PENERAPAN SISTEM INFORMASI ERP (Enterprise Resource Planning) UNTUK MENUNJANG FUNGSI BISNIS PADA PT. NESTLE INDONESIA PDF

Preview

Summary

Dr. Ir. Arief Imam Suroso, M.Sc(CS) PENERAPAN SISTEM INFORMASI ERP (Enterprise Resource Planning) UNTUK MENUNJANG FUNGSI BISNIS PADA PT. NESTLE INDONESIA Oleh : Ilham Arief Gautama P056111541.48 PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR BOGOR 2012 I. PENDAHULUAN 1.1 Latar Be...

Description

Dr. Ir. Arief Imam Suroso, M.Sc(CS)

PENERAPAN SISTEM INFORMASI ERP (Enterprise Resource Planning) UNTUK MENUNJANG FUNGSI BISNIS PADA PT. NESTLE INDONESIA

Oleh :

Ilham Arief Gautama P056111541.48

PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR BOGOR 2012

I.

PENDAHULUAN

1.1

Latar Belakang Persaingan global dewasa ini telah menimbulkan standar kompetisi baru

dan ketat antar perusahaan. Pada kondisi demikian setiap perusahaan yang ingin tetap bertahan dan tumbuh harus dapat menciptakan dan mempertahankan competitive advantage yang dimilikinya dengan terus-menerus meningkatkan daya saing perusahaan. Persaingan bisnis yang semakin tinggi menuntut perusahaan untuk terus meningkatkan kinerja berbagai elemen di dalam organisasi/perusahaan. Salah satu cara yang kini semakin berkembang untuk mewujudkan kesuksesan tersebut dapat dilakukan dengan cara mengintegrasikan sistem informasi, dimana terjadi peningkatan efisiensi dari sistem informasi untuk menghasilkan manajemen yang lebih efisien dalam seluruh tatanan lini proses bisnis. Namun permasalahan hingga kini pun, masih banyak perusahaanperusahaan yang belum menyadari pentingnya membangun suatu sistem informasi yang mampu mengintegrasikan lini bisnis perusahaan, dimana dalam prosesnya hanya didukung oleh aktivitas individual pada lokasi kerja masing-masing. Kondisi ini akan sangat memungkinkan terjadinya kesalahpahaman dalam komunikasi data antara lini kerja satu dengan lini kerja lainnya, sehingga membutuhkan waktu yang lebih banyak untuk koordinasi dalam penyediaan data dibandingkan dengan perusahaan-perusahaan yang telah mengintegrasikan fungsifungsinya. Data yang sudah diintegrasikan ini dapat membantu proses bisnis yang efesien dan memudahkan pengambilan keputusan oleh pihak manajemen perusahaan. Salah satu konsep yang cukup terkenal yang merupakan sistem yang mengintegrasikan proses setiap lini bisnis dalam manajemen perusahaan secara transparansi dan memiliki akuntabilitas yang cukup tinggi yaitu konsep Entreprise Resource Planning (ERP). Untuk memasuki pasar internasional, ERP merupakan salah satu yang menjadi pra-syarat dasar bagi setiap perusahaan. Indonesia merupakan negara yang sedang berkembang, dimana basis perekonomiannya bertumpu di bidang bisnis, maka efisiensi menjadi salah satu faktor yang cukup

Sistem Informasi Manajemen. 2012

penting dalam setiap perusahaan. Salah satu perusahaan yang termasuk terdepan dalam penerapan konsep ERP ini adalah PT. Nestle Indonesia.

1.2

Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang di atas, hal-hal berikut ini menarik untuk dikaji

yaitu : 1. Bagaimana IT berperan terhadap kesuksesan bisnis PT. Nestle Indonesia? 2. Bagaimana implementasi sistem ERP mendorong peningkatan kinerja dan operasional perusahaan?

1.3

Tujuan Tujuan dari pembuatan paper ini, yaitu untuk mengetahui bagaimana

penerapan TI dan sistem ERP mampu membawa perubahan yang signifikan terhadap kinerja operasional bisnis PT. Nestle Indonesia .

Sistem Informasi Manajemen. 2012

II.

TINJAUAN PUSTAKA

2.1

E-business Jika

definisi

istilah e-commerce diartikan

commerce atau electronic

agak

commerce mendeskripsikan

sempit, proses

maka

e-

penjualan,

pentransferan, atau pertukaran produk, jasa dan atau informasi via jaringan komputer,

termasuk

internet.

