Jurnal - Konsep Aplikasi Sistem Monitoring Part PDF

Preview

Summary

USULAN SISTEM MONITORING MENGGUNAKAN APLIKASI BERBASIS WEB BARCODE PROGRAM UNTUK MEMPERMUDAH MONITORING PART MANUFAKTUR DAN PROJECT DI PT. ASTRA OTOPARTS TBK. DIVISI WINTEQ Nursim, Panji Kusmanto Program Studi Teknik Produksi dan Proses Manufaktur, Politeknik Manufaktur Astra Gedung Astra Jl. Gaya M...

Description

USULAN SISTEM MONITORING MENGGUNAKAN APLIKASI BERBASIS WEB BARCODE PROGRAM UNTUK MEMPERMUDAH MONITORING PART MANUFAKTUR DAN PROJECT DI PT. ASTRA OTOPARTS TBK. DIVISI WINTEQ Nursim, Panji Kusmanto Program Studi Teknik Produksi dan Proses Manufaktur, Politeknik Manufaktur Astra Gedung Astra Jl. Gaya Motor Raya No. 8, Sunter II, Jakarta Utara 14330, Jakarta Telp/Fax : 021-6519555 / 021-6519821

[email protected], [email protected] Abstrak PT Astra Otoparts Tbk. Divisi Winteq adalah suatu perusahaan job order yang salah satu produknya adalah mesin produksi manufaktur. Sistem produksi yang digunakan oleh Winteq bersifat project. Pemberian informasi project progress dilakukan secara langsung (face to face) sehingga proses monitoring yang dilakukan oleh seksi PPC membutuhkan banyak proses dan lama. Hal ini dikarenakan database yang digunakan belum terintegrasi antara satu dengan yang lainnya. Oleh karena itu dibuatlah konsep sistem aplikasi monitoring yang mampu mengintegrasikan antar proses. Sehingga PPC tidak lagi mengambil data secara manual ke setiap seksi yang terkait, namun data diambil dari satu aplikasi yang akan dibuat. User yang mengisi data melalui aplikasi tersebut dipermudah untuk proses input data dan validasi dengan memanfaatkan barcode yang sudah ada di drawing saat ini. Ditargetkan dari konsep yang dibuat ini mampu menurunkan jumlah proses untuk pengambilan info part oleh PPC dari 5 proses menjadi 2 proses, serta mempercepat waktu monitoring sebesar 97,53%. Kata Kunci: Sistem monitoring, sistem integrasi, barcode program. 1. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang PT Astra Otoparts Tbk. Divisi Winteq adalah perusahaan yang bergerak di bidang manufaktur pembuatan mesin produksi. Winteq adalah suatu perusahaan job order pembuatan mesin manufaktur yang bersifat project. Pemberian informasi project progress dilakukan secara langsung (face to face). Sistem monitoring saat ini dilakukan oleh seksi PPC secara langsung dengan seksi-seksi terkait lainnya. Hal ini juga sangat berpengaruh terhadap kelancaran project aktif di Winteq, karena masih adanya kemungkinan kesalahan komunikasi dan pemberian informasi. Banyak komponen dari setiap project yang ada di Winteq dikerjakan oleh vendor. Sehingga secara administratif untuk komponen tersebut harus jeli dalam penanganannya. Komponen-komponen yang dikerjakan oleh vendor harus melewati beberapa proses administrasi. Mulai dari desain oleh Engineering hingga komponen tersebut sampai diterima oleh operator produksi untuk dilakukan proses akhir (assembly, setting, alignment, dan proses finishing). Banyaknya data dan sistem pemberian informasi yang belum terintegrasi mengakibatkan lamanya proses monitoring yang dilakukan. Untuk itu diperlukan sebuah implementasi dari sistem yang menggabungkan setiap informasi dari satu proses dengan proses lainnya. Sehingga diperlukan sistem yang dapat menggabungkan semua step menjadi satu report database, sebagai sistem untuk monitoring proses administrasi dari setiap komponen yang berjalan. Serta untuk kemudahan dan efektifitas waktu, diperlukan

