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LOS PASOS BASICOS PATA LA PLANIFICIACION...

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Los 7 pasos básicos en el proceso de planificación La planificación es el proceso de evaluación de los objetivos de tu empresa y la creación de un plan de negocio realista; donde debes escribir tus planes de acciones acorde tus estrategias para poder alcanzar los objetivos planteados. Al igual que en un plan de negocio, en un proceso de planificación debes tener en cuenta dentro de tus estrategias los periodos a corto, mediano y largo plazo. Hoy quiero que te lleves los siete pasos básicos para realizar un proceso de planificación que implica la creación de una hoja de ruta que debe describir cada tarea que se debe realizar para poder alcanzar tus objetivos generales.

1. Establecer Objetivos El primer paso para poder iniciar con buen pie la elaboración de un proceso de planificación es identificar cuáles son los objetivos específicos de tu empresa. En esta parte debes incluir una descripción detallada de cada meta, hasta debes detallar las diversas razones o analogía de su selección y cuáles son los resultados esperados cada una de dichas metas. Siempre lee bien siempre, los objetivos deben ser descritos en términos cuantitativos no cualitativos. Te voy a poner un ejemplo de un objetivo: Aumentar los beneficios de la empresa en un 25% durante un período de 12 meses en relación al cierre económico del año anterior.

2. Identificación de los recursos

Cada una de las metas identificadas en el paso anterior debe tener asociadas sus proyecciones financieras y de recursos humanos para lograr su cumplimiento. Por ejemplo (basándonos en el objetivo del paso 1): Identificar y cuantificar tanto en personas como en costos de cuántas personas del equipo de ventas se va a requerir para cumplir con dicho objetivo de aumentar las ventas en un 25%.

3. Establecer las tareas de objetivos relacionados

Si no quieres colapsar a tu equipo y deseas que realmente las gestiones de todos sean eficientes, cada meta debe tener asociadas sus tareas, proyectos y logro bien detallado. Con éste paso no solo lograrás que cada miembro de tu equipo esté focalizado y orientado en que debe hacer, sino que lograrás mantener la motivación dentro de tu personal por cumplimiento de objetivos, a tal punto que puedes realizar un plan de incentivos (de eso podemos hablar más adelante). Por ejemplo, si tu objetivo es aumentar los beneficios en un 25%: un gerente tendrá que delinear las tareas necesarias para cumplir con ese objetivo, y basándonos en el paso anterior donde previamente ya analizó la cantidad de personal comercial que debe contar para cumplir con las metas trazadas, perfectamente una tarea puede ser: Aumentar en un 3% el personal de ventas por meta fijada. Y para lograr un resultado eficaz y en relación a la motivación de mi personal se puede complementar con: Desarrollar un plan de capacitación sobre técnicas de entrenamiento de ventas avanzadas.

4. Priorizar objetivos y tareas

Si ya establecimos las metas, los recursos que voy a necesitar para alcanzar dichos objetivos, identificado las tareas a ejecutar por objetivo ahora el siguiente paso es priorizar cada metas y tareas para cada objetivo según su importancia. Las tareas que se consideran más importantes deberán ser abordadas y completadas de primero. En este proceso de priorización también debes reflejar los pasos necesarios para completar cada una de las tareas para alcanzarlas. Por ejemplo, si tu objetivo es incrementar las ventas en un 25% y una tarea asociada es aumentar el personal de ventas, tu empresa necesitará cuales son los pasos en orden cronológicos para completar los pasos para lograr ese objetivo general.

5. Crear actividades y calendario A medida que tus gerentes van identificando y adjudicando la prioridad para cada uno de los proyectos, es de forma imperiosa crear un calendario donde nos solamente se describe cada actividad, sino también debemos establecer quien o quienes serán los responsables en su ejecución y cuál es la fecha tope de finalización; esto con el fin de cumplir con los términos generales de la empresa. Es indispensable que cada superior conozca y tenga muy identificado las habilidades de cada uno de los miembros de su equipo de ventas para que en el momento de asignar una tarea a un individuo del equipo nos aseguremos que éste será capaz de lograrlo de forma eficiente y en el tiempo previsto sin lograr descontentos dentro del equipo. Por ejemplo, el gerente de ventas puede asignar cuotas mensuales de ingresos adicional como incentivo para mantener el rumbo para el objetivo de aumentar las ventas en un 25%.

