JURNAL SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PDF

Preview

Summary

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DI KANTOR Dosetriani Kezia Connie Francisca NIM : 175211007 Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Bandung Abstrak Tujuan dari penulisan jurnal ilmiah ini yakni untuk memenuhi salah satu syarat tugas dan menjadi Ujian Akhir Semester 3 mata kuliah Manajemen Kantor di ...

Description

Accelerat ing t he world's research.

JURNAL SISTEM INFORMASI MANAJEMEN Dosetriani Kezia Connie Francisca

Related papers

Download a PDF Pack of t he best relat ed papers 

Prosiding Konferensi Nasional Ke-7 Asosiasi Program Pascasarjana Perguruan T inggi Muham… Unt ari Narulit a MD Pengaruh Pemanfaat an Tekhnologi Informasi dan Pengawasan Keuangan Daerah Terhadap Kualit as … Ahmad Must anir BAB I PENDAHULUAN 1.1 Lat ar Belakang Masalah Fahmi Dot com

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DI KANTOR Dosetriani Kezia Connie Francisca NIM : 175211007 Jurusan Administrasi Niaga Politeknik Negeri Bandung

Abstrak Tujuan dari penulisan jurnal ilmiah ini yakni untuk memenuhi salah satu syarat tugas dan menjadi Ujian Akhir Semester 3 mata kuliah Manajemen Kantor di Jurusan Administrasi Niaga pada Program Studi D3 Administrasi Bisnis. Pada mata kuliah ini terdapat banyak sekali materi bahasan menggnai kantor hanya saja penulis tertarik untuk membahas mengenai manajemen sistem informasi karena materi yang sangat mudah untuk dikembangkan, mudah untuk dimengerti, dan merupakan hal penting di sebuah perusahaan maupun di sebuah organisasi. Tak hanya itu sistem informasi manajemen atau SIM mempunyai peranan penting dalam menajemen kantor. Metode yang digunakan penulis sendiri adalah metode teori dasar dimana dalam jurnal ini akan ada penguatan teori-teori yang terkait, selain itu penulis menggunakan metode studi kasus dimana akan ada beberapa kasus yang akan dibahas pada jurnal ini, dan juga merupakan hasil pengamatan dari berbagai kasus yang berhubungan yang dialami dan dilihat oleh penulis. SIM sendiri masih terdengar asing di telinga orang awam, banyak orang akan mengira SIM yang dimaksud merupakan sistem informasi yang ada pada komputer, dan teori yang dipelajari oleh Jurusan komputer maupun jurusan informasi saja. Memang tidak salah, namun SIM yang akan dibahas pada jurnal ini adalah bagaimana pengelolaan sistem informasi pada sebuah kantor yang di manage oleh atasan dan karyawan sebagai sub sistem dan media dari informasi itu sendiri.

Kata kunci : Sistem Informasi, manajemen kantor, manajemen sistem informasi

PENDAHULUAN Dengan kurangnya pengetahuan dan pandangan banyak orang terhadap SIM, sangatlah penting untuk memulai sebuah tulisan mengenai SIM ini. Manajemen sistem informasi sendiri tidak sulit untuk dipahami, hanya saja mengandung dua makna. Sistem informasi yang akan dibahas oleh penulis merupakan sistem informasi yang ada di kantor, bagaimana sistem informasi itu sendiri. Mungkin banyak dari pekerja kantoran yang masih sepenuhnya paham mengenai SIM ini, seringkali sudah mereka terapkan namun tidak dipahami dasar teorinya.

