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Fundamentos de gestión de la información Contenido 1

Fundamentos de gestión de la información

Palabras clave: tecnologías de la informa extracción y consolidación de informació

1. Fundamentos de gestión de la información 1.1. Importancia de las tecnologías de la información Las tecnologías de la información y la comunicación (TIC) son herramientas indispensables en el ámbito interconectado en el que se desenvuelven tanto las organizaciones del siglo XXI, como las personas que las conforman. Entre las principales razones por las cuales las TIC tienen tanta relevancia en la actualidad tenemos las siguientes:

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El incremento en el volumen de datos que se tienen a disposición, sobre demanda, comportamientos de consumo, costos, históricos de transacciones entre otros.

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La necesidad de incrementar la velocidad de respuesta en los procesos de la organización, lo cual se convierte en una ventaja competitiva si se cuenta con la información requerida para agilizar etapas de un proceso o si se pueden automatizar parcial o totalmente.

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La exigencia en los niveles estratégicos frente a plataformas de información que apoyen la toma de decisiones.

Estas tecnologías de información, constituidas por las telecomunicaciones, la capacidad de cómputo y el procesamiento de datos y los mecanismos para el almacenamiento e intercambio de datos, enfrentan a las organizaciones al desafío de aprovechar al máximo el potencial que dichas TIC pueden ofrecer al momento de tomar decisiones tanto a nivel estratégico, como táctico u operativo. Otro aspecto por resaltar está relacionado con la forma como las tecnologías de información favorecen el trabajo colaborativo entre componentes de una cadena de abastecimiento. En entornos organizacionales en los cuales la demanda y tendencias de consumo varían sensiblemente, es necesario contar con herramientas que faciliten el análisis conjunto por parte de proveedores, fabricantes y distribuidores frente a la información relevante a oferta y demanda, para establecer políticas óptimas de abastecimiento, producción, comercialización y ventas que beneficien a todos los actores de la cadena. Por ello, un componente fundamental para aprovechar el potencial de las TIC en las organizaciones tiene que ver con los sistemas de información que soportan la gestión de datos y garantizan la seguridad y confiabilidad de la información allí depositada.

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1.2. Sistemas de información En toda organización, existe un conjunto de elementos que están orientados a la recopilación, tratamiento, gestión y distribución de datos e información, como apoyo a los objetivos organizacionales.

1.2.1.

Componentes de un sistema de información

Estos elementos constituyen lo que se conoce como un sistema de información y pueden clasificarse en las siguientes categorías:

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Hardware: los dispositivos utilizados para capturar, almacenar y procesar la información. Actualmente se extienden a equipos de cómputo, tabletas y otros dispositivos móviles que permiten tener acceso a la información relevante para desarrollar procesos y tomar decisiones.

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Software: las distintas aplicaciones que permiten acceder a los dispositivos de forma segura, mantener la información protegida y actualizada y que permiten procesarla y analizarla. Entre ellas se cuentan las hojas de cálculo, administradoras de bases de datos, sistemas operativos, software de captura de información y de gestión de reportes.

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Datos: son la representación simbólica (a través de números, letras, algoritmos, gráficos, etc.) de un atributo o variable y que describen sucesos, hechos y eventos que ocurren al interior de la organización o fuera de ella.

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Recurso humano: son quienes en primera medida generan la información, la recopilan, la analizan y la utilizan para tomar decisiones. También se encargan de mantener funcionando apropiadamente el hardware y software y de gestionar el ciclo de vida de la información.

Los sistemas de información están subordinados por los procesos y actividades que se llevan a cabo con el fin de alcanzar el objetivo final de la organización. Sin importar su tamaño o el sector económico al cual se encuentre orientada, toda organización siempre tendrá como objetivo final generar la mayor satisfacción de los clientes por medio de los productos y/o servicios entregados a los clientes finales maximizando el beneficio en este proceso (Chase, Jacobs y Aquilano, 2017).

