Manual Excel 2016 - Apuntes 1 PDF

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Manual para utilizar Excel 2016...

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Manual de Microsoft Excel Versión Ingles

Elaborado por: Juan Carlos Alva Salas

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Contenido Introducción............................................................................................................................................. 6 1. Identificar los elementos de la pantalla................................................................................................ 8 1.1 Para abrir Excel vaya a Inicio y seleccione el Icono Excel 2016........................................8 1.2 Identificando los elementos de la pantalla..........................................................................9 1.3 Ficha Archivo...................................................................................................................... 9 1.4 Ficha “Home”..................................................................................................................... 9 1.5 Ficha “Insert”......................................................................................................................9 1.6 Ficha “Page Layout”.........................................................................................................10 1.7 Ficha “Formulas”..............................................................................................................10 1.8 Ficha “Data”..................................................................................................................... 10 1.9 Ficha “Review”................................................................................................................. 10 1.10 Ficha “View”.................................................................................................................... 11 1.11 Ficha “Add-ins”...............................................................................................................11 1.12 Barras, botones y ayuda.................................................................................................11 2. Opciones del Menú Inicio.................................................................................................................. 12 2.1 Fuente.............................................................................................................................. 12 2.2 Alineación......................................................................................................................... 15 2.2.1 Orientación................................................................................................................ 15 2.2.2 Ajuste de Texto.......................................................................................................... 16 2.2.3 Combinar y centrar....................................................................................................16 2.3 Numero............................................................................................................................ 16 2.4 Estilos.............................................................................................................................. 18 2.4.1 Formato condicional.................................................................................................. 18 2.4.2 Reglas....................................................................................................................... 20 2.4.3 Estilos predeterminados............................................................................................20 2.5 Celdas.............................................................................................................................. 20 2.5.1 Insertar y eliminar celdas...........................................................................................21 2.6 Modificar.......................................................................................................................... 22 2.6.1 Funciones..................................................................................................................22 Reynosa, Tamaulipas. 08 de junio de 2019

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2.6.2 Series........................................................................................................................ 22 3. Opciones del Menú Insertar...............................................................................................................23 3.1 Insertar tablas.................................................................................................................. 23 3.2 Crear una tabla dinámica.................................................................................................24 3.3. Insertar y posicionar gráficos...........................................................................................27 3.4. Insertar Imágenes en Línea.............................................................................................28 3.5 Insertar imágenes desde archivo.....................................................................................29 3.6 Insertar captura de pantalla..............................................................................................29 3.7 Manipular Imágenes......................................................................................................... 30 3.8 Insertar Formas y dibujos.................................................................................................31 3.9 Insertar Diagramas con Smart Art....................................................................................32 3.10 Insertar Gráficos.............................................................................................................33 3.10.1 Añadir una serie de datos........................................................................................34 3.10.2 Añadir mini gráficos.................................................................................................35 3.11 Paseos 3D...................................................................................................................... 36 3.12 Insertar Hipervínculos....................................................................................................37 3.13 Insertar cuadro de Texto y Objetos.................................................................................38 3.13.1 Cuadros de Texto.....................................................................................................38 3.13.2 Objetos.................................................................................................................... 39 3.14 Símbolos........................................................................................................................ 40 4. Opciones del Menú Diseño de Pagina..............................................................................................40 4.1 Los Temas........................................................................................................................ 40 4.2 Configurar pagina.............................................................................................................42 4.3 Impresión......................................................................................................................... 45 4.3.1 Modificar los márgenes..............................................................................................46 5. Opciones del Menú Formulas............................................................................................................47 5.1 Introducir Funciones.........................................................................................................47 5.2 Funciones de Fecha y Hora.............................................................................................49 5.3 Funciones de Texto..........................................................................................................50 6. Opciones del Menú Datos................................................................................................................. 52 Reynosa, Tamaulipas. 08 de junio de 2019

