Instructivo Cargue Certificacion Estrategia PDF

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ADMINISTRACION DE EMPRESAS Y CONTABILIDAD , MANEJO CONTABLES , AUXILIAR ADMINISTRATIVO...

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INTRUCTIVO PARA EL PROCESO DE VALIDACION Y CERTIFICACION DE LA ESTRATEGIA DE VACUNACION EXTRAMURALIPS PLAN NACIONAL DE VACUNACIÓN COVID-19

0 Información confidencial de NUEVA EPS, COPIA CONTROLADA – una vez impreso el documento se vuelve COPIA NO CONTROLADA Código: No aplica

DESARROLLO DEL INSTRUTIVO Ingresamos con el usuario y contraseña otorgados por Procex Software, leemos y aceptamos el acuerdo de uso:

Al aceptar el acuerdo de las condiciones expuestas, automáticamente la página se dirige a la plataforma de SIGIRES, se debe verificar el usuario asignado en la parte de la superior derecha de la plataforma.

El siguiente paso es continuar con la marcación de los pacientes que cuentan con certificación, por lo tanto, se debe dirigir a la pestaña “carga de archivos” y desplegar el menú, seleccionar la opción llamada Otros, COVID y seguidamente seleccionar Certificación vacuna COVID19 IPS. Ver ejemplo:

1 Información confidencial de NUEVA EPS, COPIA CONTROLADA – una vez impreso el documento se vuelve COPIA NO CONTROLADA Código: No aplica

La plataforma automáticamente dirige a la pestaña para descargar el archivo, en la opción “Exportar registros faltantes” donde se descargará automáticamente el archivo donde se encuentra la información cargada por la EPS.

Una vez descargado el archivo en la opción Exportar registros faltantes, se debe abrir el archivo descargado desde la plataforma, se debe dirigir a la variable “Q” denominada “CODIGO_ESTRATEGIA” y seleccionar los códigos 4,5 y 6 que hacen referencia a la estrategia de vacunacion extramural definida así: ✓ 4: Extramural Urbano ✓ 5. extramural Rural ✓ 6. Extramural Rural Disperso Y el código 2 que hace referencia al a la estrategia de vacunacion Intramural.

2 Información confidencial de NUEVA EPS, COPIA CONTROLADA – una vez impreso el documento se vuelve COPIA NO CONTROLADA Código: No aplica

Una vez identificada la estrategia a la que hace referencia cada código, la IPS debe validar y confirmar si el usuario se vacuno bajo la estrategia a la que hace mención en este archivo; direccionándose a la variable “Confirma la aplicación en la estrategia descrita en la variable CODIGO_ESTRATEGIA” donde los datos válidos para selección son: SI/NO.

Cuando se realice esta marcación en todos los registros encontrados, se carga a la plataforma de la siguiente manera: Nota: Se debe tener en cuenta que Nueva ESP realiza los cargues de los archivos, de acuerdo a los periodos definidos por el Ministerio de Salud y Protección Social, y a cada IPS se le cargan el total de usuarios asignados para ese periodo, No se debe modificar la estructura del archivo ni eliminar la información que contiene. La plataforma no permite cargues parciales sino cargues totales, es decir, si el archivo tiene una totalidad de 1.000 registros, la plataforma no permite cargar si añade más registros o si por el contrario los elimina. Posteriormente para cargar el archivo ya validado y diligenciado se debe dirigir a la ventana “Carga de archivos certificación vacuna covid.

3 Información confidencial de NUEVA EPS, COPIA CONTROLADA – una vez impreso el documento se vuelve COPIA NO CONTROLADA Código: No aplica

Posteriormente se da clik en la opción “Seleccionar archivo”:

Este direccionará para buscar en el PC la carpeta en donde se encuentra el archivo para el cargue, el cual debe estar obligatoriamente comprimido en ZIP y guardado con el mismo nombre que se descargó, seleccionamos el archivo:

Luego de seleccionar el archivo, éste se mostrará en la pantalla principal, indicando que está listo para ser cargado; al realizar este proceso, se mostrará así:

4 Información confidencial de NUEVA EPS, COPIA CONTROLADA – una vez impreso el documento se vuelve COPIA NO CONTROLADA Código: No aplica

Después procedemos a cargarlo dando clic en el botón Cargar:

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En este proceso, el archivo inicia un recorrido el cual consta de 1 fase: FASE 1: Esta primera fase consiste en validar que se cumpla los parámetros establecidos. El incumplimiento de esta fase se denomina Consistencia de Archivo (CA), y se catalogará como archivo rechazado.

El tiempo que tarda el archivo en subir a la aplicación, se puede monitorear desde el botón consultar progreso.

5 Información confidencial de NUEVA EPS, COPIA CONTROLADA – una vez impreso el documento se vuelve COPIA NO CONTROLADA Código: No aplica

Verificamos el estado de la carga del archivo y aceptamos, seguidamente verificamos que haya finalizado el procesamiento del archivo con radicado en modo exitoso.

INTERPRETACION DE LA CARGA Luego de generar el radicado se muestra en el ambiente de la carga de archivos el estado en que finalizó el proceso.

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Radicado: Código numérico secuencial que se genera de manera automática al iniciar el proceso de cargue. Nombre Archivo: CERTIFICACION_VACUNA_COVID_AAAAMMDD

6 Información confidencial de NUEVA EPS, COPIA CONTROLADA – una vez impreso el documento se vuelve COPIA NO CONTROLADA Código: No aplica

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Fecha Cargue: Se muestra la fecha y hora exacta en que se realiza el proceso de cargue Registros Procesados: Cantidad total de registros contenidos dentro del archivo Registros Cargados: Cantidad total de registros en los que no se encontraron errores de estructura y fueron cargados de manera satisfactoria en la aplicación. Errores: CA, CE, CD: Nombre que reciben las validaciones de los errores. Estado: estado de cargue en que finalizó el proceso luego de la validación de las tres fases.

ESTADO FINAL DE LOS ARCHIVOS: Las opciones que se pueden encontrar en el estado final en el proceso son los siguientes: EXITOSO: Si el archivo carga en este estado significa que cumplió de manera satisfactoria, en este estado todos los registros del archivo fueron cargados.

RECHAZADO: Si el archivo cargó en este estado significa que no cumplió con los parámetros del anexo técnico, se denomina consistencia de archivo (CA).

Una vez se evidencie que el archivo generó error en el cargue, se puede descargar el log de errores para identificar en que fila y en que columna se presenta la inconsistencia para hacer el ajuste de nuevo desde el archivo en Excel con los pasos ya descritos anteriormente.

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8 Información confidencial de NUEVA EPS, COPIA CONTROLADA – una vez impreso el documento se vuelve COPIA NO CONTROLADA Código: No aplica...