MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN PDF

Preview

Summary

MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN A. Aziz Zulhakim, S.Sos., M.Si Hernowo Novianto, SE., M.Si Judul: MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN A. Aziz Zulhakim, S.Sos., M.Si Hernowo Novianto, SE., M.Si Desain Cover: Ari Handoko Tata Letak: A. Aziz Zulhakim, S.Sos., M.Si Cetakan pertama, 2012 108+7+1 Tulisan di dalam b...

Description

MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN A. Aziz Zulhakim, S.Sos., M.Si Hernowo Novianto, SE., M.Si

Judul: MANAJEMEN PERKANTORAN MODERN A. Aziz Zulhakim, S.Sos., M.Si Hernowo Novianto, SE., M.Si Desain Cover: Ari Handoko Tata Letak: A. Aziz Zulhakim, S.Sos., M.Si Cetakan pertama, 2012 108+7+1 Tulisan di dalam buku ajar ini merupakan saduran dari beberapa penulis yang konsren di bidang Manajemen Perkantoran Modern atau dulu disebut dengan keilmuan Office Administration. Ini merupakan buku ajar untuk kalangan sendiri.

KATA PENGANTAR

Alhamdulillah dengan segala kekuatan-NYA, buku ajar Manajemen Perkantoran ini dapat diselesaikan dengan baik oleh Tim Penyusun Bahan Ajar Mata Kuliah Manajemen Perkantoran di Program Studi Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Prof. Dr. Hazairin, SH Bengkulu. Memahami manajemen maupun administrasi menjadi satu ruang dimensi yang sama seiring dengan perkembangan zaman maupun hasil-hasil riset para ahli, dimana menurut salah satu terbitan United Nations, administrasi dan manajemen umumnya dianggap sebagai kata-kata sepadan (The term Administration and Management are more being used synounymously, there has been a tendency in recent time for management to be used to a greater degree in public affairs. This probably because of the increasing application of buisness management practices in the field of public administration). Dengan kelaziman tersebut, dalam uraian di dalam buku ajar ini tidak akan memperbedakan istilah office administration dengan office management. Adapun manajemen perkantoran modern kami rangkum ke dalam pengertian yang lebih luas untuk menerapkan prinsip-prinsip kerja kantor yang tidak hanya sebatas pengertian simbolsimbol tapi jauh lebih luas untuk memaknai kantor sebagai ruang dalam proses pengambilan keputusan dan action do organisasi. Sebagian isi di dalam buku ajar ini, kami rangkum melalui penyaduran beberapa buah pikiran para ahli yang konsren pada bidang manajemen perkantoran maupun para ahli intradicipliner dalam kemajuan organisasi abad 21. Maka dalam aplikasinya kami rasa buku ajar ini masih banyak harus menerima beberapa masukkan untuk memajukkan manajemen perkantoran sebagai ilmu terapan bagi sarjana administrasi publik. Akhir kata, apabila terdapat kekurangan kami mohon maaf yang sebesar-besarnya.

Bengkulu, 12-12-2012

TIM PENYUSUN

CONTENT ISI HALAMAN DEPAN PENGANTAR BAB I

PENDAHULUAN A. Mengenal Manajemen Perkantoran B. Kedudukan dan Peran Kegiatan Perkantoran dalam Organisasi C. Perkantoran Modern D. Prinsip-prinsip Manajemen Perkantoran Modern

BAB II

28 29 47

53 56

ANALISA SERAGAM SEBAGAI SIMBOL ORGANISASI MODERN A. Pengertian Awal B. Ekspresi Budaya C. Tiga Lapisan Kultur Organisasi

BAB VII

20 23 24

DESAIN INTERIOR DALAM PERKANTORAN MODERN A. Ruang Kantor Modern B. Ruang dalam Sebuah Kantor

BAB VI

17

TEKNOLOGI PERKANTORAN MODERN A. Pengenalan Awal B. Otomatisasi Perkantoran C. Virtual Office

BAB V

9 14

PELAKSANAAN PERKANTORAN MODERN A. Data dan Informasi B. Pelaksanaan Pekerjaan Perkantoran Modern C. Efisiensi Perkantoran Modern

BAB IV

4 6

Office Organization A. Pengorganisasian terhadap Office Service B. Sentralisasi dan Spesialisasi Pekerjaan Perkantoran C. Asas-asas Pengorganisasian Kantor