sistem barcode sehingga validasi dan proses pendataan bisa labih mudah dan efisien. 1.2 Perumusan Masalah Bagaimana cara membangun sistem informasi proses administrasi part manufaktur terintegrasi sehingga pemberian informasi menjadi lebih cepat dan mudah. 1.3 Pembatasan Masalah Batasan masalah tugas akhir ini adalah: 1. Penelitian hanya terbatas pada part manufaktur. 2. Tidak membahas biaya yang dibutuhkan dalam pembuatan program. 3. Sample data diambil dari project yang sedang berjalan saat pengambilan data dari bulan Februari sampai April 2015. 4. Sample data diambil hanya dari seksi-seksi terkait (Engdoc, PPC, Warehouse, QI) 5. Tidak membahas kode pemrograman. 1.4 Tujuan dan Manfaat Penelitian 1.4.1 Tujuan Adapun tujuan dari penelitian ini adalah, sebagai berikut: 1. Membuat program terintegrasi yang dapat memudahkan proses monitoring administratif part manufaktur. 2. Membuat program terintegrasi yang dapat mempercepat pemberian informasi dari setiap seksi yang bersangkutan (Engdoc, PPC, Warehouse, QI).

1.4.2 Manfaat Penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat kepada berbagai pihak, yaitu: 1. Bagi Mahasiswa a. Mendapat pengalaman dalam mengaplikasikan ilmu-ilmu teknik industri. b. Menambah pengalaman dalam memahami dunia kerja khususnya pada perusahaan manufaktur job order. c. Mendapat ilmu-ilmu baru yang tidak didapat diperkuliahan. 2. Bagi Perusahaan a. Sebagai masukan bagi perusahaan untuk menjadi lebih baik lagi dalam hal sistem terintegrasi. b. Sistem monitoring terkait part manufaktur bisa lebih mudah, efektif dan akurat. 1.5 Metode Penelitian Dalam penyusunan tugas akhir ini, penulis menggunakan beberapa metode dalam melakukan penelitian, yaitu: 1. Observasi Pengambilan data dengan cara mengamati secara langsung proses administrasi di dalam perusahaan. 2. Wawancara Untuk menunjang dan melakukan pengumpulan data, penulis melakukan wawancara terhadap staff pada seksi yang terkait. 2. PENGUMPULAN DATA 2.1 Pengenalan Produk PT Astra Otopart Tbk. Divisi Winteq atau yang biasa disebut Winteq adalah perusahaan dengan output produk berupa mesin manufaktur atau bisa berupa line produksi sesuai dengan project yang diminta dari customer. Beberapa contoh diantaranya adalah mesin CNC Lathe Machine, Robot Line Automation, Forging Line Automation, CBN Cutting Machine, dan lain-lain. Winteq adalah perusahaan job order dimana Winteq mengerjakan mesin-mesin manufaktur sesuai dengan pesanan yang diminta oleh customer. Kecuali untuk seksi R&D (Research and Development) melakukan penelitian tentang mesin baru serta pengembangan dari mesin yang sudah ada. Berikut contoh produk-produk yang telah Winteq hasilkan:

Gambar 2.1 Contoh produk Winteq Sumber: Dokumentasi seksi Engineering Documentation

Permintaan spesifikasi mesin yang berbeda-beda di setiap project yang dikerjakan mengakibatkan tidak pastinya stok untuk part manufaktur yang Winteq pesan ke vendor. Permintaan part yang tidak dapat diprediksi mengakibatkan bertambahnya waktu

administrasi dari setiap part yang hendak dipesan ke vendor. 2.2 Business Process PT Astra Otoparts Tbk. Divisi Winteq Dalam penulisan ini penulis fokus membahas tentang proses administratif yang terkait dengan part manufaktur. Proses yang dilakukan dalam sistem monitoring meliputi design & analysis, part preparation, trial & inspection, assembly, serta delivery & commisioning process. Proses-proses tersebut diambil dari Business Process PT Astra Otoparts Tbk. Divisi Winteq pada gambar 2.2 berikut:

Gambar 2.2 Business Process PT Astra Otoparts Tbk. Divisi Winteq Sumber: Quality Manual Winteq

2.3 Flow Process Part Manufaktur Untuk memperjelas dan mempermudah pembacaan flow process terkait dengan flow process administratif part manufaktur, peneliti melakukan observasi langsung terhadap seksi yang terkait dengan flow process administratif part manufaktur tersebut. Flow tersebut dituangkan dalam gambar 3.3 pada halaman 23. Flow process tersebut bersumber dari hasil wawancara dan diskusi dari tiap seksi terkait.

Gambar 2.3 Flow Process Administratif Part Manufaktur (Current Condition)

Keterangan tiap proses dapat dilihat pada tabel 2.1 berikut: Tabel 2.1 Uraian Flow Process Administratif Part Manufaktur No. 1

Keterangan Proses desain dilakukan oleh Engineering.