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Desde este punto de vista, el proceso de cumplir con las necesidades y requerimientos de los clientes se puede identificar por medio de un flujo de procesos y actividades (con una secuencia lógica y funcional), en el cual, la satisfacción del cliente implica el desarrollo de dichas actividades, tal y como se puede identificar en la figura 1:

Proveedores

Producción

Distribución

Cliente final

Figura 1. Flujo de información en las actividades macro en la satisfacción de necesidades del cliente Fuente: elaboración propia

En la figura 1, se describen las actividades “macro” que se deben realizar para entregar al cliente los productos y/o servicios que este requiere, pero eso no quiere decir que al interior de las organizaciones no se deban realizar diferentes actividades que permitan cumplir este requerimiento. Por ejemplo, en el primer ítem de la figura, denominado “Proveedores”, se establece que se deben realizar una serie de actividades que permitan cumplir con el requerimiento del cliente. Al mismo tiempo, diversas áreas de la organización y/o de organizaciones externas o diferentes pueden participar en dichos procesos, por ejemplo, el área de compras (quienes se encargarán de abastecer a la compañía de los insumos necesarios para la fabricación), contabilidad y finanzas (quienes se encargarán de realizar y establecer los planes de negociaciones y pagos para la obtención de estos insumos). En el segundo ítem de la figura, “Producción”, podemos definir las áreas de logística y operaciones de las compañías, quienes se encargarán de realizar los procesos de transformación de los insumos en productos terminados, con los requerimientos que el cliente necesite y en las cantidades solicitadas (Chopra y Meindl, 2010). En el tercer ítem podemos establecer un proceso logístico, en el cual diversas áreas trabajan de manera conjunta para poder enviar los productos a los clientes en los tiempos y cantidades pactadas, en las condiciones solicitadas.

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En dicho proceso, podemos ver que existen diversos actores involucrados y que requieren de información completa, correcta y en tiempo real para poder cumplir con estos requerimientos. Dicha información se alimenta de cada uno de los actores involucrados e inicia desde el requerimiento del cliente. En este proceso, un elemento fundamental son los flujos que se pueden establecer. Un flujo se puede definir como los actores o dependencias de las organizaciones que se ven afectados y/o que contribuyen a lograr la satisfacción del cliente. Además del dinero y de los productos relacionados con el proceso de satisfacción del cliente, la información es uno de los flujos fundamentales en este proceso, ya que a partir de los requerimientos del cliente damos inicio a una serie de actividades que nos permitirán obtener información vital en este asunto, por ejemplo, las cantidades de los diferentes artículos que solicita un cliente, los niveles de inventario, tanto de insumos como de producto terminado disponible en las bodegas, los costos de los insumos adquiridos para satisfacer alguna orden de producción, los tiempos de entrega tanto de los insumos como de los productos, etc. Esta información es de vital importancia para las organizaciones, ya que permite establecer medidas de desempeño de las operaciones, establecer los costos asociados a estas y diseñar planes de acción que les permitan tomar decisiones de una manera ágil y oportuna. Es allí donde radica la importancia de la gestión de la información. La correcta gestión de la información en estos casos permite a las organizaciones y compañías mejorar el desempeño de sus operaciones anticipándose a posibles eventos que generen traumatismos en ellas. Por ejemplo, el área de mercadeo y comercial de la compañía podría realizar planes de mercadotecnia para impulsar los productos que han tenido una baja rotación en los últimos periodos de tiempo. El área de logística podría, a partir de los registros de información de ventas, establecer planes de abastecimiento (que serían compartidos con el área de compras) de insumos anticipados antes de que ocurran los picos de demanda y, de esta manera, satisfacer los requerimientos de los clientes sin inconvenientes. Podrían verificar los niveles de inventario, etc. Los ejemplos anteriores muestran la ventaja del correcto manejo de la información y de la ventaja competitiva que podría generar para las organizaciones. Es a partir de allí que radica la importancia de este Módulo. Aunque la gestión y el diseño de los sistemas de información y la gestión de esta no es fácil (Filip, 2007), se tratarán de abarcar todos los temas relevantes sobre el adecuado manejo de la información.

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1.2.2.

