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Universidad Tecnológica de Tecámac

Manual de documentos técnicos y ejecutivos [Versión 1] [Couto Sandoval Andrea Gabriela, Hernández García Sheila Doreli, Palomino Hernández Héctor, Vásquez Martínez Daniel] [Noviembre 2020]

[Cornucopia descriptiva, expositiva y ejemplificacional de una variación de documentos ejecutivos y técnicos de uso laboral y profesional]

Expresión Oral y Escrita II Redacción de documentos ejecutivos y técnicos

Manual de documentos técnicos y ejecutivos [Versión 1] [Noviembre 2020]

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Expresión Oral y Escrita II Redacción de documentos ejecutivos y técnicos AQUÍ INDICE

Contenido INTRODUCCIÓN ..................................................................................................................................7 DOCUMENTACIÓN EJECUTIVA ...........................................................................................................8 El documento ejecutivo debe abordar de manera directa o implícita, estos puntos principales: ..8 Ejemplo de una forma de organizar de forma general: ..................................................................8 CARTA.............................................................................................................................................9 DEFINICIÓN ................................................................................................................................9 CLASIFICACIÓN 1 DE LAS CARTAS: ..............................................................................................9 OTRAS CLASIFICACIONES DE UNA CARTA: ..................................................................................9 DEFINICIONES DE LA CLASIFICACIÓN 1 .....................................................................................10 EJEMPLO DE CARTA PRIVADA (Revisar apartado de ANEXOS a) ...............................................10 EJEMPLO DE CARTA COMERCIAL (Revisar apartado de ANEXOS b) ..........................................11 EJEMPLO DE CARTA PODER (Revisar apartado de ANEXOS c) ..................................................11 RECOMENDACIONES PARA ESCRIBIR CARTAS: .........................................................................11 OFICIO ..........................................................................................................................................12 DEFINICIÓN ..............................................................................................................................12 CLASIFICACIÓN SEGÚN SU PROCEDENCIA Y DESTINO: .............................................................12 ELEMENTOS DE UN OFICIO:......................................................................................................12 EJEMPLO DE OFICIO (Revisar apartado de ANEXOS d) .............................................................13 CIRCULAR .....................................................................................................................................14 DEFINICIÓN ..............................................................................................................................14 CLASIFICACIÓN DE CIRCULARES ...............................................................................................14 Elementos de la circular: ..........................................................................................................14 EJEMPLO DE CIRCULAR (Revisar apartado de ANEXOS e).........................................................15 MEMORANDO ..............................................................................................................................16 DEFINICIÓN ..............................................................................................................................16 DESCRRIPCIÓN DE MEMORANDO EN DISTINTAS ÁREAS ..........................................................16 HISTORIA DE ORGEN ................................................................................................................16 IMPORTANCIA DE LOS MEMORANDO ......................................................................................16 ESTRUCTURA DEL MEMORANDO .............................................................................................17 CONSTITUCIÓN DE UN MEMORANDO .....................................................................................17 EJEMPLO OFICIAL DE MEMORANDO (Revisar apartado de ANEXOS f) .....................................17 3 Universidad Tecnológica de Tecámac

Expresión Oral y Escrita II Redacción de documentos ejecutivos y técnicos AVISO ...........................................................................................................................................18 DEFINICIÓN GENERAL...............................................................................................................18 CLASIFICACIÓN .........................................................................................................................18 DEFINICIÓN EN EL ÁMBITO PROFESIONAL ...............................................................................18 ALGUNAS SITUACIONES EN LAS QUE SE PRESENTAN ...............................................................18 EJEMPLO DE AVISO OFICIAL (Revisar apartado de ANEXOS g) .................................................19 DOCUMENTACIÓN TÉCNICA.............................................................................................................20 CONCEPTUALIZACIÓN ..................................................................................................................20 PARA LOGRAR ESTE OBJETIVO EL DOCUMENTO DEBE: ............................................................20 AL ESCRIBIR UN DOCUMENTO SE DEBEN SEGUIR LOS SIGUIENTES TEOREMAS: ......................20 REPORTE.......................................................................................................................................21 DEFINICIÓN ..............................................................................................................................21 CONTEXTUALIZACIÓN DE UN REPORTE ....................................................................................21 TIPOS DE REPORTES: ................................................................................................................21 ASPECTOS A CONSIDERAR EN LA ELABORACIÓN DE REPORTES: ..............................................22 PARTES DEL REPORTE ...............................................................................................................22 EJEMPLO DE REPORTE TÉCNICO (Revisar aparatado de ANEXOS h) .........................................22 MINUTA........................................................................................................................................23 DEFIINICIÓN .............................................................................................................................23 CONCEPTUALIZACIÓN ..............................................................................................................23 PARTES DE LA MINUTA .............................................................................................................23 FUNCIÓN DE LAS MINUTAS ......................................................................................................23 REQUISITOS PARA ELABORAR UNA MINUTA EMPRESARIAL ....................................................24 MODELOS DE UNA MINUTA .....................................................................................................24 EJEMPLO DE MINUTA (Revisar apartado de ANEXOS i) ............................................................24 INFORME ......................................................................................................................................25 DEFINICIÓN ..............................................................................................................................25 CONCEPTUALIZACIÓN ..............................................................................................................25 OBJETIVO CONCISO ..................................................................................................................25 CARACTERISTICAS DE UN INFORME .........................................................................................26 ¿CÓMO SE HACE UN INFORME?...............................................................................................26 TIPOS DE INFORME...................................................................................................................27 RECOMENDACIONES EN LA TÉCNICA, ESTILO Y PRESENTACIÓN DEL INFORME: ......................30 4 Universidad Tecnológica de Tecámac

