KESUKSESAN DAN KEGAGALAN IMPLEMENTASI ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP) PADA PERUSAHAAN DAN CONTOH STUDI KASUS PDF

Preview

Summary

KESUKSESAN DAN KEGAGALAN IMPLEMENTASI ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP) PADA PERUSAHAAN DAN CONTOH STUDI KASUS Sistem Informasi Manajemen Dosen: Dr. Ir. Arif Imam Suroso, Msc SHANDRA WIDIYANTI (PO56132542.48E) PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2013 DAFTAR ISI BAB I ...

Description

KESUKSESAN DAN KEGAGALAN IMPLEMENTASI ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP) PADA PERUSAHAAN DAN CONTOH STUDI KASUS

Sistem Informasi Manajemen Dosen: Dr. Ir. Arif Imam Suroso, Msc

SHANDRA WIDIYANTI (PO56132542.48E)

PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR

2013

DAFTAR ISI

BAB I Pendahuluan ..................................................................................................................1 1.1 Latar Belakang ..................................................................................................................1 1.4 Tujuan Penulisan ...............................................................................................................3

BAB II Tinjauan Pustaka ..........................................................................................................4 2.1 Sistem Informasi Manajemen ..........................................................................................4 2.2 Enterprise Resource Planning (ERP) ..............................................................................6 2.2.1. Defenisi ERP dan Implementasi ERP ........................................................................6 2.2.2. ERP Critical Success Factor & terhadap Implementasi ERP......................................8 2.2.3. Faktor – Faktor Penyebab Kegagalan Dalam Implementasi ERP ..............................9 BAB III Pembahasan 3.1. Studi Kasus Implementasi ERP yang sukses (PT Bentoel Prima)...............................13 3.2. Studi Kasus Implementasi ERP yang gagal.................................................................20

BAB IV Kesimpulan dan Saran...............................................................................................24

DAFTAR PUSTAKA .............................................................................................................26

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1. Konsep Dasar ERP ...................................................................................................7 Gambar 2. Gambar 2. PT. Bentoel Prima ISBP (Information System & Business Process)...16 Gambar 3. SAP Core Moduls (modul utama pada system ERP).............................................17 Gambar 4. Be-One ERP System........................................................................................... ..18 Gambar 5. Grafik Peningkatan Revenue Tahun 2008........................................................... ..19 Gambar 6. Grafik Peningkatan Product Volume Tahun 2008.................................................19

BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Konsep ERP adalah sebuah sistem yang mengintegrasikan proses setiap line dalam manajemen perusahaan secara transparasi dan memiliki akuntabilitas yang cukup tinggi. Untuk memasuki pasar internasional, ERP merupakan salah satu yang menjadi pra-syarat dasar bagi perusahaan. Indonesia merupakan negara yang sedang berkembang, dimana basis perekonomiannya bertumpu di bidang bisnis, makaefisiensi menjadi salah satu faktor yang cukup penting dalam setiap perusahaan. Pada kenyataannya, masih didapati banyak perusahaan berskala besar yang masih kurang efisien contohnya saja dalam penerapan ERP yang merupakan salah satu cara untuk meningkatkan efisiensi perusahaan. Jika dilihat dari kondisi perusahaan-perusahaan di Indonesia, banyak perusahaan besar yang belum cukup optimal dalam mengintegrasikansetiap proses dalam perusahaan tersebut ke dalam suatu sistem komputerisasi. Terlebih lagi pada perusahaanperusahaan yang lebih kecil, pengimplementasian ERP terasa sulit untuk diaplikasikan bahkan pemikiran untuk menerapkan sistem yang terintegrasi tersebut seolah-olah masih menjadi suatu hal yang baru. Oleh karena itu, dalam paper ini akan dilakukan observasi untuk menganalisadan mengevaluasi mengenai penerapan ERP di perusahaan-perusahaan yang saat ini telah menggunakan sistem ERP dalam perusahaannya. Dari paper ini diharapkan dapat memberi gambaran dan masukan bagi perusahaan-perusahaan yang belum menerapkan ERP untuk mengenal sistem yang terintegrasi dan keuntungan yang diperoleh dalam pengimplementasian ERP. Selain itu dari paper ini diharapkan dapat memberi evaluasi yang cukup berguna bagi perusahaan yang telah mengimplementasikan ERP serta memberikan informasi yang cukup penting mengenai pengaruh ERP terhadap efisiensidalam sistem di perusahaan. Pada suatu organisasi yang kompleks dengan banyak departemen yang menjalankan fungsi dan objekttif masing-masing, kerap kali terjadi bias informasi.persepsi dan pengambilan keputusan antara satu unit departemen dengan unit yang lain.ERP merupakan sebuah konsep, teknik, ataupun metode guna mengintegrasikan seluruhdepartemen dan fungsi suatu perusahaan ke dalam suatu sistem automasi keseluruhan proses bisnis guna meningkatkan efektivitas dan efisiensi perusahaan. Manfaat dari ERP ini adalah integrasi bisnis secara keseluruhan, fleksibilitias dalam organisasi untuk bertransfomasi dan meningkatkan turn-overnya, menciptakan analisa dan peningkatankapabilitas yang lebih baik, serta penggunaan teknologi terbaru. Pada ERP sendiri terjadi perubahan paradigma dari sistem konvensional yang serba terisolasi ke arah penggunaan informasi teknologi yang lebih terintegrasi menghasilkan aliran informasi yang lebih lancar pada level organisasional maupun departemental. Untuk melakukan implementasi ERP yang sukses, ERP sebenarnya bertujuan menyatukan semua department/divisi dan seluruh fungsi dalam perusahaan anda menjadi sebuah perusahaan yang mampu dipantau melalui sistem terkomputerisasi dan terlayani dengan sebuah sistem yang meminimalkan biaya dengan efisiensi proses yang terkomputerisasi.