BAB III

1 3

63 64 64

PEMBAGIAN KERJA BERDASARKAN KATEGORISASI GENDER A. Ilustrasi Bias Gender pada Masyarakat Patriarkhi B. Definisi Gender C. Karakteristik Kecenderungan Orientasi Gender (Feminimitas dan Maskulinitas) D. Pembagian berdasarkan Gender

67 67 70 71

BAB VIII

MEMBANGUN RELATION

CITRA

ORGANISASI

MELALUI

PERAN

PUBLIC

A. Pengertian Citra B. Konsep PR C. Peran dan Fungsi Public Relations Dalam Organisasi D. Public Relations sebagai Media dalam Membangun Citra Organisasi BAB IX

Pengertian Korespondensi dan Surat Fungsi Surat Dinas Langkah-langkah Tehknis Penulisan Surat Bagiang-bagian Surat Penyusunan Kalimat dalam Menulis Surat Penyusunan Paragraf dalam Menulis Surat

83 84 84 85 91 91

MANAJEMEN KEARSIPAN A. B. C. D. E. F.

BAB XI

82

TEHNIK-TEHNIK KORESPODENSI A. B. C. D. E. F.

BAB X

76 78 79

Pendahuluan Pengertian Arsip Kerangka mengenai Peran Arsip Jenis Arsip Berdasarkan Fungsi Pola Manajemen Arsip Sistem Filling (Penyimpanan Arsip)

92 92 93 94 94 96

MANAJEMEN PENYELENGGARAAN RAPAT A. Pengertian Rapat B. Rapat Kecil yang Bersifat Tidak Resmi C. Rapat yang Bersifat Resmi

DAFTAR REFRENSI

103 103 104

A. Aziz Zulhakim, S.Sos., M.Si Hernowo, SE., M.Si

Buku Ajar Manajemen Perkantoran Modern

BAB I PENDAHULUAN

A. Mengenal Manajemen Perkantoran Kita mungkin lebih sering mendengar istilah administrasi perkantoran dari pada manajemen perkantoran atau sebaliknya. Namun pada intinya kedua kata (Administrasi dan Manajemen) tersebut memiliki pemahaman yang sama dalam konteks maksud dan tujuan mengenai pemaknaan arti secara harfiahnya, yang mana juga ditegaskan oleh salah satu terbitan Perserikatan Bangsa-bangsa sebagai berikut (dalam Gie, 2007): “The terms Administration and Management are more being used synonymously. While the terms Administration has been applied more to the conduct of public affairs and the terms Management more to that of buisiness enterprise, there has been a tendency in recent time for Management to be used to a greater degree in public afffairs. This is probably because of the increasing application of business Management practices in the field of public administration.” (Istilah-istilah Administrasi dan Manajemen makin lama makin banyak dipakai secara searti. Walaupun istilah Administrasi telah diterapkan lebih banyak bagi tindakan dalam urusan-urusan negara dan istilah Manajemen lebih banyak bagi urusan-urusan perusahaan, pada waktu akhir-akhir ini terdapat kecenderungan untuk manajemen dipergunakan dalam derajat yang telah luas bagi urusan-urusan publik. Hal ini terjadi mungkin karena adanya bentuk pengapdosian praktekpraktek Manajemen bisnis yang lambat laun diterapkan juga di birokrasi (Administrasi) pemerintahan). Berikut beberapa pengertian mengenai office management menurut para ahli, yaitu: 1. Menurut William Leffingwell dan Edwin Robinson di dalam bukunya Textbook of Office Management, merumuskan sebagai berikut: “office management as a function, is that branch of the art and science of management which is concerned with the efficient perfomance of office work, whenever and wherever that work is to be done”. (Manajemen perkantoran sebagai suatu fungsi adalah cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, bilamana dan dimana pun pekerjaan itu harus dilakukan).

