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INFORMES Y CIRCULARES

JENSY ALEJANDRA NIETO JIMENEZ

CENTRO DE BIOCTECNOLOGIA AGROPECUARIA SENA GESTION DOCUMENTAL FICHA 2144006 2021

INFORMES Y CIRCULARES

JENSY ALEJANDRA NIETO JIMENEZ

INTRUCTORA ANA DOLORES MARTINEZ

CENTRO DE BIOCTECNOLOGIA AGROPECUARIA SENA GESTION DOCUMENTAL FICHA 2144006 2021

Contenido INTRODUCCION.......................................................................................................................................4 JUSTIFICACION.......................................................................................................................................5 OBJETIVOS...............................................................................................................................................5 OBJETIVO GENERAL.........................................................................................................................5 OBJETIVOS ESPECIFICOS...............................................................................................................5 CIRCULAR.................................................................................................................................................5 CARACTERÍSTICAS Y PRESENTACIÓN:.......................................................................................6 CLASE DE CIRCULARES...................................................................................................................6 PARTES DE LA CIRCULAR...............................................................................................................6 CIRCULAR ESTILO BLOQUE.............................................................................................................7 CIRCULAR ESTILO BLOQUE EXTREMO........................................................................................8 CIRCULAR ESTILO SEMIBLOQUE...................................................................................................9 INFORMES...............................................................................................................................................10 CARACTERÍSTICAS..........................................................................................................................11 PRESENTACIÓN................................................................................................................................11 UTILIZACIÓN DEL INFORME..........................................................................................................12 CLASES DE INFORMES...................................................................................................................12 INFORME CORTO..............................................................................................................................14 ESQUEMA INFORME CORTO.............................................................................................................16 ESQUEMA INFORME LARGO.............................................................................................................17 DEFINA QUÉ SON LAS NORMAS ICONTEC 2020.........................................................................20 DEFINA EL CONCEPTO DE ICONTEC..............................................................................................20 IDENTIFIQUE LOS ESQUEMAS PARA PARA PRESENTACIÓN DE TRABAJOS ESCRITOS20

INTRODUCCION

El presente trabajo comprende estudiar las circulares, informes y nomas ICONTEC. Una de las formas más utilizadas en la comunicación son los informes y las circulares, estas no tienen por qué ser una obra literaria todo lo que se pide es que resulte razonado, lucido y con claro contenido. El hecho de que las circulares tengan como fin la simple información hace que su redacción sea sencilla. Las normas INCONTEC permiten seguir las pautas de organización según el trabajo que se va a realizar. JUSTIFICACION

La presente investigación se enfoca en desarrollar y aplicar los conceptos para la realización de trabajos escritos, investigar informes y circulares para concluir y permitir su aplicación. OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL Determinar la utilización de los informes, circulares y normas para la realización de los trabajos. OBJETIVOS ESPECIFICOS  Promover y desarrollar nuevos conocimientos con la aplicación de lo visto.  Definir los conceptos paso a paso.  Identificar la organización de los trabajos escritos.

Investigue, defina y presente el concepto: CIRCULAR.

Se llama Circular a una comunicación dirigida por una autoridad superior a una inferior sobre el mismo tema y con el mismo propósito. Este es el procedimiento empleado por las autoridades superiores para transmitir a las inferiores, sus instrucciones y decisiones. CARACTERÍSTICAS Y PRESENTACIÓN: 

Principales características del Circular. 1. Sirve de medio de acción. 2. Es un Documento Administrativo. 3. Asegura la pervivencia de las funciones administrativas. 4. Sirve como medio de comunicación. Otras características: a. Tiene un encabezado. b. Incluye fecha c. Un Cuerpo, la cual contiene temas breves de comunicar que acciones se necesita ejecutarse en la empresa y otras temáticas que haya que comunicar d. Firmas

CLASE DE CIRCULARES o Circular voluntaria. Comunica sobre un producto comercial, servicio, personas o empresas (generalmente informa sobre temas más informales). o Circular obligatoria. Se utiliza a menudo en el ámbito comercial y sirve para informar sobre cambios de domicilio, apoderados, apertura de una nueva sucursal, etc.

PARTES DE LA CIRCULAR

o Encabezado. Generalmente se lo titula como ¡Atención! o Circular. En una circular voluntaria, el encabezado puede o no estar presente. En una circular obligatoria, el encabezado incluye un membrete, sello, fecha y lugar. o Cuerpo. El mensaje suele utilizar un lenguaje formal pero no técnico y siempre se orienta hacia un determinado sector, grupo o población determinada (por eso es importante tener en cuenta el lenguaje que utiliza esa población, para elaborar una circular con el vocabulario adecuado). o Firma. La firma ayuda a que el destinatario reconozca quién ha emitido la circular.

