah tantangan utama untuk para manajer dan praktisi bisnis saat ini. Sebagai seorang praktisi bisnis bertanggungjawab untuk mengajukan atau mengembangkan teknologi informasi baru atau meningkatkannya bagi perusahaan. Adapun untuk seorang manajer bertanggungjawab untuk mengelola usaha pengembangan yang dilakukan para spesialis sistem informasi dan para pemakai akhir bisnis. Mengembangkan solusi sistem informasi untuk mengatasi masalah bisnis dapat diimplementasikan dan dikelola sebagai beberapa proses bertahap atau beberapa siklus yaitu investigasi, analisis, pembentukan design, implementasi sistem informasi, dan menjaga keberlanjutan sistem informasi seperti ditunjukkan pada Gambar 3 di bawah ini (O’Brien, 2005).

Gambar 2.3 Siklus Pengembangan Sistem Informasi

2.2 Enterprise Resources Planning (ERP) ERP (Enterprise Resource Planning) adalah struktur sistem informasi yang digunakan untuk mengintegrasikan proses bisnis dalam perusahaan manufaktur/jasa yang meliputi operasional dan distribusi produk yang dihasilkan. Tujuan dari implementasi ERP adalah menyatukan semua divisi yang ada dalam perusahaan menjadi satu sistem yang dapat dikendalikan secara terpusat. ERP lebih ditujukan pada sistem back-office, dimana sistem ERP tidak bersentuhan secara langsung dengan konsumen. Pada umumnya, ERP dibangun sebagai sistem berbasis modul yang menangani proses manufaktur, logistik, distribusi, inventori, invoice, akuntasi perusahaan dan lain sebagainya. Dari modul-modul tersebut, maka aktivitas penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen kualitas dan sumber daya manusia dapat dikontrol dengan baik dan informasi yang berhubungan dengan aktivitas tersebut dapat diperoleh dengan cepat. ERP dibagi menjadi tiga modul utama, yaitu modul operasi, modul financial dan akuntansi, dan modul sumber daya manusia. Ketiga modul ini berjalan secara terpisah, sehingga perusahaan tidak harus mengimplementasikan ketiganya secara langsung. Namun, ketiga modul tersebut berhubungan langsung dengan satu database terpusat. Misalnya ketika bagian penjualan menerima pesanan dari konsumen, bagian gudang langsung mengetahui dan mempersiapkan pesanan tersebut. Kemudian bagian akuntansi dapat melihat apakah barang pesanan sudah dikirim atau belum, sehingga ia dapat mempersiapkan tagihan untuk konsumen. Sistem yang seperti ini akan menghemat banyak resource perusahaan, seperti waktu, biaya dan tenaga kerja. Semua orang dalam sistem melihat data yang sama dan akan memperoleh informasi terbaru dari semua divisi dalam perusahaan. Implementasi ERP membutuhkan persiapan yang matang, karena kesalahan implementasi akan mengakibatkan kerugian yang tidak sedikit. Tahap paling awal dari implementasi ERP adalah membangun bisnis proses yang baik. Tanpa bisnis proses yang baik, semua sistem informasi berbasis komputer dengan teknik apapun tidak akan mampu meningkatkan efisiensi dan efektivitas perusahaan tersebut. Selain itu, kesiapan karyawan akan perubahan sistem merupakan salah satu hal yang harus diperhitungkan. Rancangan ERP yang sempurna tidak akan membantu jika tidak dijalankan dengan baik. Yang harus diingat adalah tidak semua perusahaan membutuhkan ERP dalam sistemnya. Karena

proses bisnis setiap perusahaan bersifat unik, sehingga ERP dalam satu perusahaan belum tentu dapat digunakan pada sistem di perusahaan yang lain, atau perbaikan proses bisnis dalam perusahaan cukup untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas. Kemampuan sistem ERP untuk menangani seluruh aktivitas dalam organisasi, membawa budaya kerja baru dan integrasi dalam organisasi. Mengambil alih tugas rutin dari personel mulai tingkat operator hingga manajer fungsional, sehingga memberikan kesempatan kepada sumber daya manusia perusahaan untuk berkonsentrasi dalam penanganan masalah yang kritis dan berdampak jangka panjang. Sistem ERP juga membawa dampak penghematan biaya (cost efficiency) yang signifikan dengan adanya integrasi dan monitoring yang berkelanjutan terhadap performance organisasi.

Gambar 2.4 Komponen Sistem ERP Secara implisit aplikasi ERP bukan hanya suatu software semata, namun merupakan suatu solusi terhadap permasalahan informasi dalam organisasi. Enterprise Resource Planning (ERP) dapat didefinisikan sebagai aplikasi sistem informasi berbasis komputer yang dirancang untuk mengolah dan memanipulasi suatu transaksi di dalam organisasi dan menyediakan fasilitas perencanaan, produksi dan pelayanan konsumen yang real-time dan terintegrasi. ERP merupakan suatu sistem yang terintegrasi, sehingga aplikasi ERP mampu memberikan kepada organisasi penggunanya suatu model pengolahan transaksi yang terintegrasi dengan aktivitas di unit bisnis lain dalam organisasi. Dengan mengimplementasikan proses bisnis standar perusahaan dan database tunggal (single database) yang mencakup keseluruhan aktivitas dan lokasi di dalam perusahaan, ERP mampu menyediakan integrasi di antara aktivitas dan lokasi tersebut. Sebagai hasilnya,

Sistem ERP dapat mendorong ke arah kemampuan pengambilan keputusan yang lebih baik dengan parameter yang terukur secara kuantitatif. Sehingga keputusan yang dihasilkan tersebut dapat saling mendukung proses operasional perusahaan atau organisasi.