Beberapa

orang

hanya

melihat

istilah commerce (perdagangan) sebagai penggambaran transaksi yang dilakukan antar mitra bisnis. Oleh karena itu, kebanyakan orang lebih suka menggunakan istilah e-business. E-business mengacu kepada definisi e-commerce yang lebih luas, bukan hanya pembelian dan penjualan barang dan jasa tetapi, juga melayani pelanggan, berkolaborasi dengan mitra bisnis, mengadakan e-learning, dan melakukan transaksi elektronik dalam suatu organisasi. E-business itu sendiri meliputi e-commerce yang melibatkan pembelian dan penjualan, serta pemasaran produk, jasa, dan informasi melalui internet dan jaringan lainnya. Sebagian yang lain memandang e-business sebagai aktifitas apapun selain pembelian dan penjualan” di internet, misalnya kolaborasi dan aktivitas intrabisnis. E-business dapat menjadi aset yang strategis dan menjadi keunggulan suatu organisasi jika organisasi tersebut mampu memanfaatkan e-business dengan baik. Secara umum, sebuah keuntungan yang tinggi akan diperoleh jika ebusiness yang dimiliki dapat terkait secara langsung dan membentuk komunitas dengan konsumen, rekan kerja, dan suppliers. Menurut O’Brian dan Marakas (2008), e-business adalah penggunaan internet dan lainnya serta teknologi informasi yang mendukung e-commerce, enterprise communication dan collaboration, dan proses bisnis berbasis web yang menghubungkan perusahaan dengan pelanggan dan partner bisnisnya. Istilah e-business sering dipertukarkan dengan e-commerce. E-commerce merupakan bagian dari e-business. E-business tidak hanya melibatkan penjualan dan pembelian barang dan jasa, tetapi juga melibatkan pelayanan kepada pelanggan, kerjasama dengan mitra bisnis, dan melakukan transaksi elektronik di dalam suatu organisasi.

Sistem Informasi Manajemen. 2012

2.2

Manfaat E-Business Walaupun e-business merupakan suatu kegiatan yang menggunakan

transaksi elektronik, tapi e-business dapat memberikan manfaat bagi yang menerapkannya, yaitu sebagai berikut (Yasa, 2007). 1. Peningkatan efisiensi Dengan

menerapkan

konsep

e-business,

perusahaan-perusahaan

akan

mendapatkan perrbaikan tingkat efisiensi. Dengan menerapkan e-business maka akan tampak bahwa perusahaan dapat mengurangi total biaya operasionalnya, seperti email dapat mengurangi biaya komunikasi, call centre dapat mengurangi biaya pelayanan konsumen, website dapat mengurangi biaya marketing, decision support system dapat mengurangi biaya rapat dan diskusi. 2. Peningkatan efektifitas Dengan menerapkan konsep e-business, perusahaan dapat melakukan aktifitas operasional sehari-hari. Dapat berhubungan dengan konsumen selama 24 jam sehari dalam satu minggu. 3. Perluasan jangkauan dan ruang gerak perusahaan Selain bisa berhubungan langsung dengan konsumen selama 24 jam sehari dalam waktu satu minggu, konsep ini secara tidak langsung juga dapat menghubungkan perusahaan dengan ratusan juta konsumen yang tersebar diseluruh wilayah. 4. Terciptanya produk dan jasa baru Penerapan konsep e-business juga membuka kesempatan bagi perusahaan untuk menawarkan produk dan jasa baru yang dihasilkan oleh perusahaan itu sendiri, dan produk/jasa yang dihasilkan dapat disesuaikan dnegan selera unik konsumen. 5. Terciptanya peluang-peluang bisnis baru Dengan semakin berkembangnya zaman, teknologi yang digunakan pun semakin canggih dan berkembang. Karena faktor inilah, akan dapat membuka peluang bisnis baru dalam menciptakan produk/jasa yang baru dan tidak mudah ditiru oleh pesaing.

