Manual puntodeventa - Apuntes 1 PDF

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manual de punto de venta...

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! Bienvenido!y!gracias!por!usar!Abarrotes!Punto!de!Venta! Como$dueño$de$un$pequeño$negocio$no$solo$compites$con$los$grandes$súper$mercados$o$cadenas$ nacionales$ sino$ que$ también$ compites$ con$ aquellos$ negocios$ que$ ya$ se$ benefician$ de$ la$ automatización.$$Al$mismo$tiempo,$implementar$una$solución$de$punto$de$venta$(PDV$o$POS$por$ sus$siglas$en$ingles)$puede$ser$un$gran$reto$para$cualquiera.$$Abarrotes$Punto$de$Venta$te$ofrece$lo$ mejor$ de$ ambos$ mundos,$ un$ sistema$ que$ te$ pone$ a$ la$ par$ de$ la$ competencia,$ diseñado$ para$ reemplazar$tu$caja$registradora$y$procesos$manuales$de$manera$fácil$y$lo$principal$a$un$bajo$costo;$ diseñado$para$personas$sin$mucho$conocimiento$en$el$uso$de$programas$computacionales.$ Aunque$ el$ sistema$ está$ desarrollado$ para$ ser$ altamente$ intuitivo,$ de$ fácil$ uso$ y$ no$ necesitar$ capacitación,$ este$ manual$ de$ usuario$ te$ ayudará$ a$ aprovechar$ al$ máximo$ Abarrotes$ Punto$ de$ Venta.$

¿Qué!requisitos!mínimos!tiene!Abarrotes!Punto!de!Venta?! $ •

Computadora$con$las$siguientes$características:$ o o o o

Sistema$Operativo$Windows$2000,$2003,$XP,$2003,$Vista$o$Windows$71$ Procesador$Celeron$o$superior.$ 64$Mb$de$memoria$RAM.$ 40$Mb$de$espacio$libre$en$el$disco$duro$más$espacio$adicional$según$los$productos$ e$información$que$almacene.$ $

$ $ Para$la$edición$Multi$Caja$(en$red)$del$sistema$también$es$necesario:$ $ • Red$de$área$local$(LAN)$ya$sea$a$través$de$cable$Ethernet$o$vía$inalámbrica.$ •

Un$ switch$ o$ un$ router$ para$ la$ comunicación$ entre$ las$ computadoras$ (Ejemplo:$ Modem$Infinitum).$

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$Por$cuestiones$técnicas$el$programa$debe$operar$con$permisos$de$Administrador$bajo$Windows$Vista$y$ Windows$7.$

$ Abarrotes$Punto$de$Venta!

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Que$ las$ computadoras$ estén$ conectadas$ en$ red$ y$ configuradas$ correctamente$ bajo$Windows$para$poder$compartir$información$mediante$la$red.$

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Dispositivos$opcionales:$ o Lector$de$código$de$barras.$ o Impresora$de$Tickets.$ o Cajón$de$Dinero.$ o Bascula$impresora$de$tickets$/$Bascula$con$conexión$a$computadora.$

¿Cómo!lo!compro?! Para$adquirir$Abarrotes$Punto$de$Venta,$puedes$realizar$tu$pago$de$dos$formas:$por$depósito$ bancario$o$tarjeta$de$crédito/debito,$para$más$información$visita$nuestro$sitio$web:$ http://www.abarrotespuntodeventa.com$ Al$adquirir$el$sistema$se$cuenta$con$12$meses$de$actualizaciones$y$soporte$técnico$expedito.$ Puedes$conocer$la$lista$de$actualizaciones$que$hemos$publicado$en$la$siguiente$página:$ http://www.abarrotespuntodeventa.com/blog/$

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$ Abarrotes$Punto$de$Venta!