2 3 4 5

6 7

8 9 10 11

12

13

14 15

16

Engineering mengeluarkan approved drawing berbentuk hardcopy dan BOM List ke Engineering Documentation. Engineering Documentation melakukan input data dari BOM List ke format standar di Engineering Documentation. Engineering melakukan validasi dan pengecekan antara drawing dengan data yang ada di BOM List. Data/file yang tidak valid akan dikembalikan ke Engineering untuk proses revisi. Data valid akan disimpan langsung oleh Engineering Documentation. Engineering Documentation melakukan stempeling terhadap drawing OK. Engineering dan Machinery melakukan permintaan pembelian. Engineering Documentation membuat drawing controlled copy untuk keperluan proses manufaktur oleh vendor. PPC memasukkan data permintaan pembelian ke dokumen SAP. Purchasing melakukan proses order berdasarkan request order dari Engineering. Vendor melakukan proses manufaktur sesuai order dan drawing. Part manufaktur dan controlled copy drawing kembali ke Winteq melalui Warehouse, yang selanjutnya diserahkan ke QI untuk dilakukan proses inspeksi. Quality Inspection melakukan pengecekan part sesuai dengan acuan drawing. Setelah dilakukan pengecekan, QI memberikan hasil bahwa part tersebut OK, atau NG. QI mengembalikan part serta hasil inspeksi ke warehouse. Part NG oleh warehouse dibuatkan surat jalan untuk dikembalikan ke vendor untuk proses repair. Part NG oleh vendor dilakukan repair sesuai checksheet atau dilakukan penggantian part jika tidak bisa di repair. Part OK dari QI dinyatakan Part GR selanjutnya warehouse melakukan input data ke SAP dan diproses lebih lanjut oleh AOP. Part OK diambil oleh PIC untuk dilakukan proses assembling. Produksi melakukan proses assembling bersamaan dengan PPC melakukan controlling terhadap proses asssembling tersebut.

2.4 Flow Process Administratif Part Manufaktur

Gambar 2.4 Flow Process Administratif Part Manufaktur

Proses Permintaan Pembelian (PP) dilakukan oleh seksi Engineering dan seksi Machinery sesuai dengan Bill of Material dari Engineering. Selanjutnya PP harus dilakukan pengecekan dan ditandatangani secara bertahap oleh PIC, Kepala Seksi, Kepala Departemen, dan terakhir adalah pihak Purchasing. Setelah PP ditandatangani, selanjutnya dilakukan proses Purchase Requisition (PR). Proses PR adalah proses pemasukan data dari PP ke SAP, serta dilakukannya permintaan penawaran oleh vendor untuk mengetahui estimasi harga. Setelah proses PR dan dipilih vendor untuk pemrosesan part, selanjutnya Purchasing melakukan proses Purchase Order (PO) ke vendor. Proses Good Received (GR) adalah proses serah terima barang yang telah dinyatakan OK oleh tim QC dan dimasukannya data ke dalam SAP oleh pihak Warehouse. Proses GR dapat dilakukan setelah adanya dokumen PO di dalam SAP. Sebelum ada PO yang masuk dalam data SAP, part yang datang tidak

bisa dinyatakan sebagai part GR karena tidak adanya data valid atas part tersebut. Invoice adalah tanda bukti dari part yang telah dinyatakan GR oleh Warehouse, dimana tanda bukti tersebut sebagai tagihan oleh vendor terhadap pihak Accounting dan dilampirkan pada SAP. 2.5 Alur Pengambilan Data Oleh Seksi PPC Dari data yang didapat menggunakan metode observasi dan wawancara ke seksi PPC, didapat aliran proses untuk pengambilan data kebutuhan project manufaktur digambarkan dalam flow chart berikut: Tabel 2.2 Prosedur pengambilan data status part oleh seksi PPC Aktivitas

Keterangan

Mulai Staff PPC Cek data SAP

Staff PPC Cek info part ke purchase

- Mengecek dokumen SAP dengan cara melihat status dari tiap-tiap proses administratif part yang dibutuhkan. - Pengecekan info part ke purchase, warehouse, QI, dan PIC Project dilakukan dengan menanyakan langsung ke staff terkait.

Staff PPC

Cek info part ke warehouse Staff PPC Cek info part ke quality inspection

Staff PPC Cek info part ke PIC Project Machinery

Staff PPC Update data PPC

- Update data dilakukan untuk keperluan status project, re-schedule, trigger proses administratif part , dll.