BAB 3 PEMBAHASAN 3.1 Penerapan Sistem ERP PT. Indofood Perusahaan yang juga beroperasi di China dan Nigeria menjual lebih dari 8 miliar paket mie instant tiap tahunnya. Disamping beberapa variasi porduk antara lain snack, kecap, bumbu penyedap, makanan bayi dan soft drink. Cakupan bisnis perusahaan Indofood dan peningkatan pasar kedepannya membuat Enterprise Resource Planning (ERP) merupakan faktor penting dalam kesuksesan perusahaan. Perbedaan varian dari mie instan harus berisi bumbu yang tepat yang diproduksi oleh Food Ingredient Division (FID). Setiap divisi harus menyesuaikan rencana produk (Production Plans) mereka sehingga akan selalu tersedia segala jenis bumbu yang dibutuhkan oleh berbagai varian dari mie instan. Pada waktu yang sama, mereka harus menjaga agar persediaan digudang seminimal mungkin. Hanya aplikasi ERP yang dapat membuat hal itu dapat diatur dan dijadwalkan dengan sebaik mungkin. Dari Perencanaan dan Kontrol Produksi, melalui kebutuhan peramalan dan inteligensi bisnis, Indofood mempercayakan SAP R/3 sebagai solusi ERP, SAP Advance Planner and Optimizer (SAP APO) sebagai solusi Supply Chain Management (SCM) dan mySAP Business Intelligence dengan SAP Business Information Warehouse (SAPBW). Ketika memilih platform dari sistem ERP, Indofood melihat 3 buat kriteria antara lain reliability, scalability dan kemudahan manajemen. Dengan melihat kriteria itu,t erpilihlah IBM iSeries sebagai platform hardware yang digunakan. iSeries memiliki keamanan, scalability dan efisiensi biaya dalam mendukung SAP, dan membantu perusahaan Indofood memaksimalisasi nilai dari solusi SAP. Ketika Indofood memperluas inti dari sistem SAP R/3 untuk memasukkan SAP BW dan SAP APO, tidak ada yang perlu dipertanyakan lagi untuk mengganti platform server. Data SAP tersimpan dan diatur oleh IBM BD2 Database Management. iSeries telah berjalan dengan sangat baik, dan kami memiliki kemampuan dasar dari OS/400. Oleh karena itu, merupakan pilihan logis jika kami tetap mempertahankan teknologi dari IBM ini. iSeries memberikan virtually trouble-free operation, dan memberikan apapun yang kami butuhkan sesuai dengan kriteria perusahaan yaitu scalability, reliability, dan maintainability.

1. Menyesuaikan Minat Konsumen Agar mendapatkan efisiensi produksi yang luar biasa dan memaksimalkan pendapatan, Indofood harus dapat jeli melihat keinginan konsumen sebaik mungkin di waktu yang akan datang. Dengan menggunakan solusi SAP, Indofood dapat menganalisis transaksi data secara mendetail, untuk melihat perubahan pola yang terjadi dalam minat konsumen dan kemudian merespon secara efektif. Sebagai contoh, dapat menganalisis informasi rasa apa saja yang paling laris terjual di kota besar atau rasa apa saja yang tidak laku di kota kecil, sehingga dapat mengirimkan jenis rasa mie instan yang tepat di tempat yang dituju, sehingga akan meningkatkan potensi penjualan. SAP memberikan informasi yang mendetail dengan sangat cepat dimana hal tersebut merupakan keuntungan bisnis yang vital. Informasi penjualan memberikan inputan ke dalam SAP APO, dimana akan memberikan informasi berkala pada produk apa saja yang harus di produksi, berapa jumlahnya dan dipabrik mana akan diproduksi. 2. Distribusi Informasi Sedangkan data yang disediakan oleh SAP R/3 sistem dan SAP APO sangat penting untuk perencanaan produksi dan pengendalian persediaan di bagian operasional manajemen menengah dan tim eksekutif tidak perlu data transaksi yang mentah. Yang perusahaan butuhkan adalah informasi mengenai keseluruhan performa bisnis, arus kas, dan beberapa hal detail operasional. Untuk meningkatkan akurasi maupun ringkasan manajemen yang tepat waktu, perusahaan mengimplementasikan SAP BW pada bulan Juli 2003. Aplikasi tersebut dapat memberikan informasi yang sangat mendetail, seperti pencacahan berapa pak sebenarnya Indomie rasa kari ayam yang terjual di suatu area selama periode tertentu. 3. Integrasi Sistem Hilir Dengan sistem ERP kelas dunia, Indofood telah memulai untuk perencanaan kedepan, bertujuan untuk memperluas operasinya sekaligus meningkatkan efisiensi biaya. Tujuan bisnis saat ini adalah untuk mengelompokkan pelanggan-pelangan dengan lebih akurat, kemudian melayani setiap kelompok sesuai minatnya masing-masing. Perusahaan akan bekerja lebih erat dengan para distributor hingga pengecer. Ini akan memungkinkan untuk meningkatkan perencanaan kapasitas dan membantu kami meningkatkan efisiensi serta mengurangi biaya. Beberapa distributor Indofood , seperti Indomarco, juga dalam proses pengembangan sistem ERP, dan dapat memperpanjang kepada pengecer. Rencananya adalah untuk mengintegrasikan sistem antara mitra perusahaan supaya memuluskan