1 Shandra Widiyanti, MB-IPB, E-48

Sebuah implementasi ERP, meskipun pada ideal-nya akan membantu dalam mendapatkan informasi planning/perencanaan dan fungsi advance (lanjut) yang dapat mempridiksi apapun, tentunya-memiliki syarat untuk sampai pada titik ideal tersebut. Ketika melakukan implementasi penting untuk mengerti bahwa akan ada efek baik yang positif maupun kurang menyenangkan bagi pengguna dan perusahaan, sehingga yang terbaik yang bisa dilakukan adalah merancang implementasi sebaik mungkin untuk mengurangi side effect yang kurang menguntungkan. Adalah penting untuk mengerti bahwa masing-masing perusahaan memiliki keunikan dalam melakukan implementasi ERP, namun hal terbaik yang bisa dilakukan adalah impelementasi secara bertahap berdasarkan kebutuhan dasar dan kemampuan perusahaan, termasuk budget dan kemampuan SDM, atau jika perusahaan benarbenar mempertimbangkan merombak keseluruhan proses bisnis, maka cara „big bang’ atau full modul implement secara berkesinambungan. Ketika perusahaan menganggarkan sejumlah dana untuk mengimplementasikan ERP, penting untuk melakukan pemilihan terhadap ERP yang paling cocok dengan kebutuhan perusahaan. Lebih penting lagi adalah keputusan, apakah perusahaan mampu mengimplementasikannya sendiri, atau menggunakan jasa konsultan yang sudah berpengalaman menerapkan implementasi ERP. Ada faktor-faktor keberhasilan dan faktor-faktor kegagalan antara lain : pertama, kemampuan untuk mempersingkat bisnis proses atau operasi sehingga kustomisasi berkurang pada perusahaan; kedua, keberhasilan tim proyek yang didukung oleh manajemen, konsultan dan vendor; ketiga, adanya pelatihan yang berkelanjutan saat implementasi ERP pada perusahaan; keempat, menyesuaikan budaya organisasi yang sama untuk menghindari caracara tersendiri dalam mengerjakan hal-hal dan setiap fungsi/departemen beroperasi dengan prosedur berbeda dan ketentuan bisnis berbeda, maka perlu dilakukan wadah untuk sharing knowledge ERP pada perusahaan. Kelima, merencanakan biaya pada saat implementasi dan pengembangan ERP untuk menghindari pemakaian biaya yang melebihi dari kemampuan perusahaan. Keenam, pengujian sistem yang terbukti untuk jadi unsur sukses bagi beberapa perusahaan dan penyebab langsung kegagalan implementasi ERP pada perusahaan Karena itu, kualifikasi yang diperlukan untuk implementasi ERP dapat sukses adalah: 1. Flexibility, untuk mendukung keunikan business process perusahaan, penting untuk memilih ERP yang paling dekat dengan solusi yang dibutuhkan di perusahaan, namun juga tidak kehilangan flexibilitas untuk mengakomodasi kebutuhan perusahaan. 2. Open System, jika perusahaan telah memiliki data pada system sebelumnya, dan menginginkan data tersebut akan dimasukan ke dalam ERP anda yang baru, maka, ERP yang akan diimplementasikan penting memiliki kemampuan untuk melakukan proses import data tersebut. Jika terlalu banyak software pihak ketiga yang harus perusahaan harus membeli sebagai tambahan proses import tersebut, maka ERP tersebut semakin tidak open dan akan berpotensi menyulitkan perusahaan di depan, semisal perusahaan mengganti ERP, sementara ERP sebelumnya tidak memiliki kemampuan Export data dari ERP lama. 3. Best Business Practises, otak dari semua ERP adalah Best Practises yang dibawa sesuai dengan business process dari jenis business perusahaan, semakin banyak sertifikasi yang diterima dan diakui dunia, semakin baiklah software tersebut. 4. Standard & Minimum Customization, semakin „plug and play„ ERP perusahaan, semakin standard jenis ERP tersebut, namun semakin banyak customization yang 2 Shandra Widiyanti, MB-IPB, E-48