Sistem informasi sendiri tidak terus – menerus harus selalu dikaitkan dengan komputer. Sistem informasi yang melibatkan komputer seringkali disebut sistem informasi berbasis komputer (Computer Based Information System atau CBIS). Namun sistem informasi yang kali ini akan dibahas adalah sistem informasi yang ada di kantor (Information System in Office). Pada sebuah sistem informasi ada yang disebut dengan komponen. Komponen sistem informasi pada kantor adalah manusia, komputer, dan juga prosedur kerja). Dalam sebuah sistem informasi harus ada sesuatu yang diproses, dan harus memiliki hasil dan juga memiliki tujuan, tujuan itu sendiri merupakan tujuan yang dimiliki oleh sebuah perusahaan maupun sebuah organisasi, dan komponen-komponen yang ada didalamnya menjadi faktor pencapai tujuan. Dalam sebuah sistem informasi terdapat sistem, dan sub sistem dimana keduanya berjalan bersamaan. Maksudnya seperti apa? Saat sebuah sistem berjalan dengan baik, maka sub sistem nya pun akan berjalan dengan baik pula. Diibaratkan seperti tubuh seorang manusia sebagai sistem nya, dan anggota tubuh sebagai sub sistem, tubuh yang berjalan dengan baik maka akan memiliki respon yang cepat, sama seperti saat kaki diinjak (sub sistem) maka otomatis tubuh akan memberi respon berteriak atau berkata “aduh..” (informasi). Maka tubuh yang diibaratkan sebagai sistem pun, akan memberikan informasi yang didapat dari sub sistem itu sendiri. Penting nya pembahasan SIM ini dapat disimpulkan yaitu untuk mendapatkan informasi, informasi seperti apa yang dimaksudkan? Yaitu informasi yang dapat digunakan oleh sebuah perusahaan. Setiap orang perlu mengetahui SIM terutama orang – orang yang bekerja dikantor, maupun yang akan memulai seuah bisnis sangat perlu untuk mengetahui hal ini, karena MSI merupakan dasar yang dipakai dalam berbagai aspek, seperti dalam aspek pengambilan keputusan, aspek menghindari atau menyelesaikan konflik, aspek menangani komplain, aspek untuk menentukan Standar pada sebuah kantor, aspek pembelajaran, aspek evaluasi dan sebagai aspek untuk mendapatkan sumber informasi yang terpecaya seperti laporan yang dapat dipercaya. Laporan – laporan yang dihasilkan dapat berupa :  Laporan periodikal, atau laporan yang didapat dari periode waktu tertentu seperti laporan harian, laporan bulanan, laporan tahunan, laporan semester, maupun triwulan.  Laporan ikhtisar yaitu laporan yang berisi ringkasan dari sejumlah datum – datum maupun informasi  Laporan pengecualian muncul hanya pada saat adanya situasi yang tidak biasa atau tidak normal.  Laporan pembanding seperti namanya berisi dua atau lebih informasi yang dihimpun dan dijadikan sebagai pembanding

TINJAUAN PUSTAKA Pada sebuah jurnal yang ditulis oleh Daniel Bernandes mengenai SIM di sebuah perusahaan, ia mengibaratkan informasi seperti darah yang megalir di tubuh manusia, darah yang mengalir di tubuh manusia sangatlah penting bagi setiap organ dan sistem kerja yang ada di tubuh manusia. Sama hal nya dengan informasi, informasi yang mengalir ke setiap bagian kantor sangat penting bagi sistem kerja