Yo sé que existen muchos gerentes que están en contra de los planes de incentivos alegando que porque deben premiar al personal por las funciones y responsabilidades por la que han sido contratados. Y por eso quiero aclarar que cuando me refiero a desarrollar un plan de incentivo no es continuo, ¿qué quiero decir con esto?; que no para cada una de las funciones de mi equipo comercial yo los voy a premiar; éstos incentivos aplicarán en determinados períodos y metas a conseguir. Si eres uno de aquellos gerentes que no estás de acuerdo con incentivar con ingresos adicionales a sus salarios, pueden realizar concursos con premios como viajes para dos personas o con productos tecnológicos que son tan necesarios para el personal de ventas como smartphones o tabletas de buena calidad. Te lo menciono porque a mí me ha funcionado muy bien, y no solo lograrás cumplir el objetivos, mantener motivados a tu personal, sino que crearás un ambiente sano de competencia con la reglas claras del concurso.

6. Establecer métodos de evaluación

Todo proceso de planificación debe incluir una estrategia de cómo será la metodología de evaluación y seguimiento para poder llevar un control del progreso de cada una de las metas a lo largo del período de tiempo establecido. Una de las principales razones de importancia de éste paso, es que con la medición y supervisión continua de los resultados ejecutados, es que si existe algún resultado que no son los deseados para el beneficio del cumplimiento del objetivo general, podrás identificarlo a tiempo y reaccionar con las acciones correctivas indicadas. Por ejemplo: Solicitar un informe mensual de la situación de progreso de cada meta a los jefes de departamento por equipo establecido.

7. Identificar alternativas de acción

No es que quiera ser pesimista, todo lo contrario con éste último paso lo que te quiero transmitir es prevención. Incluso los mejores planes en muchas ocasiones pueden cambiar de rumbo y obtener acontecimientos imprevistos. Y esto es muy sencillo ¿qué por qué? Porque el mercado es dinámico, cambiante y siempre se ven influenciados por situaciones que pueden estar fuera de tu control. Un plan de gestión debe incluir un plan de contingencia por si algunos de los aspectos del plan maestro no logran ser alcanzados. Por ejemplo: Definir cursos de acción alternativos que se puedan incorporar en cada segmento del proceso de planificación, o para el plan en su totalidad. Pero vamos a estar claros, para lograr que se cumplan estos 7 pasos básico de todo proceso de planificación, el ingrediente clave para el logro de objetivos son nuestros equipo de empleados que estén bajo nuestra gerencia. Y te lo juro, que lo mejor es construir un fuerte equipo de trabajo. Antes de terminar con éste artículo, quiero compartir contigo todo lo que he puesto en práctica a lo largo de mi trayectoria comercial y de manejo de grandes equipos de trabajo de diferentes países y culturas.

Cómo construir el trabajo en equipo fuerte La construcción de un fuerte trabajo de equipo comienza desde el momento que se establecen niveles de confianza y políticas claras de comunicación. Cuando cada miembro de un equipo confía plenamente en sus otros compañeros de trabajo donde siempre se mantiene como prioridad la comunicación clara y frecuente, te aseguro que esto fortalecerá a todo tu trabajo en equipo. Como responsable de tu equipo comercial debes asegurarte que cada miembro aporte ideas, comparte y colabore con el resto de sus compañeros.

Debes estimular y reconocer el trabajo en equipo y te recomiendo que si identificas algún roce o conflicto entre algunos miembros de tu equipo lo resuelvas de forma inmediata con sinceridad y honestidad. Crear metas y objetivos claros y reconocibles y siempre escuchar los comentarios de cada miembro del equipo son claves fundamentales que nunca deben faltar. Fomenta la cooperación entre los miembros del equipo para asegurar la sinergia de todos los recursos y materiales que necesitan para tener éxito.

Paso 1  

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Si dentro de tu equipo cada miembro conoces cuales son las metas que se deben alcanzar, cuáles son las expectativas que se depositan en cada uno de ellos, lograrás que todos lleven su rumbo sin lograr malestares. Establece reuniones de equipo para revisión de status y de resultados con una agenda bien definida y tiempo establecido de cada reunión. No soy partidaria de esas empresas que emplean horas y horas en reuniones interminables e ineficientes que a la final no llegan a nada. Planifica las actividades por equipos. Crear un sistema de medición y retroalimentación para cada equipo es indispensable.