1

A. Aziz Zulhakim, S.Sos., M.Si Hernowo, SE., M.Si

Buku Ajar Manajemen Perkantoran Modern

2. John Neuner dan Benjamin Haynes di dalam bukunya office Management: Pricinples and Practices, merumuskan office Management sebagai berikut: “For this reason office management covers a narrower field than the term „management‟ generally implies, office management concerning itself to a large extent with office supervision”. (Berdasarkan alasan ini manajemen perkantoran mencakup bidang yang lebih sempit dari pada yang umumnya dikandung oleh istilah „manajemen‟, manajemen perkantoran untuk sebagian besar berkenaan dengan pengawasan perkantoran). 3. Perumusan Management Office menurut Edwin Robinson di dalam bukunya Buisness Organization and Practice, mengemukakan sebagai berikut: “Office management is concerned with the direction and supervision of office work”. (Manajemen perkantoran berkenaan dengan pengarahan dan pengawasan terhadap pekerjaan perkantoran). 4. Perumusan George Terry di dalam bukunya Office Management and Control, mengemukakan pandanganya sebagai berikut: “office management can be defined as the planning, controlling, and organizing of office work, and actuating those perfoming it so as to achieve the predetermined objectives. It deals with the life cycle of buisness information and data from their creation through their maintenance, distribution, and retention, if of permanent value, or destruction if obsolete”. (Manajemen perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakkan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu. Ini bersangkut paut dengan peredaran hidup data dan keterangan perusahaan dari sejak penciptannya melalui pemeliharaan, penyebaran, dan penyimpanannya kalau memiliki nilai tetap atau pemusnaannya kalau usang). Dari bebera definisi diatas, dapat dijelaskan bahwa manajemen perkantoran adalah suatu fungsi tertentu. Fungsi yang dimaksud ini dapat dijelaskan berdasarkan apa yang tersirat dari dikemukakanya para ahli diatas yang meliputi rangkaian aktivitas sebgai berikut: 1. Pelaksanaan secara efisien (Leffingwell & Robinson) 2. Pengawasan (Neuner & Haynes)

2

A. Aziz Zulhakim, S.Sos., M.Si Hernowo, SE., M.Si

Buku Ajar Manajemen Perkantoran Modern

3. Pengarahan dan pengawasan (Robinson) 4. Perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian serta penggerakan (Terry) Dengan demikian pokok manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), menggarahkan (memberi arah dan petunjuk), mengawasi dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai terselenggaranya secara tertib. B. Kedudukan dan Peran Kegiatan Perkantoran dalam Organisasi Ada dua aspek yang tidak dapat dipisahkan yaitu organisasi dan manajemen, jika bicara mengenai manajemen perkantoran berarti juga bicara organisasi perkantoran dan kegiatan-kegiatannya. Untuk mengetahui kedudukan dan peran kegiatan perkantoran dalam organisasi perlu lebih dahulu diketahui tentang organisasi. Berbagai macam rumusan pengertian yang diberikan tentang organisasi, antara lain bisa disebutkan organisasi adalah setiap bentuk persekutuan dua orang atau lebih yang bekerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan dan terkait secara formal dalam suatu susunan hierarkhis. Dari rumusan mengenai pengertian organisasi seperti tersebut diatas berarti apabila dilihat unsur-unsurnya organisasi mengandung unsur-unsur: 1. Kelompok orang 2. Kerjasama 3. Tujuan 4. Keterikatan Formal 5. Susunan hierarkhi Organisasi apapun dapat ditinjau sedikitnya dari dua sudut yaitu: (1) Sebagai kelompok orang yang bekerjasama dan (2) Sebagai wadah dari kerjasama

3

A. Aziz Zulhakim, S.Sos., M.Si Hernowo, SE., M.Si

Buku Ajar Manajemen Perkantoran Modern

tersebut sebagai orang yang bekerjasama sifatnya dinamis, Sedangkan sebagai wadah sifatnya relatif statis. Salah satu unsur organisasi adalah adanya tujuan untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan, organisasi melakukan tugas-tugas atau kegiatan-kegiatan tugas-tugas dapat dikelompokkan dalam dua kelompok besar yaitu: tugas atau kegiatan pokok dan tugas atau kegiatan penunjang. Kegiatan pokok atau sering disebut kegiatan substantif adalah kegiatankegiatan yang secara langsung mengenai tugas organisasi, maka tugas pokok organisasi yang satu akan berbeda dengan tugas pokok organisasi yang lain, akan tetapi tugas-tugas penunjangnya, untuk setiap organisasi dengan tujuan dan tugas pokok apapun, dapat dikatakan sama. Yang dimaksud dengan tugas menunjang adalah tugas-tugas yang bersifat membantu, melayani, memudahkan dan melancarkan tugas pokok dan tugas-tugas pimpinan. C. Perkantoran Modern Perkantoran modern mempunyai ciri-ciri memiliki bangunan dan tata ruang yang baik, menggunakan alat dan perlengkapan termasuk mebeler yang tepat; para pegawai dalam melaksanakan tugas-tugasnya berdisiplin, profesional memiliki sikap dan cara berpikir serta bertindak sesuai dengan tuntutan jaman. Kantor modern juga mendayagunakan biaya, menerapkan tata laksana yang demokratis, efektif, efisien, produktif, berkeadilan, dan perlakuan manusiawi. Perkantoran modern juga sering digambarkan sebagai kantor yang segala kegiatannya serba dikomputerkan (computerized). Perubahan besar memang telah terjadi dalam lingkungan perkantoran. Geoffry Mills dkk (1990) menegaskan dalam bukunya "Modern Office Management" bahwa teknologi baru terus mengalami