Sistem Informasi Manajemen. 2012

2.2

Aplikasi Lintas Fungsi Perusahaan Banyak perusahaan yang kini menggunakan teknologi informasi untuk

mengembangkan sistem lintas fungsi bisnis perusahaan terintegrasi, yang mampu melintasi berbagai batas fungsi tradisional bisnis agar dapat merekayasa ulang dan meningkatkan proses bisnis yang penting di semua lintas fungsi perusahaan. Organisasi-organisasi ini melihat sistem perusahaan lintas fungsi sebagai cara strategis untuk menggunakan TI dalam berbagi sumber daya informasi dan meningkatkan efisiensi serta efektivitas proses bisnis, dan mengembangkan hubungan strategis dengan para pelanggan, pemasok, dan mitra bisnis. Banyak perusahaan yang telah berpindah dari sistem yang berbasis mainframe ke aplikasi klien / sistem lintas fungsi, dimana hal ini akan melibatkan pemasanganpemasangan software seperti software ERP, manajemen rantai pasok, atau manajemen hubungan pelanggan. Software-software semacam itu berfokus untuk mendukung berbagai kelompok proses bisnis terintegrasi yang terlibat dalam operasional bisnis. Perusahan menggunakan teknologi Internet untuk membantu mereka merekayasa ulang dan mengintegrasikan arus informasi di antara proses bisnis internal mereka serta para pelanggan dan pemasok mereka. Berbagai perusahaan di seluruh dunia kini menggunakan World Wide Web dan intranet serta ekstranet mereka sebagai standar teknologi untuk sistem informasi lintas fungsi dan antar perusahaan mereka. Perencanaan Permintaan

Perencanaan Produksi

Perencanaan Logistik

Perencanaan Distribusi

Entitas Pesanan

Pembelian dan Utang Usaha

MRP Persediaan Inbound Manajemen Pabrik

Penjadwalan Manufaktur & Produksi

Pengendalian Persediaan & Penggudangan

Distribusi dan Piutang

KEUANGAN DAN AKUNTANSI SUMBER DAYA MANUSIA

Gambar 1. Proses dan Fungsi Bisnis yang didukung oleh sistem ERP yang diimplementasikan oleh Colgate-Palmolive Company

Sistem Informasi Manajemen. 2012

PELANGGAN

PEMASOK

ENTERPRISE RESOURCE PLANNING

Sebagai ganti berfokus pada fungsi bisnis tradisional, atau hanya untuk mendukung proses bisnis internal suatu perusahaan, aplikasi perusahaan difokuskan untuk menyelesaikan berbagai proses bisnis dasar bersama dengan para pelanggan, pemasok, mitra, dan karyawan sebagai pihak-pihak yang berkepentingan erhadap perusahaan. Jadi, perencanaan sumber daya perusahaan (Enterprise Resource Planning) berfokus pada efisisensi produksi internal perusahaan, distribusi, dan proses keuangannya.

2.3

Enterprise Resource Planning (ERP) ERP adalah tulang punggung teknologi dari e-business, sebuah kerangka

kerja transaksi keseluruhan perusahaan dengan berbagai hubungan ke pemrosesan pesanan, penjualan, manajemen, dan pengendalian persediaan, perencanaan produksi

dan

distribusi,

serta

keuangan.

Semua

jenis

bisnis

kini

mengimplementasikan sistem ERP. ERP bertindak sebagai tulang punggung perusahaan yang mengintegrasikan dan mengotomatisasikan banyak proses internal dan sistem informasi dalam fungsi produksi, logistik, distribusi, akuntansi dan keuangan. Kini, ERP dianggap sebagai bahan penting yang dibutuhkan perusahaan untuk bisa mendapatkan efisensi, kelincahan, dan responsivitas yang dibutuhkan dalam mencapai keberhasilan dalam lingkungan bisnis yang dinamis saat ini. Dengan bantuan ERP juga perusahaan di Indonesia dapat terintegrasi pada setiap proses dalam perusahaan tersebut ke dalam suatu sistem komputerisasi. Manfaat lain dari ERP ini adalah integrasi bisnis secara keseluruhan,

fleksibilitas

dalam

organisasi

untuk

bertransformasi

dan

meningkatkan turn-overnya, menciptakan analisa dan peningkatan kapabilitas yang lebih baik, serta penggunaan teknologi terbaru. ERP adalah sebuah sistem informasi perusahaan yang dirancang untuk mengkoordinasikan semua sumber daya,informasi dan aktifitas yang diperlukan untuk proses bisnis lengkap. ERP merupakan software yang mengintegrasikan semua departemen dan fungsi suatu perusahaan ke dalam satu sistem computer yang dapat melayani semua kebutuhan perusahaan, baik dari departemen penjualan, HRD, produksi atau keuangan. ERP menggabungkan berbagai