proses e-commerce. Jelas bahwa platform komputasi terbuka adalah mutlak diperlukan untuk mendukung integrasi sistem hilir, yang akan memungkinkan interoperabilitas aplikasi termasuk warisan sistem dan aliran data real-time melalui berbagai sistem ERP. 4. Pengarsipan Dokumen Akhirnya Indofood juga melakukan penyederhanaan sistem pengarsipan, dengan menggunakan IBM Content Manager Common Store untuk SAP. Software ini bertindak sebagai pengarsipan manajemen data terpadu dan solusi distribusi, mengintegrasikan dokumen SAP dan non-SAP ke arsip tunggal untuk memaksimalkan efisiensi sistem dan mengurangi biaya administrasi. IBM Content Manager CommonStore untuk SAP mampu mengurangi kebutuhan penyimpanan dokumen, sementara tetap mempertahankan kemampuan untuk mengambil dokumen lama seperti laporan pajak tanpa kesulitan. 3.2 Analisa Manfaat Tangible NO 1.

MANFAAT TANGIBLE Meningkatkan penjualan

PENJELASAN Dengan adanya solusi SAP, Indofood dapat menganalisis transaksi data secara mendetail, untuk melihat perubahan pola yang terjadi dalam

minat

konsumen

dan

kemudian

merespon secara efektif, misalnya produk apa saja yang laris dan apa saja yang tidak laris. 2.

Meningkatkan efisien biaya

Tujuan bisnis Indofood dalam penerapan SAP

dan mengurangi biaya

adalah untuk mengelompokkan pelangganpelangan dengan lebih akurat, melayani setiap kelompok sesuai minatnya masing-masing. Perusahaan akan bekerja lebih erat dengan para distributor

hingga

memungkinkan perencanaan

pengecer. untuk

kapasitas

Ini

akan

meningkatkan dan

membantu

meningkatkan efisiensi serta mengurangi biaya.

3.

Mengurangi biaya

Indofood melakukan penyederhanaan sistem

administrasi

pengarsipan

menggunakan

IBM

Content

Manager Common Store untuk SAP. Fungsinya untuk pengarsipan manajemen data dan solusi distribusi mengintegrasikan dokumen SAP dan non-SAP ke arsip tunggal. Dengan adanya ini, maka akan mengurangi biaya administrasi.

3.3 Analisa Manfaat Intangible NO 1.

MANFAAT INTANGIBLE

PENJELASAN

Meningkatkan akurasi dan

SAP APO sangat penting untuk perencanaan

ringkasan manajemen tepat

produksi dan pengendalian persediaan di

waktu

bagian operasional manajemen menengah. Yang dibutuhkan adalah informasi mengenai keseluruhan performa bisnis, arus kas, dan beberapa

hal

Untuk meningkatkan

detail akurasi

operasional. maupun

ringkasan manajemen yang tepat waktu, perusahaan mengimplementasikan SAP BW yang berfungsi memberikan informasi yang sangat mendetail atas laris atau tidaknya produk Indofood. 2.

Memaksimalkan efisiensi

Sama halnya fungsi IBM Content Manager

sistem

Common Store untuk SAP, selain berfungsi sebagai pengarsipan manajemen data untuk mengurangi biaya administrasi, dengan aplikasi ini bisa juga memaksimalkan efisiensi sistem pengarsipan pada SAP

BAB 4 PENUTUP 4.1 Kesimpulan 1) Kegiatan proses menggunakan ERP pada PT Indofood dimulai dari Perencanaan dan Kontrol Produksi. Indofood mempercayakan SAP R/3 sebagai solusi ERP. SAP Advance Planner and Optimizer (SAP APO) sebagai solusi Supply Chain Management (SCM) dan mySAP Business Intelligence dengan SAP Business Information Warehouse (SAP BW). 2) Indofood memiliki tiga kriteria pada platform ERP yaitu reliability, scalability dan kemudahan manajemen. 3) ERP merupakan infrastruktur perusahan dan bagian penting untuk kelangsungan bisnis perusahaan. ERP sangat mendukung dan melibatkan semua orang dan bagian untuk menjalankan bisnis perusahaan 4) ERP ada untuk meningkatkan produktivitas dan daya saing perusahaan....