MATERI SP - MANAJEMEN PERKANTORAN PDF

Preview

Summary

MANAJEMEN PERKANTORAN By : Rahmawati, SH., M.Si A. Pengertian Manajemen Perkantoran Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, istilah manajemen dapat dipahami dalam dua pengertian, yaitu penggunaan sumber daya secara efektif untuk mencapai sasaran; dan pimpinan yang bertanggung jawab atas jalannya perus...

Description

MANAJEMEN PERKANTORAN By : Rahmawati, SH., M.Si

A. Pengertian Manajemen Perkantoran Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, istilah manajemen dapat dipahami dalam dua pengertian, yaitu penggunaan sumber daya secara efektif untuk mencapai sasaran; dan pimpinan yang bertanggung jawab atas jalannya perusahaan dan organisasi. Menurut Ricky W. Griffin, manajemen merupakan sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran secara efektif dan efisien. Berdasarkan pengertian manajemen tersebut maka manajemen perkantoran dapat diartikan sebagai rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengawasi, dan mengendalikan hal-hal yang berhubungan dengan pekerjaan tersebut untuk mencapai tujuantujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu. Pengertian manajemen perkantoran juga adalah suatu kegiatan pengelolaan data dan informasi yang dilakukan secara teratur, sistematik dan terus-menerus, mengikuti kegiatan organisasi dengan tujuan mencapai keberhasilan tugas organisasi yang bersangkutan. George

R.

Terry menegaskan

bahwa

manajemen

perkantoran

adalah

perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakan agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan.

B. Fungsi Manajemen Perkantoran Secara umum ada empat fungsi utama dalam manajemen perkantoran, yaitu fungsi perencanaan

(planning),

pengorganisasian

(organizing),

(commanding/directing), dan pengawasan (controlling).

pengarahan

1. Perencanaan (Planning) Merupakan fungsi yang akan menentukan serangkaian tindakan untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan. 2. Pengorganisasian (Organizing) Fungsi pengorganisasian ini dapat mempermudah manajer dalam melakukan pengawasan

dan

menentukan

orang-orang

yang

dibutuhkan

untuk

melaksanakan tugas yang sudah dibagi-bagi tersebut. Fungsi pengorganisasian dalam manajemen perkantoran sangat penting karena: a. Dapat membantu mewujudkan struktur organisasi yang jelas b. Dapat mendeskripsikan tugas dari setiap bidang atau bagian dalam organisasi secara jelas c. Wewenang dan tanggung jawab dalam organisasi menjadi lebih jelas d. Dapat memperlihatkan antartugas atau pekerjaan dari setiap unit organisasi e. Sumber daya manusia dan materil yang dibutuhkan dapat diketahui 3. Pengarahan (Commanding) Fungsi ini dalam manajemen perkantoran merupakan fungsi yang berhubungan dengan usaha memberi bimbingan, saran, perintah-perintah atau instruksi kepada bawahan dalam melaksanakan tugas masing-masing, agar tugas dapat dilaksanakan dengan baik dan benar-benar tertuju pada tujuan yang telah ditetapkan sejak awal. 4. Pengawasan (Controlling) Fungsi ini sangat diperlukan untuk menjaga agar seluruh kegiatan dan efektivitas pendayagunaan sumber-sumber daya yang ada tidak menyimpang dari rencana sehingga tujuan organisasi atau perusahaan dapat direalisasikan. Secara garis besar, proses pengawasan dalam manajemen perkantoran mengandung langkah-langkah kegiatan sebagai berikut. a. Menentukan objek-objek yang akan diawasi b. Menetapkan

standar

sebagai

alat

ukur

pengawasan

menggambarkan pekerjaan yang dikehendaki c. Menentukan prosedur, waktu, dan teknik yang dipergunakan

atau

yang

d. Mengukur hasil kerja yang dilaksanakan e. Membandingkan antara hasil kerja dengan standar untuk mengetahui apakah ada perbedaan f. Melakukan tindakan perbaikan terhadap suatu penyimpangan

C. Tujuan Manajemen Perkantoran 1.

Mencapai hasil pekerjaan kantor secara efektif dan efisien

2.

Proses pekerjaan kantor berjalan dengan lancer

3.

Pengawasan pekerjaan kantor efektif dan efisien

4.

Tercipta suasana kantor yang harmonis dan menyenangkan

5.

Terciptanya rasa memiliki dan rasa tanggung jawab

Tujuan manajemen perkantoran juga pernah dirumuskan oleh George R. Terry, yaitu sebagai berikut. 1.