yang ada di kantor demi kelangsungan kerja yang baik. Saat tubuh manusia kekurangan darah atau aliran darah yang berhenti maka tubuh manusia akan mengalami keadaan yang tidak baik, akan timbul penyakit yang mematikan, dapat membuat jantung yang tidak sehat, maupun serangan jantung yang dapat menyebabkan kematian. Begitu pun saat informasi yang penting atau informasi yang dibutuhkan tidak sampai ke tangan yang tepat, maka akan terjadi kesalahan dalam komunikasi, kesalahpahaman antar bagian, hasil pekerjaan yang tidak sesuai yang dapat merugikan perusahaan dan karyawannya. Saat aliran informasi yang tidak berjalan dengan baik terus menerus tidak diperbaiki di sebuah kantor dalam kurun waktu tertentu bisa saja menimbulkan kerugian besar bagi perusahaan yang bisa menyebabkan perusahaan gulung tikar. ‘Manajemen sistem informasi merupakan rangkaian terorganisasi dari sejumlah bagian/komponen yang secara bersamaan berfungsi atau bergerak menghasilkan informasi untuk digunakan dalam manajemen perusahaan.’ Dapat dilihat dari kutipan tersebut bahwa MSI merupakan sebuah hal yang terorganisir atau terstruktur, dengan sistem yang tersrtuktur dengan baik maka akan muncul informasi yang baik pula dan juga informasi yang dapat dipercaya. Oleh sebab itu dapat kita ketahui bahwa setiap organisasi tentu memiliki kebutuhan informasi nya sendiri – sendiri, oleh sebab itu sistem informasi pun akan dikemas, diorganisasikan secara berbeda namun dengan satu tujuan yang baik. Dengan semakin maju nya sistem informasi yang ada saat ini, merupakan hal yang harus dilakukan oleh setiap perusahaan untuk berlari mengejar sistem informasi yang sama sesuai dengan zaman nya. Dan juga merupakan sebuah keharusan bagi sebuah perusahaan untuk terus mengembangkan sistem informasi yang digunakan di perusahaan masing – masing. Mulai dari metode, sistem nya hingga sumber daya manusia yang ada di perusahaan. Oleh sebab itu banyak nya perusahaan swasta yang membatasi usia pekerja mereka, agar pekerja mereka tetap memiliki kualitas bekerja yang baik. Selain itu juga dari segi pola pikir, pekerja dapat memberikan dan menerima informasi dengan baik, semua itu dibutuhkan karena pekerja sendiri merupakan salah satu metode dan sistem informasi yang bergerak atas kemauan nya sendiri. Informasi tidak harus selalu berupa pesan penting, pesan yang besar atau pesan dari perusahaan lain. Pesan yang didapat dapat berupa informasi kecil, yang mungkin tidak semua orang akan menganggap informasi itu sebagai hal yang kecil. Seorang pekerja yang merupakan perantara informasi tentunya mempunyai kehendak, atau keputusan bagaimana mereka menyampaikan atau menerima informasi, apakah informasi tersebut akan disampaikan atau tidak. Seperti contoh kecil nya disebuah perusahaan sudah dibuat SOP (Standar Operasional Prosedur) untuk kebersihan toilet, namun toilet di kantor tersebut kebersihannya tidak sesuai dengan SOP yang sudah ditentukan. Seorang karyawan bisa memberikan informasi semacam ini kepada atasan, informasi ini mungkin tidak dianggap penting oleh banyak orang, namun informasi seperti ini diperlukan, toilet di sebuah kantor sangatlah penting untuk menunjang pekerjaan karyawan kantor maupun tamu yang datang. Dapat dilihat dari hal tersebut, bahwa informasi sangatlah penting karena

tidak semua orang memperhatikan hal kecil seperti ini. Untuk penyampaian informasi di kantor sendiri tentunya ada SOP nya masing – masing. Penyampaian informasi sesuai dengan standar nya masing-masing mulai dari siapa yang berhak menerima dan menanggapi informasi, lalu apa saja informasi yang bisa disampaikan, kapan waktu yang tepat untuk menyampaikan informasi tersebut, dan mengapa informasi tersebut harus di sampaikan. Seperti pada kasus di atas, sudah jelas bahwa SOP sistem informasi sudah dijalankan.