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INDICE$ INSTALANDO!ABARROTES!PUNTO!DE!VENTA!..................................................................................!5! INSTALACIÓN!DEL!PROGRAMA!EN!TU!COMPUTADORA!..................................................................................!5! CONFIGURACIÓN!INICIAL,!ASISTENTE!DE!BIENVENIDA!..................................................................................!6! INICIANDO!ABARROTES!PUNTO!DE!VENTA!.................................................................................................!10! MENÚ!PRINCIPAL!DEL!SISTEMA!...................................................................................................................!10! PANTALLA!DE!CONFIGURACIÓN!........................................................................................................!12! GENERAL!.......................................................................................................................................................!12! PERSONALIZACIÓN!.......................................................................................................................................!16! DISPOSITIVOS!Y!SERVICIOS!..........................................................................................................................!20! MANTENIMIENTO!.........................................................................................................................................!28! PANTALLA!DE!VENTAS!..........................................................................................................................!30! AGREGA!UN!PRODUCTO!A!LA!VENTA!ACTUAL!..............................................................................................!31! INGRESA!VARIOS!ARTÍCULOS!A!LA!VEZ!........................................................................................................!31! BÚSQUEDA!DE!PRODUCTOS!..........................................................................................................................!32! VENTA!DE!PRODUCTO!COMÚN.!....................................................................................................................!33! VENTA!DE!PRECIO!A!MAYOREO!....................................................................................................................!33! APLICA!DESCUENTOS!....................................................................................................................................!34! REGISTRANDO!ENTRADAS!Y!SALIDAS!DE!EFECTIVO!....................................................................................!34! MANEJO!DE!TICKETS!.....................................................................................................................................!35! COBRANDO!UN!TICKET!.................................................................................................................................!36! GENERANDO!UNA!FACTURA!.........................................................................................................................!38! RECARGAS!ELECTRÓNICAS!...........................................................................................................................!40! VENTAS!Y!DEVOLUCIONES!............................................................................................................................!41! PANTALLA!DE!CLIENTES!.......................................................................................................................!43! ESTADO!DE!CUENTA!.....................................................................................................................................!43! NUEVO!/!MODIFICAR!/!ELIMINAR!CLIENTE!................................................................................................!44! REPORTE!DE!SALDOS!...................................................................................................................................!45! PANTALLA!DE!PRODUCTOS!.................................................................................................................!46! CREANDO!UN!NUEVO!PRODUCTO!................................................................................................................!46! MODIFICAR!O!ELIMINAR!UN!PRODUCTO!......................................................................................................!47! COMO!CREAR!PAQUETES!(PRODUCTOS!KIT)!..............................................................................................!47! UTILIZANDO!LA!BASE!DE!DATOS!PRE!CARGADA!..........................................................................................!48! REPORTE!DE!VENTAS!POR!PERIODO!...........................................................................................................!50! IMPORTAR!PRODUCTOS!DESDE!EXCEL!........................................................................................................!51! PANTALLA!DE!INVENTARIO!................................................................................................................!53! $

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$ Abarrotes$Punto$de$Venta!

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AGREGAR!!Y!AJUSTAR!INVENTARIO!..............................................................................................................!53! REPORTE!DE!PRODUCTOS!BAJOS!EN!INVENTARIO!......................................................................................!54! REPORTE!DE!INVENTARIO!...........................................................................................................................!54! REPORTE!DE!MOVIMIENTOS!DE!INVENTARIO!.............................................................................................!55! FACTURAS!..................................................................................................................................................!56! FACTURAS!POR!VENTAS!...............................................................................................................................!56! FACTURAS!GLOBALES!...................................................................................................................................!57! INFORMES!MENSUALES!................................................................................................................................!58! PANTALLA!DE!CORTE!............................................................................................................................!59! ACERCA!DE!................................................................................................................................................!60!

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$ Abarrotes$Punto$de$Venta!

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Instalando!Abarrotes!Punto!de!Venta! ! Instalación!del!programa!en!tu!computadora! Una$vez$que$hayas$descargado$el$programa$de$instalación$de$nuestro$sitio$web,$puedes$guardarlo$ en$un$ CD$o$ en$una$ memoria$USB$para$instalarlo$en$ cualquier$PC,$no$ necesitas$acceso$a$ Internet$ para$poder$usar$el$sistema.$ El$primer$paso$para$instalar$el$sistema$es$hacer$doble$clic$en$el$icono$llamado$ “InstalarAbarrotes.exe”,$como$se$muestra$en$la$siguiente$figura:$