Memberikan keterangan yang lengkap

2.

Memberikan catatan dan laporan yang cukup dengan biaya rendah

3.

Membantu perusahaan memelihara persaingan

4.

Pekerjaan tata usaha yang cermat dan membantu memberi pelayanan kepada langganan

5.

Membuat catatan yang semakin baik dengan biaya yang semakin rendah

D. Ruang Lingkup Pekerjaan Manajemen Perkantoran Menurut Charles O. Libbey, ruang lingkup pekerjaan manajemen perkantoran antara lain: 1. Ruang Perkantoran (Office Space) Ruang perkantoran atau kantor (dalam bahasa Belanda kantoor) adalah sebutan tempat yang digunakan untuk perniagaan atau perusahaan yang dijalankan secara rutin. 2. Komunikasi (Communications) Komunikasi didefinisikan sebagai proses mengirim dan menerima pesan, dan dikatakan efektif apabila pesan dapat dimengerti dan menstimulasi tindakan atau mendorong orang lain untuk bertindak sesuai dengan pesan tersebut.

3. Pegawai Kantor (Official Personnel) Kepegawaian perkantoran ini mencakup kegiatan pemilihan pegawai, orientasi atau perkenalan pekerjaan, pelatihan pegawai, promosi pegawai (sumber daya), pengujian sumber daya, pergantian sumber daya, sistem saran pegawai, pooling karyawan atau pegawai, absensi pegawai, pemberhentian pegawai/karyawan, fasilitas buat pegawai/karyawan, moral dan kedisiplinan pegawai, pensiun pegawai, penilaian, dan pengaduan pegawai/karyawan. 4. Perabot dan Perlengkapan Kantor (Furniture and Equipment) Perabot dan perlengkapan kantor ini mencakup semua peralatan yang umunya digunakan di kantor, contohnya meja, kursi, perlengkapan arsip, ruang atau peti besi, perabotan fungsional, perabotan gudang, dan lainnya. 5. Peralatan dan Mesin Kantor (Appliances and Machines) Peralatan dan mesin kantor merupakan sarana penunjang aktivitas kantor yang mempunyai masa manfaat atau masa pakai lebih dari satu tahun, misalnya mesin tik, mesin tambah, mesin faktur, mesin pembukuan, mesin hitung, perlengkapan dikte, perlengkapan kirim surat, dan peralatan terlihat. 6. Perbekalan dan Keperluan Tulis (Supplies and Stationary) Perbekalan dan keperluan tulis ini mencakup pengelolaan barang keperluan tulis, kertas surat, formulir-formulir, perbekalam sarana kebersihan, perbekalan penggadaian, dan pengevaluasian untuk perbekalan baru. 7. Metode Kerja Fungsi metode berarti sebagai alat untuk mencapai tujuan, atau bagaimana cara melakukan atau membuat sesuatu. 8. Warkat Warkat yaitu suatu catatan tertulis, terekam, tergambar, tercetak, yang dibuat orang dalam rangka untuk membantu ingatan. 9.

Pengawasan Pejabat Pelaksana (Executive Controls) Ini merupakanupaya yang dilakukan untuk mencegah penyalahgunaan jabatan dalam suatu perkantoran/organisasi/instansi/perusahaan.

E. Prinsip-Prinsip Manajemen Perkantoran Prinsip-prinsip dalam manajemen perkantoran itu bersifat lentuk. Menurut Henry Fayol, seorang pencetus teori manajemen yang berasal dari Perancis, prinsipprinsip umum manajemen tersebut meliputi: 1.

Pembagian kerja (division of work)

2.

Wewenang dan tanggung jawab (authority and responsibility)

3.

Disiplin (discipline)

4.

Kesatuan perintah (unity of command)

5.

Kesatuan pengarahan (unity of direction)

6.

Mengutamakan

kepentingan

organisasi

di

atas

kepentingan

sendiri

(subordination of individual interests to the general interests) 7.

Pembayaran upah yang adil (renumeration)

8.

Pemusatan (centralization)

9.

Hirarki (hierarchy)

10. Tata tertib (order) 11. Keadilan (equity) 12. Stabilitas kondisi karyawan (stability of tenure of personnel) 13. Inisiatif (initiative) 14. Semangat kesatuan (espirits de corps) Berdasarkan pendapat Henry Fayol, prinsip-prinsip manajemen perkantoran itu mencakup hal-hal seperti: 1.

Perencanaan Pekerjaan

2.