Transcriba en los diferentes estilos la siguiente circular:

Con agrado informamos al personal que del 23 al 26 de diciembre se recibirán las inscripciones para la capacitación interna de los cursos de actualización, según anexo, que se dictarán a través de la Universidad Javeriana en los meses de abril y mayo de 2021. / La señora Blanca Cecilia De la Ossa estará a cargo de las inscripciones en el Departamento de Bienestar Social, únicamente en la mañana y una vez conformados los listados serán publicados en la página de la entidad. La capacitación es la base del desarrollo y esperamos contar con su entusiasmo para inscribirse. / Nelson Octavio Gómez Botero, subdirector de Centro/ Copia Coordinadores NOTA: La información que haga falta, por favor colocarla.

CIRCULAR ESTILO BLOQUE CIRCULAR

DH-004

Mosquera, 17 de marzo de 2021

PARA TODO EL PERSONAL

ASUNTO: Inscripciones para la capacitación.

Cordial saludo, con agrado informamos al personal que del 23 al 26 de diciembre se recibirán las inscripciones para la capacitación interna de los cursos de actualización, según anexo, que se dictarán a través de la Universidad Javeriana en los meses de abril y mayo de 2021. La señora Blanca Cecilia De la Ossa estará a cargo de las inscripciones en el Departamento de Bienestar Social, únicamente en la mañana y una vez conformados los listados serán publicados en la página de la entidad. La capacitación es la base del desarrollo y esperamos contar con su entusiasmo para inscribirse.

Agradezco su valioso apoyo. NELSON OCTAVIO GOMEZ BOTERO Subdirector de Centro Anexos: Uno (un folio) Copia: Coordinadores

Transcriptora: Jensy Alejandra Nieto

CIRCULAR ESTILO BLOQUE EXTREMO CIRCULAR

DH-004

Mosquera, 17 de marzo de 2021

PARA TODO EL PERSONAL

Asunto: Inscripciones de la Capacitación.

Cordial saludo, con agrado informamos al personal que del 23 al 26 de diciembre se recibirán las inscripciones para la capacitación interna de los cursos de actualización, según anexo, que se dictarán a través de la Universidad Javeriana en los meses de abril y mayo de 2021. La señora Blanca Cecilia De la Ossa estará a cargo de las inscripciones en el Departamento de Bienestar Social, únicamente en la mañana y una vez conformados los listados serán publicados en la página de la entidad. La capacitación es la base del desarrollo y esperamos contar con su entusiasmo para inscribirse. Agradezco su valioso apoyo. NELSON OCTAVIO GOMEZ BOTERO Subdirector de Centro

Anexos: Uno (un folio) Copia: Coordinadores

Transcriptora Jensy Alejandra Nieto

CIRCULAR ESTILO SEMIBLOQUE CIRCULAR

DG-004

Mosquera, 17 de marzo de 2021

PARA TODO EL PERSONAL

Asunto: Inscripciones de la Capacitación.

Cordial saludo, con agrado informamos al personal que del 23 al 26 de diciembre se recibirán las inscripciones para la capacitación interna de los cursos de actualización, según anexo, que se dictarán a través de la Universidad Javeriana en los meses de abril y mayo de 2021. La señora Blanca Cecilia De la Ossa estará a cargo de las inscripciones en el Departamento de Bienestar Social, únicamente en la mañana y una vez conformados los listados serán publicados en la página de la entidad. La capacitación es la base del desarrollo y esperamos contar con su entusiasmo para inscribirse. Agradezco su valioso apoyo. NELSON OCTAVIO GOMEZ BOTERO Subdirector de Centro

Anexos: Uno (un folio) Copia: Coordinadores

Transcriptora: Jensy Alejandra Nieto

Defina el concepto de: INFORMES Es un documento que tiene como fin poder comunicar un conjunto de información recogida y previamente analizada según determinados criterios.