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6.1 Importar Datos de Word a Excel......................................................................................53 6.2 Importar Datos de Excel a Word......................................................................................53 6.3 Obtener datos externos desde Access.............................................................................54 6.4 Obtener datos externos desde archivo de Texto..............................................................54 6.5 Conexiones del libro.........................................................................................................57 6.6 Texto a columnas.............................................................................................................58 6.7 Eliminar filas duplicadas...................................................................................................59 6.8 Validación de Datos..........................................................................................................60 6.9 Ordenar Datos..................................................................................................................62 6.10 Buscar y Reemplazar Datos...........................................................................................64 6.11 Consolidar Datos............................................................................................................65 7. Opciones del Menú Revisar.............................................................................................................. 66 8. Opciones del Menú Vista................................................................................................................... 68 8.1 Ver varias ventanas en una misma hoja...........................................................................69 Conclusión............................................................................................................................................ 71 Bibliografía............................................................................................................................................ 71

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Introducción Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que permite realizar operaciones con números organizados en una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples sumas hasta cálculos de préstamos hipotecarios. Ahora vamos a ver cuáles son los elementos básicos de Excel 2016, la pantalla, las barras, etc., para saber diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenderás cómo se llaman, dónde están y para qué sirven. También cómo obtener ayuda, por si en algún momento no sabes cómo seguir trabajando. Cuando conozcas todo esto estarás en disposición de empezar a crear hojas de cálculo en el siguiente tema. Esta versión de Excel 2016 trae las siguientes novedades y mejoras. - 6 nuevos tipos de gráficos - Mapas 3D, la herramienta de visualización geoespacial 3D, denominada anteriormente Power Map, está ahora completamente integrada en Excel. - Nuevos estilos predeterminados para dar una mejor apariencia y un formato más rápido a las formas (cajas, botones, etc.). - Hacer las cosas de forma rápida con la funcionalidad ¿Qué desea hacer? Verás un cuadro de texto en la cinta de Excel 2016 para informar sobre lo que deseas hacer. - Ecuaciones. Ahora, la inserción de ecuaciones, inclusive las matemáticas, es mucho más fácil. Podrás mediante el ratón. Excel 2016 convertirá lo escrito manualmente a texto digital con los símbolos adecuados. - Colaboración en tiempo real. Ahora podremos editar documentos al mismo tiempo desde múltiples usuarios y múltiples dispositivos . - Compartir más y mejor. Elige Compartir en la cinta para compartir la hoja de cálculo con otros usuarios de SharePoint o OneDrive. Desde el cuadro de diálogo, podrás ver quién tiene acceso a una hoja determinada y quién se encuentra trabajando contigo sobre el documento en ese preciso instante.

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- Historial de versiones mejorado. Puedes ir a Archivo > Historial para ver una lista completa de los cambios que se han realizado en el libro y obtener acceso a versiones anteriores. - Nuevos temas de apariencia de Excel. Ahora hay tres temas de Office que puedes aplicar: multicolor, gris oscuro y blanco. Para obtener acceso a estos temas, dirígete a Archivo > Opciones > General y después haz clic en el menú desplegable junto a Tema de Office.

Objetivo El objetivos de este manual de Excel, es hacer una introducción básica a las diferentes funciones y conceptos básicos sobre hojas de cálculo, conocer los aspecto e interfaz de Microsoft Excel, realizar la gestión de documentos, seleccionar y moverse en una hoja de Excel, crear fórmulas sencillas, referencias, modificar el formato de hojas y celdas, usar plantillas, realizar operaciones de edición en celdas y rangos, utilizar el relleno automático y la crear listas, emplear funciones lógicas y condicionales, crear gráficos de datos y cambiar sus formatos, crear dibujos en una hoja de cálculo e incluir textos decorativos, y configurar la impresión de las hojas de cálculo.