Pengorganisasian Pekerjaan

3.

Pengkoordinasian Pekerjaan

4.

Pengendalian Pekerjaan

5.

Pemberdayaan Pegawai

6.

Komunikasi

7.

Tatanan Kantor

8.

Peningkatan Mutu Pelayanan

F. Asas-Asas Manajemen Perkantoran 1. Asas Sentralisasi (Pemusatan) Maksudnya semua kerja perkantoran dalam organisasi yang bersangkutan diserahkan kepada satuan organisasi yang berdiri sendiri, di samping satuansatuan organisasi yang memikul pekerjaan-pekerjaan operatif seperti mengetik, surat menyurat, menyalin warkat, atau memelihara arsip.

2. Asas Desentralisasi (Penyebaran) Yaitu asas pemancaran atau penyebaran dimana masing-masing bagian pokok bekerja sebagai suatu kesatuan yang seakan akan berdiri sendiri. Dalam asas ini pula,

masing-masing

melaksanakan

satuan

tugas-tugas

organisasi

induknya

dan

juga

seluruh

organisasi

melaksanakan

semua

selain kerja

ketatausahaan yang dapat dalam lingkungan sendiri.

3. Asas Dekonsentralisasi (Gabungan) Asas ini merupakan system asas kombinasi antara asas sentralisasi dengan asan desentralisasi yaitu unit pelayanan bertanggung jawab atas pekerjaan kantor yang berada pada seluruh organisasi, sebaiknya pekerjaan kantor yang kurang tepat dikerjakan oleh suatu unit yang bersangkutan.

STRUKTUR ORGANISASI DAN JABATAN BIDANG ADMINISTRASI PERKANTORAN A. Pengertian Struktur Organisasi Kantor Organisasi adalah sekelompok orang (dua atau lebih) yang secara formal dipersatukan dalam suatu kerja sama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sedangkan pengorganisasian adalah fungsi kedua dalam manajemen dan didefinisikan sebagai proses kegiatan penyusunan struktur organisasi sesuai dengan tujuan-tujuan, sumber-sumber, dan lingkungannya. Dengan demikian hasil pengorganisasian adalah struktur organisasi. Umumnya, istilah struktur organisasi digunakan ketika dua orang atau lebih melaksanakan fungsi-fungai tertentu dan perlu untuk mewujudkan tujuan organisasi.

B. Macam-Macam Organisasi 1.

Organisasi Politik, yaitu organisasi yang bertugas dalam penyelenggaraan Negara. Contohnya partai politik.

2.

Organisasi Bisnis, yaitu organisasi yang bertujuan untuk memperoleh keuntungan dari usaha yang dilakukan (usaha bisnis).

3.

Organisasi Profesi, yaitu organisasi yang anggotanya terdiri dari orang-orang yang berprofesi sama atau hampir sama untuk menjaga agar profesi mereka selalu dihargai dan dihormati. Contohnya ISI (Ikatan Sekretaris Indonesia) dan ICMI (Ikatan Cendikiawan Muslim Indonesia).

4.

Organisasi Sosial, yaitu organisasi yang bertujuan untuk memenuhi kebutuhan social kemasyarakatan. Contohnya organisasi kekeluargaan dalam bidang ekonomi, pendidikan, ilmiah, keindahan dan rekreasi, keagamaan, kesehatan jasmani, dan sebagainya.

C. Prinsip-Prinsip Organisasi 1. Perumusan tujuan yang jelas 2. Pembagian kerja dan pendelegasian kekuasaan 3. Rentang kekuasaan 4. Tingkatan-tingkatan pengawasan 5.

Kesatuan perintah dan tanggung jawab

6.

Koordinasi

D. Bentuk-Bentuk Organisasi Kantor dan Strukturnya 1. Organisasi Garis/Lini (Line Organization) Yaitu bentuk organisasi yang menjelaskan bahwa wewenang atasan dan bawahan terhubung langsung secara vertikal. Bentuk organisasi ini lebih bersifat otoriter. Ciri-ciri bentuk organisasi garis/lini itu antara lain: a. Jumlah karyawan sedikit. b. Organisasi dan spesialisasi kerja masih kecil. c.

Manajer di bawah top manajer hanya sebagai pelaksana.

d. Sarana dan alatnya terbatas. e. Hubungan atasan dan bawahan bersifat langsung. f.

Pada perusahaan perseorangan, pemilik perusahaan adalah top manajer.