CARACTERÍSTICAS o Claridad. Un informe, sea del tipo que sea, debe por ser entendido por cualquier persona con un nivel cultural medio. Una redacción sencilla y una estructura coherente entre las ideas expresadas será esencial para que un informe científico, por ejemplo, llegue al mayor número de público. o Redacción concisa y directa. Estrechamente ligada al punto anterior, la información que se dé a conocer en un informe deberá ser la estrictamente necesaria, aunque detallada. o Objetividad. Entre las características de un buen informe, esta ocupa un lugar especial, puesto que, si todas aquellas interpretaciones que se vuelcan en el informe no están correctamente fundamentadas, no será válido, pudiendo perderse credibilidad y tiempo de trabajo. o La replicabilidad. Esto significa que, en cualquier modelo de informe, tan solo leyendo su contenido, el lector puede repetirlo y contrastar la veracidad de las conclusiones que se exponen. o Sobriedad. Dependiendo del tipo de informe que se esté trabajando, se deberá emplearse un lenguaje adecuado en su redacción, utilizando la terminología específica necesaria.

PRESENTACIÓN o La portada. Se trata de la página inicial en la que se colocan el nombre del informe y los datos del autor. o El índice. En esta parte quedará señalada la estructura del informe y las partes que va a contener, además de las páginas totales. o La introducción. Es un breve texto en el que se especifica el objeto del que va a tratar el informe. o El cuerpo. Es la parte más densa, en la que se vuelca toda la información del tema que se trata. o Las conclusiones. Aquí es donde se pueden observar todos los resultados y respuestas. o La bibliografía. Al final del informe se señalan todas las fuentes de información consultadas para su realización.

UTILIZACIÓN DEL INFORME El uso y el propósito de los informes dentro de una organización, básicamente se resume a la transmisión de información para su análisis o almacenamiento, con la finalidad de ser utilizado por alguna persona de la organización en un futuro inmediato (días, semanas o meses subsecuentes) o en algún momento del futuro.

CLASES DE INFORMES o Científicos: se refieren a temas de ciencia y utilizan un lenguaje propio y riguroso; pertenecen a la categoría de “memorias científicas”. o Técnicos: se desarrollan en las organizaciones públicas o privadas sobre temas de sociología , antropología, psicología social, entre otros; su lenguaje es accesible, pero mantiene el rigor de la investigación científica. o De divulgación: destinados al público en general; su lenguaje se adapta a una persona de mediana cultura.

o Mixtos: destinados tanto a instituciones como al público en general; su lenguaje se adapta al de ambos grupos de destinatarios. o Por las características textuales los informes se clasifican en: o Expositivos: contienen una información, una descripción del tema o unas instrucciones. No es necesario incluir conclusiones, interpretación, o evaluación; a veces, reciben el nombre de dossier. o Analíticos: tienen como objetivo justificar una decisión o acción (ya realizada o, al menos, proyectada). o Persuasivos: pretenden convencer al destinatario para que tome una decisión en la línea de lo que se expone en el informe.

Transcriba y presente el siguiente informe: Razón Social/ Dependencia/ Informe sobre control en el departamento de archivo/fecha actual/ Por instrucciones de la Gerencia Administrativa se ha buscado determinar por qué el Departamento de Archivo no ha cumplido hasta ahora su verdadero cometido: preservar documentos valiosos y su información inmediata. /Las repetidas reclamaciones y protestas por parte de algunos empleados descansan en el sistema de control que se emplea para el material de archivo, que se toma prestado de la oficina del señor Felipe Duarte. Aunque este funcionario es competente, el método de control actual ocasiona la demora de los documentos que aún no han sido devueltos al archivo central; siguen un lento proceso de seguimiento entre el Departamento de Archivo y los diversos usuarios. /La demora se traduce en horas-hombres perdidas porque disminuye el ritmo de trabajo y producción en los departamentos que dependen del archivo como fuente de material. El ambiente laboral en del departamento es pesado por estos inconvenientes. /Recomendaciones/ Es evidente que una manera de mejorar el funcionamiento del Departamento de Archivo para que cumpla sus

objetivos, sería el cambio de su sistema de control. Este cambio se podría hacer de común acuerdo con el señor Duarte. /Cambios sugeridos: /a) Establecer un sistema de control en circuito mediante el cual los documentos del archivo, requeridos por varios departamentos, sean recogidos mediante una Tarjeta de Requisición por el primer usuario y devueltos por el último. Para ello también se necesitaría el empleo de una tarjeta de transferencia, que al firmarla cada nuevo

usuario, libere de responsabilidad al anterior. / b) Recomiendo igualmente, el uso de un archivo de tarjetas de control con guías alfabéticas correspondientes a cada mes, y guías numéricas correspondientes a cada día. Este archivo de tarjetas en el escritorio del señor Duarte le permitiría, de inmediato, reconocer los documentos prestados, así como la rápida localización de los documentos por los diferentes departamentos de la empresa. c)Aconsejo, finalmente, ciertas innovaciones. Adjunto a este informe un ejemplar de la requisición actual y un bosquejo para su visto bueno y aprobación. / CONCLUSIÓN /Creo, sinceramente, que el Departamento de Archivo debe ser mejorado de inmediato en eficiencia, por su gran volumen de operaciones: el 80% de nuestras actividades de oficina dependen de una información rápida y completa. / Las relaciones Humanas, por otro lado, se mejorarían y desaparecerían las causas de las demoras en el servicio. Los datos que faltan, favor colocarlos.