PEMBAHASAN DAN ANALISIS Pada pembahasan kali ini penulis akan membahas, dan akan menuliskan hasil analisis yang didapat penulis dari penekanan teori dan juga berdasarkan peristiwa dan kejadian yang dialami, dan dilihat oleh penulis. Pembahasan ini akan menggunakan bahasa hasil dari pemikiran penulis sendiri, tidak akan ada kutipan pada buku hanya terdapat pendapat penulis saja. Penulis menganalisis bahwa ada beberapa peranan SIM pada kantor : o o o o o

Pengambilan keputusan Mengatasi konflik Menghindari resiko Mengatasi masalah yang ada di kantor Pembelajaran

Penulis menggambarkan SIM sebagai sistem kerja tubuh manusia, dan otak sebagai sistem nya, tubuh sebagai bangunan kantor, dan bagian – bagian sebagai sub sistem dan juga media penyampai informasi yang nantinya didapat. Pada sistem kerja tubuh, otak melakukan keputusan seperti keputusan untuk terus berjalan, berjalan kekiri, berjalan lurus, berjalan dengan cepat, berjalan secara perlahan. Informasi yang dapat dilihat dari keputusan otak pun akan berbeda – beda. Dalam pengambilan keputusan maka akan ada sebuah pilihan yang akan ditentukan, pengambilan keputusan sendiri merupakan hal penting yang sering kita jumpai di kehidupan sehari – hari, seperti apa yang akan kita makan hari ini, apa yang akan kita lakukan hari ini, apakah kita akan pergi sekolah, ke kampus atau pergi ke kantor, atau keputusan besar dalam kehidupan sehari kita seperti Jurusan apa yang akan kita ambil untuk kuliah, universitas mana yang akan kita pilih untuk meneruskan pendidikan. Bahkan ada keputusan yang lebih besar lagi, seperti akankah kita menjadi orang jahat atau menjadi orang yang baik, apa kita akan mencuri saat ada peluang, atau justru malah bersikap jujur. Untuk mengambil keputusan yang baik kadangkala sulit untuk kita jalani,namun untuk dapat manajemen diri kita dengan baik kita perlu mengambil keputusan yang baik juga. Sama halnya dengan seorang wirasahawan, ia harus bisa mengambil keputusan

mengenai bisnis nya, namun harus bisa menerima segala konsekuensi yang akan ia dapat. SIM mempunyai banyak peranan salah satu nya peranan dalam pengambilan keputusan, dalam sebuah departmen, manager sebagai sistem dan karyawannya sebagai sub sistem, namun departemen hanyalah sub sistem dari sistem besar yaitu perusahaan. Saat manajemen perusahaan baik, maka dapat disimpulkan bahwa pengambilan keputusan oleh manager nya juga baik. Seperti contohnya, sebuah minimarket mempunyai stok perlengakapan tulis menulis merk Stabilo di toko dan di gudang, dan kebetulan stok yang ada masih cukup untuk persediaan. Pada saat yang sama manajer minimarket mendapat surat penawaran yang sangat fantastis dari supplier. Dalam surat penawaran itu terdapat penawaran barang diskon hingga 50%, seorang manajer harus bisa mengambil keputusan apakah ia akan memesan barang diskon itu dengan resiko barang di gudang over limited namun dapat menghasilkan keuntungan hingga 200% atau tetap mempertahankan stok gudang yang cukup namun kehilangan peluang untuk mendapat keuntungan 200%.

Seperti sudah dijelaskan bahwa peranan SIM adalah untuk mendapat informasi yang sesuai. Dalam kasus ini pengambilan keputusan harus dipikirkan oleh manager dan ada beberapa aspek yang harus dipertimbangkan : 1. Bagaimana standar yang ada di perusahaan, apakah ada standar yang menetapkan bahwa stok barang boelh melebihi pada batas tertentu atau tidak. Jika iya seberapa banyak kelebihan yang diperkenankan. 2. Bagaimana penjualan atas barang itu di minimarket tersebut, apakah barang tersebut merupaka barang yang banayka dicari dan diminati oleh konsumen atau tidak. Jika tidak sebaiknya seorang manager tidak mengambilnya. 3. Seberapa banyak keuntungan yang akan didapat, apabila keuntungan yang didapat lebih banyak daripada resiko kerugian maka bisa menjadi bahan pertimbangan untuk seorang manager untuk mengambil keputusan untuk membeli. Namun apabila keuntungan yang didapat tidak begitu banyak dibanding resiko kerugian yang akan didapat, maka sebaiknya manager tidak mengambilnya. 4. Bagaimana sifat dari barang tersebut, apakah bersifat barang yang harus segera habis atau barang yang dapat bertahan lama. Karena pada kasus ini barang yang dimaksud adalah peralatan tulis menulis (ATK) maka barang tersebut termasuk barang yang bertahan lama atau tidak harus habis. Semua informasi diatas dapat didapat dari :     