Expresión Oral y Escrita II Redacción de documentos ejecutivos y técnicos EJEMPLO DE INFORME (Revisar apartado de ANEXOS j-l) ........................................................30 BITÁCORA .....................................................................................................................................31 DEFINICIÓN ..............................................................................................................................31 TIPOS DE BITÁCORA .................................................................................................................31 PARTES DE LA BITACORA ..........................................................................................................31 COMO ESTRUCTURAR UNA BITÁCORA .....................................................................................31 CÓMO ELABORAR UNA BITÁCORA? (GENERAL) .......................................................................32 EJEMPLO DE UNA BITÁCORA (Revisar apartado de ANEXOS m) ...............................................32 MANUAL.......................................................................................................................................33 DEFINICIÓN ..............................................................................................................................33 CONCEPTUALIZACIÓN ..............................................................................................................33 OBJETIVOS ................................................................................................................................33 CLASIFICACIÓN DE LOS MANUALES:.........................................................................................34 PASOS ELABORACIÓN DE MANUALES: .....................................................................................34 ELEMENTOS DE UN MANUAL: ..................................................................................................35 EJEMPLO DE MANUAL (Revisar apartado de ANEXOS n) ..........................................................35 BIBLIOGRAFIA ...................................................................................................................................36 ANEXOS ............................................................................................................................................37 EJEMPLOS DE DOCUMENTACIÓN EJECUTIVA ...........................................................................37 EJEMPLOS DE DOCUMENTACIÓN TÉCNICA ..............................................................................43

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Índice de anexos Anexo a CARTA PRIVADA ..................................................................................................................37 Anexo b CARTA COMERCIAL DE LA EMPRESA “PEMEX” ....................................................................38 Anexo c CARTA PODER DE EMPRESA TARAPOTO .............................................................................39 Anexo d OFICIO DE LA ORGANIZACIÓN DE LAS NACIONES UNIDAS .................................................40 Anexo e CIRCULAR DE LA EMPRESA FedEx .......................................................................................41 Anexo f MEMORANDO DE UNIVERSIDAD DE CAMBRIDGE ................................................................42 Anexo g AVISO DE LA ASOCIACIÓN ESTATAL DE TRANSPORTISTAS INDEPENDIENTES .....................43 Anexo h AVISO DE LA ASOCIACIÓN ESTATAL DE TRANSPORTISTAS INDEPENDIENTES.....................43 Anexo i MINUTA DE CONSTITUCIÓN DE UNA SOCIEDAD ANÓNIMA CERRADA ................................44 Anexo j FRAGMENTO DE INFORME TÉCNICO SOBRE LA CONSTRUCCIÓN SOCIAL DEL CAMBIO CLIMÁTICO .......................................................................................................................................45 Anexo k FRAGMENTO DE INFORME DEMOSTRATIVO ......................................................................46 Anexo l INFORME SIMPLE DEL SERVICIO CIUDADANO ......................................................................47 Anexo m BITÁCORA DE TRABAJO DEL CONCURSO JUVENIL DEL VIDEO AMBIENTAL .......................47 Anexo n FRAGMENTO DEL MANUAL DEL PARTCIPANTE “LA COMUNICACIÓN VERBAL Y NO VERBAL EN LA ORGANIZACIÓN” ....................................................................................................................48

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INTRODUCCIÓN El presente manual de documentos técnicos y ejecutivos es realizado con el propósito de dar a conocer el uso general, y detallado de ciertos tipos de documentación ejecutiva y técnica. Para que así el lector reconozca fácilmente el contexto presentado y el propósito de cada uno de estos, permitiendo una mejor comprensión y asimilación de cada documento. Es importante garantizar una producción de documentos relevantes para las determinadas funciones, métodos de trabajo y requisitos de procedimientos. Además que estos sean efectivos y oportunos en la toma de decisiones. Los documentos presentados en este manual se pueden clasificar de la siguiente manera: EJECUTIVOS