Los sistemas de información ahora

Los avances informáticos hoy en día se han convertido en parte de nuestra vida, lo que antes podría parecernos imposible, ahora se ha convertido en algo cotidiano. Hoy en día podemos desarrollar actividades y obligaciones que antes tomaban tiempo desde nuestro teléfono móvil, podemos pagar cuentas, reservar tiquetes, reservar una habitación en un hotel, hasta ver lo que sucede al otro lado del mundo en tiempo real, la tecnología no tiene límites y cada día descubre cosas que no sabía que podría hacer. Los escenarios del desarrollo de la tecnología tienen un número infinito de salidas, desde los computadores de escritorio que son poco frecuentes, hasta los sistemas corporativos financieros, de multinacionales o de despachos públicos, grandes, medianos y pequeños, pasando por muchas tipologías del sector industrial, energía, comercio, sanidad, ocio, transporte, medio ambiente, entre los muchos sectores empresariales existentes; imaginando el número infinito de variables y cifras que se manejan en todas ellas, es curioso que se manejen dos factores en común: la complejidad y la dependencia. A. La complejidad: de los sistemas de información actuales es alta. Bien es cierto que no son comparables las facilidades y ergonomía de trabajos que tiene un usuario cuando utiliza un entorno gráfico multiventana con capacidad multitarea de gran potencia y prestaciones con ayuda concreta sensible al contexto, de proceso remoto. La complejidad de los elementos físicos se ha incrementado de forma notable, especialmente como hemos visto con las relacionadas con comunicación audiovisual. Existen cientos de tecnologías aplicadas a los dispositivos electrónicos que les han permitido prestaciones que cada periodo de tiempo se vuelve obsoletas y el costo de su manejo es menor. B. Factor de dependencia: nos hemos acostumbrado a esperar a que el sistema de los aparatos electrónicos cargue cuando presionamos el botón de encender, esperando a que todos sus componentes se preparen para el uso y disposición del escritorio virtual que este ofrece, para que cuando hagamos clic con el puntero, podamos desarrollar todas las tareas necesarias. No nos planteamos que vayamos al banco y los sistemas que controlan los procesos de este se encuentren suspendidos, o que un día el servicio de telefonía móvil no funcione por fallas del operador.

Hoy en día, la dependencia que tenemos de todos los sistemas informáticos es única y absoluta. Todos los servicios y suministros básicos a los que estamos acostumbrados sean grandes o pequeñas compañías son primordiales para la actividad y desarrollo diario de nuestras vidas, si no hay sistemas, no hay productividad o funcionalidad.

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En este supuesto no solo entran en juego las pérdidas que se llegan a alcanzar, sino el hecho de si simplemente podemos permitirnos que estas cosas ocurran.

1.3. ¿Qué es la gestión de la información? Las organizaciones cada día se enfrentan a un mundo cambiante y globalizado, que obliga a la toma de decisiones rápidas y efectivas. Para ello cuentan en muchas ocasiones con sistemas de información que permiten mantener registros de las actividades en forma unificada y organizada. Para minimizar el riesgo en la toma de decisiones administrativas y corporativas, las empresas requieren de herramientas poderosas que permitan rápido análisis de su operación. La gestión de la Información es una herramienta de la inteligencia de negocios que nos permite de manera rápida facilitar la toma de decisiones. Mediante el uso de herramientas tecnológicas el gerente, directivo o supervisores pueden contar con datos de la operación de su departamento, empresa o unidad de negocio, los cuales pueden ser analizados y generar una buena toma de decisiones, por ejemplo: un gerente de ventas desea conocer cómo es el comportamiento de ventas por ciudad, producto y vendedor del último trimestre, con esto puede visualizar dónde radica la problemática de cumplimiento de ventas de la organización. Los reportes de análisis o de gestión son uno de los resultados de la gestión de información, para ello, la unidad de negocio debe contar con registros de operación de ventas, estos registros son los que se evalúan y analizan.

1.3.1.

Usuarios de la gestión de información

Dirección Gerencia y supervisión Operativo Figura 2. Usuarios de la gestión de la información Fuente: elaboración propia

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Dirección: son los directores de la organización encargados de visualizar el futuro de esta, pero analizando la realidad del comportamiento de sus propios indicadores. Los usuarios de dirección normalmente consumen datos para el análisis y toma de decisiones de variables globales y de la industria donde se desenvuelve la empresa.

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Gerencia y supervisión: verifican y auditan los procedimientos para que sean eficientes. La gerencia normalmente cumple un plan de acción que debe llevar a cabo. Para ello establece indicadores y está comparando continuamente la operación realizada con las metas establecidas. Para ello los usuarios de gerencia y supervisión requieren de un portal de gráficos con cifras.

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Operación: interesados en los sistemas transaccionales en las operaciones de la organización, como la generación de la facturación. Son los encargados de registrar el día a día de una empresa en los sistemas de información.