Hasil pemikiran dan pengalaman yang dimiliki oleh manajer Hasil pemikiran atau pendapat dari karyawan Sistem yang digunakan pada minimarket untuk melihat seberapa tinggi minat konsumen terhadap barang Formulir pemesanan atau daftar pesanan barang, untuk melihat seberapa sering kita memesan barang dari supplier tersebut Hasil diskusi dari manager bersama karyawan, karena keputusan tidak dapat diambil secara sepihak saja

Dari hasil analisis tersebut dapat disimpulkan keputusan yang akan diambil oleh manager itu adalah membeli barang tersebut, karena barang bersifat tahan lama, dan juga konsumen meiliki minat yang tinggi atas barang tersebut. Selain itu resiko kerugian lebih kecil dibandingkan keuntungan yang akan didapat. Permasalahan pada sebuah perusahaan dalah hal yang wajar, semua perusahaan pasti menghadapi masalah mereka masing – masing. Ibaratkan kehidupan manusia pun yang sering menghadapi berbagai macam permasalahan. Oleh sebab itu lah mengapa seorang wirausahawan harus siap menerima banyak konsekuensi karena bisnis selalu diperhadapkan dengan masalah yang rumit dan masalah yang berbeda –beda pula tiap perushaannya. Peluang bukan menjadi masalah yang akan dihadapi oleh perusahaan, tapi juga adanya ancaman atau treath. Maka merupakan tugas sistem (manajer perusahaan) yang ada di perusahaan lah untuk mengambil peranan

nya sebagai penggerak tentunya untuk mencapai tujuan yang dimiliki perusahaan dan agar tujuan perusahaan terlaksana dengan baik.