2. Organisasi Garis/Lini dan Staf (Line and Staff Organization) Yaitu perkembangan dari organisasi garis/lini. Ciri-ciri dari system organisasi lini dan staf diantaranya yaitu: a. Hubungan atasan dan bawahan tidak seluruhnya langsung. b. Jumlah karyawannya banyak. c. Organisasi besar. d. Ada dua kelompok kerja yaitu personel lini dan personel staf.

3. Organisasi Fungsional (Functional Organization) Dalam organisasi fungsional ini, wewenang dari pimpinan tertinggi dilimpahkan kepada kepala bagian yang mempunyai jabatan fungsional, kemudian dikerjakan oleh pelaksana yang mempunyai keahlian khusus. Ciri-ciri dari bentuk organisasi ini diantaranya yaitu: a. Organisasi kecil. b. Adanya kelompok kerja staf ahli. c. Spesialisasi dalam pelaksanaan tugas. d. Target organisasi jelas dan pasti. e. Pengawasan ketat.

4. Organisasi Divisional Struktur Organisasi Divisional (Divisional Structure Organization) adalah Struktur Organisasi yang dikelompokkan berdasarkan kesamaan produk, layanan, pasar dan letak geografis. Organisasi bentuk Divisional ini biasanya diterapkan di perusahaan yang berskala menengah keatas,hal ini dikarenakan biaya operasional akan lebih tinggi jika dibandingkan dengan bentuk Organisasi Fungsional.

5. Organisasi Matriks Yaitu gabungan struktur fungsi dan divisional. Kedua gabungan ini merupakan gabungan terbaik untuk membuat struktur organisasi yang lebih efisien. Namun, ini adalah struktur organisasi yang paling kompleks. Rantai komando divisional dan fungsional diimplementasikan secara simulatan dan saling membebani di dalam departemen yang sama. Jadi, terdapat dua rantai komando, dan beberapa karyawan memberikan laporan pada dua pimpinan/bos. Struktur organisasi matriks digunakan untuk memudahkan pengembangan pelaksanaan beragam program atau proyek.

E. Uraian Tugas dalam Struktur Organisasi 1. Manajer Administrasi Manajer administrasi memiliki tugas yang sekaligus membedakannya dengan tugas manajer kantor, misalnya: a. Merencanakan konsep b. Melakukan pengaturan c. Membuat prosedur d. Membuat keputusan e. Membuat konsep pengembangan unitnya f.

Mengawasi bawahan

g. Memikul tanggungjawab yang lebih besar 2. Manajer Kantor Manajer kantor adalah pejabat yang berada dalam level lapisan kedua dalam perkantoran. Menurut Mills (1984), manajer kantor memiliki tugas seperti: a. Menjamin sumberdaya kantor b. Menjamin ketersediaan sumberdaya kantor c. Menetapkan anggaran guna mengontrol output d. Menerapkan sistem dan prosedur guna kelangsungan visi dan misi

e. Penyediaan informasi secara efisien f.

Mengatur perekrutan pegawai guna kebutuhan masa depan

g. Menjamin sistem komunikasi yang efektif h. Menegakkan dan mempertahankan sistem yang formal dan informal untuk kepentingan konsultasi staf yang efektif i. Menjamin keselamata, kesehatan, dan kesejahteraan karyawan j. Menjamin pelaksanaan tanggung jawab Namun, menurut The Liang Gie, seorang manajer kantor memiliki tugas yang berkaitan erat dengan kemampuan dasar yang harus dimilikinya seperti: a. Kemampuan memimpin b. Memiliki latar belakang praktik/pendidikan c. Kemampuan melatih d. Kemampuan mengungkapkan diri e. Kemampuan bersikap terbuka f.

Keingintahuan

g. Kemampuan mengembangkan kreativitas h. Kemampuan untuk mempertimbangkan dengan akal sehat dan bijaksana i.

Kemampuan menjual gagasan

j.

Kemampuan bekerja sama

k. Sabar 3. Supervisor 4. Sekretaris

FASILITAS DAN LINGKUNGAN KANTOR A. Pengertian Fasilitas Kantor Pengertian fasilitas adalah sesuatu yang dapat membantu memudahkan pekerjaan, tugas dan sebagaiknya fasilitas merupakan perlaksaan fungsi. Fasilitas kantor yang digunakan oleh setiap perusahaan bermacam-macam bentuk, jenis dan manfaatnya. Semakin besar aktivitas suatu perusaan maka semakin lengkap pula fasilitas dan sarana pendukung dalam proses kegiatan untuk peoses kegiatan untuk mencapai tujuan tesebut. Fasilitas kantor itu mencangkup atau meliputi sarana danprasarana kantor. Karakteristik fasilitas kantor yang mencakup sarana dan prasarana pendukung dalam proses aktivitas perubahan atau organisasi: 1. Mempunyai bentuk fisik. 2. Memberikan manfaat dimasa yang akan datang.