harus dilakukan untuk mengakomodasi kebutuhan ERP perusahaan, semakin sulitlah ERP tersebut dan mempunyai kemungkinan berhasil cepat. 5. Mampu melakukan End to End integration demo, simak dengan baik proses mulai dari ujung yang satu ke ujung yang lain, apakah informasi tersebut tidak terputus, membutuhkan proses re-entry ulang atau tidak terintegrasi dengan modul lainnya?

1.2. Tujuan Penulisan Penulisan Makalah ini bertujuan untuk : 1. Menjelaskan secara umum faktor-faktor yang menyebabkan kesuksesan atau kegagalan dalam implementasi sistem Enterprise Resource Planning (ERP) 2. Memberikan contoh studi kasus implementasi ERP pada PT Bentoel Prima dan perusahaan yang gagal mengimplementasikan ERP serta kendala yang terjadi pada saat penerapan ERP

3 Shandra Widiyanti, MB-IPB, E-48

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

2.1. Sistem Informasi Manajemen Menurut Turban, McLean, dan Wetherbe (1999) Sistem informasi adalah sebuah sistem informasi yang mempunyai fungsi mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk tujuan yang spesifik. Menurut Bodnar dan HopWood (1993) Sistem informasi adalah kumpulan perangkat keras dan lunak yang dirancang untuk mentransformasikan data ke dalam bentuk informasi yang berguna. Menurut Alter (1992) Sistem informasi adalah kombinasi antara prosedur kerja, informasi, orang, dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah perusahaan. Menurut Ferdinand Magaline, suatu sistem pada dasarnya adalah sekolompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu.Secara sederhana, suatu sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variabel yang terorganisir, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain, dan terpadu. Dari defenisi ini dapat dirinci lebih lanjut pengertian sistem secara umum, yaitu a. Setiap sistem terdiri dari unsur-unsur b. Unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang bersangkutan. c. Unsur sistem tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem. d. Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar. Secara umum informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian yang nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan. Informasi merupakan data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau diinterpretasi untuk digunakan dalam proses pengabilan keputusan. Sistem informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan. Sistem informasi dalam suatu organisasi dapat dikatakan sebagai suatu sistem yang menyediakan informasi bagi semua tingkatan dalam organisasi tersebut kapan saja diperlukan. Sistem ini menyimpan, mengambil, mengubah, mengolah dan mengkomunikasikan informasi yang diterima dengan menggunakan sistem informasi atau peralatan sistem lainnya. Secara umum informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian yang nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan. 4 Shandra Widiyanti, MB-IPB, E-48

Sumber dari informasi adalah data. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. Di dalam dunia bisnis, kejadian-kejadian yang sering terjadi adalah transaksi perubahan dari suatu nilai yang disebut transaksi. Kesatuan nyata adalah berupa suatu obyek nyata seperti tempat, benda dan orang yang betul-betul ada dan terjadi. Data merupakan bentuk yang masih mentah, belum dapat bercerita banyak sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu metode untuk menghasilkan informasi. Data dapat berbentuk simbol-simbol semacam huruf, angka, bentuk suara, sinyak, gambar, dsb. Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap sabagai input, diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus. Menurut Barry E.Cushing, SIM adalah Suatu sistem informasi manajemen adalah Kumpulan dari manusia dan sumber daya modal di dalam suatu organisasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk mengahasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen di dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian‟. (Jogiyanto,2005,14). Menurut Frederick H.Wu SIM adalah Sistem Informasi Manajemen adalah kumpulankumpulan dari sistem-sistem yang menyediakan informasi untuk mendukung manajemen‟. (Jogiyanto,2005,14). Menurut Gordon B.Davis (1985) SIM adalah Sistem Informasi Manajemen adalah Suatu serapan teknologi baru kepada persoalan keorganisasian dalam pengolahan transaksi dan pemberian informasi bagi kepentingan keorganisasian. Menurut George M.Scott, dalam buku „Prinsip-prinsip SIM‟ adalah Sistem Informasi Manajemen adalah serangkaian Sub-sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang mampu yang mampu mentransformasi data sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer atas dasar criteria mutu yang telah ditetapkan. Dari ruang lingkup di atas, beberapa ahli telah memberikan rumusan tentang sistem informasi manajemen, antara lain : 1. SIM adalah pengembagan dan penggunaan sistem-sistem informasi yang efektif dalam organisasi-organisasi (Kroenke, David, 1989) 2. SIM didefinisikan sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai yang mempunyai kebutuhan yang serupa. Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang telah terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadi sekarang dan apa yang mungkin terjadi di masa depan. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus dan output dari simulasi 5 Shandra Widiyanti, MB-IPB, E-48

