Fundamentos DE ERP - ERP - Sistemas de información - Enterprise Resource Planning PDF

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Descripción del ERP - Sistemas de información - Enterprise Resource Planning, detalles e infografía....

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TEMA: SISTEMA DE PLANEACIÓN DE LOS RECURSOS EMPRESARIALES (ERP)  

OBJETIVOS ESPECÍFICOS Identificar los procesos de negocio que soportan los sistemas ERP Establecer los beneficios y retos de los sistemas ERP Reconocer las tendencias de los sistemas ERP Determinar los criterios para elegir sistemas ERP Reconocer el proceso de implantar sistemas ERP

CONTENIDOS 9.1 9.2 9.3 9.4 9.5 9.6 9.7

Introducción Integración a nivel de Procesos Características generales de un sistema ERP Beneficios y Retos de los sistemas ERP Tendencias de los sistemas ERP Criterios para la elección de un sistema ERP Implantación de un sistema ERP

9.1

INTRODUCCIÓN El entorno, cada vez más competitivo y exigente, en el que tienen que desenvolverse actualmente las empresas ha obligado a mejorar de forma drástica la gestión y a facilitar la integración de las distintas áreas funcionales, con el objetivo de poder ofrecer un mejor servicio a los clientes, reducir los plazos de entrega, minimizar los inventarios de productos, etc. Los Sistemas ERP surgen en los años noventa como una evolución de los existentes hasta la fecha: sistemas de gestión de inventarios y planificación de la producción, en sus distintas versiones (MRP: Material Requirements Planning, de los años setenta; MRP II: Manufacturing Resource Planning, de los años ochenta); programas de contabilidad; aplicaciones de la gestión de la facturación, etc. Los Sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) tienen el objetivo de facilitar la gestión de todos los recursos de la empresa, a través de la integración de la información de los distintos departamentos y áreas funcionales La planeación de recursos empresariales es una sistema empresarial interfuncional dirigido por un paquete integrado de módulos de software que da soporte a los procesos internos básicos de un negocio. Por ejemplo, por lo general el software ERP para una empresa de manufactura procesará los datos a partir de status de ventas, inventario, envíos y facturación, y los rastreará, además de pronosticar los requerimientos de materias primas y de recursos humanos. La planeación de recursos empresariales proporciona a la empresa una visión integrada en tiempo real de sus procesos centrales de negocio, tales como producción, procesamiento de pedidos y administración de inventarios, unidos por un software de aplicación ERP y una base de datos común mantenida por un sistema de administración de base de datos Los sistemas ERP llevan el seguimiento de los recursos de negocio (efectivo, materias primas y capacidad de producción) y el status de los compromisos realizados por el negocio (pedidos de clientes, pedidos de compra y nómina de empleados) sin importar qué departamento (manufactura, compras, ventas, contabilidad, etc.) ingresó la información en el sistema.

P r o v e e d o r e s

Contabilidad

Manufactura

Procesos de negocios de toda la empresa

Recursos humanos

Ventas y marketing

C l i e n t e s

Finanzas

Figura 9.1 Sistemas Empresariales

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9.2 INTEGRACIÓN DE LAS FUNCIONES EMPRESARIALES Y PROCESOS DE NEGOCIOS Los procesos de negocio se refieren a la manera de organizar, coordinar y enfocar el trabajo para elaborar un producto o servicio valioso. Los procesos de negocio se pueden convertir en una fuente de fortaleza competitiva, si le permiten innovar o funcionar mejor que sus rivales. En contraparte, también pueden constituir una desventaja si se basan en medios de trabajo anticuado que obstaculizan la capacidad de respuesta y la eficiencia de la organización. Algunos procesos de negocios apoyan las principales áreas funcionales de la empresa y otros dan servicio a diversas áreas al mismo tiempo. La tabla 9.1 describe algunos procesos de negocio típicos para cada uno de las áreas funcionales. AREA FUNCIONAL Manufactura y Producción

PROCESO DE NEGOCIO Ensamblar el producto Verificar la calidad Ventas y Marketing Identificar a los clientes Dar a conocer el producto a los clientes Vender el producto Finanzas y Contabilidad Pagar a acreedores Crear estados financieros Manejar cuentas de efectivo Recursos humanos Contratar empleados Evaluar el desempeño del trabajo del empleado Tabla 9.1 Ejemplos de procesos de negocios funcionales