Sistem Informasi Manajemen. 2012

kebutuhan pada satu software dalam satu logical database, sehingga memudahkan semua departemen berbagi informasi dan berkomunikasi (Haryo, 2006). Menurut O’Brien (2002), ERP adalah sistem lintas fungsi perusahaan yang digerakkan oleh modul software suite terintegrasi yang mendukung proses bisnis dasar internal perusahaan. ERP memberikan tampilan real-timeatas proses bisnis yang terintegrasi seperti produksi, pemrosesan pesanan, dan manajemen persediaan yang disatukan oleh software aplikasi ERP dan database umum. Secara eksplisit, O’Brien (2002) menyatakan bahwa ERP memberikan manfaat bisnis yang signifikan bagi perusahaan, yaitu : 1. Kualitas dan Efisiensi ERP menciptakan kerangka kerja utk mengintegrasikan dan meningkatkan proses bisnis internal perusahaan yg menghasilkan peningkatan signifikan daalm kualitas serta efisiensi layanan pelanggan, produksi dan distribusi. 2. Penurunan Biaya Menurunkan biaya pemrosesan transaksi dan hardware, software serta karyawan pendukung TI. 3. Pendukung Keputusan ERP menyediakan informasi mengenai kinerja bisnis lintas fungsi yang sangat penting secara cepat utk para manajer agar dapat meningkatkat kemampuan mereka dalam mengambil keputusan secara tepat waktu di lintas bisnis keseluruhan perusahaan 4. Kelincahan Perusahaan Sistem ERP meruntuhkan dinding departmen dan fungsi berbagai proses bisnis, sistem informasi dan sumber daya informasi. (menghasilkan struktur organisasi, tanggung jawab manajerial,dan peran kerja yang lebih fleksibel).

Sistem Informasi Manajemen. 2012

Perencanaan Produksi Distribusi Penjualan, Manajemen Pemesanan

Logistik Terintegrasi

ERP Akuntansi dan Keuangan

Pelanggan / Karyawan

Sumber Daya Manusia

Gambar 2. Komponen Aplikasi Utama ERP

Disamping banyak keuntungan yang diperoleh dari ERP, beberapa kelemahan ERP juga perlu diperhatikan. Kelemahan-kelemahan dari ERP adalah sebagai berikut (Jogiyanto, 2003) : 1. Implementasi ERP sangat sulit karena penerapannya yang terintegrasi dan organisasi harus merubah cara mereka berbisnis. Kesulitan penerapan ERP ditambah dengan adanya resistance to change dari personil yang terkena imbasnya akibat perubahan proses dari bisnis. 2. Biaya implementasi ERP yang sangat mahal 3. Organisasi hanya memikirkan manfaat yang besar dari penerapan ERP tetapi tidak mempersiapkan personilnya untuk berubah 4. Permasalahan lainnya adalah pada personil yang tiba-tiba dibebani dengan tanggung jawab yang lebih besar dengan kesiapan yang kurang baik mental maupun keahliannya.

2.4

Customer Relationship Management (CRM) CRM didefinisikan sebagai integrasi dari strategi penjualan, pemasaran,

dan pelayanan yang terkoordinasi. CRM menyimpan informasi pelanggan dan merekam seluruh kontak yang terjadi antara pelanggan dan perusahaan, serta membuat profil pelanggan untuk staf perusahaan yang memerlukan informasi Sistem Informasi Manajemen. 2012

tentang pelanggan. CRM adalah sebuah strategi bisnis menyeluruh dari suatu perusahaan yang memungkinkan perusahaan tersebut secara efektif mengelola hubungan dengan para pelanggannya tersebut, CRM juga berfokus atas proses mendapatkan dan mempertahankan pelanggan yang berharga melalui proses pemasaran, penjualan, dan pelayanan (O’Brien 2002). Konsep ini adalah yang mengajarkan kiat dan strategi untuk membangun dan menjalin hubungan yang efektif antara perusahaan dengan pelanggannya agar tercapailah apa yang kerap diistilahkan sebagai customer satisfaction, customer loyalty, dan customer retention. Termasuk di dalam proses CRM adalah proses penanganan keluhan pelanggan, proses penanganan pesanan pelanggan, proses penanganan permintaan informasi dari pelanggan, proses pengelolaan data dan informasi seputar pelanggan, proses pengelolaan kebutuhan pelanggan, proses analisa karakteristik dan perilaku pelanggan dan lainnya. Sistem CRM meliputi sekelompok modul software yang memberi berbagai alat yang mendukung perusahaan dan para karyawannya dalam memberikan layanan yang cepat, dapat diandalkan, dan konsisten ke para pelanggannya. Konsep CRM ini cenderung menerapkan aplikasi bisnis e-Commerce bertipe Bto-C atau Business to Customer.