4

A. Aziz Zulhakim, S.Sos., M.Si Hernowo, SE., M.Si

Buku Ajar Manajemen Perkantoran Modern

kemajuan, terutama dalam bidang “komunikasi dan pengelolaan data" (alih bahasa oleh F.X. Budiyanto, 1991). Tahap perkembangan sistem informasi manajemen (SIM) di sebagian besar instansi pemerintah kita saat ini tampaknya sampai pada tahap SIM dengan dukungan pemrosesan data elektronik (electronic data processing, computer). Di satu pihak tahapan ini bagi sebagian instansi sedang menuju atau mungkin sudah sampai pada tahap berikutnya, yaitu tahapan SIM berdasarkan komputer (Computer based system). Namun, di lain pihak kenyataan masih banyak kantor-kantor pemerintah kita belum masuk ke tahap dukungan komputer, terutama di kotakota kecil atau di daerah-daerah terpencil. Berbagai keuntungan dapat diperoleh apabila seluruh kegiatan dilakukan dengan sistem komputer, khususnya keuntungan dalam hal kecepatan, kecermatan, keterhandalan, keterkinian komunikasi dan pemrosesan data. Biaya sering merupakan salah satu pertimbangan dalam hal modernisiasi perkantoran. Oleh karena dalam hal modernisasi ini lebih sering dilakukan per modul ("modularity'). Namun, kantor modern perlu memperhitungkan kemungkinan gangguan terhadap sistem yang digunakan. Kerusakan salah satu alat sebagai salah satu komponen, atau kesalahan yang terjadi pada salah satu sub-sistem akan mengganggu sistem secara keseluruhan. Kesalahan memilih file induk dalam memasukkan data untuk disimpan, akan menyulitkan penemuannya kembali pada saat diperlukan. Apabila data tersebut diperlukan sebagai bahan pengambilan keputusan, maka keputusan akan terganggu, atau keputusan tidak sempurna. Dampak selanjutnya mudah diperkirakan. Semakin modern suatu kantor, sifat dan cakupan kegiatannya semakin mengglobal. Sehubungan dengan itu, semakin modern suatu kantor semakin banyak

5

A. Aziz Zulhakim, S.Sos., M.Si Hernowo, SE., M.Si

Buku Ajar Manajemen Perkantoran Modern

informasi yang dapat diakses, semakin besar pula peluang yang dapat dimanfaatkan untuk kepentingan organisasi atau instansinya. Akan tetapi sebaliknya, dari keuntungan tersebut di atas kantor modern perlu mewaspadai berbagai kemungkinan pengaruh negatif global yang bisa mengacaukan kegiatannya dalam pengelolaan informasi. Dari uraian mengenai pengertian kantor atau perkantoran modern, data/informasi merupakan sasaran utama, dan sekaligus sebagai tujuan dari seluruh kegiatan perkantoran. Jelas pula bahwa dalam penanganan data/informasi diperlukan bangunan dan ruangan, peralatan dan perlengkapan, manusia atau penanganan menyelenggarakan kegiatan, serta sistem, prosedur dan tata kerja untuk menyelenggarakannya. D. Prinsip-prinsip Manajemen Perkantoran Modern 1. Prinsip 1 Dapat dengan mudah manajer kantor harus merencanakan pekerjaan apa yang harus dikerjakan dan bagaimana, kapan dan di mana harus dikerjakan, dan oleh siapa harus dikerjakan. 2. Prinsip 2 Dengan memahami seluruh perencanaan kantor dan organisasi serta pengembangan produk, manajer tersebut dapat mengkoordinasikan upaya-upaya semua pegawai, mesin-mesin, dan informasi untuk memformulasikan jadwal kerja yang sesuai dengan perencanaan. 3. Prinsip 3 dan 4 Lebih jauh, prosedur dan sistem operasi yang tepat, praktik penyimpanan arsip, metode untuk melaksanakan rencana juga pengukuran, standar dan tata letak untuk melaksanakan pekerjaan harus dikembangkan secara efektif.