$ Ahora$se$mostrara$el$asistente$de$ Instalación$de$ Abarrotes$Punto$de$Venta,$para$instalarlo$sigue$ los$siguientes$pasos:$ 1. La$primera$pantalla$es$la$de$bienvenida$al$asistente,$haz$clic$en$Siguiente.$ 2. Ahora$se$te$pide$ elegir$la$ruta$donde$ se$instalara$el$sistema$en$tu$computadora,$puedes$ cambiarla$o$si$tienes$dudas$déjala$como$esta,$haz$clic$en$Siguiente.$ 3. En$este$ paso$elige$ el$nombre$ que$tendrá$ el$acceso$ directo$en$ el$menú$de$ Programas$de$ Windows,$haz$clic$en$Siguiente.$ 4. Elige$ si$ deseas$ instalar$ un$ acceso$ directo$ en$ el$ Escritorio$ (Recomendado),$ haz$ clic$ en$ Siguiente.$ 5. Revisa$las$opciones$elegidas$y$haz$clic$en$“Instalar”.$ 6. ¡Felicidades!$Ya$instalaste$el$sistema,$haz$clic$en$Finalizar$para$comenzar$a$usarlo.$ $ Notas&importantes¶&la&versión&multi&caja:$$en$el$segundo$paso$del$asistente$de$instalación$elije$ la$opción$según$corresponda$a$la$computadora$que$estas$utilizando,$existen$2$opciones:$ $ 1)& Caja& Principal& (Servidor):$ elije$ esta$ opción$ para$ la$ caja$ principal$ del$ sistema$ multi$ caja,$ solamente$ se$ debe$ de$ elegir$ esta$ opción$ para$ una$caja$que$será$la$principal$y$es$la$ computadora$ que$ siempre$ deberá$ de$estar$encendida$debido$a$que$es$la$computadora$que$almacena$la$base$de$datos$a$la$cual$todas$ las$cajas$secundarias$se$contactaran$para$consultar$y$modificar$la$base$de$datos.$ $ 2)& Caja& adicional:$ elija$ esta$ opción$ para$ el$ resto$ de$ las$ computadoras$ que$ instale$ la$ versión$ multicaja,$estas$computadoras$serán$las$que$se$conecten$a$la$caja$servidor.$ $ $

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$ Abarrotes$Punto$de$Venta!

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Configuración!inicial,!asistente!de!Bienvenida! La$primera$vez$que$inicies$Abarrotes$Punto$de$Venta,$serás$recibido$por$el$Asistente$de$Bienvenida$ el$cual$te$ayudara$a$configurar$el$sistema$a$tus$necesidades$y$en$menos$de$5$minutos$comiences$a$ vender.$

$ Para$comenzar$con$el$asistente$haz$clic$en$“Siguiente”$o$si$deseas$hacerlo$posteriormente$haz$clic$ en$“Configurar$después…”.$ En&la&primera&pantalla&configura&los&datos&“Sobre&tu&negocio”:& • •

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¿Cómo&se&llama&tu&negocio?$k$ingresa$el$nombre$de$tu$negocio$que$se$usara$en$el$sistema,$ el$nombre$que$escribas$aparecerá$al$inicio$del$programa.$ Deseo&usar&sistema&de&inventarios$–$si$deseas$mantener$un$registro$de$las$cantidades$que$ tienes$de$cada$producto$así$como$ser$notificado$cuando$llegues$a$un$nivel$mínimo$de$los$ productos$ habilita$ esta$ opción.$ $ Al$ marcar$ esta$ opción$ no$ necesariamente$ tendrás$ que$ usar$inventario$en$todos$tus$productos,$puedes$elegir$cuales$si$usen$inventario$y$cuales$no$ lo$hagan.$ Deseo&ofrecer&crédito&a&mis&clientes&–$ si$deseas$otorgar$crédito$a$tus$clientes$activa$esta$ opción$para$vender$productos$a$plazos$y$recibir$abonos$de$tus$clientes$ de$manera$que$el$ programa$se$encargue$de$el$seguimiento.$ 6

$ Abarrotes$Punto$de$Venta!