2.5

Supply Chain Management (SCM) SCM adalah suatu sistem tempat organisasi menyalurkan barang produksi

dan jasanya kepada para pelanggannya. Rantai ini merupakan jaring yang menghubungkan berbagai organisasi yang saling berhubungan dan mempunyai tujuan yang sama, yaitu mengadakan pengadaan barang (procurement) atau menyalurkan (distribution) barang tersebut secara efisien dan efektif sehingga akan tercipta nilai tambah (value added) bagi produk tersebut (Haryo, 2006). Manajemen Rantai Suplai (Supply chain management) adalah sebuah ‘proses payung’ di mana produk diciptakan dan disampaikan kepada konsumen dari sudut struktural. Sebuah supply chain (rantai suplai) merujuk kepada jaringan yang rumit dari hubungan yang mempertahankan organisasi dengan rekan bisnis untuk mendapatkan sumber produksi dalam menyampaikan kepada konsumen. (wikipedia, 2012).

Sistem Informasi Manajemen. 2012

Menurut O’Brien (2002), SCM adalah suatu sistem pada perusahaan yang menggunakan teknologi informasi untuk membantu mendukung serta mengelola berbagai hubungan antara beberapa proses bisnis utama perusahaan dan dengan pemasok, pelanggan, serta para mitra bisnis. Tujuan dari SCM adalah untuk menciptakan jaringan yang cepat, efisien, dan berbiaya rendah pada suatu produk. Rangkaian proses manajemen pengadaan bahan-bahan mentah yang biasa diperoleh perusahaan dengan melakukan pemesanan kepada para pemasok (suppliers) ini dikenal dengan istilah Supply Chain Management (SCM). Rangkaian proses yang berada di hulu perusahaan ini merupakan antarmuka (interface) yang menghubungkan perusahaan dengan mitra bisnisnya (terutama para pemasok). Pada SCM aplikasi bisnis yang kerap dipergunakan adalah yang bertipe B-to-B atau Business to Business.

Pemasaran dan pemenuhan pesanan

Penjualan :

fax Calon Pelanggan/ Pelanggan

- Penjualan silang - Peningkatan tawaran untuk penjualan Telepon

e.mail

Web

Layanan dan dukungan untuk pelanggan

Program retensi dan loyalitas

Manajemen kontak dan rekening

Gambar 3. Komponen Aplikasi Utama Dalam CRM

2.6

Enterprise Collaboration System (ECS) ECS adalah informasi lintas fungsi yang meningkatkan komunikasi,

koordinasi, dan kerjasama antar anggota tim bisnis dan kelompok kerja. Tujuan

Sistem Informasi Manajemen. 2012

dari sistem kerjasama perusahaan adalah untuk memungkinkan kita bekerjasama secara lebih mudah dan efektif dengan membantu perusahaan untuk: 1.

Berkomunikasi: Berbagi informasi satu sama lain

2.

Berkoordinasi: Mengoordinasikan usaha kegiatan individual kita dan menggunakan berbagi sumber daya bersama yang lainnya.

3.

Bekerja sama: Bekerja sama secara kooperatif dalam proyek dan penugasan bersama.

Dalam suatu bisnis modern, ECS tidak dapat terlepas dari komponen suatu perusahaan. Sistem ECS dapat mempermudah perusahaan dalam meningkatkan performa komunikasi, koordinasi, dan kolaborasi baik internal maupun eksternal perusahaan. Menurut O’Brien (2002) ECS terbagi atas 3 komponen yaitu electronic communication tools, electronic conferencing tools, dan collaborative work management tools.

2.7

Transaction Processing System (TPS)

Sistem Pengolahan Transaksi (Transaction Processing System disingkat TPS) adalah sistem yang menjadi pintu utama dalam pengumpulan dan pengolahan data pada suatu organisasi. Sistem yang ber-interaksi langsung dengan sumber data (misalnya pelanggan) adalah sistem pengolahan transaksi, dimana data transaksi sehari-hari yang mendukung operasional organisasi dilakukan. Tugas utama TPS adalah mengumpulkan dan mempersiapkan data untuk keperluan sistem informasi yang lain dalam organisasi, misalnya untuk kebutuhan sistem informasi manajemen, atau kebutuhan sistem informasi eksekutif. Ada

empat

tugas

pokok

dari

sistem

pengolahan

transaksi,

yaitu:<...