Ventas

Conta bilidad

Produc ción

Crear pedido

Remite el pedido

Verifica el crédito

Aprueba el crédito

Ensambla el producto

Genera factura

Embarca el producto

Figura 9.2 Proceso de ejecución de un pedido Muchos procesos de negocios dan servicio a diversas áreas funcionales y traspasan los límites entre ventas, marketing, manufactura e investigación y desarrollo. Estos procesos, que abarcan diferentes funciones, transcienden a la estructura organizacional tradicional, agrupando empleados de diferentes especialidades funcionales para completar una pieza de trabajo. Por ejemplo, en muchas compañías el proceso de ejecución de un pedido (Figura 9.2) requiere la cooperación entre la función de ventas (que recibe el pedido y le da entrada, la

función de contabilidad (que verifica el crédito y factura el pedido) y la función manufactura (que surte y envía el pedido). Los sistemas de información apoyan tanto a los procesos de este tipo como a los procesos para las funciones empresariales individuales. Un proceso se caracteriza, por lo tanto, por una secuencia de actividades con entradas y salidas medibles. A la hora de estudiar las actividades que lleva a cabo una empresa, es interesante contemplarlas desde el concepto de cadena de valor desarrollado por Michael Porter. 9.3

CARACTERISTICAS GENERALES DE UN ERP. A continuación se presentan algunas características comunes de los ERP CAPACIDAD DE PARAMETRIZACIÓN Se trata de la característica diferencial de los ERP frente a la mayor parte de soluciones de gestión orientadas a pequeñas empresas. La parametrización del ERP permite adaptar el funcionamiento del sistema a las necesidades concretas de cada empresa, así como incorporar nuevas funciones o modos de funcionamiento a medida que la empresa en cuestión lo requiere. La parametrización del ERP exige un gran conocimiento tanto del producto como de las necesidades de la empresa y, por ello este trabajo requiere de un importante esfuerzo de consultoría. ADAPTACIÓN A LA ESTRUCTURA DE LA EMPRESA Capacidad para adaptarse a la estructura organizativa de la empresa, a las funciones asignadas a cada uno de los usuarios, las políticas de venta y de compra, los centros de fabricación, los centros de distribución, los almacenes, las zonas de carga, etc. INTERFAZ DE USUARIO AVANZADA Y SIMPLE Incorporan las últimas tecnologías y avances en la interfaz de usuario, con facilidades gráficas o la posibilidad de definir diversos dispositivos de acceso: PCs, terminales inalámbricas, PDAs, etc. INTEGRACIÓN CON OTRAS APLICACIONES Para facilitar el intercambio de datos por medio de interfaces estandarizadas con paquetes de software, herramientas de Internet, aplicaciones ofimáticas, etc. CAPACIDAD DE ACCESO A LA INFORMACIÓN Los ERPs cuentan con un conjunto de salidas e informes predefinidos, y, además posibilitan la interacción desde distintas herramientas de acceso a datos: OLAP, aplicaciones ofimáticas, paquetes de software DSS e EIS, etc. DEFINICIÓN DE ASPECTOS TÉCNICOS Trabajan con Arquitectura Cliente/Servidor, Programación orientada a objetos, Bases de datos relacionales, e incorpora las tendencias: e-comerce. OTRAS CARACTERÍSTICAS Incorporación de herramientas de seguridad, ayudas en línea, etc.

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9.4

BENEFICIOS Y RETOS DE LOS SISTEMAS ERP BENEFICIOS Muchas empresas han descubierto un importante valor de negocio en su uso de ERP en algunas formas básicas: Calidad y eficiencia. ERP crea una estructura para integrar y mejorar los procesos internos de negocio de una empresa, lo que genera mejoras importantes en la calidad y eficiencia del servicio al cliente, producción y distribución. Disminución de costos. Muchas empresas reportan importantes reducciones en los costos de procesamiento de transacciones y en el hardware, software y personal de apoyo de TI, comparados con los sistemas institucionales no integrados que fueron reemplazados por los nuevos sistemas ERP. Apoyo a la toma de decisiones. ERP proporciona con gran rapidez información vital interfuncional en el desempeño del negocio para que los administradores mejoren de manera significativa su capacidad para tomar mejores decisiones a tiempo en toda la empresa. Agilidad empresarial. Implementar sistemas ERP echa abajo muchos muros anteriores, funcionales y departamentales o “islas” de procesos de negocio, sistemas de información y recursos de información. Esto genera estructuras organizacionales, responsabilidades administrativas y funciones de trabajo más flexibles y, con eso, una organización y una fuerza laboral más ágil y adaptable que puede capitalizarse más fácil en nuevas oportunidades de negocio. RETOS Los sistemas ERP pueden mejorar la coordinación, eficiencia y toma de decisiones organizacionales, ha quedado demostrado que son costosos y difíciles de construir. No sólo requieren grandes inversiones en tecnología, sino también cambios fundamentales en la forma de operar de la empresa. Las compañías necesitarán rediseñar sus procesos de negocios para que la comunicación fluya libremente entre ellos. Los empleados tendrán que asumir nuevas funciones y responsabilidades de trabajo. La mayoría de las empresas han conseguido implementaciones exitosas de ERP, pero una minoría considerable de empresas sufrió fracasos espectaculares y costosos que dañaron gravemente su negocio general. Ocurrieron grandes pérdidas en ingresos, utilidades y participación de mercado cuando los procesos de negocio esenciales y los sistemas de información fracasaron, o no funcionaron de manera adecuada. ¿Cuáles han sido las causas principales de los fracasos en los proyectos de ERP? En casi todos los casos, los administradores de negocio y los profesionales de TI de estas empresas subestimaron la complejidad de la planeación, desarrollo y capacitación que eran necesarios para preparar un nuevo sistema ERP.