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Habilitar& venta& de& producto& común& –$ en$ muchos$ negocios$ existen$ productos$ pequeños$ que$no$tienen$código$de$barras$y$no$son$necesario$imprimir$o$crear$un$código$para$ellos,$si$ activas$esta$opción$puedes$vender$productos$no$dados$de$alta$en$el$sistema.$ El& sistema& de& punto& de& venta& será& usado& por& varias& personas& /& cajeros& –$ habilita$ esta$ opción$para$agregar$accesos$independientes$para$ tus$empleados$y$ que$puedas$controlar$ los$módulos$del$programa$que$tus$empleados$tiene$permiso$para$usar.$

& En&la&segunda&pantalla&del&asistente&de&bienvenida&selecciona&las&“Formas&de&pago&que&usas&en& tu&aceptas&en&tu&negocio”&

& En$esta$pantalla$podrás$configurar$el$tipo$de$formas$de$pago$que$deseas$aceptar$en$tu$negocio:$ • Efectivo:$ $ es$el$ tipo$de$cobro$ predeterminado,$es$el$mas$común$ que$usaran$tus$ clientes,$ puede$ ser$ cualquier$ tipo$ de$ moneda$ que$ desees$ usar:$ pesos$ mexicanos,$ dólar,$ pesos$ chilenos,$euro,$etc.$$Mas$adelante$podrás$ver$como$configurar$los$tipos$de$moneda.$ • Dólares:$ es$ muy$ común$ que$ en$ ciudades$ fronterizas$ con$ Estados$ Unidos$ o$ lugares$ turísticos$las$personas$paguen$con$dólares,$habilita$esta$función$si$es$tu$caso.$ • Tarjeta&bancaria:$aparte$de$registrar$tus$pagos$en$tu$terminal$bancaria$puedes$registrarlo$ en$tu$sistema,$de$manera$que$tengas$información$mas$certera$al$realizar$el$corte$de$caja.$ • Vales:$en$muchos$lugares$se$usan$los$vales$de$despensa$como$forma$de$pago,$habilita$esta$ opción$si$quieres$llevar$el$control$de$las$ventas$que$registras$con$vales$de$despensa.$ En$este$paso,$como$se$muestra$en$la$figura,$configura$la$vista$de$cómo$se$verá$tu$ticket$de$venta:$

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$ Abarrotes$Punto$de$Venta!

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Una$vez$que$hayas$configurado$la$impresión$de$tu$ticket,$haz$clic$en$Siguiente.$ Configurando&la&base&de&datos&preBcargada& En$la$siguiente$pantalla$tienes$la$opción$de$activar$la$base$de$datos$pre$cargada,$pero:$ $ ¿Qué&es&base&de&datos&preBcargada?$ Pensando$en$el$ahorro$que$te$puede$proporcionar$y$con$el$objetivo$de$que$comiences$al$instante,$ el$sistema$incluye$una$base$de$datos$con$más$de$7500$productos$de$un$Abarrotes$Mexicano$la$cual$ incluye$códigos$de$barras$y$descripciones,$para$ahorrarte$el$trabajo$de$captura$de$esta$información$ (horas$de$trabajo!).$$$ Para$ver$un$video$de$demostración$de$click$aquí$o$copie$la$siguiente$liga$úsela$en$su$explorador$de$ internet:$$ http://bambucode.assistly.com/customer/portal/articles/60719kfuncionamiento kdeklosk productoskprekcargados$ Si$deseas$usar$esta$base$de$datos$deja$activada$la$opción,$como$se$muestra$en$la$figura:$ $ Alta&de&cajeros&de&tu&tienda& En$este$ultimo$paso,$define$los$cajeros$actuales$con$los$que$cuentas$en$tu$negocio,$cada$uno$de$tus$ empleados$o$cajeros,$tendrá$su$propio$“usuario”$y$“clave”$los$cuales$se$usan$para$identificar$a$cada$ uno$de$ellos,$tu$como$administrador$de$tu$negocio,$podrás$definir$los$permisos$que$cada$uno$de$ tus$empleados$tiene.$En$este$paso$solo$es$necesario$definir$los$cajeros,$sus$nombres$y$clave$para$ empezar$usando$el$programa:$

$ Una$vez$creado$el$primero$o$los$primeros$usuarios$que$podrán$tener$acceso$al$programa$puedes$ configurar$ los$ privilegios$ y$ operaciones$ que$ pueden$ realizar$ en$ el$ apartado$ de$ “Configuración$ >$ General$>$Cajeros”$ RECOMENDACIÓN:&Recuerda$anotar$en$un$lugar$seguro$la$clave$del$administrador$o$“admin”$$ya$ que$ si$ la$ extravías$podrías$ no$ tener$ acceso$ a$ configurar$el$ sistema$ y$ tendrías$que$ restablecer$ la$ clave$de$administrador.$$$ $

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$ Abarrotes$Punto$de$Venta!