1.3.2. ¿Por qué es importante la gestión de información? La meta organizacional en la mayoría de las compañías, además de ser su rentabilidad, es tener la capacidad de perdurar en el tiempo sobreviviendo a los entornos competitivos que constantemente pueden amenazar su estabilidad. Para lograr esto es indispensable un riguroso control en los procedimientos organizacionales que permita conocer a qué ritmo avanza la empresa, qué necesidades se presentan, a qué riesgos está expuesta y cómo se puede evolucionar efectivamente a corto, mediano y largo plazo. A fin de conocer cada uno de estos indicadores, los datos se presentan mediante información, la cual debe ser entendible, organizada y vigente; para cumplir cada una de estas características principales es que se vuelve indispensable gestionar la información, administrarla de tal manera que permita a la empresa hacer buen uso de esta y tomar decisiones certeras en cada uno de los departamentos, regionales o de las unidades de negocio que comprendan a la empresa. Cuando se logra este proceso se denomina inteligencia de negocios, tomar decisiones efectivas en cada una de las partes de la empresa haciendo uso de una información vital y verídica. La gestión de información es parte de la inteligencia de negocios, se requiere para poder evaluar el comportamiento de una empresa. Se debe destinar un tiempo considerable por parte de la dirección, supervisores y coordinadores para establecer cuál es el modelo adecuado de datos donde se registre lo relevante de las operaciones de una unidad organizacional. Estas operaciones son las bases para la construcción y el análisis de los datos que se vuelven gráficos o reportes de datos.

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1.4. Proceso de gestión de la información en la organización

Visualización Explotación Consolidación Extracción

Figura 3. Proceso de gestión de la información en la organización Fuente: elaboración propia

1.4.1.

Etapa de extracción

Para gestionar la información, lo primero que debe hacer el agente que la administra es cuestionarse ¿qué información requiero?, ¿de dónde puedo obtener la información?, ¿para qué utilizaré la información? Una vez se tenga claro el tipo de información que se necesita, el agente o gestor de la información deberá extraer la información de fuentes fidedignas y especializadas en el propósito de la información que posteriormente se visualizará. Para dar claridad a los tipos de fuentes, una de las clasificaciones existentes se expone como fuentes primarias y fuentes secundarias, es decir, para el primer caso, la información es original y natural propia de descubrimientos o procesos innatos de la organización y para el segundo caso son fuentes que sintetizan teorías o información ya existente. Ahora bien, en la aplicación organizacional de la gestión de la información, se considera que la información que se extraerá de la empresa proviene de forma directa básicamente de dos grandes tipos, información interna o externa, o sea de la empresa o de su entorno organizacional, entiéndase esto último como políticas gubernamentales, actualizaciones tecnológicas, estatus de competidores directos o indirectos, información de mercados y sus variaciones de oferta y demanda, etc.

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La extracción de información interna para la compañía se vuelve de obtención directa, ya que la información es de primera mano porque a este tipo de información pertenecen los datos que utiliza la empresa para su función diaria, es decir, los datos suministrados por el departamento de contabilidad y nómina, departamento de talento humano, departamento comercial y mercadeo, inventarios y requerimientos, departamento de ventas y facturación, y demás áreas que comprendan el organigrama táctico de la empresa, que ofrecen información sobre el estado real de la organización mediante reportes diarios, semanales o mensuales. Estos reportes llegarán a ser información oficial de la empresa. A este proceso se le denomina sistema transaccional, cuando de cada operación se captura, se procesa y se genera información entendible, organizada y vigente. Para este tipo de sistema transaccional, se podrá aplicar en esta etapa la tecnología OLTP, sus siglas significan Online Transactional Processing (en español, proceso transaccional en línea). Como se mencionaba anteriormente las transacciones en la empresa comprenden los proceso tácticos u operacionales que son monitoreados y procesados para generar información entendible, organizada y vigente; en esta tecnología:

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El acceso a los datos está dado por las tareas diarias o semanales de lectura y escritura, por ejemplo, transacciones diarias en bancos o almacenes de cadena.

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El formato o formatos de la base de datos son flexibles dado a los cambios entre departamentos.

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Las fuentes primarias son tomadas del histórico actual.

Por otro lado, la información externa para est...