No involucrar a los empleados afectados en las fases de planeación y desarrollo, y cambiar los programas de administración, o intentar hacer demasiado y en poco tiempo en el proceso de conversión fueron las causas típicas de los proyectos fracasados de ERP. Una capacitación insuficiente en las nuevas tareas de trabajo requeridas por le sistema ERP, y no realizar las suficientes pruebas y conversión de datos, fueron otras causas de los fracasos. En muchos casos, las fallas de ERP también se debieron al exceso de confianza de la empresa o de la administración del TI en las afirmaciones de los proveedores de software de ERP o en el apoyo de las prestigiosas empresas de consultoría contratadas para liderar la implementación.

9.5 TENDENCIAS DE LOS SISTEMAS ERP En la actualidad, la planeación de recursos empresariales todavía está evolucionando, adaptándose a los desarrollos de la tecnología y a las demandas del mercado. Cuatro tendencias importantes están conformando la evolución continua de la ERP: mejoras en la integración y la flexibilidad, extensiones a las aplicaciones de negocios electrónicos, un mayor alcance a los nuevos usuarios y la adopción de las tecnologías de Internet. La figura 9.3 muestra cuatro importantes desarrollos y tendencias que están evolucionando en las aplicaciones ERP. Primero, los paquetes de software de ERP que fueron el soporte principal de las implementaciones en la década de los 90, y fueron a menudo criticados por su inflexibilidad, poco a poco han sido modificados para convertirse en productos más flexibles. Las empresas que instalaron sistemas ERP presionaron a los proveedores de software para que adoptaran arquitecturas de software más abiertas, flexibles y basadas en estándares. Esto hace más fácil la integración del software con otros programas de aplicación de los usuarios de negocios de una empresa. Un ejemplo es SAP R/3 Enterprise, liberado el año 2002 por SAP AG como un sucesor de las primeras versiones del SAP R3. Otros proveedores líderes de ERP, como Oracle, PeopleSoft y J.D.Edwards, también han desarrollado productos ERP más flexibles. Paquetes ntegrados de negocios electrónicos

ERP Interempresarial ERP basado en la web

ERP flexible

Figura 9.3 Tendencias en la evolución de las aplicaciones ERP

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El software ERP basado en Web es un segundo desarrollo en la evolución del ERP. El crecimiento de Internet y las intranets y extranets corporativas impulsaron a las empresas de software a utilizar tecnologías de Internet para desarrollar interfases Web y capacidades de interconexión en los sistemas ERP. Estas características facilitan el uso de los sistemas ERP y su conexión en otras aplicaciones internas, así como con los sistemas de los socios de negocio de una empresa. Esta conectividad de Internet ha llevado al desarrollo de sistemas ERP interempresariales que proporcionan conexiones basadas en Web entre sistemas de negocios clave (como sistemas de inventario y producción) de una empresa y sus clientes, proveedores, distribuidores y otros. Estas conexiones externas indicaron un movimiento hacia la integración de aplicaciones ERP internas, con aplicaciones dirigidas a los aspectos externos de la administración de la cadena de suministro (SCM). Todos estos desarrollos han proporcionado el ímpetu tecnológico y de negocio para la integración de las funciones ERP en paquetes integrados de negocios electrónicos. Las empresas importantes de software ERP han desarrollado paquetes integrados de software modulares basados en Web que integran planeación de recursos empresariales, administración de clientes, administración de la cadena de suministro, apoyo a la toma de decisiones, portales empresariales y otras aplicaciones y funciones de negocio. Los ejemplos incluyen el paquete e-Business suite de Oracle y mySAP de SAP.