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Si$ alguna$ vez$ olvidas$ tu$ contraseña,$ para$ rekestablecer$ la$ clave$ de$ administrador$ (solo$ para$ el$ usuario$“admin”)$sigue$estos$pasos:$$$ 1. Salirse$del$punto$de$venta$(por$si$se$encuentra$dentro)$k$Abrir$el$programa.$$ 2. En$la$pantalla$de$acceso,$se$ingresa$el$usuario$"admin"$sin$comillas.$$ 3. Se$hace$clic$en$el$texto$que$dice$"Olvide$mi$clave"$$ 4. Ahí$se$ingresa$el$código$"0312"$sin$comillas$para$que$se$rekestablezca$la$clave.$$$ $ Con$ esto$ el$ sistema$ te$ informara$ sobre$ la$ nueva$ clave$ asignada$ al$ Administrador$ por$ lo$ que$ te$ recomiendo$la$escribas$para$acceder,$y$posteriormente$la$cambies$una$vez$que$ingreses$al$sistema$ en$el$modulo$“Configuración$>$General$>$Cajeros”$ $ ¡Listo!$ Haz$clic$en$siguiente$y$posteriormente$en$Finalizar,$con$lo$cual$habrás$terminado$de$configurar$el$ sistema$para$tu$negocio.$

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$ Abarrotes$Punto$de$Venta!

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Iniciando!Abarrotes!Punto!de!Venta! Cada$vez$que$inicies$el$programa,$ya$ sea$tu$o$ uno$de$tus$empleados,$será$ solicitado$el$usuario$ y$ clave$(la$que$ definiste$al$momento$ de$instalar$el$programa)$ para$poder$iniciar$operaciones$en$ el$ programa$ e$ identificar$ a$ que$ áreas$ se$ tiene$ permiso$ de$ entrar.$ La$ siguiente$ ventana$ aparecerá$ pidiéndote$esta$información:$ $

$ Recuerda$ que$ siempre$ existirá$ el$ usuario$ “admin”$ el$ cual$ tiene$ acceso$ a$ todas$ las$ funciones$ y$ configuraciones$del$sistema$con$la$clave$definida$en$la$instalación$o$bien$la$clave$por$defecto$que$ es:$“12345”.$

Menú!Principal!del!sistema! El$sistema$cuenta$con$una$interface$orientada$a$ser$fácil$de$usar,$no$cuenta$con$los$típicos$menús$ de$Windows,$sino$que$está$orientado$a$ser$visual$para$que$no$requiera$amplios$conocimientos$en$ computación.$ A$continuación$se$muestran$los$botones$de$la$barra$principal,$la$cual$siempre$se$encuentra$en$la$ parte$ superior$ de$ la$ pantalla,$ para$ accesar$ a$ esta$ pantalla$ presiona$ la$ tecla$ F1$ en$ cualquier$ momento:$

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$ Abarrotes$Punto$de$Venta!

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Como$ puede$ver,$ el$programa$ esta$diseñado$para$ ser$usado$ en$ su$mayoría$ con$el$ teclado$de$ su$ computadora,$esto$es$muy$importante$ya$que$al$tener$un$poco$de$practica$podrás$tener$acceso$a$ los$módulos$mas$importantes$del$programa$de$una$manera$más$rápida$y$sencilla.$ Las$funciones$del$menú$principal$son$las$siguientes,$mas$adelante$veremos$estas$pantallas$mas$a$ detalle:$

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Ventas$–$también$puedes$ ingresar$a$esta$pantalla$con$el$boton$F1$de$su$teclado,$esta$pantalla$ sera$la$que$mas$use$en$el$programa$ya$que$es$donde$agregara$productos$que$sus$clients$vayan$ a$comprar$los$productos$que$tengas$en$tu$catalogo,$ademas$podras$ver$las$ventas$realziadas$ en$el$dia,$registrar$entradas$y$salidas$de$efectivo,$etc.$$

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Clientes$ k$ $ puedes$ accesar$ a$ esta$ pantalla$ tambien$ con$ la$ tecla$ F2,$ aqui$ podras$ registar$ los$ clients$ a$ los$ que$ desees$ darles$ credito$ en$ sus$ compras,$ administrar$ los$ abonos,$ revisar$ el$ estado$ de$ cuenta$ de$ un$ cliente$ y$ administrar$ los$ datos$ de$ contacto$ asi$ como$ el$ l...