Selesai

Untuk keperluan pengambilan data oleh seksi PPC yang pertama dilakukan adalah mengecek pada data SAP. Jika aktual (incoming part) tidak sesuai dengan planning (delivery request) Selanjutnya PPC mengecek ke PIC project pada seksi purchase. Selanjutnya jika purchase menyatakan OK pada proses di dalam purchase, PPC mengecek ke warehouse. Barang yang diterima warehouse akan langsung diserahkan ke QI untuk dilakukan inspeksi. Data yang belum dinyatakan OK oleh QI maka belum dapat dimasukkan ke dalam SAP. Dikarenakan hal tersebut PPC melakukan proses follow up ke QI untuk part tersebut. Proses monitoring yang saat ini dilakukan tergolong sulit, karena PPC harus mengecek ke semua seksi yang terkait dengan alur proses administratif part manufaktur yaitu: purchase, warehouse, quality inspection, dan PIC project (machinery). Perhitungan waktu yang dibutuhkan untuk pengambilan data status part manufaktur tidak dapat dilakukan secara langsung per proses. Dikarenakan kebutuhan data yang tidak menentu dan lamanya proses pencarian data yang tidak bisa disetarakan secara langsung. Sehingga penulis melakukan kuesioner untuk mencari waktu yang dibutuhkan untuk pengambilan data terhadap seksi PPC. Berikut adalah struktur dari seksi PPC di Winteq:

Gambar 2.6 Diagram hasil kuesioner kebutuhan waktu proses pengambilan data seksi PPC

Dari hasil kuesioner diambil rata-rata dari seluruh staff di setiap prosesnya adalah sebagai berikut:

Gambar 2.5 Struktur seksi PPC

Kuesioner ditujukan terhadap staff PPC yang menangani project manufaktur. Dikarenakan fokus dari sistem monitoring adalah untuk part dan project manufaktur. Berikut data dari staff PPC yang menangani part dan project manufaktur: Tabel 2.3 Data koresponden kuesioner Nama Lengkap Helmi A F Siti Hajar A Jaelani Ruly Hidayat

Umur 22 25 24 18

Pendidikan Terakhir D3 D3 SMK SMK

Jurusan Tool Maker Multimedia Teknik Mesin Teknik Kendaraan Ringan

Dilihat dari kebutuhan proses pengambilan data kebutuhan project manufaktur, maka ditentukanlah form angket untuk kuesioner seperti berikut: Tabel 2.4 Form angket kuesioner

Gambar 2.7 Diagram rata-rata hasil kuesioner kebutuhan waktu proses pengambilan data seksi PPC

2.6 Contoh Drawing Dalam penangana administrasi part manufaktur digunakan drawing sebagai referensi pada pengolahan database, proses pembuatan part, pengecekan oleh QI, serta pada proses assembling. Contoh dari drawing dapat dilihat pada gambar berikut:

KUESIONER Kebutuhan Waktu Proses Pengambilan Data Divisi PPC Nama Pengisi: Keperluan Pengambilan Data

Sebentar (0 - 5 menit)

Kategori Waktu yang Dibutuhkan Sedang Lama (5 - 30 menit) (30 - 120 menit)

Sangat Lama (>120 menit)

Cek data SAP Pencarian info ke purchase Pencarian info data incoming part dan non GR warehouse Pencarian info data incoming part dan inspeksi QI Pencarian info part ke PIC Project

Bogor, 23 Juni 2015

(

)

Poin-poin angket pada kolom Keperluan Pengambilan Data diambil dari proses yang dilakukan untuk pengambilan data (gambar 3.9). Sedangkan penentuan range untuk kategori waktu ditentukan berdasarkan diskusi dengan seksi PPC. Berikut adalah tabel kategori waktu sesuai hasil diskusi dengan seksi PPC dan diagram batang hasil dari kuesioner yang telah dilakukan: Tabel 2.5 Kategori waktu pengambilan data

Kategori Waktu Singkat (0 - 5 menit) Sedang (5 - 30 menit) Lama (30 - 120 menit) Sangat Lama (>120 menit)

Point 1 2 3 4

Gambar 2.8 Contoh drawing

Pada format drawing yang saat ini digunakan sudah terdapat drawing number (ditandai dengan lingkaran merah) yang akan digunakan sebagai nomor acuan untuk pengolahan database. Serta drawing number yang dikonversi ke bentuk barcode digunakan untuk pemasukkan data drawing number ke dalam database dengan tujuan memudahkan user dengan menggunakan barcode scanner dan mengurangi kesalahan pengetikan oleh user. 3. ANALISA DAN PENGOLAHAN DATA 3.1 Analisa Masalah Untuk analisa masalah yang ada, dibuatlah diagram analisa sebab akibat untuk mempermudah proses identifikasi. Berikut diagram analisa sebab akibat yang telah dibuat:

MACHINE

ENVIRONMENT

i. Mampu melakukan input data sesuai

MAN

ii. iii. File data terpisah antar divisi File soft copy kurang fleksibel saat di lapangan

Monitoring part dan project membutuhkan banyak proses dan lama

Monitoring masih dilakukan secara manual Belum ada sistem data yang terintegrasi Tidak ada standar monitoring yang berlaku

Pemberian informasi berbentuk hard copy

MATERIAL

iv.