9.6

CRITERIOS PARA LA ELECCIÓN DE UN SISTEMA ERP Se indican los criterios que se deberían tener en cuenta a la hora de elegir el sistema ERP más adecuado para una organización: Funcionalidad del ERP.: módulos que ofrece el sistema para dar soporte a las necesidades de las distintas áreas funcionales de la empresa. Si el ERP presenta carencias en alguna de éstas áreas, es importante que pueda integrarse con otros productos que suplan dichas carencias, o bien, que facilite la realización de desarrollos a medida. Criterios Técnicos: plataformas técnicas soportadas por el ERP, bases de datos utilizadas, lenguajes de programación incorporados, herramientas de desarrollo, facilidad de comunicación con otros sistemas y aplicaciones, soporte a los estándares de las tecnologías Internet (XML, EDI-Web…), etc. Criterios Económicos: coste de las licencias, del proceso de implantación y de los servicios de consultoría asociados, así como de las posteriores revisiones y actualizaciones. En este apartado conviene realizar un análisis del retorno de la inversión, teniendo en cuenta tanto los beneficios tangibles, como los intangibles, que puede generar para la organización la implantación del sistema ERP. Criterios Organizativos: evaluación del impacto y de los cambios en los procesos y en la organización, necesarios para a correcta implantación del ERP. Facilidad de uso de las herramientas del sistema. Proveedores: es necesario conocer tanto al fabricante del ERP como a las empresas de consultoría encargadas de su implantación.

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Asimismo, es importante constatar su experiencia real en empresas del mismo sector y con características similares (volumen de negocio, dispersión geográfica, número de empleados, etc.). Por otra parte, es conveniente tener en cuenta todos los servicios ofrecidos para dar soporte a su correcta implantación: formación, desarrollo de aplicaciones a medida, integración con otros sistemas, actualizaciones futuras, etc. Referencias de implantación, tanto del producto como de la empresa consultora encargada del proyecto, siendo de especial importancia el nivel de referencias en el propio sector de la actividad.

9.7 IMPLANTACIÓN DE ERP La implementación de sistemas ERP está muy relacionada con la realización de Reingeniería. La relación entre sistema ERP Y BRP (Bussiness Process Reingeneering) viene dado por lo siguiente: Realizar un estudio de reingeniería de procesos de Negocios antes de implementar un ERP BPR muestra deficiencias de los sistemas actuales BRP intenta maximizar la productividad a través de la reestructuración y reorganización de los recursos humanos así como las divisiones y departamento de la organización. Entre los factores críticos de éxito para la implantación de un sistema ERP, podríamos citar: planificación realista, teniendo en cuenta las restricciones técnicas, económicas y organizativas; compromiso de la dirección con el proyecto; definición precisa de los objetivos; gestión del cambio organizativo; formación y soporte técnico a los usuarios (redacción de procedimientos, diseño de manuales de usuario, diseño de cursos para usuarios finales, etc.); equipo de implantación con experiencia en el sistema elegido y dedicación a tiempo completo, integrado por usuarios funcionales del sistema, técnicos informáticos propios y consultores externos. El ajuste técnico del sistema (tunning), las demostraciones prácticas y la formación de los usuarios constituyen las últimas etapas del proyecto de implantación. Sin embargo, durante todo el proyecto se debe tener en cuenta la gestión del cambio organizativo: acciones encaminadas a minimizar el posible impacto que la introducción del nuevo sistema pueda tener sobre la organización, en cuanto a que puede suponer un importante cambio de cultura, el rediseño de los procesos, nuevos métodos de trabajo, etc. Estas acciones deberían, además, contar con el compromiso firme de la alta dirección de la empresa. La documentación de todo el proyecto de implantación también juega un papel importante, por lo que no se debería descuidar la preparación de diversos materiales, entre los que podríamos citar:

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documentación técnica del sistema; manuales de procedimientos: pasos a seguir, codificación, etc.; manuales de usuario final; material de formación (ejemplos, cosos prácticos, etc.). Por último, no deberíamos olvidar el posterior mantenimiento y actualización del sistema ERP para hacer frente a los cambios en los procesos de negocio, fusiones y reestructuraciones empresariales, cambios en el entorno legal y normativo, introducción de nuevos estándares técnicos, etc. Para ello, es necesario contar con los medios técnicos y humanos necesarios, así como dotar de un presupuesto que permita garantizar el mantenimiento del ERP implantado.

ANÁLISIS ECONÓMICO Para evaluar desde el punto de vista económico el proyecto de implantación de un sistema ERP, deberíamos considerar las siguientes partidas: Inversión en hardware y software básicos Se debe tener en cuenta qué plataforma técnica va soportar el ERP: servidores, sistemas operativos y gestores de bases de datos relacionales. También, es necesario considerar cuáles son el hardware y el software mínimos que han de tener todos los equipos clientes, utilizados por los usuarios finales del sistema, así como los requisitos de los sistemas de comunicaciones. Por otra parte, hay que prever cuánto de deberá invertir en impresoras y otros dispositivos, como lectores de códigos de barras, etc. Inversión en licencias del ERP Los fabricantes de ERPs aplican tarifas en función del número de usuarios y/o módulos que se van a utili...