matematika. Informasi digunakan oleh pengelola maupun staf lainnya pada saat mereka membuat keputusan untuk memecahkan masalah (Mc. Leod, 1995) 3. SIM merupakan metode formal yang menyediakan informasi yag akurat dan tepat waktu kepada manajemen untuk mempermudah proses pengambilan keputusan dan membuat organisasi dapat melakukan fungsi perencanaan , operasi secara efektif dan pengendalian (Stoner, 1996) Dari definisi-definisi di atas, dapat ditarik kesimpulan, bahwa Sistem Informasi Manajemen adalah suatu sistem yang dirancang untuk menyediakan informasi guna mendukung pengambilan keputusan pada kegiatan manajemen dalam suatu organisasi. Atau bisa dijabarkan bahwa Sistem Informasi Manajemen adalah serangkaian sub sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang mampu mentransformasi data sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer atas dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan. 2.2. Enterprise Resource Planning (ERP) 2.2.1. Defenisi ERP dan Implementasi ERP Pengertian ERP atau Enterprise Resources Planning, memiliki banyak versi. Berikut ini merupakan beberapa pengertian tentang Enterprise Resources Planning. Diantaranya :  ERP adalah suatu proses perencanaan bisnis terintegrasi beserta eksekusinya guna mencapai fungsi-fungsi dari proses bisnis itu. ERP mengelola operasi dan fungsifungsi pendukung dari industri manufaktur dengan harus memperhatikan sumbersumber daya kritis dari perusahaan.  ERP adalah suatu tulang punggung lintas fungsi perusahaan yang mengintegrasikan dan mengotomatisasikan banyak proses interal dan sistem informasi dalam hal fungsi produksi, logistik, distribusi, akutansi, keuangan dan sumber daya manusia pada perusahaan.( O‟Brien, 2006)  ERP adalah sebuah konsep untuk merencanakan dan mengelola sumber daya perusahaan meliputi dana, manusia, mesin, suku cadang, waktu, material dan kapasitas yang berpengaruh luas mulai dari manajemen paling atas hingga operasional di sebuah perusahaan agar dapat dimanfaatkan secara optimal untuk menghasilkan nilai tambah bagi seluruh pihak yang berkepentingan (stake holder) atas perusahaan tersebut.  ERP adalah tulang punggung teknologi dari e-bisnis, sebuah kerangka kerja transaksi keseluruhan perusahaan dengan berbagai hubungan pemrosesan pesanan penjualan, manajemen dan pengendalian persediaan, perencanaan produksi dan distribusi serta keuangan. Enterprise Resources Planning (ERP) adalah sebuah sistem yang membantu untuk mengatur proses bisnis dalam suatu kesatuan yang terintegrasi seperti marketting, produksi, pembelian dan accounting dan menyimpan semua transaksi dalam suatu database yang 6 Shandra Widiyanti, MB-IPB, E-48

digunakan perusahaan serta menyediakan manajemen reporting tools.(Brady, Monk dan Wagner 2001). Konsep dasar ERP 1.

2.

Perencanaan sumber daya perusahaan, atau sering disingkat ERP dari istilah bahasa Inggrisnya, enterprise resource planning, adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan. ERP sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan bahwa pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini. Berbeda dengan Front Office System yang langsung berurusan dengan pelanggan seperti sistem untuk e-Commerce, Customer Relationship Management (CRM), e-Government dan lain-lain.

GAMBAR I. KONSEP DASAR ERP

Sistem ERP adalah solusi bisnis yang terintegrasi bagi perusahaan untuk mencapai sasaran bersaing yang kuat dengan kompetitor. Sistem ERP memungkinkan perusahaan untuk mengintegrasikan fungsi-fungsi bisnis ke dalam proses bisnis yang unified dan terintegrasi. Bagi perusahaan yang mengimplementasikan sistem ERP, masalah yang sulit dan besar dihadapi adalah mengintegrasikan sistem yang terpisah-pisah diperusahaan, berpindah area fungsional yang terpisah menjadi sebuah sistem komputer yang dapat melayani kebutuhan antar departemen yang berbeda (Ethie dan Madsen, (2005) dalam Amaranti (2006). Sayangnya, kebanyakan implementasi sistem ERP tidak dapat memenuhi harapan. Banyak perusahaan yang telah mengeluarkan biaya besar untuk implementasi sistem ERP akan tetapi tidak berhasil memperoleh manfaat dan keuntungan dari implementasi sistem ERP tersebut. Kegagalan dalam implementasi sist...