Selain berperan untuk mengambil keputusan SIM juga dapat berperan sebagai salah satu cara untuk menghindari konflik. Di sebuah kantor yang terdapat banyak karyawan dengan pemikiran, dan watak yang berbeda sebenarnya akan sangat sulit untuk menghindari konflik. Informasi penjualan di sampaikan oleh A kepada B, lalu B menyampaikan informasi yang sama kepada C namun dengan cara yang berbeda dari A. Maka informasi yang didapat bisa saja berbeda makna, dan inilah yang memivu adanya konflik karena sistem informasi nya yang kurang baik. Lalu sistem informasi seperti apa yang baik? Sistem (manajer perusahaan) adalah penggerak informasi, maksudnya penyampaian informasi sebaiknya dilakukan oleh satu orang saja atau satu sistem. Kegiatan efektif nya seperti morning briefing yang biasanya diarahkan oleh satu kepala sehingga informasi yang didapat akan sama karna penyampaian yang sama dan dengan cara yang sama. Dalam sebuah sistem apabila sub sistem nya keluar dari jalur sistem maka akan terjadi masalah. Ada teori yang menjelaskan mengenai etika di kantor, salah satu nya tidak bergosip, maupun tidak membahas isu – isu yang mengandung SARA. Teori itu muncul karena pada dasarnya hal seperti itu lah yang melenceng dari sistem dan merupakan pemicu konflik. Contoh nya seperti dalam sebuah departemen terdapat 8 orang pekerja dengan latar belakang yang berbeda – beda, ada yang kelahiran 80 dan ada yang kelahiran 90, ada yang kuliah di PTN dan ada juga yang kuliah di PTS,ada yang sudah menikah maupun yang belum menikah, ada yang latar balakang keluarga nya baik – baik saja, broken home, kaya maupun miskin, dan yang paling sering ada perbedaan adalah mengenai politik. Setiap orang mempunyai hak untuk berpikir, sangatlah bukan hal yang terhormat apabila pada saat bekerja namun membicarakan isu politik, atau menghasut rekan kerja untuk mempunayi pandangan politik yang sama atau mengucilkan seseorang saat mempunyai pandangan yang berbeda. Hal seperti itu yang akan merusak sistem, sedangkan peranan sistem sendiri salah satunya menghindari konflik. Dalam sistem informasi di kantor sebaiknya sub sistem (karyawan) tetap berada di jalur sistem seperti membicarakan mengenai kepentingan perusahaan, pekerjaan, maupun inovasi bagi perusahaan. Ada sebuah kasus dimana seorang guru Sekolah Dasar dipecat melalui grup di salah satu sosial media, karena guru tersebut memiliki pilihan wakil daerah yang berbeda. Kebetulan salah satu calon merupakan kerabat dari kepala sekolah, dan saat mengetahui adanya guru yang berbeda pendapat saat itu juga setelah perdebatan yang panjang sang guru dipecat oleh kepala sekolah secara sepihak dan tidak terhormat di sosial media. Dapat dilihat bahwa sistem (kepala sekolah) yang buruk akan menghasilkan informasi yang buruk pula. Dan sistem yang buruk tidak dapat berperan dengan baik. Sistem informasi mempunyai peran untuk membuat perusahaan terhindar dari konflik, namun karena sistem yang buruk, maka

bukannya terhindar dari konflik justru malah menimbulkan konflik. Selain itu hal seperti ini juga dapat menimbulkan konflik baru di masa yang akan datang. Sebuah perusahaan memiliki karyawan yang berbeda – beda, salah satunya perbedaan agama. Jam kerja pada perusahaan ini menggunakan sistem shift, pada hari minggu, seorang karyawan harus pergi beribadah pada pagi hari dan seorang nya lagi harus beribadah pada sore hari. Lalu manager yang membuat jadwal tanpa pikir panjang langsung memasukkan karyawan A yang beribadah pagi untuk masuk shift sore, dan untuk karyawan B yang beribadah sore untuk masuk shift pagi. Hal lainnya seperti, pada hari jumat manager menempatkan karyawan wanita lebih banyak ketimbang karyawan laki-laki pada siang hari agar pada saat laki – laki muslim sedang menjalankan sholat jumat dapat di backup oleh staff wanita. Ini merupakan contoh sistem yang merata dengan baik, asalkan dari sistem nya sendiri yaitu manager mengkonfirmasi karyawan yang lain dengan baik, tentunya tidak akan menimbulkan dan mengurangi konflik. Peranan lain dari sistem informasi manajemen adalah sebagai salah satu cara untuk menghindari resiko. Berkaitan dengan kasus pengambilan keputusan, seorang manager mempertimbangkan peluang yang tidak memakan banyak resiko. Mengurangi resiko sama halnya dengan mengurangi kerugian pada perusahaan, apabila perusahaan mengalami kerugian maka sama saja dengan kerugian bagi karyawan. Kerugian bagi perusahaan, terutama kerugian yang besar dapat berdampak besar bagi karyawan seperti pemutusan hubungan kerja karena ingin mengurangi karyawan maupun bonus yang tidak cair atau berkurang. Contohnya seorang manager gudang membeli barang pecah belah dari perusahaan A untuk keperluan stok barang di toko. Karena kurang nya kordinasi ternyata seorang karyawan nya sudah memesan terlebih dahulu dan keduanya sudah melakukan pembayaran, padahal mer...