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1. Identificar los elementos de la pantalla. 1.1 Para abrir Excel vaya a Inicio y seleccione el Icono Excel 2016.

Una vez seleccionado, el programa se desplegará en pantalla y podremos iniciar. Excel muestra documentos recientes en la sección izquierda, pero en esta ocasión seleccionaremos “Nuevo Documento” para iniciar a editar una hoja nueva.

Una vez seleccionado, se desplegará en pantalla el nuevo libro de Excel y podremos iniciar a introducir cualquier tipo de datos.

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1.2 Identificando los elementos de la pantalla. Antes que nada, debemos saber identificar los elementos en pantalla, a continuación, se muestran las diferentes fichas con sus respectivas opciones:

1.3 Ficha Archivo Esta ficha muestras las opciones relacionadas con abrir, guardar, guardar como, imprimir, compartir, exportar, publicar y opciones relacionadas con la cuenta del usuario.

1.4 Ficha “Home” Esta ficha muestras las opciones relacionadas con la edición del texto, tamaños y tipos le letra, así como formato de las celdas y puede ser customizada de acuerdo a tus preferencias.

1.5 Ficha “Insert” Esta ficha muestra las opciones relacionadas con insertar tablas, imágenes, formas, graficas e hipervínculos.

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1.6 Ficha “Page Layout” Esta ficha muestra las opciones relacionadas con el formato del Tema, efectos, medidas de la página y otros aspectos como orientación del diseño de impresión.

1.7 Ficha “Formulas” Como su nombre lo dice, esta ficha muestra las opciones relacionadas con la inserción de funciones, fórmulas de todo tipo y opciones de cálculo.

1.8 Ficha “Data” En esta ficha se muestran las opciones relacionadas con la administración de los datos dentro del libro de cálculo, con opciones como traer información externa, sortear, filtrar, validar datos y hacer análisis estadísticos.

1.9 Ficha “Review” En esta ficha se muestran las opciones relacionadas con la gramática, diccionario a utilizar, opciones de traducción y opciones de seguridad para la hoja activa.

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1.10 Ficha “View” En esta ficha se muestran opciones como la vista del libro de trabajo, mostrar u ocultar la regla, zoom. También contiene opciones para el manejo de varias ventanas, congelar secciones de la hoja y agregar macros.

1.11 Ficha “Add-ins” En esta es útil para agregar complementos que han sido desarrollados para mejorar/trabajar con este programa, muchos desarrolladores de aplicaciones utilizan como base el esquema de Excel y es aquí donde se trabaja con dichos programas.

1.12 Barras, botones y ayuda. En la parte superior de la ventana de Excel podemos encontrar la barra de título, esta contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Book1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha están los botones para Minimizar, Maximizar y Cerrar. En el extremo superior izquierdo encontramos la barra de acceso rápido que contiene las operaciones más habituales de Excel como Guardar, Deshacer o Rehacer. Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que se desee. En la parte inferior encontramos la barra de etiquetas, esta barra permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo. Reynosa, Tamaulipas. 08 de junio de 2019

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Las barras de desplazamiento Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rápida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o hacer clic en los triángulos. La barra de estado Indica en qué estado se encuentra el documento abierto (Ready, Ej.), y posee herramientas para realizar zoom sobre la hoja de trabajo, desplazando el marcador o pulsando los botones + y -. También dispone de tres botones para cambiar rápidamente de vista (forma en que se visualiza el libro).

2. Opciones del Menú Inicio. 2.1 Fuente Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de cálculo cambiando la fuente, el tamaño, estilo y color de los datos de una celda. Utilizando los cuadros de diálogo, en la pestaña Inicio haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la sección Fuente.

Se abrirá el cuadro de diálogo Formato de celdas, y más

concretamente, la pestaña Fuente.

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Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacemos clic sobre el botón Aceptar. Conforme vamos cambiando los valores de la ficha, aparece en el recuadro Vista previa un modelo de cómo quedará nuestra...