Paso 2   

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Para poder construir un ambiente de confianza dentro de tu equipo de trabajo lo lograrás manteniendo una comunicación frecuente y transparente entre todos y con cada uno de ellos. Te recomiendo que mantengas reuniones individuales con cada miembro donde ellos sepan que cuentan con un jefe que siempre estará dispuesto a escucharlos y de tener algún inconveniente asistan a ti en el momento indicado. Otro método que a mí me ha funcionado es crear mecanismos de retroalimentación, como encuestas y reuniones focales donde puedan expresarse libremente y hasta colocar un “Buzón de Sugerencias” es interesante porque creas la participación activa de ideas, no todo debe salir de ti existen otras personas que estoy segura que te pueden aportar ideas que visto desde otra óptica pueden ser muy exitoso. Como líder de tu equipo debes mantener el ejemplo tanto en puntualidad, compromisos y hasta en igualdad de condiciones.

Paso 3 

Realizar actividades de integración entre equipos, donde por ejemplo un fin de semana pueden diseñar actividades donde se mantenga el objetivo de fortalecer los lazos de compañerismo (no me estoy refiriendo “amiguismos”) y apoyo entre ellos.

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No todo tiene que ser trabajo formal y rígido, puedes contratar una compañía especializada en integración y motivación de equipo donde fuera de la oficina, en ambientes al aire libre se diseñan ciertas actividades que sean divertidas, creativas e innovadoras donde por equipo se establecen tareas y metas, y verás como a la final todos pasarán un día diferente logrando resultados eficaces para el bienestar de la empresa y para tu equipo de trabajo. En muchas empresas se emplean con éxito una reunión mensual para celebrar los cumpleañeros del mes, y si consideras que hay algún miembro por alguna razón específica que debe ser reconocido hacer una actividad fuera de la empresa donde entre todos le realicen un reconocimiento. Si estableces metas por equipo de trabajo debes siempre tener la certeza de cuál es el desempeño de las evoluciones de cada uno de los integrantes, con el fin de poder reconocer a quien se lo merece.

Paso 4 

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Crear programas de incentivos para premiar un buen trabajo en equipo siempre es muy motivante y lograrás que se fomenta una competencia sana. Como te mencioné anteriormente, estos planes de incentivos no son constantes son puntuales con principio y fin. Tu empresa es indispensable que maneje una web con enlaces de Intranet con comunicaciones internas que se puedan difundir dentro de la empresa, y así poder dar reconocimiento por logros que se hayan destacado de forma favorable tanto para el empleado como para los beneficios de la empresa. El buzón de sugerencia es un idea fabulosa que cuando yo la implanté en una empresa que trabajé, los integrantes de mi gerencia no solo compartía ideas y sugerencias en los proyectos y se lean en las reuniones de status al final los más destacados; sino que también puede ser un canal para que entre los miembros de los equipos evalúen a otros compañeros, pueden hasta incluir opiniones de los clientes de la zona de cada uno. Y luego plasmarlo en una cartelera y premiar al que reciba más estrellas. Yo les quiero compartir un programa de incentivo que hice, que como el 100% de mi equipo eran hombres, puse en la sala de ventas las metas por cada uno de los miembros, y luego al lado hice el campo de un hipódromo de carreras de caballos, y cada pin (chinche) tenía un número y era la representación de un caballo, y a medida cada semana que se realizaba la evaluación de los logros de cada miembro, el caballo avanzaba y así todos de forma pública se veían como avanzaban o como se quedaban rezagados. Realmente fue muy exitoso.

Paso 5    

Implementar tus programas a través de toda tu empresa. Dar a conocer tus reuniones y hablar con el mayor número de socios posible durante estas reuniones. Crea energía en estas reuniones y tener la certeza de las actividades del equipo son una parte de la puesta en marcha de tu programa. Proporcionar tu pleno apoyo y responder a todas las preguntas de cada miembro de tu equipo.

Paso 6     

Medir y revisar el programa de trabajo en equipo a menudo. Obtener retroalimentación de ellos mismos y revisar su medida del programa. Ajusta el programa, basado en la retroalimentación y medición. Proporcionar recompensas e incentivos adicionales, según sea necesario. Comunicarles constantemente sus objetivos de trabajo en equipo, avances y logros.

Bibliografía Por Nana González|13 junio , 2016|Estrategia Empresarial (magentaig.com)...