TÉCNICOS

Carta

Bitácora

Memorando

Reporte

Oficio

Minuta

Circular

Informe

Aviso

Manual

Este manual está dirigido a quienes requieran del mismo y a quienes redactaron el material, como un instrumento de comunicación escrita para la implementación de conocimientos y técnicas de aprendizaje acerca de la documentación formal para su uso asertivo en el ámbito laboral, escolarizado o pertinente de su aplicación. Contextualizando los temas que serán recabados en este manual; los documentos técnicos y ejecutivos son aquellos documentos utilizados en el ámbito laboral con el fin de manejar la información laboral de manera formal y su implementación es indispensable ya que a través de estos documentos se transmite directamente un mensaje en la empresa y se aplican en todos los niveles jerárquicos, véase como una comunicación simbólica escrita estandarizada para la comunicación dentro del organigrama de cualquier organismo social humano, con fines subyacentes al que es plasmado dentro de los documentos antes mencionados. Los documentos técnicos deben cumplir con un conjunto de principios y técnicas para estructurar la información, así también deben seguir las reglas de la escritura, como la ortografía y el uso correcto de la sintaxis. Por lo cual la aplicación de estos es tener toda la documentación debidamente organizada y aplicar un buen método de revisión, técnica que ayudara a una comunicación escrita asertiva de cualquier archivo, destacando así la eficiencia y rapidez a la hora de almacenar y localizar documentos.

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DOCUMENTACIÓN EJECUTIVA Un documento ejecutivo proporciona una descripción general de un estudio o investigación más grande y, por lo general, es lo primero que verá su lector. A menudo, estos son el único lugar al que acudirán los responsables de la toma de decisiones para determinar si se justifica actuar sobre una determinada acción o idea. Los documentos ejecutivos analizarán un problema, sacarán conclusiones y recomendarán un curso de acción en una sinopsis completa pero breve. Recuerde, las personas que leen el documento a menudo no tienen mucho tiempo, por lo que su resumen debe captar su atención y motivarlos a leer la documentación más extensa y detallada. («Кодекс исполнительной документации Российской Федерации» - Федеральный закон от 29 декабря 2004 г. № 190-ФЗ.)

El documento ejecutivo debe abordar de manera directa o implícita, estos puntos principales: 1. Propósito ¿Cuál es el objetivo del documento? ¿Estás intentando influir en la gestión? ¿Estás intentando hacer un cambio en un hospital? Asegúrese de tener un propósito al escribir. 2. Problema ¿Qué problema debe abordarse? ¿Por qué es esto un problema? ¿Por qué estás dónde estás? 3. Análisis del problema ¿Qué se puede cambiar o mejorar? 4. Resultados del análisis ¿Qué encontró mientras investigaba el tema? ¿Qué métodos usaste? ¿Cómo sabe que sus recursos son válidos, confiables y creíbles? 5. Recomendaciones ¿Qué puede hacer para solucionar este problema? ¿Cómo logrará sus recomendaciones? ¿Cómo ayudará esto? ¿Qué acción se puede tomar?

Ejemplo de una forma de organizar de forma general:     

Definir el problema, la necesidad o el objetivo. Definir la decisión que se debe tomar Defina el resultado esperado y proporcione las razones por las que deben elegir la opción que desea Defina la solución y cómo llegó a la solución Termina con una llamada a la acción

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CARTA DEFINICIÓN Es un documento que sirve para transmitir mensajes a través del servicio postal. Es una especie de conversación escrita a distancia. (Diccionario de la lengua española, 23.ª ed., [versión 23.3 en línea]. [18-11-2020].) La carta es la forma más común de intercambiar información; reúne un gran grupo de documentos de diversos contenidos, que se distinguen por el método de transmisión de texto (por correo). Las cartas constituyen la mayoría de los documentos entrantes y salientes de cualquier institución y vienen en muchas variedades. La carta debe escribirse aplicando las características de claridad, precisión, concisión y sencillez.

CLASIFICACIÓN 1 DE LAS CARTAS: A. Cartas privadas: incluyen las cartas personales o familiares y van dirigidas a los amigos o familiares. B. Cartas comerciales: su contenido está relacionado con los negocios: compras, ventas, pedidos, cotizaciones, cobros, remisiones, etc. C. Cartas oficiales o formales: tratan asuntos de las dependencias oficiales: oficinas gubernamentales, universidades, escuelas, etc.

OTRAS CLASIFICACIONES DE UNA CARTA: 

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Sobre la base funcional, las cartas comerciales se pueden dividir en dos grupos: - cartas que requieren una carta de respuesta (carta-pregunta; carta-solicitud; carta-apelación; carta-oferta, etc.) - cartas que no requieren una carta de respuesta (carta de advertencia, carta de recordatorio, carta de invitación, etc.). Por características estructurales, las cartas comerciales también se dividen en dos grupos: - regulado (estándar) - cartas que resuelven preguntas típicas de situaciones económicas y legales. - no regulado: cartas comerciales, que son el texto del autor. Sobre una base temática, se realiza una división condicional en correspondencia comercial y comercial. - Económicas, legales, financieras - Correspondencia comercial (logística y ventas) En función del destinatario, las cartas comerciales se dividen en regulares y circulares. Se envía una carta circular desde una fuente a varias direcciones.

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DEFINICIONES D...