INFORME CORTO DEPARTAMENTO DE ARCHIVO C-003

INFORME SOBRE CONTROL EN EL DEPARTAMENTO DE ARCHIVO

Fecha:

Mosquera, 17 de marzo de 2021

ELABORADO POR:

Jensy Alejandra Nieto Jiménez

1. OBJETIVOS 1.1. 1.2. 1.3.

Preservar documentos valiosos y su información inmediata. Implementar sistemas de control para el funcionamiento del Archivo. Mejorar la calidad del ambiente laboral.

2. RESUMEN Seguidamente de las instrucciones de la Gerencia Administrativa se ha buscado determinar por qué el Departamento de Archivo no ha cumplido hasta hora su verdadero cometido: preservar documentos valiosos y su información inmediata. Las repetidas reclamaciones y protestas por parte de algunos empleados descansan en el sistema de control que se emplea para el material de Archivo, que se toma prestado de la oficina del Señor Felipe Duarte. Aunque este funcionario es competente, el método de control actual ocasiona la demora de los documentos que aún no han sido devueltos al Archivo Central; siguen un lento proceso de seguimiento entre el Departamento de Archivo y los diversos usuarios. La demora se traduce en horas-hombres perdidas porque disminuye el ritmo de trabajo y producción en los departamentos que dependen del Archivo como fuente de material. El ambiente laboral en el departamento es pesado por estos inconvenientes.

3. RECOMENDACIONES Es evidente que una manera de mejorar el funcionamiento del Departamento de Archivo para que cumpla sus objetivos sería el cambio de su sistema de control. Este cambio se podría hacer en común acuerdo con el Señor Duarte.

3.1.

CAMBIOS SUGERIDOS PARA DEPARTAMENTO DE ARCHIVO

EL

FUNCIONAMIENTO

DEL

a) Establecer un sistema de control en circuito mediante el cual los documentos del archivo, requeridos por varios departamentos, sean recogidos mediante una Tarjeta de Requisición por el primer usuario y devueltos por el ultimo. Para ello también se necesitaría el empleo de una Tarjeta de Transferencia, que, al firmarla cada nuevo usuario, libere de responsabilidad al anterior. b) Recomiendo igualmente, el uso de un archivo de Tarjetas de Control con guías alfabéticas correspondientes a cada mes, y guías numéricas correspondientes a cada día. Este archivo de tarjetas en el escritorio del Señor Duarte le permitiría, de inmediato, reconocer los documentos prestados, así como la rápida localización de los documentos por los diferentes departamentos de la empresa. c) Aconsejo, finalmente, ciertas innovaciones. Adjunto a este informe un ejemplar de la Requisición actual y un bosquejo para su visto bueno y aprobación. 4. CONCLUSIONES 



Creo, sinceramente, que el Departamento de Archivo debe ser mejorado de inmediato en eficiencia, por su gran volumen de operaciones: el 80º/º de nuestras actividades de oficina dependen de una información rápida y completa. Las Relaciones Humanas, por otro lado, se mejorarían y desaparecerían las causas de las demoras en el servicio.

ESQUEMA INFORME CORTO

ESQUEMA INFORME LARGO

DEFINA QUÉ SON LAS NORMAS ICONTEC 2020. Las Normas ICONTEC, son una serie de reglas pensadas para realizar trabajos escritos, ensayos, investigaciones y todo tipo de trabajos académicos. Ya que, plantean pautas para la presentación, estableciendo un formato estándar para tales entregas. DEFINA EL CONCEPTO DE ICONTEC Innovar en normalización, educación, evaluación de la conformidad y metrología, generando valor agregado. El Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (ICONTEC), es el Organismo Nacional de Normalización de Colombia.

IDENTIFIQUE LOS ESQUEMAS PARA PARA PRESENTACIÓN DE TRABAJOS ESCRITOS. Aspecto intelectual Los elementos de una buena comunicación escrita son: 1. Tener algo que decir. 2. Tener el tema delimitado. 3. En un principio las ideas pueden estar difusas, sueltas y sin conexión. En este caso, necesitas un mayor tiempo de preparación, para precisar qué es lo que quieres decir. ...