6

A. Aziz Zulhakim, S.Sos., M.Si Hernowo, SE., M.Si

Buku Ajar Manajemen Perkantoran Modern

4. Prinsip 5 Mungkin yang paling penting, manajer kantor menseleksi, melatih, memotivasi, mengkompensasi dan meningkatkan pegawai untuk mempertahankan minat terhadap organisasi pada tingkat yang optimal. Komaruddin (1981) mengemukan sembilan prinsip manajemen perkantoran sebagai berikut: 1. Manajer kantor itu adalah seorang eksekutif yang harus membuat rencana, menyusun organisasi, dan melakukan pengawasan terhadap sebagian besar pekerjaan kantor yang harus dilaksanakan, serta memimpin para pegawai dalam melaksanakan tugas mereka. Manajemen tertinggi harus menyadari diri bahwa manajer kantor itu bukan seorang penyelia yang semata-mata hanya berurusan dengan ketata usahaan saja; 2. Tata ruang kantor harus direncanakan dengan ilmiah untuk menghindari gerakan yang tidak perlu (mubazir), keterlambatan, dan kesukaran untuk menggapai pekerjaan atau bahan-bahan; 3. Mesin-mesin dan perlengkapan-perlengkapan yang otomatis hendaknya dipergunakan apabila hasilnya ekonomis; 4. Kajian gerakan dan waktu (time and motion study) penyederhanaan kerja dan pengukuran kerja hendaknya diterapkan dalam pekerjaan kantor; 5. Sistem dan prosedur kantor harus dengan terus menerus diupayakan agar menjadi lebih efisien dan mengurangi biaya; 6. Sistem manajemen arsip/warkat yang diperbaiki harus dikembangkan sesuai dengan pengawasan formulir. Hal ini termasuk menghidangkan metode pengarsipan yang tidak efisien, penetapan jadwal pemusnahan arsip, perbaikan sistem penelusuran arsip, dan perencanaan perbaikan formulir kantor;

7

A. Aziz Zulhakim, S.Sos., M.Si Hernowo, SE., M.Si

Buku Ajar Manajemen Perkantoran Modern

7. Hubungan kepegawaian yang lebih ilmiah harus dikembangkan melalui analisis pekerjaan, prgram Diklat, nasihat kepegawaian, dan panduan perintah; 8. Standar kualitas dan kuantitas pekerjaan kantor harus digunakan dan dikembangkan; 9. Kesadaran kerja, bersamaan dengan konsep dasar manajemen ilmiah dalam pekerjaan kantor hendaknya dikembangkan baik pada jiwa penyelia maupun pada sikap pegawai.

8

A. Aziz Zulhakim, S.Sos., M.Si Hernowo, SE., M.Si

Buku Ajar Manajemen Perkantoran Modern

BAB II OFFICE ORGANIZATION

A. Pengorganisasian terhadap Office Service Organisasi merupakan suatu sistem, dimana sistem yang berupa organisasi terdiri dari 3 unsur yang saling berhubungan yaitu: 1) sekelompok orang; 2) kerjasama; dan 3) tujuan tertentu. Dari perpaduan 3 unsur tersebut, maka lahirlah organisasi. Struktur atau tataraga organisasi itu harus dirancang dan dibangun sesuai dengan perkembangan organisasi dan sumber-sumber kemampuannya. Segenap rangkaian aktivitas merancang dan membangun struktur organisasi, yang pada pokoknya merupakan membagi-bagi atau mengelompokkan bidang-bidang kerja serta menetapkan dan menyusun jalinan hubungan-hubungan kerja diantara orangorang maupun bidang kerja itu termasuk dalam pengertian pengorganisasian. Suatu organisasi dapat benar-benar mencapai tujuannya secara penuh, maka tataraga organisasi tersebut harus memiliki 2 syarat, yaitu efisien dan sehat. Tataraga organisasi yang efisien berarti bahwa organisasi tersebut memiliki susunan yang logis dan bebas dari sumber-sumber pergesekkan, sehingga segenap satuan di dalamnya dapat mencapai perbandingan yang terbaik antara usaha dengan hasil kerjanya baik mengenai mutu maupun banyaknya hasil kerja itu. Sedangkan pengertian struktur yang sehat, berarti bahwa organisasi itu mempunyai bentuk yang teratur dimana masing-masing bidang kerja beserta pejabat, tugas dan wewenangnya yang merupakan satuan-satuan tertentu dalam lingkungan keseluruhan organisasi dapat menjalankan perananya dengan tanpa keseimpangsiuran.

9

A. Aziz Zulhakim, S.Sos., M.Si Hernowo, SE., M.Si

Buku Ajar Manajemen Perkantoran Modern

Tataraga organisasi yang tidak mengikuti pola yang efisien dan sehat biasanya akan terjadi pemekaran susunan menjadi berlipat gan...