Update data tidak dilakukan secara berkala

b. Proses update masih dilakukan secara manual

METHODE

Gambar 3.1 Diagram Analisa Sebab Akibat

Dari analisa sebab akibat di atas ditemukan tiga akar permasalahan yang ada dari segi metode dan material. Selanjutnya dilakukan identifikasi untuk mencari penanganan masalah menggunakan metode 5W1H (What, Why, Who, Where, When, How). Berikut tabel analisa yang dilakukan menggunakan metode 5W1H: Tabel 3.1 Analisa 5W1H WHAT

WHY Proses update masih dilakukan secara manual

WHO QI, Warehouse, PPC

Monitoring part PPC dan project Belum ada sistem monitoring membutuhkan data yang terintegrasi banyak proses dan lama File soft copy kurang fleksibel Engineering saat di lapangan Documentation, PPC, QI, Machinery

WHERE Sistem pengolahan update data

WHEN Setiap kali melakukan pembaruan data

Sistem pengolahan Setiap ada data yang informasi project diperbarui Winteq Di line assembly dan Setiap kali melakukan area QI pembaruan data

HOW

Dibuat aplikasi sistem yang terintegrasi dan mudah dalam pengoperasiannya

3.2 Kebutuhan Proses Dari identifikasi seksi yang terkait dan identifikasi fungsi/tugas dari seksi tersebut, bisa dilakukan analisa untuk kebutuhan proses yang sekarang ada adalah sebagai berikut:

kebutuhan Mampu melakukan proses penggolongan data sesuai kebutuhan seksi Mampu melakukan verifikasi terhadap data baru Mampu melakukan verifikasi terhadap kesalahan penginputan data

Mudah dioperasikan i. Bisa import dan export data ke dalam format pdf, excel, dan spreadsheet ii. Mampu mencetak dokumen secara mudah dengan format yang distandarkan iii. Tampilan form mudah dipahami user

c.

Tahan lama i. Meminimalisir error program akibat kesalahan user ii. Memiliki kapasitas yang cukup untuk penyimpanan data 3.3.2 Konsep Aplikasi Secara Umum Pemakaian sistem aplikasi yang akan dibuat berpengaruh terhadap flow process part manufaktur yang ada di Winteq. Perbedaan flow process part manufaktur yang akan dibuat terdapat pada adanya perubahan proses pada seksi engineering documentation, warehouse, dan quality inspection. Perubahan proses dapat dilihat pada flow process berikut:

Tabel 3.2 Kebutuhan proses per seksi Seksi Engineering Documentation

Kebutuhan Proses - Input data sesuai BOM List - Melakukan cek keseragaman data antara drawing dan BOM List (verifikasi drawing) - Verifikasi Permintaan Pembelian Warehouse - Input data sesuai dengan barang yang diterima dari vendor - Input data dilakukan sesuai dengan data yang tersedia di database - Jika data tidak ada selanjutnya akan masukkan ke data unidentified part dan diinfokan ke PPC/Purchase Quality Inspection - Setelah pengecekan, operator QI melakukan update data sebagai info bahwa part tersebut OK atau NG - Apabila part dinyatakan NG maka operator memasukan NG point sesuai pengukuran Production and - Melihat update informasi dari report project Planning Control, Purchase, dan Machinery

3.3 Rencana Perbaikan 3.3.1 Application Requirement List Berikut adalah requirement application list dari program yang akan dibuat berdasarkan hasil analisa observasi dan wawancara di lapangan: a. Menjawab kebutuhan setiap seksi yang bersangkutan

Gambar 3.2 Perubahan Flow Process Administratif Part Manufaktur (Usulan)

Perubahan dan penambahan proses ditandai dengan lingkaran merah pada tiap proses. Selanjutnya untuk keterangan proses pada setiap nomor dapat diterangkan pada tabel berikut: Tabel 3.3 Uraian usulan flow chart proses administratif part manufaktur No. 1 2 3 4 5

Keterangan Proses desain dilakukan oleh Engineering. Engineering mengeluarkan ap...