B. Pengadaan Fasilitas Kantor Pengadaan adalah kegiatan penyediaan semua keperluan barang/benda/jasa bagi keperluan pelaksaan tugas. Pengadaan fasilitas kantor dapat dilakukan melalui lelang (dengan plakualifikasi), penunjukan langsung (plakualifikasi/paskakualifikasi). Proses pengadaan fasilitas kantor melalui plakulifikasi dan paskakualifikasi tersebut biasanya dilakukan oleh intansi-intansi pemerintah yang memerlukan pengadaan fasilitas kantor dalam jumlah besar tak sanggup dilakukan sendiri oleh instansi tersebut, sehingga harus melibatkan orang lain. Pengadaan fasilitas kantor dalam lingkup kantor perusahaan/organisasi harus disesuaikan dengan kebutuhan agar tidak mubazir.

C. Jenis-Jenis dan Contoh Fasilitas Kantor Fasilitas kantor pada setiap perusahaan akan berbeda dalam bentuk dan jenis nya, tergantung pada jenis usaha dan besar-kecilnya perusahaan tersebut. Berdasarkan pengertian tersebut, maka sarana kantor berkaitan dengan mesin dan peralatan, perlengkapan kantor, peralatan kantor, dan peralatan inventaris lainnya.

1. Sarana kantor a. Perabot kantor b. Peralatan/perlengkapan kantor c. Mesin-mesin kantor d. Pesawat kantor e. Interior kantor 2.

Prasarana kantor a. Penambahan nilai estetis b. Penambahan citra perusahaan di mata kolega dan lingkungan sekitar c. Tolak ukur kualitas perusahaan atas lingkungan sosial d. Perwujudan prestasi perusahaan e. Peningkatan wujud apresiasi seni

D. Pemeliharaan Fasilitas Kantor Tujuan diadakan nya maintance antara lain sebagai berikut. 1. Memungkinkan tercapainya jumlah produk melalui oprasi fasilitas secara tepat 2. Memaksimalkan umur ekonomis peralatan/fasilitas produksi 3. Memaksimalkan kapasitas produksi dan pralatan 4. Memaksimalkan frekuensi kerusakan dan kegagalan proses operasi 5. Menjaga keamanan peralatan

E. Lingkungan kantor Lingkungan adalah segala sesuatu yang ada di sekitar yang memperngaruhi perkembangan kehidupan manusia baik langsung maupun tidak langsung. Lingkungan kantor itu mencakup lingkungan fisik kantor dan lingkungan sosial kantor. 1. Lingkungan fisik kantor,adalah segala sesuatu yang secara fisik berada di dalam lingkungan kantor. 2. Lingkungan sosial kantor,adalah menunjukan kepada hubungan antar orang yang terlibat dalam kantor

Berdasarkan sasaran komunikasi dan tujuannya itu maka komunikasi yang terjadi dalam hubungan personil di lingkungan sosial kantor dapat dibedakan menjadi beberapa macam berikut ini. a. Komunikasi formal, yaitu komunikasi yang dilakukan dalam situasi formal, sehingga bahasa/istilah/ungkapan yang digunakan harus merujuk pada kondisi formal. b. Komunikasi informal, komunikasi ini terjadi dalam hubungan keseharian baik antarteman sejawat maupun dengan bawahan. c. Komunikasi internal, komunikasi ini terjadi dan melibatkan personil-personil dalam lingkup satu kantor. d. Komunikasi eksternal, komunikasi ini terjadi antarpihak perusahaan/organisasi dengan pihak diluar lembaga kerja perusahaan/organisasi tersebut. e. Komunikasi vertikal, komunikasi ini menunjuk pada kedudukan ataupun jabatan dalam organisasi. f.

Komunikasi horizontal, komunikasi ini terjadi antarteman sejawat atau sesama pegawai.

F. Ergonomi dalam Penataan Fasilitas Kantor 1. Pengertian ergonomic Istilah ”ergonomi” berasal dari bahasa Latin yaitu ergon (kerja) dan nomos (hukum alam). Ergonomi dapat didefinisikan sebagai studi tentang aspek-aspek manusia dalam lingkungan kerjan...